編碼規(guī)則指南

1、秋毫erp咨詢（www.qiuh）說明：以物料的編碼為主線講解編碼的原則，但所講編碼原則同樣適用于系統(tǒng)的客戶編碼、供貨商編碼、職員編碼、部門編碼、單位編碼、倉庫編碼、各種類別編碼和其它需要編碼的任何項目等。第一節(jié) 物料編碼的意義物料編碼是以簡短的文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其它有關事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領發(fā)、驗收，請購、跟催、盤點、儲存等工作極為頻緊，而借著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。物料

2、編碼之功能如下： 增強物料資料的正確性物料的領發(fā)、驗收、請購、跟催、盤點、儲存、記錄等一切物料之活動均有物料編碼可以查核，因此物料數(shù)據(jù)更加正確。至于一物多名，一名多物或物名錯亂之現(xiàn)象不致于發(fā)生。 提高物料管理的工作效率物料既有系統(tǒng)的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡便省事，效率因此提高。 利于電腦的管理物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進一步利用電腦作更有效的處理，以達到物料管理之效果。 降低物料庫存、降低成本物料編碼利于物料庫存量的控制，同時利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。 防止物料舞弊事件之發(fā)生物料一經(jīng)編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲存

3、井然有序，可以減少舞弊事件之發(fā)生。 便于物料之領用庫存物料均有正確的統(tǒng)一的名稱及規(guī)格予以編碼。對用料部門的領用以及物料倉庫的發(fā)料都十分方便。 便于壓縮物料的品種、規(guī)格對物料進行編碼時，可以對某些性能相近或者相同的物料進行統(tǒng)一、合并和簡化，壓縮物料的品種、規(guī)格。第二節(jié) 物料編碼的原則物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：l 簡單性l 分類展開性l 完整性l 單一性l 一貫性l 可伸縮性l 組織性l 適應電腦管理l 充足性l 易記性一、簡單性編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應用文字元號或數(shù)字上應力求

4、簡單明了，這樣可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續(xù)，并可減少其中的錯誤機會。物料相當單純時，只要將物料簡單分類為幾項即可，物料分類項目多了，就顯得很不方便。若物料相當復雜時，就要將大分類再加以細分 ，這種分類展開也稱為多級分類。二、分類展開性物料復雜，物料編碼大分類后還要加以細分，如果采用阿拉伯數(shù)字十進制，則每段最多只能由十個細分的項目，如果采用英文字母，則每段有26個細分項目，然而細分項目太多，就難于查找，而細分項目太少，則分類展開太慢，分類細分項目通常以五至九個較佳。例如采用阿拉伯數(shù)字十進制，有十八個項目時，其分類展開可以利用下列方法。需要分類的項目第一種分類方法第二類分類方法第三類分類方法

5、1111001012120202313030341411045152210561622067221230782233089234410910244210112543111226551213331661131432621415336315163477161735881718369918（表一）三、完整性在物料編碼時，所有的物料都應有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。新產(chǎn)品新物料的產(chǎn)生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當有新物料產(chǎn)生，即應賦予新的物料編碼，并規(guī)定新的物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進來了，倉庫

6、部門或會計部門發(fā)現(xiàn)物料訂購單缺少物料編碼，即應請采購部門補填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。四、單一性物料編碼的單一性是指一個物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物料有數(shù)個物料編碼，或一個物料編碼有數(shù)項物料，一般地，只要物料的物理或化學性質(zhì)有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進行鉆孔，緊接著進行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，

7、其順序是沖壓、入庫、領料、鉆孔、入庫、領料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必須取不同的物料編碼。例：3000a,3000b,3000c三個編碼分別表示三種不同加工狀態(tài)的物料。五、一貫性物料編碼要統(tǒng)一而有一貫性，如以年限分類為標準時，就應一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這么做必須要分段或分級進行。六、伸縮性物料編編碼要考慮到未來新產(chǎn)品發(fā)展以及產(chǎn)品規(guī)格的變更而發(fā)生物料擴展或變動的情形。預留物料的伸縮余地，并不能僅就目前物料的現(xiàn)狀加以物料編碼的安排，否則他日新物料產(chǎn)生時，就有新物料無號可編的情況。七、組織性物料編碼依其編碼的系統(tǒng)，作井然有序的組織與排列，以

