HT酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的探討

1、HT酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制摘要本案例通過對HT酒店現(xiàn)有采購流程的分析，尋找出其中存在的風(fēng)險(xiǎn)和問題，經(jīng)改進(jìn)采購流程目標(biāo)，提出改進(jìn)計(jì)劃，包括控制環(huán)境、控制活動、信息與溝通以及監(jiān)督方面的改進(jìn)意見，最終對采購環(huán)節(jié)流程的重新設(shè)計(jì)與優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)了HT酒店采購流程的重造。本案例可適用于高校的會計(jì)、財(cái)務(wù)管理以及風(fēng)險(xiǎn)管理等課程的教學(xué)與研究。Based on the analysis of the current sourcing procedure of HT Hotel, this case is to search out the main risk and problem involved, set up t

2、he target for the improvement on sourcing procedure and put forward the improvement plan, including improvement suggestion on environment control, activities control, information and communication, and supervision, and finally re-design and utilize the sourcing procedure, thus realizing the re-struc

3、turing the procedure. This case can be used in all kinds of accounting, financial management and risk management courses.引言HT酒店的臨時月度會議上，總經(jīng)理張平一直緊皺著眉頭，各部門的負(fù)責(zé)人也是提心吊膽，既擔(dān)心會遭到總經(jīng)理的嚴(yán)厲批評，也為自己部門日后的收益但到擔(dān)心。因?yàn)榫频曜罱拥胶芏嗫腿岁P(guān)于食材不新鮮的投訴，甚至發(fā)生了一起海鮮中毒的案例，同時還有客人需要的物品而酒店沒有等其他問題。這樣的事情雖然以前也偶爾發(fā)生過，但從沒像現(xiàn)在這樣集中。一方面是由于公司最近推出大量的折扣優(yōu)惠

4、，吸引了大批的客人，另一方面，天氣的炎熱，也為食物的質(zhì)量帶來了隱患。事發(fā)后，張平立馬將月底的總結(jié)會議提到當(dāng)前，他相信肯定是酒店某個管理環(huán)節(jié)出了問題。HT酒店是上海一家老牌五星級酒店，開業(yè)至今已經(jīng)有二十多年，擁有許多優(yōu)質(zhì)的老客戶。酒店賓館擁有780間客房，擁有可容納1200人的商務(wù)會議場所。賓館還配有國際標(biāo)準(zhǔn)的酒吧和餐廳，包括日本料理、上海本幫菜、港式粵菜、美國風(fēng)味和其化國際特色的風(fēng)味。入住HT酒店的客人往往會直接在酒店內(nèi)部用餐。食材不新鮮或短缺，不僅會影響酒吧和餐廳的經(jīng)營，更將會給公司的整體信譽(yù)帶來惡劣的影響。問題的起因HT酒店的日常經(jīng)營為總經(jīng)理負(fù)責(zé)制，在總經(jīng)理下設(shè)置了房務(wù)部、餐飲部、銷售部等

5、業(yè)務(wù)部門，保障部門有保安部和工程部，管理職能部門有財(cái)務(wù)部、人事部、總經(jīng)理辦公室等，總共是八個大的一級部門。公司的組織結(jié)構(gòu)圖見附錄1。問題既然直接反映在食材質(zhì)量和物品供應(yīng)上，張平?jīng)Q定從采購部開始調(diào)查。首先分析了采購經(jīng)理和采購員的崗位設(shè)置與分工 HT酒店改進(jìn)前采購部崗位的設(shè)置與分工以及采購流程分別見附錄2和附錄3.，仔細(xì)研究了公司當(dāng)前的采購管理制度以及公司的采購流程，張平很快找出了公司在采購環(huán)節(jié)上存在的問題，初步總結(jié)如下： （1）采購工作缺乏計(jì)劃性。采購計(jì)劃是整個采購工作的起點(diǎn)，而目前酒店的采購工作缺乏計(jì)劃性。以酒店倉儲物資為例，依靠倉庫管理人員人工判斷存貨的充足率，從而決定采購與否以及采購數(shù)量。

