實(shí)用-電子化采購(gòu)管理

1、電子化采購(gòu)管理電子化采購(gòu)管理 n1傳統(tǒng)采購(gòu)的弊端傳統(tǒng)采購(gòu)的弊端 n2電子化采購(gòu)的含義及流程電子化采購(gòu)的含義及流程 n3電子化采購(gòu)的主要優(yōu)勢(shì)電子化采購(gòu)的主要優(yōu)勢(shì) n4電子化采購(gòu)的策略電子化采購(gòu)的策略 n5電子化采購(gòu)系統(tǒng)電子化采購(gòu)系統(tǒng) n6政府電子化采購(gòu)政府電子化采購(gòu) n7案例：惠普的電子化采購(gòu)之道案例：惠普的電子化采購(gòu)之道 n8本章小結(jié)本章小結(jié) n9本章思考題本章思考題 在現(xiàn)有的企業(yè)管理類教科書中，很少把“采 購(gòu)管理”作為獨(dú)立的章節(jié)進(jìn)行詳細(xì)介紹；在企業(yè) 管理實(shí)踐中，采購(gòu)工作也普遍被認(rèn)為是難度較小、 員工素質(zhì)要求不高的工作，在經(jīng)營(yíng)管理中處于相 對(duì)次要的地位。 電子商務(wù)的發(fā)展對(duì)企業(yè)采購(gòu)管理產(chǎn)生了極為

2、 深刻的影響。 1傳統(tǒng)采購(gòu)的弊端傳統(tǒng)采購(gòu)的弊端 n611采購(gòu)成本居高不下采購(gòu)成本居高不下 n612采購(gòu)周期冗長(zhǎng)采購(gòu)周期冗長(zhǎng) n613 采購(gòu)信息缺乏溝通與共享采購(gòu)信息缺乏溝通與共享 n614 采購(gòu)文檔處理費(fèi)時(shí)費(fèi)力采購(gòu)文檔處理費(fèi)時(shí)費(fèi)力 n615 庫(kù)存積壓和物資短缺并存庫(kù)存積壓和物資短缺并存 n616 采購(gòu)范圍受地理局限采購(gòu)范圍受地理局限 n617 采購(gòu)環(huán)節(jié)監(jiān)控困難采購(gòu)環(huán)節(jié)監(jiān)控困難 n618 采購(gòu)招標(biāo)往往流于形式采購(gòu)招標(biāo)往往流于形式 11采購(gòu)成本居高不下采購(gòu)成本居高不下 在一般性的工業(yè)企業(yè)中，物資采購(gòu)的成本占 到企業(yè)生產(chǎn)總成本的60以上，從事采購(gòu)工作的 員工的數(shù)量和日常支出也極為可觀。因此，企業(yè) 的

3、采購(gòu)成本水平對(duì)企業(yè)產(chǎn)品的總成本有直接的影 響，并進(jìn)而影響企業(yè)產(chǎn)品的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和企業(yè)的 盈利水平。 12采購(gòu)周期冗長(zhǎng)采購(gòu)周期冗長(zhǎng) 傳統(tǒng)的采購(gòu)方式下，企業(yè)采購(gòu)的周期較為冗 長(zhǎng)，主要有兩個(gè)原因：一是企業(yè)在采購(gòu)過程中選 擇合適的商品及其供應(yīng)商極其不易，如果要到企 業(yè)實(shí)地考察，更要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間；二是企業(yè)采 購(gòu)是一項(xiàng)跨部門和組織的工作，每一個(gè)環(huán)節(jié)都有 復(fù)雜的處理程序，要保證采購(gòu)的物資按時(shí)到位， 必須要求物資使用部門提前較長(zhǎng)時(shí)間申報(bào)采購(gòu)計(jì) 劃。 13 采購(gòu)信息缺乏溝通與共享采購(gòu)信息缺乏溝通與共享 由于各業(yè)務(wù)部門“各自為政”，導(dǎo)致采購(gòu)信 息在企業(yè)內(nèi)部不能得到及時(shí)順暢的流轉(zhuǎn)，影響采 購(gòu)效率的提高。在與外部供應(yīng)

