把Excel文檔中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入科怡檔案管理系統(tǒng)

1、把Excel文檔中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入科怡檔案管理系統(tǒng)1. 軟件環(huán)境要求1.1 Microsoft Office 2003以及以上版本，必須安裝Excel和Access組件；1.2 檔案管理系統(tǒng) v3.0以及以上版本。（我將使用Office 2010和科怡檔案管理系統(tǒng)v5.0 SQL Server版做為環(huán)境講解操作流程。）2. 準(zhǔn)備excel文檔，及格式要求 這里需要特別注意的地方是列名，列名中一定不能包含空格、$、#、-等這些字符，如果列名不遵循這個規(guī)則，導(dǎo)入檔案系統(tǒng)時將會報錯，無法導(dǎo)入數(shù)據(jù)！ 除此之外還需要了解，在導(dǎo)入檔案軟件時提示導(dǎo)入失敗的原因還有可能是數(shù)據(jù)包含了一些檔案系統(tǒng)無法識別的字符，這里必

2、須注意，在出現(xiàn)這種情況時，請仔細(xì)查找這些報錯的行，修正這些行，或記錄后刪除這些行。 以下是我制作的一個Excel文檔樣本，包含5行數(shù)據(jù)（1行列名，4行目錄數(shù)據(jù)，如下圖所示），文件所在絕對路徑為“D:測試用文件目錄1.xls”。接下來我將講解如何導(dǎo)入以下格式的Excel文檔，并做為例子說明。3. 導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)庫中這里你可能會有個疑問，為什么要先導(dǎo)入到Access數(shù)據(jù)庫中，而不是直接導(dǎo)入到科怡檔案管理系統(tǒng)中，這是因為直接導(dǎo)入Excel文檔，科怡檔案管理系統(tǒng)會報錯，所以需要先轉(zhuǎn)化以下格式。所以Excel文檔的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)必須經(jīng)過2步轉(zhuǎn)化才能導(dǎo)入，總結(jié)轉(zhuǎn)化流程如下：Excel文檔 -

3、 Access數(shù)據(jù)庫(僅mdb格式) - 科怡檔案管理系統(tǒng)3.1 創(chuàng)建一個mdb格式的Access數(shù)據(jù)庫 3.1.1 在開始菜單中找到 Microsoft Access 2010，并打開；3.1.2 創(chuàng)建一個空數(shù)據(jù)庫，選擇右邊的文件夾圖標(biāo)設(shè)置新建數(shù)據(jù)庫存放的路徑，并且選擇創(chuàng)建為mdb格式的數(shù)據(jù)庫文件；注意：這里保存類型必須選擇“Microsoft Access 數(shù)據(jù)庫（2002-2003 格式）（*.mdb）3.1.3 這里我保存到“d:測試用文件”路徑下，使用默認(rèn)命名Database1，請注意，但選擇保存類型為2003格式后，其文件后綴名將自動變成mdb，無需手動更改！點擊“創(chuàng)建”按鈕就會完

4、成mdb數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建。3.2 導(dǎo)入Excel文檔的數(shù)據(jù) 3.2.1 選擇“外部數(shù)據(jù)”菜單后，其下邊就會出現(xiàn)“Excel”圖標(biāo)的按鈕，點擊它 3.2.2 在彈出的向?qū)е羞x擇Excel文檔的路徑，然后選擇“將源數(shù)據(jù)導(dǎo)入當(dāng)前數(shù)據(jù)庫的新表中”，并確定； 3.2.3 勾選“第一行包含列標(biāo)題”，然后下一步； 3.2.4 這里修改字段數(shù)據(jù)類型，如遇到格式轉(zhuǎn)換出錯時，才需調(diào)整，沒問題則跳過，下一步； 3.2.5 選擇“不要主鍵”，下一步； 3.2.6 這里是給新表命名的，可以自行修改，我保持默認(rèn)，并點擊“完成”按鈕； 3.2.7 如果沒有提示導(dǎo)入數(shù)據(jù)出錯，則為成功導(dǎo)入Excel文檔中的所有數(shù)據(jù)； 3.2.8 完