6、這種不科學(xué)的管理方法會導(dǎo)致倉庫存貨過多，甚至出現(xiàn)部分商品存放時間超過保質(zhì)期而無法無法使用的現(xiàn)象，而且大大增加了庫存成本。（2）審批環(huán)節(jié)多、效率低。酒店為了加強(qiáng)內(nèi)部管理，建立了相當(dāng)多的審批環(huán)節(jié)。一般來講，從使用部門提出申請開始，需要經(jīng)過部門經(jīng)理審查、部門總監(jiān)同意、倉庫核對、采購經(jīng)理初審、財(cái)務(wù)總監(jiān)審批、總經(jīng)理批準(zhǔn)，部分請購還要經(jīng)過業(yè)主代表財(cái)務(wù)總監(jiān)聯(lián)簽。然而這些看似面面俱到的簽字環(huán)節(jié)卻大大降低了采購效率。（3）采購員權(quán)力監(jiān)督不夠酒店目前看似繁多的審批環(huán)節(jié)其實(shí)并沒有能正真起到對于采購員權(quán)力的監(jiān)督作用。以生鮮食品采購為例，在廚師長確定每天所需采購的生鮮物品后，采購員通過電話詢問主要供應(yīng)商價格，并確認(rèn)最合

7、適的供應(yīng)商。采購員一人決定了詢價的過程以及結(jié)果，并確定最終供應(yīng)商的選擇，其權(quán)力僅受采購經(jīng)理的約束，操作過程缺乏透明度，且沒有采購部以外的監(jiān)督。（4）訂單不規(guī)范。酒店目前采購環(huán)節(jié)的控制要求基本都是針對酒店內(nèi)部員工的，但忽視了采購環(huán)節(jié)是需要大量與外部聯(lián)系的活動。酒店目前的訂單往往采用電話等方式，由采購元直接向供應(yīng)商下訂單。這種操作方式雖然速度快、靈活性高，但也存在一定的違約風(fēng)險(xiǎn)。收貨部門最終檢驗(yàn)貨物質(zhì)量時難以把握，或容易與供應(yīng)商發(fā)生爭執(zhí)。（5）信息溝通不暢HT酒店采購信息溝通不暢，主要表現(xiàn)在兩個方面：采購信息的傳遞方面。由于目前采購流程中傳遞信息的主要工具是紙質(zhì)的請購單，可能填寫請購單的人員包括倉

8、庫管理員、廚師長、工程維修人員、使用部門經(jīng)辦人員，同一樣物品，不同的經(jīng)辦人員可能對其描述會有不同。這給采購人員確定采購標(biāo)的帶來了難度。采購信息的反饋方面使用部門遞交請購單后對于請購物品無法得到及時的反饋，這種信息反饋包括審批情況以及價格信息。（6）缺乏對供應(yīng)商的管理酒店目前沒有意識到建立與供應(yīng)商的合作伙伴關(guān)系對發(fā)揮酒店竟?fàn)巸?yōu)勢的促進(jìn)作用。目前酒店對供應(yīng)商的管理比較重視 “三方比價”，通過供應(yīng)商的多頭競爭，從中選擇價格最低的作為合作者?？偨Y(jié)起來其主要缺點(diǎn)表現(xiàn)為:信息閉塞。在采購過程中，采購部為了能夠從多個競爭性的供應(yīng)商中選擇一個最合適的供應(yīng)商，往往會保留一些私有信息，因?yàn)槿绻o供應(yīng)商提供的信息越

9、多（心理價格等），供應(yīng)商的競爭籌碼就越大。而供應(yīng)商也會在和其他的供應(yīng)商競爭中隱瞞自己的信息。這樣，采購、供應(yīng)雙方都不進(jìn)行有效的信息溝通，這就造成非信息對稱的博弈過程。對供應(yīng)商的考核不科學(xué)。對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、交貨數(shù)量無規(guī)范的記錄和統(tǒng)計(jì)，缺乏對供應(yīng)商供貨能力的后續(xù)評價體系。缺乏科學(xué)的供應(yīng)商的考核，酒店對采購物品質(zhì)量和交貨期控制的難度增加，難以正真把握好貨物的質(zhì)量。與供應(yīng)商缺乏長期合作關(guān)系。通常情況下，公司與供應(yīng)商只是建立簡單的短期買賣關(guān)系，過分注重三方比價和價格的談判，不利于與供應(yīng)商建立新型的長期合作關(guān)系，影響供應(yīng)商的合作積極性，進(jìn)而影響采購流程中的質(zhì)量控制。采購改進(jìn)的目標(biāo)設(shè)定在了解問題