4、商溝通的過程中， 采購(gòu)部門一般處于主要地位，生產(chǎn)、研發(fā)部門很 少有機(jī)會(huì)與供應(yīng)商直接接觸，對(duì)缺乏經(jīng)驗(yàn)的采購(gòu) 人員或有較高技術(shù)要求的采購(gòu)物資來說，經(jīng)常會(huì) 產(chǎn)生所采購(gòu)物資與實(shí)際需要不符，既造成資源浪 費(fèi)，又可能耽誤生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常進(jìn)行。 14 采購(gòu)文檔處理費(fèi)時(shí)費(fèi)力采購(gòu)文檔處理費(fèi)時(shí)費(fèi)力 傳統(tǒng)的采購(gòu)活動(dòng)是建立在大量的紙面文件的 基礎(chǔ)之上的，從生產(chǎn)部門采購(gòu)需求的提出、到采 購(gòu)部門與供應(yīng)商的各種聯(lián)系、再到交貨及資金的 結(jié)算，整個(gè)過程產(chǎn)生了大量的紙質(zhì)憑證，如領(lǐng)導(dǎo) 的批示文件、合同、匯票、收貨單等等，這些單 證的制作、填寫、保存牽涉到各部門員工大量的 精力，常常會(huì)因某一單據(jù)的錯(cuò)誤或遺漏而影響整 個(gè)采購(gòu)工作的進(jìn)行。

5、繁雜的采購(gòu)文檔，加之復(fù)雜 的采購(gòu)程序，勢(shì)必導(dǎo)致采購(gòu)活動(dòng)的低效率。 15 庫(kù)存積壓和物資短缺并存庫(kù)存積壓和物資短缺并存 在消費(fèi)者需求越來越追求多樣化和個(gè)性化的 今天，如果有過多的庫(kù)存成品，就必然加大銷售 的風(fēng)險(xiǎn)。過高的原材料、零部件的庫(kù)存同樣也會(huì) 給企業(yè)增加經(jīng)營(yíng)負(fù)擔(dān)，產(chǎn)生較高的存貨成本，進(jìn) 而提高產(chǎn)成品的成本。 16 采購(gòu)范圍受地理局限采購(gòu)范圍受地理局限 在傳統(tǒng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)中，采購(gòu)部門選擇供應(yīng)商 很大程度上受到地理位置的局限性，一方面，與 外地的供應(yīng)商聯(lián)系，差旅費(fèi)用、通訊費(fèi)用都較高， 無形中會(huì)增加企業(yè)負(fù)擔(dān)：另一方面，與外地供應(yīng) 商發(fā)生業(yè)務(wù)聯(lián)系，往往在資信、運(yùn)輸?shù)确矫婕哟?風(fēng)險(xiǎn)。 17 采購(gòu)環(huán)節(jié)監(jiān)控

6、困難采購(gòu)環(huán)節(jié)監(jiān)控困難 傳統(tǒng)的采購(gòu)活動(dòng)，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)控有很多 困難，因?yàn)橛性S多權(quán)力和關(guān)系在采購(gòu)過程中發(fā)揮 作用。有的企業(yè)為了加大對(duì)采購(gòu)監(jiān)管的力度，建 立起一套分級(jí)采購(gòu)審批程序，以防止采購(gòu)費(fèi)用的 過度支出以及濫用職權(quán)，但這種審批程序?yàn)楸緛?就低效和費(fèi)時(shí)的采購(gòu)工作又增添了新的枷鎖。 18 采購(gòu)招標(biāo)往往流于形式采購(gòu)招標(biāo)往往流于形式 采購(gòu)招標(biāo)是傳統(tǒng)采購(gòu)模式中比較科學(xué)和有效 的采購(gòu)方法，特別是在大額采購(gòu)或貴重物品的采 購(gòu)中用得很普遍。但在傳統(tǒng)的采購(gòu)招標(biāo)過程中， 真正達(dá)到招標(biāo)目的的采購(gòu)活動(dòng)并不多見，不少流 于形式。 2電子化采購(gòu)的含義及流程電子化采購(gòu)的含義及流程 電子化采購(gòu)就是通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，借助計(jì)算機(jī) 管

