飯店采購制度及程序

1、精品文檔就在這里I各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊(cè)，應(yīng)有盡有政策：制定*飯店采購制度及程序目的：當(dāng)飯店的業(yè)務(wù)運(yùn)作進(jìn)行時(shí)，采購部是負(fù)責(zé)飯店一切物品的采購及服務(wù)的部門，飯店一切所需求的物品 必須經(jīng)由采購部負(fù)責(zé)采購，飯店不允許未經(jīng)行政管理部門批準(zhǔn)的任何購貨行為，無論現(xiàn)金（零用金除外 及非現(xiàn)金的交易，需用部門必須按照采購程序，經(jīng)過審批手續(xù)后，由采購部辦理。采購部要提供最新的市 場信息的資料給需求部門，且采購部需要為各使用部門提供可靠的服務(wù)，搜集良好的品質(zhì)的物料和供應(yīng)商 來配合飯店的政策，采購人員必須對(duì)所有物品的數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、貨源等加以控制，并能按各部門的要 求，購入質(zhì)優(yōu)

2、、價(jià)廉的貨品從而達(dá)到最大限度的降低進(jìn)貨成本提高利潤，節(jié)約資金之目的。采購程序：一采購貨品分類：1. 貨艙存貨補(bǔ)充一一倉庫管理人員應(yīng)經(jīng)常留意各種庫存物品的存量的改變?cè)谖锪系拇媪窟_(dá)到規(guī)定的補(bǔ)充線時(shí)，應(yīng)及時(shí)提出補(bǔ)充要求，保障飯店任何時(shí)間均有合理的物料供應(yīng)。2. 部門新增的物品-運(yùn)作部門在業(yè)務(wù)所需時(shí)，須要新增設(shè)備或添加物料時(shí)，所需的采購工作在各部的采購申請(qǐng)獲得行政辦批準(zhǔn)后，由采購部門進(jìn)行洽購，以適應(yīng)新的業(yè)務(wù)發(fā)展。3. 部門替換舊有設(shè)備或物品當(dāng)飯店的業(yè)務(wù)運(yùn)作至一定周期時(shí)，操作設(shè)備，器材，用具，低值易耗品 等物品，均需按情形更新，補(bǔ)充。4. 物品和飲料供應(yīng)一一食物及飲料供應(yīng)品因性質(zhì)不同，且受客人流量和消費(fèi)

3、的影響，故每天都有極大的流量，加上品質(zhì)方面的選定，需要廚房部，飲食部，采購部和成本控制部的合作，以便能以最佳的物料 產(chǎn)出最好的食物和飲品，因此，其采購申請(qǐng)和程序與其他部門不同，除了批量的采購?fù)?，亦有每天補(bǔ) 充用料的每日市場采購。5. 燃油和燃料6. 維修物料和工程零配件。7. 急用和零星用品二貨艙存貨補(bǔ)充，部門新增物品及替換舊有設(shè)備或物品采購申請(qǐng)及程序1. 采購申請(qǐng)1.1 貨艙存貨補(bǔ)充各倉庫的每項(xiàng)存?zhèn)}物料均應(yīng)設(shè)定合理的補(bǔ)充線，在存量接近或低于補(bǔ)充線時(shí)，即需要補(bǔ)充貨倉之存貨,貨倉主管便需填寫一份貨倉補(bǔ)貨表通知給有關(guān)部門，表內(nèi)必須注明以上資料：貨品名稱a. 平均每月消耗量b. 庫存數(shù)量c. 最近一