10、的起因以后，總經(jīng)理張平立馬組織了財(cái)務(wù)部經(jīng)理、采購部經(jīng)理等主要業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人，參考國外先進(jìn)的酒店采購控制流程，從四個方面對HT酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的改進(jìn)做了探討，即控制環(huán)境改進(jìn)、控制活動改進(jìn)、信息溝通改進(jìn)以及監(jiān)督改進(jìn)，并設(shè)定了采購改進(jìn)的目標(biāo)：（1）縮短采購周期。采購周期過長、環(huán)節(jié)過多是目前使用部門對采購最不滿意的方面。通過電腦系統(tǒng)審批流程以及適當(dāng)?shù)姆旨壥跈?quán)管理與科學(xué)的供應(yīng)商管理縮短采購周期是采購流程重造的目的之一。（2）保證采購質(zhì)量。沒有好的原材料質(zhì)量就沒有優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而優(yōu)質(zhì)的服務(wù)又是酒店在競爭中立足于不敗之地的根本。（3）長期利益最大化。改變傳統(tǒng)的價格最低的采購目標(biāo)，與供應(yīng)商建立長期合作的關(guān)系

11、，實(shí)現(xiàn)雙贏的長期利益最大化目標(biāo)。（4）保持信息通暢。信息暢通包括酒店內(nèi)部部門之間采購信息的通暢以及與供應(yīng)商之間信息的通暢。（5）有效監(jiān)督。建立便于操作、高效率的監(jiān)督機(jī)制，防范采購過程中可能出現(xiàn)的道德風(fēng)險(xiǎn)。目標(biāo)確定以后，接下來就是對采購環(huán)節(jié)的控制工作了。控制環(huán)境的改進(jìn)設(shè)立采購監(jiān)督評審小組。采購監(jiān)督評審小組由總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)以及房務(wù)總監(jiān)、餐飲總監(jiān)、工程總監(jiān)、采購經(jīng)理以及業(yè)主代表組成。主要負(fù)責(zé)審議每年的采購預(yù)算、年度采購計(jì)劃、重大招標(biāo)項(xiàng)目、供應(yīng)商評審、采購部工作考核等。設(shè)立采購審查專員。在采購監(jiān)督評審小組下設(shè)日常工作崗位采購審查專員，該專員的工作是事中參與采購日常工作，獨(dú)立向采購監(jiān)督評審小組負(fù)責(zé)。企

12、業(yè)道德文化建設(shè)。酒店要加強(qiáng)有關(guān)倫理道德的建設(shè)，通過長期的教育培養(yǎng)和灌輸使得員工即使在沒有監(jiān)督的情況下，也可以自覺按照酒店的行為準(zhǔn)則、倫理道德規(guī)范以及經(jīng)營管理理念來支配其的行為。HT酒店目前的培訓(xùn)工作長期專注于一線員工的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)技能，而忽視了道德文化的培訓(xùn)。培訓(xùn)部完全可以利用現(xiàn)有的培訓(xùn)機(jī)制和平臺增加這方面的培訓(xùn)內(nèi)容，提高全體員工（不僅僅是采購部員工）的道德文化建設(shè)。控制活動的改進(jìn)控制活動主要從采購計(jì)劃，分級授權(quán)以及供應(yīng)商管理三個方面進(jìn)行改進(jìn)：（1）采購計(jì)劃。采購計(jì)劃作為采購的第一步，其制作的是否合、完善，直接關(guān)系到整個采購活動的成敗。制定采購計(jì)劃的目標(biāo)是：預(yù)測所需材料的數(shù)量和時間要求。提高