7、理企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)。 電子化采購(gòu)從采購(gòu)要求的提出、訂單的產(chǎn)生、 商品運(yùn)輸以及存貨管理等方面都有了重大的改變。 網(wǎng)絡(luò)的介入使采購(gòu)流程得到優(yōu)化，并在降低成本、 提高效率、增加采購(gòu)?fù)该鞫鹊确矫娑伎墒共少?gòu)企 業(yè)和供應(yīng)商雙方受益，實(shí)現(xiàn)“雙贏”。 電子化采購(gòu)的含義及流程電子化采購(gòu)的含義及流程 企業(yè)的電子化采購(gòu)一般是通過應(yīng)用相關(guān)的軟 件來實(shí)現(xiàn)的，不同的軟件提供了不同的解決方案。 這些解決方案各有其特點(diǎn)，但基本都包括如下流 程：(1)填寫訂購(gòu)單 ；(2)審核訂購(gòu)單；(3)聯(lián)系 供應(yīng)商；(4)選擇供應(yīng)商；(5)采購(gòu)結(jié)算。 從上可見，在電子化采購(gòu)的整個(gè)流程中，人 工參與因素越來越少，信息的傳遞基本依賴網(wǎng)絡(luò) 進(jìn)行，從

8、而保證了采購(gòu)過程的公正、高效，對(duì)克 服采購(gòu)過程中的“黑箱操作”十分有效。 3 電子化采購(gòu)的主要優(yōu)勢(shì)電子化采購(gòu)的主要優(yōu)勢(shì) n631 顯著降低采購(gòu)成本顯著降低采購(gòu)成本 n632 有效提高采購(gòu)效率有效提高采購(gòu)效率 n634 優(yōu)化采購(gòu)管理優(yōu)化采購(gòu)管理 n635 保證采購(gòu)質(zhì)量保證采購(gòu)質(zhì)量 n636 增加交易的透明度增加交易的透明度 n637 加強(qiáng)供求雙方之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系加強(qiáng)供求雙方之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系 n638 適應(yīng)電子商務(wù)發(fā)展大潮適應(yīng)電子商務(wù)發(fā)展大潮 31 顯著降低采購(gòu)成本顯著降低采購(gòu)成本 據(jù)美國(guó)全國(guó)采購(gòu)管理協(xié)會(huì)稱，使用電子化采 購(gòu)系統(tǒng)可以節(jié)省大量成本：采用傳統(tǒng)方式每生成 一份訂單所需要的平均費(fèi)用為150美元

9、，使用電 子化采購(gòu)可以將這一費(fèi)用降低到30美元。早在數(shù) 年前，IBM公司就已開始了由傳統(tǒng)采購(gòu)方式向電 子化采購(gòu)方式的轉(zhuǎn)變。電子化采購(gòu)使IBM的運(yùn)營(yíng) 成本不斷降低，自1995年以來，平均每年節(jié)約 采購(gòu)成本約20億美元。 32 有效提高采購(gòu)效率有效提高采購(gòu)效率 電子化采購(gòu)使得以前漫長(zhǎng)而艱難的信息收集、 認(rèn)證、商務(wù)談判、資金結(jié)算等工作流程大大簡(jiǎn)化， 采購(gòu)人員可在很短的時(shí)間內(nèi)得到比以前更廣泛、 更全面、更準(zhǔn)確的采購(gòu)資料，采購(gòu)工作的效率必 將會(huì)大大提高。 電子化采購(gòu)可使采購(gòu)企業(yè)牢牢把握采購(gòu)的主 動(dòng)權(quán)。 34優(yōu)化采購(gòu)管理優(yōu)化采購(gòu)管理 電子化采購(gòu)對(duì)加強(qiáng)、優(yōu)化企業(yè)的采購(gòu)管理具 有重要意義?？梢詮膬煞矫鎭砝斫猓?/p>