4、次訂貨數(shù)量d. 最近一次訂貨數(shù)量建議e. 提供本次訂貨數(shù)量建議f. 若有可能應(yīng)隨附樣品有關(guān)部門查閱后需回復(fù)該項(xiàng)貨品是否需要取消或補(bǔ)充，如有任何轉(zhuǎn)變或更改，應(yīng)予注明，然后送回貨 倉主管，貨倉主管便可填寫采購申請(qǐng)表送交采購部。1.2 部門新增物品若有部門欲增置新物品，部門主管應(yīng)參照每年之預(yù)算有否包括等該項(xiàng)目在內(nèi)，如沒有預(yù)算，應(yīng)連同 有關(guān)報(bào)告和采購申請(qǐng)表一并送交采購部。1.3 部門替換舊有設(shè)備或物品如部門欲替換舊有設(shè)備或物品，應(yīng)先填寫一份“固定資產(chǎn)，物品損失或損壞報(bào)告” 給財(cái)務(wù)經(jīng)理審批,經(jīng)審批后，將一份損失或損壞報(bào)告副本和采購申請(qǐng)表送交采購部。2. 采購申請(qǐng)單2.1 所有的采購申請(qǐng)必須填寫一式四份采

5、購申請(qǐng)單經(jīng)部門主管核簽后，整份共四頁交給采購部。 采購申請(qǐng)單一共四頁，在經(jīng)行政辦批準(zhǔn)后：第一頁：收貨部存檔（存收貨組準(zhǔn)備收貨）第二頁：采購部存檔第三頁：財(cái)務(wù)部存檔（應(yīng)付會(huì)計(jì)核算）第四頁：部門存檔2.2 填寫采購申請(qǐng)單時(shí)部門主管應(yīng)注意的事項(xiàng)：a. 貨品名稱，規(guī)格，數(shù)量及數(shù)量單位必須列明b. 如貨物必須在指定日期前收到請(qǐng)注明c. 此申請(qǐng)單只限于部門主管簽署d. 部門主管必須緊記，此申請(qǐng)單交往采購部之日起，采購部需要找供應(yīng)商之報(bào)價(jià)，選擇供應(yīng)商，然后經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)方可發(fā)出采購訂單，制造至送貨需要一定的時(shí)間，故請(qǐng)各部門主管詳細(xì)計(jì)劃訂貨時(shí)間，及時(shí)發(fā)出申請(qǐng)表，以配合貨品之應(yīng)用。3. 檢定申請(qǐng)單 當(dāng)采

6、購部收到采購申請(qǐng)單后，應(yīng)作出以下覆查，以防錯(cuò)漏。3.1 簽署核對(duì)檢定采購申請(qǐng)單有否部門主管簽署及核對(duì)是否準(zhǔn)確。3.2 數(shù)量核對(duì)覆查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請(qǐng)表上之?dāng)?shù)量是否正確，因過多或過少都會(huì)產(chǎn)生很多不良后果。 過多存貨引起的問題有：a. 流動(dòng)資金減少而束縛于存貨成本，b. 保險(xiǎn)費(fèi)及存貨成本增加，c. 貨品殘變或過期的可能性而形成損耗，d. 貨品有被盜之危險(xiǎn)而招損存貨不足引起的問題：a. 出品產(chǎn)生缺項(xiàng)，令到客人不滿或令整個(gè)預(yù)定的供應(yīng)計(jì)劃改變，影響業(yè)務(wù)素質(zhì)和飯店形象b. 匆忙的定單導(dǎo)致價(jià)格或品質(zhì)上的不可預(yù)控，4. 供應(yīng)商4.1 聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商我們可以利用電話，傳真或其他通訊途徑聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商要求資

7、料，報(bào)價(jià)及樣品，供應(yīng)商資料可從以下來源獲得： 精品 文檔精品文檔就在這里I各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊(cè)，應(yīng)有盡有a. 營業(yè)代表的來訪b. 供應(yīng)商目錄及郵寄小冊(cè)子c. 刊物或電話黃頁，報(bào)刊上的廣告d. 展覽會(huì)e. 有關(guān)部門的介紹4.2選擇供應(yīng)商在采購方面，選擇供應(yīng)商是一項(xiàng)十分重要的環(huán)節(jié)，故我們選擇供應(yīng)商時(shí)要考慮以下條件：a. 穩(wěn)固財(cái)政：最好選擇有穩(wěn)固財(cái)政能力的供應(yīng)商，因這樣對(duì)保持飯店貨品水準(zhǔn)，數(shù)量及交貨期有一定 的保障，b. 品質(zhì)的統(tǒng)一：所選擇的供應(yīng)商必須符合飯店要求的物品，令飯店保持一貫穩(wěn)定水準(zhǔn)，c. 地區(qū)：若品質(zhì)或數(shù)量可以接收的話，最好選擇本地的供應(yīng)商，從而節(jié)