13、庫存管理水平。采購計(jì)劃包括：年度采購計(jì)劃，根據(jù)酒店經(jīng)營預(yù)算，對每年的更新計(jì)劃應(yīng)該編制每年更新物資采購預(yù)算以及重大固定資產(chǎn)采購計(jì)劃；月度采購計(jì)劃.每月初，應(yīng)根據(jù)具體的經(jīng)營計(jì)劃同時結(jié)合倉庫庫存管理制度編制月度采購計(jì)劃。主要包括客房用品、餐具、印刷品等。每日采購計(jì)劃.廚師長應(yīng)根據(jù)第二天的定餐情況，提前一天編制每日市場采購計(jì)劃，并在晚上18：00以前提交采購部，以保證第二天原材料的供應(yīng)。臨時采購申請.為了避免過多的非緊急采購?fù)ㄟ^緊急采購程序，應(yīng)該對于一些非緊急的采購任務(wù)編制臨時采購計(jì)劃，提前交采購部安排。此外，由于酒店行業(yè)的特殊性，需要根據(jù)客人的要求隨時應(yīng)變的調(diào)整服務(wù)方案，保留原有的緊急采購程序。（2

14、）分級授權(quán)。由于每個人限于知識面或精力的原因，無法對酒店采購的每一個環(huán)節(jié)每一項(xiàng)采購內(nèi)容都有十分的把握。因此酒店目前一支筆由總經(jīng)理簽字審批的做法看似將權(quán)力集中，避免了采購人員權(quán)力過大的問題，實(shí)則難免落于審批形式化，沒有起到正真的監(jiān)督作用。建議通過合理的分級授權(quán)（金額或分類）將部分審批全分到各個部門的總監(jiān)，一來可以利用各個部門總監(jiān)對本部門的專業(yè)熟悉的優(yōu)勢提高采購監(jiān)督職能，另一方面通過年度的考核，也可以有效的約束部門總監(jiān)的權(quán)力。（3）供應(yīng)商管理實(shí)行合格供應(yīng)商的評審。供應(yīng)商涉及到房務(wù)、餐飲、工程、財(cái)務(wù)等各個方面。因此，合格供應(yīng)商名單的評審應(yīng)通過采購監(jiān)督評審小組進(jìn)行，對不同貨物分類的供應(yīng)商進(jìn)行年度或半年

15、度的評審，并將評審結(jié)果建立合格供應(yīng)商名單以及合格供應(yīng)商檔案。合格供應(yīng)商民擔(dān)的評審應(yīng)該考慮以下因素：價格、供應(yīng)商信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、結(jié)算條件和服務(wù)質(zhì)量。供應(yīng)商在供貨過程中對以上6條因素的執(zhí)行情況應(yīng)作為對供應(yīng)商評審的資料記錄在檔，作為今后年度或半年度供應(yīng)商評審的資料。建立供應(yīng)商的激勵與淘汰以及競爭機(jī)制。激勵機(jī)制:要保持長期的合作關(guān)系，對供應(yīng)商的激勵機(jī)制相當(dāng)?shù)闹匾频陸?yīng)對評審結(jié)果良好的供應(yīng)商提供大批量的訂單，保證其長期的穩(wěn)定銷路，并嚴(yán)格按照合同約定的付款期付款;淘汰機(jī)制:在建立激勵機(jī)制的同時，一些老的供應(yīng)商的情況可能發(fā)生變化，不再滿足酒店的要求。為了避免損失，必須淘汰那些不合格的老供應(yīng)商。競爭

16、機(jī)制:為了即激勵合格供應(yīng)商的積極性，酒店還應(yīng)在合格供應(yīng)商范圍內(nèi)采取一定的競爭機(jī)制。即采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個主供應(yīng)商、2個輔助供應(yīng)商、N個考察供應(yīng)商。這類商品只有一個主要供應(yīng)商，大約70%的物資會從主供應(yīng)商手中購買。2個輔助供應(yīng)商提供大約20%的物資供應(yīng)，一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問題能由輔助供應(yīng)商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商既是輔助供應(yīng)商的后備力量。信息與溝通環(huán)節(jié)的改進(jìn)為了解決原采購流程中信息部暢通的問題，酒店建立了JD采購控制系統(tǒng)。通過該系統(tǒng)，使用部門能時時看到采購計(jì)劃（申請）的審批進(jìn)度以及詢報(bào)價情況，不僅及時掌握了信息，同時也提高了采購工作的透明度。此外，酒店還希望該系