10、 第一，便于對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行集中管理。 第二，提高企業(yè)存貨管理水平。 電子化采購(gòu)可以逐漸使企業(yè)從高庫(kù)存生產(chǎn)向 低庫(kù)存生產(chǎn)、微庫(kù)存生產(chǎn)過渡，直至實(shí)現(xiàn)零庫(kù)存 生產(chǎn)。 35保證采購(gòu)質(zhì)量 電子化采購(gòu)中采購(gòu)商可以在很大范圍內(nèi)選擇 供應(yīng)商，盡可能找到質(zhì)量和價(jià)格最為理想的合作 伙伴。 通過電子化采購(gòu)，制造商只要直接登錄到零 部件生產(chǎn)廠家的站點(diǎn)，選擇所需要的零部件品種， 再在網(wǎng)上或用其他方式支付一定數(shù)量的預(yù)定金， 當(dāng)廠家確認(rèn)訂單后，即可為制造商安排貨源，通 過物流配送部門或設(shè)在制造商當(dāng)?shù)氐纳a(chǎn)廠家的 分支機(jī)構(gòu)送貨上門，即可使制造商采購(gòu)到“正宗” 的零部件，并且價(jià)格更為合理。 36 增加交易的透明度增加交易的透明

11、度 在傳統(tǒng)的采購(gòu)活動(dòng)中，交易透明度常常因?yàn)?采購(gòu)信息的不充分受到影響，有的交易是由人為 原因造成的“黑箱操作”，不僅給企業(yè)造成損失， 也使不少人犯了錯(cuò)誤。電子化采購(gòu)對(duì)提高交易的 透明度，減少“黑箱操作”將起到重要的作用。 第一，電子化采購(gòu)可提高供應(yīng)商的透明度。 第二，提高采購(gòu)商品的透明度。 第三，提高采購(gòu)價(jià)格的透明度。 37加強(qiáng)供求雙方之間加強(qiáng)供求雙方之間 的業(yè)務(wù)聯(lián)系的業(yè)務(wù)聯(lián)系 電子化采購(gòu)將大量買方和賣方聚集在一起， 形成公平的市場(chǎng)交易價(jià)，供求雙方必須在公平價(jià) 格的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)雙方的業(yè)務(wù)聯(lián)系，以保證雙方 共同的利益。 為了降低生產(chǎn)成本，采購(gòu)商會(huì)邀請(qǐng)供應(yīng)商共 同設(shè)計(jì)改造生產(chǎn)流程，開展多種形式的技

12、術(shù)合作， 幫助企業(yè)提高原材料和零部件的利用率，同時(shí)還 會(huì)要求供應(yīng)商在合適的時(shí)間、合適的地點(diǎn)，向采 購(gòu)商提供合適數(shù)量和質(zhì)量的物資，使采購(gòu)商做到 零庫(kù)存生產(chǎn)。電子化采購(gòu)使供求雙方更好地成為 利益共同體。 38 適應(yīng)電子商務(wù)適應(yīng)電子商務(wù) 發(fā)展大潮發(fā)展大潮 電子化采購(gòu)相對(duì)利用網(wǎng)絡(luò)開展?fàn)I銷業(yè)務(wù)來說， 投入少，難度小，而見效十分明顯，并且，通過 實(shí)施電子化采購(gòu)對(duì)促進(jìn)企業(yè)全方位實(shí)施電子商務(wù) 有重要的意義。電子化采購(gòu)順應(yīng)了電子商務(wù)發(fā)展 潮流，對(duì)提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和經(jīng)濟(jì)效益有很 大的促進(jìn)作用。 64 電子化采購(gòu)系統(tǒng)電子化采購(gòu)系統(tǒng) n41采購(gòu)申請(qǐng)模塊采購(gòu)申請(qǐng)模塊 n42采購(gòu)審批模塊采購(gòu)審批模塊 n43 采購(gòu)管理

