淺談更新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)其科學(xué)化、制度化、規(guī)范化

1、淺談更新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)其科學(xué)化、制度化、規(guī)范化來(lái)源：中國(guó)論文下載中心 作者：田萌 編輯：studa1211論文摘要 本文分析了新時(shí)期檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題以及解決辦法，立足于陳舊的檔案管理理念和繁瑣的檔案管理工作，提出了更加新穎的、符合新時(shí)期工作要求的檔案管理理念，對(duì)于加強(qiáng)檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)其科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的需求具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。論文關(guān)鍵詞 檔案管理科學(xué)化制度化規(guī)范化隨著時(shí)代的進(jìn)步和人類辦公技術(shù)日新月異的發(fā)展，社會(huì)各項(xiàng)制度的改革日益加深，檔案制度作為當(dāng)今信息化時(shí)代不可或缺的應(yīng)用技術(shù)，其改革也日益加深。面對(duì)各界信息量越來(lái)越復(fù)雜龐大的今天，檔案管理工

2、作的改革顯得尤為重要。檔案管理工作該如何改革，在哪些方面改革，向哪個(gè)方向改革，才能更加完善地服務(wù)于全局工作，更加高效的應(yīng)對(duì)日趨紛繁復(fù)雜的檔案種類和數(shù)量，更加適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求，已經(jīng)成為每一位檔案管理工作者面對(duì)的首要問(wèn)題。一、檔案管理工作改革的困難和重點(diǎn)（一）大多數(shù)人對(duì)檔案管理工作的重視不夠許多人認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補(bǔ)查，需要用時(shí)取出即可。大多數(shù)人由于對(duì)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)和研究，誤以為檔案管理工作就是以上的簡(jiǎn)單流程，所以對(duì)其不夠重視，認(rèn)為這是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作。正是這種錯(cuò)誤的觀點(diǎn)，才導(dǎo)致了檔案管理工作的長(zhǎng)期停滯不前，更新緩慢，

3、改革工作無(wú)從下手。其實(shí)檔案管理工作并不是把資料放到資料室正確的位置就可以了。檔案管理工作在許多人看來(lái)只是普通的事務(wù)性工作，而不是單位的主要工作和重點(diǎn)工作。他們認(rèn)為搞好檔案工作并不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，更不會(huì)實(shí)現(xiàn)任何社會(huì)效益，所以從不重視檔案管理工作，以至于出現(xiàn)了諸多檔案管理方面的問(wèn)題。這需要我們認(rèn)真審視，正確看待檔案管理工作，承認(rèn)其重要性。檔案管理工作是整個(gè)單位工作的基礎(chǔ)和根基，正是這項(xiàng)工作有條不紊的進(jìn)行，才為整個(gè)單位工作的順利進(jìn)行提供了有力保障。檔案記錄了單位以及公司工作人員的基本情況和相關(guān)個(gè)人資料，還記錄了單位和公司的相關(guān)工作數(shù)據(jù)和大量重要信息，所以加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視程度是十分有必要的。

4、（二）檔案交接制度不嚴(yán)謹(jǐn)每年，巨大的檔案變動(dòng)、更新、調(diào)取和維護(hù)工作確實(shí)是檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環(huán)節(jié)就是檔案交接時(shí)。現(xiàn)如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致許多檔案在交接時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因?yàn)闄n案一旦錯(cuò)亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補(bǔ)是很復(fù)雜和費(fèi)時(shí)的，會(huì)嚴(yán)重耽誤單位工作的正常進(jìn)行。有關(guān)部門應(yīng)著力加強(qiáng)檔案交接制度的嚴(yán)謹(jǐn)性管理，在交接時(shí)，交接雙方都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務(wù)。檔案管理工作者更應(yīng)該負(fù)起重要責(zé)任，告知調(diào)取和變動(dòng)檔案的人員相關(guān)規(guī)定，敬告擅自調(diào)取或是刪改檔案的嚴(yán)重后