17、統(tǒng)不僅能解決信息流的問題，同時也通過各個模塊將采購計(jì)劃、供應(yīng)商管理、驗(yàn)收貨等管理功能集合起來，綜合提高酒店的采購管理水平。見下圖：（1）原材料檔案管理模塊。原材料檔案管理功能指在建立完善的各類酒店經(jīng)營中所需要的采購物料代碼管理體系，并實(shí)現(xiàn)物料在本系統(tǒng)各個功能模塊中的的統(tǒng)一和全過程跟蹤。原材料檔案的建立，避免了原來由于對采購標(biāo)的描述不清導(dǎo)致的信息溝通障礙。（2）供應(yīng)商管理。酒店建立不同分類的供應(yīng)商檔案，并根據(jù)年度或半年度的供應(yīng)評審確定最終的合格供應(yīng)商檔案。酒店采購的詢價工作一般需在本管理系統(tǒng)內(nèi)的供應(yīng)商模塊中進(jìn)行。一般酒店通過評審結(jié)果確定一家主供應(yīng)商、二家輔供應(yīng)商、以及N家備用供應(yīng)商。HT酒店的供

18、應(yīng)商考核表見附錄4（3）采購計(jì)劃管理。采購計(jì)劃管理分為計(jì)劃申報(bào)以及計(jì)劃審批。該模塊管理的采購計(jì)劃包括年度、月度、每日、臨時采購計(jì)劃以及緊急采購申請。年度采購計(jì)劃由采購監(jiān)督評審小組最終審批，月度采購計(jì)劃由財(cái)務(wù)總監(jiān)最終審批，每日采購計(jì)劃由餐飲總監(jiān)審批，臨時采購計(jì)劃由財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。緊急采購申請由使用部門的總監(jiān)最終審批（上述采購計(jì)劃如果單項(xiàng)金額超過十萬元，則需要總經(jīng)理簽字）。緊急采購計(jì)劃必須是酒店為了經(jīng)營所必須的計(jì)劃外物資，不得將日常申請做緊急申請?zhí)幚恚o急采購申請將是日后審計(jì)的重點(diǎn)。（4）存貨管理。存貨系統(tǒng)庫存管理模塊旨在幫助企業(yè)對物料的入庫、出庫、盤庫、調(diào)庫、退庫、報(bào)廢進(jìn)行電算化管理，加強(qiáng)對物料庫

19、存量的控制和成本的核算。將收貨環(huán)節(jié)加入到本系統(tǒng)后可以監(jiān)督供應(yīng)商的供貨質(zhì)量，并作為評審的內(nèi)容。（5）詢報(bào)價管理。購部門應(yīng)當(dāng)在1+2N的合格供應(yīng)商名單中進(jìn)行報(bào)價詢價，并據(jù)以確認(rèn)主供應(yīng)商以及副供應(yīng)商的報(bào)價是否合理。如果主供應(yīng)商以及副供應(yīng)商的報(bào)價不合理可以要求重新報(bào)價，并記錄入供應(yīng)商考核體系。（6）訂單管理。在確定供應(yīng)商、價格以及采購數(shù)量以后就需要通過訂單管理功能生成訂單，這種標(biāo)準(zhǔn)格式的訂單不僅將貨物的規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)交貨期等信息集合在一起，也是今后收貨部門據(jù)以驗(yàn)收的依據(jù)。（7）財(cái)務(wù)管理。本模塊主要根據(jù)不同供應(yīng)商的信用期，作付款的計(jì)劃與安排。監(jiān)督環(huán)節(jié)的改進(jìn)監(jiān)督是一種隨時間的推移而不斷評估有關(guān)制度執(zhí)行質(zhì)量情況

20、的過程。監(jiān)督可通過日常的、持續(xù)的監(jiān)督活動來完成，也可以通過進(jìn)行個別的、單獨(dú)的評估來實(shí)現(xiàn)，或兩者結(jié)合。（1）事前計(jì)劃酒店原有的請購審批程序事無巨細(xì)全部由總經(jīng)理最終審批，在加重總經(jīng)理工作負(fù)擔(dān)的同時難以起到真正的事前監(jiān)督?，F(xiàn)在通過不同采購計(jì)劃的分級授權(quán)審批，一方面加快了審批進(jìn)程；另一方面通過相關(guān)業(yè)務(wù)具體負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制的審批程序，結(jié)合事后的考核，可以進(jìn)一步做好事前計(jì)劃的審查。（2）事中審查就內(nèi)部控制而言，內(nèi)部審查人員具有既重要而又特殊的地位。內(nèi)部審查既是企業(yè)內(nèi)部控制的一個部分，也是監(jiān)督采購環(huán)節(jié)的主要力量。全職的內(nèi)部審查人員可以全方位地參與到采購計(jì)劃、供應(yīng)商評審、詢價、收貨等各個關(guān)鍵控制點(diǎn)中，并且獨(dú)立于采