13、模塊采購(gòu)管理模塊 41采購(gòu)申請(qǐng)模塊采購(gòu)申請(qǐng)模塊 采購(gòu)申請(qǐng)這一模塊主要應(yīng)實(shí)現(xiàn)以下一些功能： (1)接受生產(chǎn)部門和關(guān)鍵原材料供應(yīng)部門提交 的采購(gòu)申請(qǐng)； (2)接受企業(yè)ERP系統(tǒng)自動(dòng)提交的原材料采購(gòu) 申請(qǐng)； (3)接受管理人員、后勤服務(wù)人員提出的采購(gòu) 低值易耗品、電腦軟硬件或服務(wù)方面的申請(qǐng)等。 42采購(gòu)審批模塊采購(gòu)審批模塊 采購(gòu)審批模塊應(yīng)主要完成以下功能： (1)系統(tǒng)能根據(jù)預(yù)設(shè)的審批規(guī)則自動(dòng)審核并批 準(zhǔn)所接收到的各種申請(qǐng)。 (2)對(duì)接收到的采購(gòu)低值易耗品的申請(qǐng)，直接 向倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)檢查庫(kù)存，如庫(kù)存已有，立即通 知申請(qǐng)者領(lǐng)用，如庫(kù)存沒有，用E-mail通知申請(qǐng) 者：申請(qǐng)已批準(zhǔn)，正在采購(gòu)中。 (3)對(duì)于

14、被自動(dòng)審批未獲通過的申請(qǐng) ，立即通 知或郵件通知申請(qǐng)者：申請(qǐng)由于何種原因未獲批 準(zhǔn)，請(qǐng)修改申請(qǐng)或重新申請(qǐng)。 采購(gòu)審批模塊采購(gòu)審批模塊 (4)通過自動(dòng)審批無法確定是否批準(zhǔn)或否決的 申請(qǐng)，郵件通知申請(qǐng)者的主管領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)登錄 采購(gòu)系統(tǒng)，審批申請(qǐng)。 (5)對(duì)于已通過的采購(gòu)申請(qǐng)，郵件通知申請(qǐng)者， 并提交給采購(gòu)管理模塊。 43 采購(gòu)管理模塊采購(gòu)管理模塊 采購(gòu)管理模塊的主要功能有： (1)接受采購(gòu)管理部門制訂年度或月份采購(gòu)計(jì) 劃，制訂供應(yīng)商評(píng)估等業(yè)務(wù)規(guī)則。 (2)對(duì)所接受的采購(gòu)申請(qǐng)，依據(jù)設(shè)定規(guī)則確定 是立即采購(gòu)或是累積批量采購(gòu)。 (3)對(duì)已生成的訂單，依據(jù)設(shè)定規(guī)則決定是立 即發(fā)給供應(yīng)商，或者是留待采購(gòu)管理

15、部門再次審 核修改。 采購(gòu)管理模塊采購(gòu)管理模塊 (4)所有訂單，依據(jù)預(yù)設(shè)的發(fā)送途徑向供應(yīng)商發(fā) 出。 (5)自動(dòng)接受供應(yīng)商或承運(yùn)商提交的產(chǎn)品運(yùn)輸信 息和到貨信息。 (6)訂購(gòu)產(chǎn)品入庫(kù)或服務(wù)完成后，系統(tǒng)自動(dòng)郵件 通知或采購(gòu)管理部門電話通知申請(qǐng)者申請(qǐng)已執(zhí)行 完畢。 采購(gòu)管理模塊采購(gòu)管理模塊 (7)訂購(gòu)物資入庫(kù)或服務(wù)完成后，系統(tǒng)自動(dòng)生 成憑證向財(cái)務(wù)管理部門提交有關(guān)單據(jù)。 (8)依據(jù)設(shè)定規(guī)則，系統(tǒng)在發(fā)出訂單時(shí)或者產(chǎn) 品驗(yàn)收入庫(kù)后，自動(dòng)向供應(yīng)商付款，或者采購(gòu)管 理部門依據(jù)有關(guān)收貨單據(jù)人工通知財(cái)務(wù)部門對(duì)供 應(yīng)商付款。 5 電子化采購(gòu)策略電子化采購(gòu)策略 n651 逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息化逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息