8、省稅項(xiàng)，運(yùn)輸及保險(xiǎn)費(fèi)用，且 聯(lián)系方便，易於隨時(shí)檢查合同的執(zhí)行情況，d. 價(jià)格：如所有供應(yīng)商之貨品，品質(zhì)，數(shù)量及交貨期都能符合飯店要求，選擇供應(yīng)商便選擇價(jià)格最低 的一家，若品質(zhì)條件不同則應(yīng)與需貨部門共同考慮，協(xié)商核定最符合飯店要求的供應(yīng)商，e. 維修保養(yǎng)：如所購買之貨品是需要日后有維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項(xiàng)，因好的維修 服務(wù)能間接影響貨品的性能和成本，采購人員應(yīng)向工程部門咨詢有關(guān)的自行維修的可能性及日后的保 養(yǎng)維修方法，屬于機(jī)電，器材等項(xiàng)目的購買，事先一定要向工程部門了解所購買物品能可否與飯店的 現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。5.報(bào)價(jià)單飯店的制度，報(bào)價(jià)單需要最少

9、三家作出比較，但要視貨品質(zhì)量和種類，和貨源供應(yīng)而定。報(bào)價(jià)種類5.1 口頭報(bào)價(jià)：口頭報(bào)價(jià)只可接受于經(jīng)常翻訂，而質(zhì)量價(jià)格與供應(yīng)商最后一次訂貨完全相同，除每天市場采購?fù)?，其他采購業(yè)務(wù)應(yīng)絕對(duì)避免。5.2 書面報(bào)價(jià)：這是最完善的報(bào)價(jià)方法，新置貨品必須采用此種方法，其他采購業(yè)務(wù)應(yīng)盡量以此種方法進(jìn)行，以免臨時(shí)發(fā)生變化，5.3 投標(biāo)方式：對(duì)于價(jià)值大的工程項(xiàng)目，最好發(fā)出投標(biāo)之邀請(qǐng)信給有潛力的供應(yīng)商，并要求于指定日期內(nèi)報(bào)價(jià)，過期作廢，飯店對(duì)于每一份報(bào)價(jià)要保守秘密以求取得公平競爭，擇優(yōu)選取。6.物品評(píng)價(jià)及選擇 選擇貨品時(shí)，采購部需集中有關(guān)部門意見，并詳細(xì)分析報(bào)價(jià)單中資料，以確保正確的選擇。6.1 樣本測試a. 當(dāng)需

10、要某種貨品時(shí)，采購部可要求供應(yīng)商提供樣品b. 樣品交予需求部門進(jìn)行種種測試及提供意見，例如：布草洗滌的測試等c. 為求公平，供應(yīng)商的名字無需提供給需求部門d. 在進(jìn)行測試時(shí)，采購職員需在場證明e. 測試需由需求部門提供書面報(bào)告給采購部7.議價(jià) 通常物品的價(jià)值和數(shù)量較大時(shí)，我們可以和供應(yīng)商作議價(jià)以進(jìn)一步達(dá)成對(duì)飯店較為有利的協(xié)議，而且我們 不單可在價(jià)格方面洽談，甚至物品的質(zhì)量，交貨期或一切細(xì)節(jié)，通過議價(jià)，價(jià)格可減低，這樣，對(duì)飯店有 直接的利益，在以下的情況中是沒有多大作用的，但是仍應(yīng)盡力嘗試。a. 小數(shù)值的購買b. 唯一供應(yīng)的來源c. 法律規(guī)定的價(jià)格d. 已定折扣之價(jià)目表e. 緊俏的市場商品8.