21、購部的崗位可以保證其發(fā)表客觀的意見。（3）事后考核采購績效考評是對采購工作進(jìn)行全面系統(tǒng)的評價，從而提高整個酒店的采購管理水平。內(nèi)部考核的考核人為采購監(jiān)督評審小組（小組成員應(yīng)回避對自身的考核），范圍包括，采購環(huán)節(jié)的各個人員、總監(jiān)，特別對供應(yīng)商的考核。上述改進(jìn)措施的探討還需要在HT酒店今后的實(shí)踐檢驗(yàn)中不斷改進(jìn)、提高。越是有生存壓力，就越是會產(chǎn)生提高管理水平的愿望，因?yàn)橹挥羞@樣才能在殘酷的競爭中生存下來。張平希望通過進(jìn)一步的實(shí)踐與努力，能夠切實(shí)降低HT酒店采購環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)，使得采購管理水平得到一個有效的提高，進(jìn)而提高酒店的效益，能夠在高速發(fā)展且充滿挑戰(zhàn)的上海酒店行業(yè)內(nèi)立足與發(fā)展進(jìn)步。問題1. 根據(jù)H

22、T酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制改進(jìn)前存在的問題，結(jié)合文中已采取的改進(jìn)措施，你認(rèn)為是否還有不完善的采購內(nèi)部控制環(huán)節(jié)需要進(jìn)一步改進(jìn)？如何改進(jìn)？2. 案例中HT酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的探討和改進(jìn)過程，對我們現(xiàn)有國有體制酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的改進(jìn)有哪些啟示？附錄1. HT酒店組織結(jié)構(gòu)圖2.HT酒店改進(jìn)前采購部崗位的設(shè)置與分工酒店采購部目前設(shè)置有一名采購經(jīng)理以及五名采購人員。其基本職能以及崗位職責(zé)如下：采購部經(jīng)理基本職能：負(fù)責(zé)全飯店各項(xiàng)物品的采購工作，保證及時、質(zhì)優(yōu)、價廉的供貨。控制成本開支，配合飯店總體目標(biāo)的完成。崗位責(zé)任：每天上班后認(rèn)真審查采購員轉(zhuǎn)來的采購報(bào)告。對采購單上列示的物品數(shù)量、規(guī)格、單價逐項(xiàng)審核，對

23、有疑問的查明后及時予以處理。審查各部門所采購的物品有無采購預(yù)算，有采購預(yù)算的看其他項(xiàng)目是否符合要求。對每個采購員的工作及采購的物品及詢價情況要定期審查對大的采購項(xiàng)目要親自參予、貨比三家，保證質(zhì)量，給上級及使用部門做決策提供準(zhǔn)確的信息和依據(jù)掌握每項(xiàng)物品的付款的期限和時間，不能出現(xiàn)提前付款，多付款的情況，對每項(xiàng)付款要認(rèn)真核對，保證其準(zhǔn)確性經(jīng)常與使用部門及倉庫溝通，保證庫存合理，不積壓，不斷檔負(fù)責(zé)建立采購資料、合同等采購檔案，并妥善保存經(jīng)常進(jìn)行市場調(diào)查，掌握各類物品的價格動態(tài)，及時調(diào)整進(jìn)貨價格渠道，在保證質(zhì)量的前提下，做到價廉物美對采購過程中出現(xiàn)的難于解決的問題及時向財(cái)務(wù)總監(jiān)匯報(bào)每季度組織召開一次采