16、化 n652 設(shè)計(jì)開發(fā)符合企業(yè)自身特點(diǎn)的電子化設(shè)計(jì)開發(fā)符合企業(yè)自身特點(diǎn)的電子化 采購(gòu)軟件采購(gòu)軟件 n6，53 加強(qiáng)采購(gòu)管理人員培訓(xùn)加強(qiáng)采購(gòu)管理人員培訓(xùn) n654 堅(jiān)定不移地推進(jìn)電子化采購(gòu)的實(shí)施堅(jiān)定不移地推進(jìn)電子化采購(gòu)的實(shí)施 51 逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè) 內(nèi)部的信息化內(nèi)部的信息化 加快企業(yè)內(nèi)部信息化建設(shè)已成為當(dāng)務(wù)之急， 通過建設(shè)企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，應(yīng)用ERP(企業(yè)資源計(jì)劃) 管理系統(tǒng)，把企業(yè)進(jìn)貨、銷貨、存貨、生產(chǎn)以及 財(cái)務(wù)、計(jì)劃等各個(gè)環(huán)節(jié)通過網(wǎng)絡(luò)連接起來，再把 網(wǎng)絡(luò)延伸到企業(yè)外部，與電子化采購(gòu)系統(tǒng)對(duì)接， 這樣才能成為電子化采購(gòu)的真正受益者。 52 設(shè)計(jì)開發(fā)符合企設(shè)計(jì)開發(fā)符合企 業(yè)自身特點(diǎn)的電子化采購(gòu)軟

17、件業(yè)自身特點(diǎn)的電子化采購(gòu)軟件 企業(yè)開展電子化采購(gòu)，要求把采購(gòu)請(qǐng)求形成、 請(qǐng)購(gòu)單填寫、采購(gòu)審批、訂單下達(dá)等各項(xiàng)采購(gòu)工 作都可通過網(wǎng)絡(luò)并借助計(jì)算機(jī)軟件來實(shí)現(xiàn)。因此， 電子化采購(gòu)軟件的作用顯得十分重要。 當(dāng)然，除購(gòu)成品軟件外，企業(yè)也可委托軟件 公司或企業(yè)計(jì)算機(jī)專業(yè)人員專門開發(fā)，真正設(shè)計(jì) 出符合企業(yè)需要的采購(gòu)軟件，為企業(yè)更好地開展 采購(gòu)業(yè)務(wù)服務(wù)。 53 加強(qiáng)采購(gòu)加強(qiáng)采購(gòu) 管理人員培訓(xùn)管理人員培訓(xùn) 電子化采購(gòu)的有效實(shí)施離不開高素質(zhì)的管理 人員，他們應(yīng)掌握專業(yè)的采購(gòu)管理知識(shí)，同時(shí)還 必須有較高的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的知識(shí)，懂得電 子商務(wù)的運(yùn)作，能夠充分利用網(wǎng)絡(luò)這一先進(jìn)工具 為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)服務(wù)。這樣的人才

18、，在國(guó) 內(nèi)的傳統(tǒng)企業(yè)中是十分缺乏的。因此，加強(qiáng)人員 培訓(xùn)，提高現(xiàn)有管理人員的素質(zhì)是一項(xiàng)十分重要 的任務(wù)。 54 堅(jiān)定不移地堅(jiān)定不移地 推進(jìn)電子化采購(gòu)的實(shí)施推進(jìn)電子化采購(gòu)的實(shí)施 電子化采購(gòu)作為企業(yè)電子商務(wù)發(fā)展的基本應(yīng) 用，是企業(yè)電子商務(wù)實(shí)施的重要組成部分，也是 對(duì)傳統(tǒng)采購(gòu)方式的一次革命。 作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和采購(gòu)管理人員，必須認(rèn)清電 子化采購(gòu)的發(fā)展趨勢(shì)，認(rèn)識(shí)到其在降低成本、提 高效率，進(jìn)而提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力中的重要作用，堅(jiān) 定不移地推動(dòng)企業(yè)電子化采購(gòu)的實(shí)施。 6政府電子化采購(gòu)政府電子化采購(gòu) n661政府電子化采購(gòu)的戰(zhàn)略意義政府電子化采購(gòu)的戰(zhàn)略意義 n662 政府電子化采購(gòu)系統(tǒng)的組成政府電子化采購(gòu)系統(tǒng)的組成