11、決定當(dāng)一切步驟完成后，采購部便可將有關(guān)資料填寫在采購申請(qǐng)單的適當(dāng)欄目內(nèi)，連同所有的報(bào)價(jià)單和推 薦供應(yīng)商之報(bào)告交給財(cái)務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)。9.定購采購申請(qǐng)表一經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理審批后，交回采購部，采購部可按第2項(xiàng)的安排分派采購申請(qǐng)單給規(guī)定的部門，而采購人員應(yīng)立刻準(zhǔn)備采購單給供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行采購物料。9.1 采購定單采購定單乃飯店正式給予供應(yīng)商之授權(quán)文件，此份定單一式六份，而其中之供應(yīng)商，貨品內(nèi)容資料， 數(shù)量及價(jià)格必須與已批準(zhǔn)之采購申請(qǐng)表相同。采購定單一式六份：第一份：供應(yīng)商第二，三份：采購部第四份：會(huì)計(jì)部第五份：收貨部 第六份：需求部門a. 采購定單必須之資料：貨品供應(yīng)商名稱，地址及有關(guān)資料采購申

12、請(qǐng)單之號(hào)碼定單日期需求部門品名，質(zhì)量，種類描述，數(shù)量，單價(jià)，交貨期，運(yùn)輸方式及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)總值付款方法b. 采購定單中的有效簽名：采購定單中授權(quán)的有效簽署處加蓋飯店的合同專用章外，另需按飯店規(guī)定的分級(jí)授權(quán)加簽，例如：總值在 100.00兀人民幣以下，只需財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字批準(zhǔn)總值在 100.00元人民幣以上，需要財(cái)務(wù)部經(jīng)理總經(jīng)理或授權(quán)之付經(jīng)理簽字批準(zhǔn)9.2合同有關(guān)服務(wù)性質(zhì)之要求，工程項(xiàng)目或高總值及數(shù)量大的物品之定購，我們可以用采購合同代替采購定單，采 購合同是一份互相協(xié)定的有效法律文件，一經(jīng)簽署，雙方便要遵守合同上的細(xì)則。a. 合同的目的：買賣雙方經(jīng)由合同來確認(rèn)雙方的責(zé)任，保障雙方利益合同經(jīng)雙方蓋章及簽

13、署后，彼此各執(zhí)一份以作為憑證，完善合同的效力合同足以約束買賣雙方的行為，減少違約事件的發(fā)生，保障合同的有效執(zhí)行b. 工程合同細(xì)則應(yīng)詳細(xì)列明：工作范圍-物料供應(yīng)，安裝家私設(shè)備規(guī)格，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法其他費(fèi)用雜項(xiàng)開支，超時(shí)，利息，工人工資，保險(xiǎn)等的承擔(dān)完成工期和工程進(jìn)度界定方法延期完工之賠償保養(yǎng)期及維修事項(xiàng)的規(guī)定工程進(jìn)度款，保障金等的付款方法和規(guī)定c. 物品或服務(wù)性采購合同細(xì)則應(yīng)列明：詳細(xì)的采購項(xiàng)目標(biāo)的質(zhì)量，規(guī)格，數(shù)量，包裝的規(guī)定交貨期限，運(yùn)輸方法及交貨地點(diǎn)付款細(xì)則和驗(yàn)收方法維修保養(yǎng)方法及收費(fèi)保證的年限接受或拒絕貨品程度和處理方法什么情形下可取消合同合同的權(quán)利（違約賠償及其他權(quán)益保障）10.