24、購例會，對采購中出現(xiàn)的問題及時與各部門溝通，健全完善采購制度采購員基本職能：按酒店規(guī)定的采購程序，對倉庫及使用部門報(bào)上來的采購物品予以詢價，保證物品及時、質(zhì)優(yōu)、價廉的采購到位。崗位責(zé)任：對負(fù)責(zé)采購的每項(xiàng)物品的進(jìn)貨渠道、質(zhì)量要求、價格等要非常清楚熟悉。對各部門送來的采購申請單，認(rèn)真審核，如有不清楚的及時與填寫申請單的部門溝通，并以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度貨比三家，在保質(zhì)的情況下詢出最低價格，之后將申請單轉(zhuǎn)采購部經(jīng)理復(fù)核。正確記錄采購過程，向有競爭能力的供應(yīng)商訂購貨品。準(zhǔn)備相關(guān)采購文件資料，包括電話查詢、市場價格調(diào)查等。根據(jù)所選供應(yīng)商的報(bào)價，落實(shí)采購定單并匯報(bào)期間的差異。采購員不能押單，凡報(bào)上來的申請單均應(yīng)

25、及時辦理，如有特殊原因辦不了，應(yīng)及時與使用部門打招呼。對經(jīng)過批準(zhǔn)同意購買的貨物要及時辦理采購，保證供應(yīng)。3. HT酒店改進(jìn)前的采購流程倉儲存貨的采購流程酒店成本管理部下共設(shè)有客房倉庫、工程倉庫、食品倉庫、管事倉庫等四個倉庫?？头總}庫存放管理著各種客房需要使用的物資如：一次性衛(wèi)生用品、辦公文具、客房部件、印刷品、裝飾品等；工程倉庫存放管理著工程部日常維修更換的物品，如燈泡、水龍頭、開關(guān)、插座、五金備件等；食品倉庫存放管理著餐飲部制作食物所需要的非生鮮物品如酒等飲料、食糖等配料、大米、面粉等；管事倉庫主要存放管理酒店的各類中西餐具，包括瓷器、銀器、銅器等。領(lǐng)用程序：各使用部門需要使用倉庫物資前，需

26、填寫領(lǐng)用單，經(jīng)過所在部門經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)送財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部經(jīng)過成本經(jīng)理簽字后由財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。使用部門憑經(jīng)批準(zhǔn)的領(lǐng)用單至各個倉庫領(lǐng)用所需要的物品。補(bǔ)料通知：倉庫管理人員在倉庫存貨不足時填寫補(bǔ)料通知，成本部經(jīng)理核準(zhǔn)補(bǔ)料通知后填寫一式四聯(lián)的請購單（申請部門聯(lián)、采購部留聯(lián)、報(bào)價審批聯(lián)、財(cái)務(wù)付款聯(lián)）送交采購部。報(bào)價及審批：采購部收到補(bǔ)料通知后，由采購經(jīng)理指派專門的采購人員辦理報(bào)價，采購人員在至少三方詢價后向采購經(jīng)理報(bào)價。采購經(jīng)理認(rèn)可后簽字報(bào)送財(cái)務(wù)總監(jiān)，財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后報(bào)總經(jīng)理最終批準(zhǔn)。訂單：采購部憑經(jīng)批準(zhǔn)的請購單向供應(yīng)商訂貨。收貨：供應(yīng)商向酒店發(fā)貨，成本部根據(jù)本部門請購申請單核定貨物并驗(yàn)收。同時向供應(yīng)商開具收貨

27、通知。付款：供應(yīng)商憑收獲通知向酒店財(cái)務(wù)部開具發(fā)票。酒店財(cái)務(wù)部根據(jù)發(fā)票、收獲通知以及請購單的付款聯(lián)核對后向供應(yīng)商付款。部門新增物品以及替換物品的采購流程流程圖如下：每日菜單的采購流程特點(diǎn)：飯店中的食品和飲料每天消耗量較大，其中有些食物可以存放較長時間，但有些食物卻不能，例如肉類和蔬菜和水產(chǎn)品，有些物料更是規(guī)定使用日期。由于餐飲部生鮮食品原料采購要求每日供貨，且供貨的品種、數(shù)量根據(jù)客人數(shù)量和要求的不同會存在較大變化。因此生鮮產(chǎn)品的采購采取“每日菜單”的形式。為了保證每日菜單能夠快速供應(yīng)到使用部門，采購流程相對簡化，具體如下：制定每日菜單：酒店共有中餐廳、西餐廳、日本餐廳、24小時美食店、酒吧等，每