19、 61政府電子化采購(gòu)政府電子化采購(gòu) 的戰(zhàn)略意義的戰(zhàn)略意義 實(shí)行政府電子化采購(gòu)對(duì)規(guī)范政府行為、促進(jìn) 國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展意義十分重大。 1節(jié)約政府開支，提高采購(gòu)效率 2.推動(dòng)企業(yè)電子商務(wù)實(shí)施，促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)健康 發(fā)展 3加快政府信息化進(jìn)程，加快電子政務(wù)進(jìn)程 4規(guī)范政府采購(gòu)行為，密切政府與企業(yè)的交 流和溝通 62 政府電子化采購(gòu)政府電子化采購(gòu) 系統(tǒng)的組成系統(tǒng)的組成 我們以政府電子化采購(gòu)較為成功的珠海市政 府采購(gòu)中心的電子化采購(gòu)系統(tǒng)為例，分析電子化 采購(gòu)系統(tǒng)的組成。珠海市政府采購(gòu)中心的電子化 采購(gòu)系統(tǒng)由以下四個(gè)分系統(tǒng)組成： 1采購(gòu)中心內(nèi)部OA系統(tǒng) 2銀行卡管理系統(tǒng) 3電子化采購(gòu)招投標(biāo)系統(tǒng) 4政府采購(gòu)網(wǎng)站系統(tǒng)

20、7 案例：惠普的電子化案例：惠普的電子化 采購(gòu)之道采購(gòu)之道 位于美國(guó)加利福尼亞外的帕羅阿爾托 惠普公司歷來 都是商務(wù)史上的革新者。他們有種離經(jīng)叛道的典型做法， 就是成立許多完全獨(dú)立的子公司，并讓它們?nèi)我庾鏊鼈?想做的事(只要其針對(duì)總公司的主導(dǎo)產(chǎn)品設(shè)計(jì)出來的附屬 產(chǎn)品能夠在市場(chǎng)上賣得出去并賺到錢就行了)。這種做法 使得惠普公司極迅速地發(fā)展，幾十年來一直在他們所處 的領(lǐng)域內(nèi)獨(dú)領(lǐng)風(fēng)騷，其他的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手們遠(yuǎn)遠(yuǎn)拋在后面。 不過近幾年來，惠普的發(fā)展速度有所減緩，似乎開始在 人們暗示：廉頗老矣。 惠普公司“分而治之”的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的確有其隱含的不 利因素，其中較明顯的一點(diǎn)就是于各部門分頭采購(gòu)，使 得他們進(jìn)來的辦公

21、設(shè)備、文具用品以及各項(xiàng)服務(wù)都是驚 人 案例案例 地昂貴，此公司每年在這些項(xiàng)目上的開銷都是一 個(gè)天文數(shù)字。到1999年底，惠普花在這些項(xiàng)目 上總金額就高達(dá)20億美元。 惠普對(duì)這個(gè)問題早有察覺，并于1998年進(jìn)行 過調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，自己公司的集團(tuán)購(gòu)買為過于 分散，過于隨便，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃與控制?！霸S 多雇員自己跑到附近的一家電腦與公用品商店去 隨意采購(gòu)東西拿回來報(bào)銷，而不是到與我們有供 應(yīng)協(xié)議的供貨商那里去采購(gòu)，這樣做的結(jié)果當(dāng)然 是要多花很多冤枉錢?！惫厩安少?gòu)主任說。 案例案例 因此惠普公司立即著手探討建立一個(gè)基于網(wǎng)絡(luò)的采購(gòu) 系統(tǒng)，旨在促使總數(shù)為84000多的普員工隊(duì)伍全都從指 定的供應(yīng)商那里取

22、得諸如鉛筆、臺(tái)歷和電腦這樣的辦公 用品，鏟除“闊少爺買東西”的陋習(xí)，全面實(shí)現(xiàn)采購(gòu)的 決策與實(shí)施過程無紙化。作為這個(gè)過程的一個(gè)副產(chǎn)品， 惠普得以對(duì)他們龐大的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中的十萬個(gè)供貨點(diǎn) 進(jìn)行篩選，只留下最可靠最效的能夠進(jìn)行網(wǎng)上交易的少 數(shù)大型供應(yīng)商。 在各種各樣的軟件選擇方案中，公司的電子采購(gòu)組最 終選定了Ariba采購(gòu)系統(tǒng)，并于1999年9月正式啟動(dòng)。在 4個(gè)多月的試運(yùn)行時(shí)間里，這套系統(tǒng)先后接待了一百多個(gè) 用戶。運(yùn)行的結(jié)果使惠普官員們確信：Ariba網(wǎng)上采購(gòu)方 案將能夠讓公司每年在MRO維護(hù) 、修理與運(yùn)行項(xiàng)目上的 支 案例案例 出減少6000萬到1億美元。 事實(shí)上，效果比原先估計(jì)的更好。在惠普