14、其他 10.1采購定單之跟蹤當(dāng)定單發(fā)出后，采購部需跟催整個(gè)過程直至滿意收貨 以下情況乃采購部需要跟催的：a. 貨品未能依期交貨b. 交貨數(shù)量或品質(zhì)與定單出入c. 新聘的供應(yīng)商或改變供應(yīng)商d. 唯一來源但有問題的供應(yīng)商e. 供應(yīng)商未能履行合同的責(zé)任10.2 采購定單的取消a. 飯店欲取消定單：購部必須預(yù)先提出有可能的求部門，為保障飯店利益,如因某種原因欲取消已發(fā)出之定單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償， 故采問題及可行解決方法給財(cái)務(wù)經(jīng)理決定解決辦法。b. 供應(yīng)商欲取消定單：如供應(yīng)商欲取消定單，采購部必須能夠找到另一個(gè)供應(yīng)商，并立即通知需供應(yīng)商必須賠償飯店人力，時(shí)間及其他經(jīng)濟(jì)損失。c. 違反合同：合同上

15、應(yīng)已載明詳細(xì)細(xì)則，若有違反，便應(yīng)依合同上所載作處理。10.3 收貨收貨乃收貨組之責(zé)任，但采購仍對(duì)貨品作出必要的檢查,以保障飯店購入適當(dāng)貨品，當(dāng)送到的貨品有精品文檔問題時(shí)，數(shù)量不符，品質(zhì)摻假，過時(shí)未到，采購部便需被即時(shí)知會(huì)，以作進(jìn)一步行動(dòng)。精品文檔就在這里I各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊(cè)，應(yīng)有盡有10.4 檔案儲(chǔ)存要有完善的采購資料，必須有完善之檔案儲(chǔ)存，這樣便有快捷之資料存查。a. 采購部需存兩份采購單，但檔案儲(chǔ)存編排便有不同之處 一份是以順號(hào)碼方式排列，此檔案資料永遠(yuǎn)保留。起，此檔案保存三年后經(jīng)財(cái)務(wù)入檔案備查。目，采購日期，折扣，數(shù)對(duì)采購部協(xié)助財(cái)務(wù)部預(yù)計(jì)另一份乃

16、依據(jù)部門劃分，然后才依號(hào)碼排列，一切有關(guān)文件需要連同一 部經(jīng)理同意后可毀滅。b. 供應(yīng)商及出品資料：為方便隨時(shí)提供資料予部門參考，采購部需將所有供應(yīng)商目錄，小冊(cè)子儲(chǔ)c. 價(jià)目記錄：每類貨品備有一份詳細(xì)的采購記錄，該記錄中將一切曾采購的供應(yīng)商，價(jià) 量清楚列明，以便日后作價(jià)格走勢分析或重購時(shí)之存查。d. 存貨及用量記錄：此記錄乃由倉務(wù)提供，采購部可從報(bào)告中得知每月用量和存貨，該等資料 未來用量以配合市場價(jià)，是很有幫助的。e. 供應(yīng)商記錄：當(dāng)選擇供應(yīng)商時(shí)，采購部需考慮其過去表現(xiàn)，如交貨是否依時(shí)，服務(wù)水準(zhǔn)，價(jià)格等，故此，此份記錄 便是記錄供應(yīng)商一切表現(xiàn)，方便采購部作參考及評(píng)價(jià)。f. 其他檔案:全飯店有

17、關(guān)技術(shù)性的圖紙樣本，印刷品等均需集中儲(chǔ)存妥當(dāng)，待有需要時(shí)翻查。注意：為避免資料之遺失，借出之資料必須登記及退還。三.食品及飲料之采購程序11.采購申請(qǐng)及訂單飯店中的食品和飲料每天消耗量較大，其中有些食物可以存放較長時(shí)間，但有些食物卻不能，例如罐 頭和酒類，肉類和蔬菜兩者就不同，有些物料更是規(guī)定使用日期，所以，采購部更需與廚務(wù)部，餐飲部和 成本會(huì)計(jì)部密切合作，作出適當(dāng)?shù)牟少?。因?yàn)槭澄镲嬃闲枰刻於加胁煌N類和數(shù)量的供應(yīng)，其中各廚房的用料，因營業(yè)情況比較復(fù)雜，申請(qǐng) 購買的手續(xù)也跟其他方法不同。11.1 蔬菜肉類蔬菜肉類之采購申請(qǐng)需填寫每日市場購貨表，此表并可作為訂單使用。a. 倉庫部需每天把表內(nèi)存