8、便隨時可從物料編碼查知某項物料帳卡或數(shù)據(jù)。物料編碼的組織性，對物料管理可以省掉不必要的麻煩。八、適應電腦管理電腦的應用已經(jīng)比較普及，因此在編碼時一定要考慮錄入的方便性,如編碼盡可能短、少使用其它符號，如#、-、*等。九、充足性物料編碼所采用的文字、記號或數(shù)字，必須有足夠的數(shù)量，以便所組成的個別物料編碼，足以代表所有個別物料，以及應付將來物料擴展時的實際需要，以免遇有特殊物料時無號可編。否則物料系統(tǒng)被破壞，費時誤事。十、易記性在不影響上述九項原則之下，物料編碼應選擇易于記憶的文字、符號或數(shù)字，或賦予暗示及聯(lián)想性。但這原則是屬于次要原則，若上述九項原則俱全而獨缺乏此項原則的物料編碼，仍不失為優(yōu)秀的

9、物料編碼。第三節(jié) 物料編碼的方法目前工商企業(yè)所采用的物科編碼方法，主要有下列幾種：1.阿拉伯數(shù)字法2.英文字母法3.暗示法4.混合法一、阿拉伯數(shù)字法阿拉伯數(shù)字法，是以阿拉伯數(shù)字作為物料編碼的工具，采用以一個或數(shù)個阿拉伯數(shù)字代表一項物料。這種方法容易了解，只是需另外準備物料項目與數(shù)字的對照表，又要記憶對照項目，因此有關人員必須經(jīng)過一段時間的訓練與適應才能運用自如。以阿拉伯數(shù)字做物料編碼的，較常見的有下列幾種： 連續(xù)數(shù)字編碼法 分級式數(shù)字編碼法 區(qū)段數(shù)字編碼法 國際十進制分類法1連續(xù)數(shù)字編碼法連續(xù)數(shù)字編碼法是先將所有物料依某種方式大致排列，然后自1號起依順序編排流水號。這種物料編碼方法可做到一料一

10、號，只是順序編碼除顯示編碼時間的先后，往往與所代表項目的屬性并無關聯(lián)。因為新購物料無法插入原有排列順序的料號內(nèi)，例如： 1078為3/8“3/4”之六角鐵制帶帽螺栓，而新購的六角鐵制帶帽螺栓為3/8“ 1”,其物料編碼無法插入（因過去沒有庫存或采用這種物料，故無編碼），故只好編以最后一個號碼8974。兩種物料本應排在一起，現(xiàn)在物料編碼相距如此遙遠，在物料管理、倉儲管理上很不方便。2分級式數(shù)字編碼法分級式數(shù)字編碼法是先將物料主要屬性分為大類并編定其號碼。其次再將各大類根據(jù)次要屬性細分為較次級的類別并編定其號碼，如此已繼續(xù)進行下去。在分級式數(shù)字編碼法中，任一物料項目只有一個物料編碼。表二為三種屬性

11、的階級式數(shù)字編碼法，共可組成36個（343）編碼，這種方法的優(yōu)點一方面顯示編碼的規(guī)律性，一方面達到一物料項目僅有一編碼的目標，其缺點是無用空號太多，一方面顯得浪費累贅，另一方面常導致物料編碼位數(shù)不夠用。來 源（大類）材 料（中類）用 途（小類）1 = 自制1 = 非鐵金屬1 = 零部件2 = 外購2 = 鋼鐵2 = 包裝用料3 = 委外加工3 = 木材3 = 辦公用品4 = 化學品（表二）3區(qū)段數(shù)字編碼法 區(qū)段數(shù)字編碼法介于連續(xù)數(shù)字編碼法與分級式數(shù)字編碼法之間。使用位數(shù)較級次式數(shù)字編碼法更少，而仍能達到物料編碼的目的。例如有64項，分為5大類，其情形如下：a類12項b類10項c類17項d類15