5、果和所應(yīng)負(fù)起的法律責(zé)任，做到完成本職工作的基礎(chǔ)上，時(shí)刻以單位利益為重，重視檔案交接工作。加強(qiáng)檔案交接工作的規(guī)范性，增強(qiáng)檔案交接制度的嚴(yán)謹(jǐn)性，改善檔案交接工作的實(shí)效性，在當(dāng)今的檔案管理工作中變得越來(lái)越重要。（三）許多檔案管理工作者沒(méi)有切實(shí)履行宣傳檔案重要性的義務(wù)很多人由于缺乏對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)，在面對(duì)檔案工作時(shí)只是應(yīng)付而已，甚至對(duì)本人的檔案都不夠重視，沒(méi)有充分考慮到檔案對(duì)今后工作的重要性和廣泛應(yīng)用性，等到真正需要檔案時(shí)，才發(fā)現(xiàn)檔案不完整或是沒(méi)有及時(shí)更新，以至于影響了正常工作需要和職位調(diào)度，給檔案本人帶來(lái)了極大的不便。這充分說(shuō)明檔案管理人員對(duì)檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒(méi)有切實(shí)履行宣傳

6、檔案重要性的義務(wù)。在今后的工作中，檔案工作人員需要及時(shí)明確的告知檔案持有人有關(guān)檔案的相關(guān)事項(xiàng)，明確檔案持有人的責(zé)任和不重視檔案可能造成的不良后果，告知前來(lái)調(diào)取和填寫檔案的人員應(yīng)該如何填寫，并告訴他們應(yīng)認(rèn)真誠(chéng)實(shí)的填寫相關(guān)檔案，如果不認(rèn)真對(duì)待就會(huì)造成嚴(yán)重的后果，想要彌補(bǔ)就會(huì)變得很麻煩。檔案記錄了單位以及公司工作人員的基本情況和相關(guān)個(gè)人資料，還記錄了單位和公司的相關(guān)工作數(shù)據(jù)和大量重要信息，擅自調(diào)取或是刪改檔案的后果是十分嚴(yán)重的，所應(yīng)負(fù)起的法律責(zé)任也是巨大的。（四）當(dāng)前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化這么多年來(lái)，檔案管理工作依然是以紙質(zhì)做為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時(shí)容易

7、丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時(shí)需要分類，分類時(shí)很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時(shí)不能迅速的發(fā)現(xiàn)。檔案的存儲(chǔ)需要檔案室，檔案室不宜過(guò)濕，不然容易引起紙質(zhì)的檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導(dǎo)致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見(jiàn)，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費(fèi)大量的人力物力，而且對(duì)于檔案的準(zhǔn)確性也很難保證，容易丟失和遺漏，一些不可預(yù)知的事件很容易導(dǎo)致信息的丟失，比如檔案室失火和漏水，都有可能導(dǎo)致大量重要的檔案丟失，造成嚴(yán)重的后果。當(dāng)前的檔案管理工作急需引進(jìn)現(xiàn)代化和信息化較強(qiáng)的技術(shù)來(lái)應(yīng)帶這種局勢(shì)，比如電子信息技術(shù)的應(yīng)用。電子信息技術(shù)借助電子管理技術(shù)和相關(guān)程序應(yīng)用，以電子計(jì)算機(jī)為硬

8、件設(shè)備，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為先導(dǎo)，能夠有效的提高檔案管理工作的實(shí)效性，加強(qiáng)檔案管理工作的技術(shù)應(yīng)用性和各類工作的效率。電子信息技術(shù)能夠克服陳舊的檔案管理工作的缺憾和不足，比如電子信息技術(shù)可以省去檔案室的存在，將大量數(shù)據(jù)和檔案存儲(chǔ)在電腦中，保存完好，節(jié)省了人才財(cái)力的同時(shí)，也增加了檔案管理的安全性和簡(jiǎn)易性。二、檔案管理工作的對(duì)策及思考（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序強(qiáng)化每一名檔案管理管理工作者的管理意識(shí)，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。同時(shí)在硬件設(shè)施上完善檔案管理設(shè)備，每個(gè)單位都應(yīng)配備單獨(dú)隱蔽的檔案庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)加裝空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備和管理配件。為加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展，應(yīng)在檔案管理