18、貨報(bào)告一欄填好交回廚師長b. 根據(jù)倉務(wù)部之資料，廚師長再憑自己的經(jīng)驗(yàn)預(yù)測，菜牌之需求，填寫適當(dāng)之?dāng)?shù)量簽署購貨表，并于指定日期前交回采購部處理，c. 采購部收到每日市場購貨表后把適當(dāng)?shù)墓┴浬毯蛢r(jià)格填上，并由采購部經(jīng)理簽核，d. 此表然后再經(jīng)廚師長，餐廳經(jīng)理和采購部經(jīng)理批準(zhǔn)后，采購部便可以電話落單或直接到市場選購。11.2 雜貨雜貨之采購申請(qǐng)需填寫每周雜貨訂貨表，（此表可作訂單使用）a. 倉務(wù)部需每周把入存貨表填好，交回廚師長，b. 根據(jù)倉務(wù)部之資料，廚師長再把需求數(shù)量填上并交回采購部，C.采購部收到每周雜貨訂貨表后，把適合的供應(yīng)商和價(jià)格填上，并由采購部經(jīng)理簽署， 如不采用雜貨訂貨表，可用采購申請(qǐng)

19、單代替，d. 此表然后再經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理批準(zhǔn)后，采購部便可以購貨。每日市場訂貨表及每周雜貨表均一式四份：原 稿收貨部第一副本采購部第二副本成本控制部第三副本-廚務(wù)部11.3 酒類酒類處按每年的預(yù)算量分期進(jìn)貨外，補(bǔ)充日常的消耗量，需填寫每周酒類訂貨表，（此表并可作訂單使用）a. 倉務(wù)部需每周把需求存貨品名稱，要求數(shù)量清楚填好交往成本會(huì)計(jì)部確定及簽署，b. 然后采購部把供應(yīng)商價(jià)格填上并由采購部經(jīng)理簽署，c. 最后經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)后，采購部便可購貨。12 選擇供貨商大數(shù)量食物和飲料的購買可采用合約形式，固定價(jià)格，并可確保貨源，采購部，廚房，餐廳和成本會(huì) 計(jì)部，必須合作，進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量的比

20、較，選定供應(yīng)商?；旧喜少彶繎?yīng)邀請(qǐng)供貨商對(duì)飯店經(jīng)常使用的餐飲用料提供每十日一次的報(bào)價(jià)，在綜合市場的價(jià)格后 與各供貨商確定固定的十日供應(yīng)價(jià)，在此確認(rèn)期內(nèi)供應(yīng)商將按此固定價(jià)格提供飯店所需的物料。采購部應(yīng)與廚房，成本控制，每十日進(jìn)行一次市場調(diào)查，用以檢查前十日的定價(jià)和對(duì)未來十日的定價(jià) 的參考，每次市場調(diào)查所得的價(jià)格資料應(yīng)編成報(bào)表，連同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，附在每期的十日議價(jià)單的后面存 檔備查，經(jīng)采購部經(jīng)理簽署后，此十日定價(jià)單應(yīng)發(fā)給收貨部，成本控制部和餐廳。對(duì)供應(yīng)商的選擇，除考慮其價(jià)格是否合理外，亦可考慮到供應(yīng)能力，和購貨水平的穩(wěn)定性，下面幾點(diǎn) 必須注意的比較方面：a. 哪一家供應(yīng)商的價(jià)格最低b. 哪一家供應(yīng)