12、項e類10項合計64項（表三）上述情形，如用階級式數(shù)字編碼法必須3位數(shù)，但如改為區(qū)段數(shù)字編碼則僅需二位數(shù)即可，其情形如下：類別分配編碼剩余備用編碼a類12項（01-20）8項b類10項（21-37）7項c類17項（38-61）7項d類15項（62-83）7項e類10項（84-99）6項（表四）4國際十進分類（u. d. c. ） 這種方法于1876年美國杜威m.dewey首創(chuàng)，其方法新穎而獨到，可以無限制展開，頗受歐洲大陸各國的重視。1895年的國際圖書館學會決定杜威的十進法為基礎，作更進一步發(fā)展，其后經(jīng)眾多數(shù)學專家的確究與發(fā)展，最后完成所謂國際十進制分類法（universal decimal

13、 classification），目前已有許多國家采用為國家規(guī)格。所謂國際十進制分類法是將所有物料分類為十大類，分別以0至9之數(shù)字代表之，然后每大類物料再劃分為十個中類，再以0至9之數(shù)字為代表，如此進行下去按金字塔pyramid形態(tài)展開。其情形如下：6應用科學62工業(yè)技術621機械的工業(yè)技術6218動力傳動62188挾具621882螺絲、螺帽6218822各種小螺絲62188221金屬用小螺絲621882215丸螺絲621682215.3平螺絲采用國際十進分類的物料編碼，如編碼編至三位數(shù)字之后仍須繼續(xù)延長時時，即應加以“.”符號以表示劃分，國際十進分類法可無限展開，任何新物料之產(chǎn)生均可插入原有

14、物料編碼之系統(tǒng)而不混淆原有之物料編碼系統(tǒng)，國際十進分類法所能運用之符號只有十個（0-9），故使編碼趨長而又無暗示作用，實在美中不足。二、英文字母法是以英文字母作為物料編碼工具的物料編碼法。英文字母中i、o、q、z等字與阿拉伯數(shù)字1、0、9、2等容易混淆，故多廢棄不用，除此之外，尚有23個字母可利用。如以a代表金屬材料，b代表非木材，c代表玻璃。以aa代表鐵金屬，以ab代表銅金屬.，英文字母在我國已經(jīng)相當普遍，是可用的物料編碼方法。三、暗示法暗示編碼法是指物料編碼代表物料的意義，可自編碼本身聯(lián)想出來。暗示編碼法又可分為：l 字母暗示法l 數(shù)字暗示法1.英文字母暗示法：從物料的英文字母當中，擇取重

15、要且有代表性的一個或數(shù)個英文字母（通常取主要文字的第一個字母）做為編碼的號碼，使閱讀物料編碼者可以從中想象到英文字文字，進而從暗示中得知該物料為何物。例如：vc=variable capaciter (可變電容器)ic=integrated circuit(集成電路)sw=switch(開關)st=steel tube (鋼管)bt=brass tuber(黃鋼管)ep=ear phone(耳機)2.數(shù)字暗示法：直接以物料的數(shù)字為物料編碼的號碼，或?qū)⑽锪系臄?shù)字依一固定規(guī)則而轉(zhuǎn)換成物料編碼的號碼，物料編碼的閱讀者可從物料編碼數(shù)字的暗示中得悉該物料為何物。物料編碼代表的意義：例1： 類 小類 形式

16、 長度 厚度例2：電阻值的編碼編碼電阻值0050.5050510010101100102100010310,000104100,0001051,000,000（表五）例3：鋼筋直徑的編碼編號鋼筋直徑1212mm1616mm1919mm2525mm（表六）例4：鋼球軸承軸徑之編碼，其編碼為軸經(jīng)（限于軸經(jīng)20mm至200mm）mm數(shù)的五分之一。編碼軸徑0525mm0630mm0735mm（表七）四、混合法混合法物料編碼系聯(lián)合使用英文字母與阿拉伯數(shù)字來作物料編碼，而多以英文字母代表物料之類別或名稱，其后再用十進制元或其它方式編阿拉伯數(shù)字號碼。這種物料編碼方法較十進制元采用符號較多，故有不少企業(yè)樂于采

