淺談水庫檔案管理信息化建設

1、 淺談水庫檔案管理信息化建設 摘要：水利檔案信息化建設是一個信息數(shù)字化建設的過程，也是同一種信息的存儲、檢索、管理形式和載體變化的過程。為了充分發(fā)揮其作用，本文闡述了水利檔案的主要特點，對水利檔案管理中信息化建設的問題及其措施進行了探討分析。關鍵詞：水利檔案；特點；管理；信息化建設；問題；措施水利檔案管理信息化是水利信息化建設中的重要環(huán)節(jié)，其內容包括檔案信息的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設、檔案信息網絡的建設、信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才的培養(yǎng)等等。但是由于重視力度不夠及思想觀念等原因，給水利檔案管理信息化建設帶來一定的困難。因此要高度重視水利檔案管理信息化建設，使水利檔案工作更好地為水

2、利工程建設、水利工程管護和水資源管理服務。一、水利檔案的主要特點水利檔案信息化就是指在水利檔案工作中充分利用現(xiàn)代計算機技術、網絡技術、信息技術對水利檔案資源進行處理、管理、開發(fā)等，達到為水利工作提供服務的目的。其主要具有以下特點：（1）時間性。水利建設不是短期的工程，而是水利工程部門進行長期自然條件改造的結果。在建設過程中，不僅需要對水文氣象地形進行觀測，還需對每天的水利資源條件進行觀察與記錄。因此水利檔案既有年代久遠的檔案資源，也有實時錄入的數(shù)據(jù)信息，存在著明顯的周期性變化，在對水利檔案信息進行管理時，要區(qū)分不同的時間點。（2）地域性。我國幅員遼闊，地形復雜，水利資源的分布極不均衡，不同的地

3、理區(qū)域都有著自身的水利資源特征，比如每一條河流具有各自的特點，同一條河流其上游和下游的水資源又有著很大區(qū)別，所以不同地理區(qū)域形成的水利檔案信息也有不同的特點，每個地理區(qū)域的水利資源檔案只能適用于本地區(qū)的水利工程建設，因而水利檔案具有很強的地域性。（3）綜合性。水利檔案不僅是某一學科的信息反映，而且是以水利產業(yè)為中心的多學科、多專業(yè)的信息綜合。水利工程不僅與電力機械、建筑水文、地質氣象等聯(lián)系緊密，同時又覆蓋工農業(yè)、交通、市政、環(huán)保等各個方面，其具有綜合性和多元性的特點。管理利用好水利檔案，可以為社會和經濟的發(fā)展提供良好的供水保障、充足的能源保障以及完善的生態(tài)保障。二、水利檔案管理信息化建設存在的

4、主要問題水利檔案信息化建設運用計算機進行檔案信息的存貯、檢索，提高了檔案利用的查全率、查準率，但是由于受到諸多因素的影響，使其仍然存在諸多問題：1、對檔案管理不夠重視的問題。系統(tǒng)內部偏重于防汛防旱、工程建設、資源管理等業(yè)務的信息化建設，對支持和服務于全局的綜合檔案管理信息化建設重視不夠，推進力度不強，減弱了檔案信息化建設推進全局工作的功能和貢獻。2、檔案管理人員在現(xiàn)代化檔案管理中的技能問題。在辦公自動化普及過程中，檔案計算機應用僅限于目錄級檢索，因未進行系統(tǒng)地培訓和學習，一些水利系統(tǒng)檔案管理人員尚未完全掌握電子檔案歸檔管理、室藏檔案數(shù)字化、網絡咨詢服務等方面的專業(yè)知識和操作技能。尤為突出的是缺

5、乏對于計算機和檔案管理均能精通的人員，即操作型人才居多，能夠完成系統(tǒng)開發(fā)、程序維護、咨詢服務和信息導航的復合型人才極度匱乏。一旦軟件出現(xiàn)問題，只好求助于開發(fā)商，這在很大程度上也嚴重地制約了檔案管理信息化建設的質量和速度。3、缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和技術支持的問題。開發(fā)一些專業(yè)應用軟件時( 如防汛防旱指揮系統(tǒng)、水質監(jiān)測系統(tǒng)、水資源管理系統(tǒng)、電子政務信息系統(tǒng)等)，沒有同步建設綜合檔案管理系統(tǒng)，信息化建設各自為政，未形成統(tǒng)籌安排、全面協(xié)調、整體推進的局面。水利檔案信息化建設的長遠規(guī)劃和近期目標不夠明確，尚未確定數(shù)據(jù)的統(tǒng)一格式和標準。4、思想觀念與信息意識的問題。受傳統(tǒng)的檔案服務觀念的制約，部分檔案管理人員思想