21、商的質(zhì)量最高c. 哪一家有提供相同水平的供貨經(jīng)驗(yàn)四小額現(xiàn)金購買當(dāng)物品的價(jià)格是低于議定的小額現(xiàn)金零用數(shù)量時(shí)，（RMB100,00 ），各部門主管可自行先購，但必須先查看貨倉是否有存貨或代用品。當(dāng)贖回現(xiàn)金時(shí)必須填寫零用金單，連同發(fā)票一起交回財(cái)務(wù)部，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批后，取回現(xiàn)金。五. 采購的德行因采購部是直接與供應(yīng)商接觸的部門，故其所聘用的職員必須有誠實(shí)，不偏私之作風(fēng)，才可成功地處理其工作，為防止舞弊，除飯店訂立的員工守則內(nèi)之有關(guān)規(guī)定外，下列各項(xiàng)規(guī)定采購部 職員亦應(yīng)嚴(yán)格遵守：1. 嚴(yán)禁職員將飯店資料或供應(yīng)商資料外泄，以保供應(yīng)商之間的公平竟?fàn)帯?. 嚴(yán)禁職員收取供應(yīng)商提供的任何利益3. 職員嚴(yán)禁與供應(yīng)商

22、除在公事聯(lián)絡(luò)外有任何私人（除正常社交活動(dòng)外）往來4. 職員需以公正的態(tài)度，客觀地處理每次選擇 精品 文檔5. 職員除獲飯店批準(zhǔn)外，不得兼任其他任何職務(wù)，6. 職員在任職期間，禁止經(jīng)營或以任何形式參與經(jīng)營牟利或牟利之商業(yè)活動(dòng)7. 職員應(yīng)主動(dòng)與業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，密切配合營業(yè)運(yùn)作，要主動(dòng)尋找貨源8. 要確立貨比三家的精神，即使是緊俏商品，除確屬獨(dú)家經(jīng)營的情況外，亦應(yīng)設(shè)法多找貨源比較9. 要對(duì)本身的工作有投入感，盡量做到對(duì)各項(xiàng)物料的來源和價(jià)格，心中有數(shù)，在工作上要注意快速，準(zhǔn)確，節(jié)約，高質(zhì)量的辦事方向，以最低成本，購入最高質(zhì)量的物料，所以事前的市場資料應(yīng)有充分的掌握，10. 對(duì)客商和飯店的員工要保持友善和

23、禮貌的態(tài)度，公正廉明地完成每一項(xiàng)采購任務(wù)。六. 系統(tǒng)采購作業(yè)流程采購部的事物管理工作由采購經(jīng)理負(fù)責(zé)，采購經(jīng)理向財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)，其職責(zé)包括：1. 組織采購部人員進(jìn)行采購工作，統(tǒng)一采購管理2. 進(jìn)行市場信息調(diào)查，編制物價(jià)報(bào)告3. 控制采購行為，控制物料成本，節(jié)約資金支出4. 協(xié)助存貨管理，避免庫存積壓5. 分析進(jìn)貨傾向，穩(wěn)定貨源供應(yīng)，6. 協(xié)調(diào)質(zhì)量控制，平衡物料比重，7. 調(diào)查同行作業(yè)傾向，支持廚房超前導(dǎo)向作業(yè)，8. 研究業(yè)務(wù)改良，提高作業(yè)效益。為了使采購部經(jīng)理能順利執(zhí)行以上8項(xiàng)指標(biāo)：采購經(jīng)理享有以下的工作職權(quán)：1. 接受及辦理行政辦及財(cái)務(wù)審批同意的采購申請(qǐng)單的采購工作2. 拒絕及退回不符合規(guī)定的采

24、購申請(qǐng)單3. 拒絕未經(jīng)批準(zhǔn)的采購要求4. 核查采購申請(qǐng)單，進(jìn)行采購，報(bào)價(jià)工作，選擇及建議選定供貨商5. 在獲得財(cái)務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)后，才能簽訂采購合同及采購確認(rèn)文件6. 安排采購人員的采購工作7. 督導(dǎo)并評(píng)估采購人員的工作表現(xiàn)8. 嚴(yán)格要求采購人員遵守飯店各項(xiàng)規(guī)章制度及采購紀(jì)律9. 控制及檢查采購物料的質(zhì)量，數(shù)量10. 拒絕接受不符合采購訂單或其他采購文件指定標(biāo)準(zhǔn)的物料 采購部的人員編制結(jié)構(gòu)采購部經(jīng)理 品采購物品采購采購部的工作流程：市場資料搜集：應(yīng)盡可能在平時(shí)多做市場調(diào)查，掌握市場信息，對(duì)飯店的各種物料事先掌握最新資料和供貨渠道及價(jià) 格，避免在使用部門提出要求后方才開始尋找貨源和有關(guān)資料的被