28、天早上九點(diǎn)定時有廚師長會議，各餐廳廚師長向餐飲總監(jiān)提交每天的“每日菜單”，“每日菜單”經(jīng)過餐飲總監(jiān)批準(zhǔn)后提交采購部。采購：采購部根據(jù)“每日菜單”所列的各種生鮮原料，分為蔬菜水果、肉制品、水產(chǎn)品等通過2種途徑詢價，采購人員通過電話、傳真各個分類市場（如華中水果市場、銅川路水產(chǎn)市場等）的主要供應(yīng)商詢價；根據(jù)付費(fèi)注冊的“上海酒店XX網(wǎng)”、“網(wǎng)上銅川路”等專業(yè)網(wǎng)站查詢價格。根據(jù)以上詢價結(jié)果，采購人員填制“每日菜單報(bào)價單”提交采購經(jīng)理審批。訂貨：采購人員憑經(jīng)采購經(jīng)理批準(zhǔn)的“每日菜單報(bào)價單”向供應(yīng)商訂貨。發(fā)貨：供應(yīng)商根據(jù)訂單向酒店發(fā)貨，成本部收貨平臺接受貨物，并存放冷庫等保管，供餐飲部使用。同時向供應(yīng)商開

29、具收貨通知。付款：供應(yīng)商憑收獲通知向酒店財(cái)務(wù)部開具發(fā)票。酒店財(cái)務(wù)部根據(jù)發(fā)票、收獲通知以及請購單的付款聯(lián)核對后向供應(yīng)商付款。流程圖如下：新增及替換物資采購計(jì)劃（預(yù)算）、報(bào)廢單。部門應(yīng)事先編制需要增加物品的采購計(jì)劃，報(bào)部門總監(jiān)以及財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。部門申請。使用部門應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃或者物資報(bào)廢單提出申請。倉庫核對有無存貨。倉庫應(yīng)在采購前核對該申請的物品是否屬于倉儲物資，或倉庫是否還有余貨。采購詢價。在確認(rèn)需要新購后，采購部的采購人員進(jìn)行市場詢價，需要提供三方以上的詢價結(jié)果。審批。采購經(jīng)理復(fù)核詢價結(jié)果，并確認(rèn)最低價為供貨商，提交財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后由總經(jīng)理最終批準(zhǔn)。訂單。采購人員憑經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)的

30、采購申請，向供應(yīng)商訂貨。送貨。供應(yīng)商向酒店發(fā)貨。收貨。收貨部門按照采購申請收貨，并出具收貨單。付款。供應(yīng)商開具發(fā)票，并憑收貨單向酒店財(cái)務(wù)部申請付款。流程圖：更新改造物資的采購流程酒店業(yè)作為一種長期穩(wěn)定經(jīng)營的行業(yè)，其持續(xù)經(jīng)營期可達(dá)幾十年甚至上百年。在此期間，為了提供更優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，酒店需要定期對各個區(qū)域做更新改造。這種更新改造可以是停業(yè)大改，更多的是不停業(yè)的分區(qū)分時段的局部改造。可以說，對于一家大型酒店，在其的第一個裝修期以后，就會處于一種持續(xù)改造的過程中。在酒店的更新改造的過程中也會需要采購部門采購一些甲方供應(yīng)的主要材料。由于這部分費(fèi)用支出屬于業(yè)主費(fèi)用（不屬于日常經(jīng)營費(fèi)用），因此在此采購流程中還需要引入業(yè)主的批準(zhǔn)環(huán)節(jié)。預(yù)算。對于更新改造，酒店每年會編制更新改造的預(yù)算，報(bào)業(yè)主審批。業(yè)主根據(jù)酒店定位，以及更新改造的要求核定預(yù)算。申請。根據(jù)預(yù)算，酒店經(jīng)營者安排實(shí)施每年的更新改造計(jì)劃。為了節(jié)約成本，一般會對其中的一些主要材料、設(shè)備如衛(wèi)生潔具、地毯、大理石、鍋爐等由酒店自行采購。工程部會根據(jù)與施工單位的改