5、成xls格式轉(zhuǎn)換為mdb格式的所有操作，這步你可以查看數(shù)據(jù)是否正確導(dǎo)入，如果沒有問題就可以繼續(xù)下節(jié)操作。4. 導(dǎo)入科怡檔案管理系統(tǒng)中4.1 在導(dǎo)入前必須弄清楚以下2個問題：1 我要把數(shù)據(jù)導(dǎo)入哪個門類？2 這個門類所對應(yīng)的表名是什么？這里我將演示把數(shù)據(jù)導(dǎo)入到簡化文書檔案門類中，那么它對應(yīng)的表叫什么名稱呢？我們可以在系統(tǒng)管理模塊的門類定制功能中找到其對應(yīng)的表名。4.1.1 展開左邊樹狀結(jié)構(gòu)圖，選擇“簡化方法整理”，然后點擊窗口底下的“修改”按鈕；4.1.2 在彈出的這個底層門類修改窗口中，點擊第一層右邊的“”按鈕4.1.3 在這個窗口就可以查看到簡化文書檔案對應(yīng)的表名，表名為“archive_de

6、scription_jh”通過上面4.1節(jié)的操作后就能正確的找到各門類對應(yīng)的表名，這是非常重要的，如果你在導(dǎo)入數(shù)據(jù)時選擇了錯誤的表，則會把數(shù)據(jù)誤導(dǎo)入其它門類，為了避免不必要的麻煩，請你確認(rèn)門類對應(yīng)的表名后，再做導(dǎo)入操作。接下來開始講解科怡檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能操作步驟。4.2 進(jìn)入數(shù)據(jù)管理模塊，使用數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能；4.2.1 選擇目標(biāo)表，這里就要選擇簡化文書檔案對應(yīng)的表名，選擇名稱為“archive_description_jh”的表。4.2.2 接下來是選擇源表，點擊“源庫連接”按鈕，進(jìn)入數(shù)據(jù)庫連接窗口。這里的數(shù)據(jù)庫類型必須選擇Access，然后下一步；4.2.3 選擇數(shù)據(jù)庫路徑即可，其他

7、保持默認(rèn)，點擊完成后返回到數(shù)據(jù)導(dǎo)入界面；4.2.4 現(xiàn)在我們需要讓源表（mdb數(shù)據(jù)庫的sheet1表）的字段跟目標(biāo)表（檔案門類）中的字段一一對應(yīng)就可以了，如果源表中沒有目標(biāo)表中的字段，則可忽略掉。操作方法是把右邊字段拖拉到源表中對應(yīng)的字段；或使用“對應(yīng)關(guān)系”中的“選擇源列”，并設(shè)置“對應(yīng)目標(biāo)列”即可。這里的操作相對比較麻煩，但是這些都是必要的操作。4.2.5 最后點擊“導(dǎo)入”按鈕，如果程序出現(xiàn)任何提示，則表示數(shù)據(jù)導(dǎo)入完成，請勿再次點擊導(dǎo)入按鈕，以免重復(fù)導(dǎo)入相同的目錄，造成不必要的麻煩?，F(xiàn)在你可以回到檔案錄入中查看數(shù)據(jù)是否已被導(dǎo)入。5. 其他注意事項5.1 關(guān)于Access創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫的相關(guān)問題

8、在本教程中已說明使用的是Access 2010新建mdb格式數(shù)據(jù)庫，其方法也可用于Access 2007以及以上版本，再次強調(diào)，必須創(chuàng)建的是mdb格式的數(shù)據(jù)庫文件；對于Access 2003版就直接新建數(shù)據(jù)庫即可，它默認(rèn)創(chuàng)建的是mdb格式的數(shù)據(jù)庫！5.2 關(guān)于mdb數(shù)據(jù)庫表導(dǎo)入科怡檔案軟件時，字段無法對應(yīng)，并提示“元數(shù)據(jù)庫和目標(biāo)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)類型不一致，請確認(rèn)！”的問題的解決方法。究其原因，請看下圖：原因是源表中歸檔年度的數(shù)據(jù)類型跟目標(biāo)表中的數(shù)據(jù)類型不一樣造成。解決方法是修改源表（請勿修改目標(biāo)表中字段的數(shù)據(jù)類型）中歸檔年度的數(shù)據(jù)類型為整型即可，如何設(shè)置呢？5.2.1 退出數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，雙擊打開“Database1.mdb”這個文件，右鍵“Sheet1”表，在彈出的菜單中選擇“設(shè)計視圖”； 5.2.2 修改“歸檔年度”字段的數(shù)據(jù)類型為“數(shù)字”類型，并在常規(guī)中選擇“