25、動(dòng)情況。資料管理：所有的市場供貨資料，訂貨文件，采購記錄等應(yīng)集中由專人管理，避免造成分散，脫節(jié)，無法跟查， 從而導(dǎo)致工作出現(xiàn)漏單，重復(fù)或中途擱置等情況。采購申請(qǐng)單的收單記錄：所有各部門送交的采購單應(yīng)統(tǒng)一交由專人辦理登記后，再交專人具體辦理詢價(jià)，議價(jià)，采購等具體工 作。定價(jià)和建議供貨商：在完成詢價(jià)和議價(jià)工作后，應(yīng)進(jìn)行比較報(bào)價(jià)，決定選擇供貨商，完成采購申請(qǐng)單內(nèi)需要填寫的各項(xiàng)物 料的資料，交送財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理批準(zhǔn)。訂貨單和合同的發(fā)出：在采購申請(qǐng)單獲得必需的批準(zhǔn)簽署后，將送回采購部，并按以下部門分發(fā)；首聯(lián)收貨部 二聯(lián)采購部 三聯(lián)會(huì)計(jì)部 四聯(lián)一一申請(qǐng)部門 其中的三聯(lián)和四聯(lián)應(yīng)在完成登記后即時(shí)發(fā)給會(huì)計(jì)部和申

26、請(qǐng)部門，首聯(lián)及二聯(lián)則交采購部經(jīng)理進(jìn)行分派，按每張采購申請(qǐng)單的性質(zhì)，制作采購訂貨單（一般市場和百貨項(xiàng)目）和采購定單（進(jìn)口，或大批量訂貨， 或?qū)Ψ讲唤邮苡嗀浐贤瑔挝坏亩ㄙ彛┗虿少徍贤?。在完成采購訂貨單，采購定單，或合同后，首?lián)和前述三種定購文件的其中一種副本應(yīng)即時(shí)交到收貨 部，作為收貨授權(quán)文件，有關(guān)的定購文件的其他副聯(lián)亦應(yīng)交給采購部存檔備查。到貨核查：收貨組在每日完成收貨工作后應(yīng)將收貨記錄和相關(guān)的采購申請(qǐng)單首聯(lián)和有關(guān)訂貨文件在送成本 控制組前先交到采購部進(jìn)行核查。經(jīng)采購部核查加簽后的收貨記錄等文件應(yīng)即時(shí)送給成本控制辦理入帳。 訂貨單和合同的核查：采購部應(yīng)根據(jù)到貨情況檢查每張采購定單和合同的執(zhí)行情況，并在該訂貨文件確已 完成后在該訂貨文件上加蓋“完成”字樣的印章，以資分辨完成及未完成的采購事項(xiàng)的跟進(jìn)，已完成的訂 貨文件應(yīng)按供應(yīng)商區(qū)分存檔備查。跟進(jìn)采購：采購部應(yīng)對(duì)經(jīng)辦的工作養(yǎng)成凡事跟催跟辦的習(xí)慣，不可找籍口放緩，拖遲，放棄，或以任何理 由不予跟催，在確實(shí)有困難時(shí)應(yīng)即時(shí)向上一級(jí)主管人員請(qǐng)示，要清楚認(rèn)識(shí)到拖延任何一項(xiàng)采購要求都可能 令飯店蒙受不可估測的損失或在運(yùn)轉(zhuǎn)上靈。進(jìn)口物料的采購；按飯店規(guī)定，所有的進(jìn)口物料的采購必