9、程序中引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，比如建立檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。與此同時(shí)，應(yīng)提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，調(diào)動(dòng)其工作主動(dòng)性，從根本上確保檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集的齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。只有這樣，才能滿足當(dāng)今檔案管理工作的需要，從容面對(duì)龐大復(fù)雜的檔案材料和一系列檔案補(bǔ)充調(diào)取工作。（二）檔案交接嚴(yán)格按程序進(jìn)行檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，稍有不慎就有可能導(dǎo)致檔案丟失或失真，所以交接時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理。檔案交接的正確手續(xù)應(yīng)是：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)

10、催還；三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放，應(yīng)清理沒(méi)有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認(rèn)真將其排序后及時(shí)歸檔。只有按照這樣的順序進(jìn)行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。（三）健全檔案管理制度健全檔案管理制度時(shí)應(yīng)按照規(guī)范的操作流程，杜絕檔案在操作過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。首先應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德意識(shí)和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時(shí)通過(guò)規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過(guò)程中出現(xiàn)不該出現(xiàn)的漏洞。其次，應(yīng)盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲(chǔ)的格式、統(tǒng)一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉(zhuǎn)換中由于軟件兼容性問(wèn)題被損壞或丟失。與此同時(shí)，建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)

11、章制度要體現(xiàn)合理性和科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)不同單位對(duì)不同的檔案管理的需要。第二，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。第三，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用，實(shí)現(xiàn)人性化管理和簡(jiǎn)單快速的操作目標(biāo)。（四）建章立制，有章可循，規(guī)范操作現(xiàn)如今，不同的單位在檔案管理工作上的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)各不相同，甚至許多單位缺乏規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，這大大降低了檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度，造成工

12、作效率低、檔案質(zhì)量參差不齊的現(xiàn)象，這大大減弱了檔案的存取與調(diào)配的效率，也影響了檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，更降低了檔案的應(yīng)用。大量低水平的重復(fù)作業(yè)與建設(shè)由此產(chǎn)生；同時(shí)，相關(guān)制度的滯后也令檔案管理工作只能停留在輔助管理的位置上，一直無(wú)法繼續(xù)向前發(fā)展，沒(méi)有更高的突破。所以，建立相關(guān)制度規(guī)范檔案管理工作迫在眉睫，加強(qiáng)制度的建設(shè)和章程的規(guī)范需要提出標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作流程，這個(gè)流程應(yīng)符合實(shí)際工作的需要。統(tǒng)一了規(guī)范和章程后，需要檔案管理工作部門和工作人員的認(rèn)真遵守，規(guī)范其操作流程，認(rèn)真細(xì)致的工作。做到有章可循。在調(diào)取、更新和存儲(chǔ)檔案時(shí)更應(yīng)該加強(qiáng)規(guī)范性，避免錯(cuò)誤的發(fā)生?？偠灾瑱n案工作的重要性和根本性要求人們必須加強(qiáng)對(duì)其管理，更新檔案管理的理念，實(shí)現(xiàn)其科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。每一位檔案管理工作者應(yīng)自覺(jué)肩負(fù)起自身的責(zé)任，做到工作上一絲不茍，思想上始終以單位利益為重，在日常工作中應(yīng)該加強(qiáng)宣傳，告知檔案持有人檔案工作的重要性。檔案管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)自身的文化水平，能熟練的掌握電子信息技術(shù)，將電子信息技術(shù)有效的應(yīng)用到自身的工作之中，提高工作效率，完