6、觀念落后、信息意識淡薄，沒有能夠用科學的、發(fā)展的眼光去看待和應對，在信息化、數(shù)字化面前顯得束手無策，缺少應有的開拓精神。三、加強水利檔案管理信息化建設的措施1、加強組織協(xié)調，提高檔案信息化管理的效率。水利工程檔案管理作為一項綜合性工程，必須通過設置高效率的工作機構來協(xié)調其工作的開展。其工作機構應包括：信息化建設的組織管理機構、網絡系統(tǒng)的設計建造機構、網絡信息管理服務機構等。其中組織管理機構是建設的決策指揮者和組織實施者，是整個信息化工程的策動力，決定著網絡建設的組織效率：網絡系統(tǒng)設計建造機構是具體負責檔案信息網絡的規(guī)劃、技術設計和工程建造的機構；網絡信息管理服務機構是檔案信息網絡的實際運作者，

7、負責網絡的運行維護和檔案信息的組織、發(fā)布與更新。2、要加強培訓，促進隊伍建設。檔案信息化管理以計算機技術應用為載體，這就要求檔案管理工作者不僅要具備圖書、情報、檔案等學科的相關專業(yè)知識，還需具備現(xiàn)代信息技術應用能力和信息加工處理能力。培養(yǎng)構建一支檔案信息化建設復合型人才隊伍是當務之急。這項工作可以從以下幾個方面著手：第一、加強培養(yǎng)教育，制定切實可行的培養(yǎng)計劃，造就一批復合型人才，把與水利檔案信息化建設相關的計算機應用基礎知識、數(shù)字化技術知識、網絡技術知識、現(xiàn)代化管理技術知識等列入指導教學計劃，鼓勵檔案管理人員通過在職培訓、業(yè)余進修等多種形式，提高檔案業(yè)務人員掌握和運用現(xiàn)代技術的技能。第二、要注

8、意引進信息技術、計算機、數(shù)據(jù)庫、網絡技術等方面的專業(yè)人才，加強對檔案業(yè)務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高檔案業(yè)務人員掌握的運用現(xiàn)代化技術的技能，同時還要優(yōu)化人員結構，以適應檔案管理工作信息化的需要。第三、要加強對檔案管理工作者信息意識的培養(yǎng)，改變傳統(tǒng)檔案管理工作中“重藏輕用”的現(xiàn)象，使檔案管理人員能夠充分運用信息資源管理理論和信息技術手段，對檔案信息資源實施科學管理與有效開發(fā)利用。第四，要建立必要的激勵機制，對某些項目實行項目管理，開展有償服務，充分發(fā)揮檔案管理人員愛崗敬業(yè)和積極進取的工作熱情和主觀能動作用，提高工作效率和質量，增強檔案管理改革和發(fā)展的動力。3、要充分利用計算機、掃描

9、儀等先進技術，努力逐步開始水利檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，提高檔案檢索利用服務質量。第一、將所藏檔案案卷卷級目錄實現(xiàn)機檢，重要檔案逐步實現(xiàn)文件級目錄機檢。第二、各科室在向檔案室移交檔案時，要逐步做到同時移交目錄，力爭在短時間內基本實現(xiàn)接收檔案同時接收已有的目錄。4、積極推進檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設，逐步實現(xiàn)檔案全文作息查詢，以提高服務效率和質量。第一、檔案室應通過接收電子檔案、對各種類型檔案進行數(shù)字化等方法，積極建設相關的全文數(shù)據(jù)庫的多媒體數(shù)據(jù)庫。第二、加強電子文件歸檔管理。檔案室要根據(jù)水利檔案管理的要求，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導，保證有保存價值的電子文件真實、完整、有效。并積極研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，制定電子檔案管理辦法。結束語綜上所述，水利檔案管理信息化建設是適應社會信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作服務能力的必然選擇。加快水利檔案信息化建設，使水利檔案工作更好地為水利工程建設、水利工程管