17、用此種方法。例如：m=金屬物料mb=螺栓、螺絲及帽mbi=帶帽螺栓mbi-100=六角鐵制螺栓帶帽mbi-106-6=3/8” x 3/4”六角鐵制螺栓帶帽mbi-106-8=3/8” x 1”六角鐵制螺栓帶帽mbi-106-9=1/2” x 1”六角鐵制螺栓帶帽第四節(jié) 物料編碼舉例例一：某企業(yè)冰箱材料分類與編碼1. 代碼基本形式 12345678910大分類中分類小分類整個代碼由十位數(shù)字組成，同樣規(guī)格和材質(zhì)的物料編碼相同。2. 大分類是由前兩位數(shù)字代表，31表示冰箱3. 中分類由第3、4、5位三位數(shù)字表示1板金類2金屬類3塑料橡膠類01外箱組件01鐵01擠壓弄（射出）02內(nèi)箱組件02銅02成

18、型（真空與沖床成型）03門組件03鋁03吹氣盛開04蒸發(fā)器組件04鋅合金04剪型05底座組件05其它金屬05模內(nèi)加熱加壓成型屑06凝結器組件06橡膠07其它零件07管棒類08其它4電工器材5絕熱材料6雜類01電裝品部分01玻璃纖維01紙類02電線02保利龍02膠帶類03其它03玻璃類04海綿類05木類（表八）4. 小分類為5位數(shù)（6、7、8、9、10），前4位是流水號碼，最后一位表板金類表面處理編碼。0 表示未電鍍、未噴漆、及表面不需要處理之零件1 表示噴漆2 表示電鍍3 表示研磨5分類編碼實例3110700012表示板裝飾條用夾板例二：某機械加工廠的物料編碼原則該企業(yè)考慮目前物料的總數(shù)有40

19、00種左右，考慮到將來的發(fā)展，制定以下物料編碼原則：123456前5位為順序號，以分段的方式將物料分為20大類，最后一位表示零件的特征碼,a表示沖壓工序已完成，b表示零件加工車間已完成、c表示電鍍車間已完成、d表示噴漆車間以完成。如：00012a十字架上托（已沖壓成型）00012b十字架上托（已鉆孔）00012c十字架上托（已電鍍）例三：某柴油機生產(chǎn)廠的物料編碼原則所有物料編碼分四段，先后順序為“物料類別、物料特征碼、順序號、后綴” 物料類別 物料特征碼順序號 后綴(可選)1.物料類別物料類別用一位數(shù)字或字母表示，用來區(qū)分產(chǎn)品、零部件、原材料、輔助材料2.物料特征碼 物料特征碼用3-8位數(shù)字或

20、字母表示，用來表示識別該類物料的特征代碼。每一類物料可取不同寬度的特征代碼，如：產(chǎn)品的特征碼可取3位，用來表示產(chǎn)品的系列號及其它特征，而零部件的特征碼可取8位，用來表示零部件所屬的產(chǎn)品號及其圖號。一旦確定了某類特征代碼使用的位數(shù)，則所有該類物料的特征碼必須按照指定的位數(shù)編碼。代碼不足指定位數(shù)的可用其它字母或數(shù)字補充（用字母補充時一般用字母“n”，），代碼超過指定位數(shù)的可進行簡寫。對特征碼，也可進行細分，如特征碼總長度為6位，則可用前兩位表示一種信息，中間兩位表示一種信息，后兩位表示一種信息。3.順序號 順序號用來表示某一物料在該類物料中的編碼順序，是為了區(qū)別同一類物料中的不同物料而設計的。順序