23、實(shí)行采購(gòu) 電子化的過程中，發(fā)生了一件很有意思的事情。盡管公 司對(duì)試運(yùn)行的結(jié)果十分滿意，但他們實(shí)際上并不想親自 駕馭這只龐然大物。照公司的慣常做法，電子采購(gòu)組從 總公司剝離了出來，成立了一個(gè)完全獨(dú)立的贏利性的商 服務(wù)公司。商業(yè)服務(wù)領(lǐng)域正好是目前方興未艾的一個(gè)全 新的BSP概念，而專業(yè)化的電子采購(gòu)又是這個(gè)領(lǐng)域中填 補(bǔ)空白的一種服務(wù)項(xiàng)目。電子商務(wù)的業(yè)內(nèi)分析家對(duì)此都 極為關(guān)注,認(rèn)為它將在未來幾年內(nèi)得到無比迅速的發(fā)展。 最早關(guān)于電子化采購(gòu)的想法是由買主來管理其采購(gòu) 網(wǎng)站，吸引供應(yīng)商到自己的站點(diǎn)上來，但真正實(shí)行起來 案例案例 卻往往很難，因?yàn)樵S多供應(yīng)商沒有自己的網(wǎng)上產(chǎn)品目錄， 或者根本就不想?yún)⒓淤I主的站點(diǎn)

24、。因此，一個(gè)獨(dú)立的公 開對(duì)外服務(wù)的專業(yè)采購(gòu)網(wǎng)站就更有可能把賣主與買主拉 到一起。 現(xiàn)在惠普的員工需要買什么東西都上Alliente的網(wǎng)站 去訂購(gòu)，而不是在公司自己的內(nèi)部網(wǎng)尋找自己的采購(gòu)部。 網(wǎng)站對(duì)所有的交易都有詳細(xì)的記錄，以方便日后的維修 與保養(yǎng)?？傎Y產(chǎn)達(dá)四百七十億美元的惠普公司從此能夠 與其一百個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行更加快捷的交易與聯(lián)系。過去需 要 案例案例 兩個(gè)星期的采購(gòu)過程，現(xiàn)在只需要不到兩天就可以完成 了。對(duì)于供應(yīng)商來說，過去所有的開票、調(diào)貨和信用卡 問題需要占用60的工作時(shí)間，而現(xiàn)在這些時(shí)間僅僅占 30左右。將來有一天，惠普的員工都不必為購(gòu)買紙張 或打印墨盒而操心，因?yàn)橄到y(tǒng)能夠自動(dòng)算出某臺(tái)打印機(jī) 需要換墨盒的時(shí)間并及時(shí)提醒他們。 8 小結(jié)小結(jié) 采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的起點(diǎn)，也是企業(yè)業(yè)務(wù)流程 運(yùn)作的發(fā)端，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中具有重要地位。傳統(tǒng)采 購(gòu)的弊端有： (1)采購(gòu)成本居高不下； (2)采購(gòu)周期冗長(zhǎng)； (3)采購(gòu)信息缺乏溝通與共享； (4)采購(gòu)文檔處理費(fèi)時(shí)費(fèi)力； (5)庫(kù)存積壓和物資短缺并存； (6)采購(gòu)范圍受地理局限； (7)采購(gòu)環(huán)節(jié)監(jiān)控困難； (8)采購(gòu)招標(biāo)往往流于形式。 小結(jié)小結(jié) 電子化采購(gòu)就是通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，借助計(jì)算機(jī)管理企業(yè)的 采購(gòu)業(yè)務(wù)。流程包括： (1)填寫訂購(gòu)單； (2)審核訂購(gòu)單；