21、號的長度可根據(jù)該類物料的多少確定，但要考慮編碼將來的擴展，保留一定的余地。不同類別的物料可以取不同長度的順序號，如：用三位就可表示從000到999共1000種物料。順序號的長度一旦指定，則該類物料的所有順序號位必須按指定的長度編寫，不足長度的前面用0補充。如：001,002,003,090,445等是正確的，不能用10表示第10種物料，而應用010來表示。4.后綴 后綴用一位字母表示，可以用來區(qū)分相同名稱、規(guī)格或圖號而材質(zhì)、加工工序或顏色不同的零部件或產(chǎn)品、原材料。這樣，可以用相同的特征代碼和順序號表示出同一圖號的零部件或產(chǎn)品的不同狀態(tài)。如： c325002r,表示產(chǎn)品325002紅色c325

22、002g,表示產(chǎn)品325002綠色l3421007a,表示零部件3421007已沖壓成型l3421007b,表示零部件3421007已零件加工l3421007c,表示零部件3421007已電鍍后綴是可以選擇的，可以使用，也可以不用，根據(jù)具體情況而定。5.舉例：如：產(chǎn)品的編碼原則定為： 一位字母c 四位特征碼 兩位順序號 則產(chǎn)品內(nèi)銷機-s195-s195長單機的代碼可編為： cs19501 內(nèi)銷機-s195-s195方單機的代碼可編為： cs19502 內(nèi)銷機-s195-s19545w 的代碼可編為： cs19503零部件的編碼原則為： 一位字母l 八位特征碼 三位順序號 一位后綴用特征碼表示產(chǎn)

23、品及圖號的縮寫，后綴表示零部件加工的狀態(tài)。例，專用件或借用件的編碼：內(nèi)銷機-s195-s19545w缸套的圖號為0101，零件順序號為03則其代碼為可編為：ls195010103 l s195 0101 03，后綴不用。通用件的產(chǎn)品編碼：通用件因為不專于任何一個產(chǎn)品序號，其產(chǎn)品特征碼可定義為：tttt或其它有代表性的字符。如果上例中的內(nèi)銷機-s195-s19545w缸套屬于通用件，則其編碼為：ltttt010103。注意事項：1.如果使用字母和數(shù)字混和編碼時，應避免使用字母o、i、z等字母，以免書寫時與0、1、2相混淆；2.編碼中盡可能不用-、#、*等這些無意義的符號（只是為了區(qū)分編碼的段，而

24、沒有任何含義），因為這些符號不便于電腦輸入，而且會使編碼太長；3.確定編碼方案時一定要保留足夠的空間以方便以后的擴充；為了使編碼便于書寫和錄入電腦，編碼在滿足一定的要求下應盡可能簡短；4.凡是庫存中可能出現(xiàn)的物料都必須予以編碼；5.每種物料只能有一個編碼，同樣，一個編碼只能在庫存中找到一種物料，一一對應。第五節(jié) 系統(tǒng)物料編碼的處理特點一、靈活地解決物料編碼的修改問題物料的編碼原則上不允許修改，但由于各種原因，如：制定物料編碼原則時預留范圍不夠，需要擴充；新物料編碼時物料的類別分配錯誤；隨著企業(yè)的發(fā)展，使用物料類型的變化，原來的編碼原則需要更改或細分等。當這些事情發(fā)生時都需要對現(xiàn)有的物料編碼進行

25、修改，否則物料的編碼原則將失效。綜上所述，物料編碼的修改在很多情況下是因為物料的類別變化引起的，物料編碼中所攜帶的物料類別信息越多，則物料編碼越需要頻繁地修改，以下舉例說明。例：某企業(yè)的零件編碼由5位數(shù)字組成，第一位是產(chǎn)品類型碼，用“1”表示“單面臺秤”，用“2”表示“雙面臺秤”，第二位表示“組件”，用“1”表示“齒輪組件”，用“2”表示外殼組件，后三位為順序號，起初企業(yè)只有一個類型的產(chǎn)品叫“單面臺秤”，用“01”表示“單面臺秤齒輪組件”，“02”表示“單面臺秤外殼組件”，單面臺秤齒輪組件中的零件“大齒輪”的編碼是 “11006”。后來企業(yè)又陸續(xù)開發(fā)了一系列新產(chǎn)品，如“雙面臺秤”、“健康稱”、“廚房稱”，其中都用到了“單面臺秤”中的一些部件，企業(yè)希望將這些組件重新分類，用第一位