文件處理制度

1、文件處理制度文件處理制度 一、目的作用 為了提升公司文件處理的效率和質(zhì)量，迅速、準(zhǔn)確地傳遞內(nèi)外信息，使文件更好地為公司的經(jīng)營和管理服務(wù)，特制定本制度及行文規(guī)范。 二、適用范圍 1、以公司名義傳遞的各類文件。 2、政府部門或其他單位來文處理。 3、以部門名義傳遞的各類文件，可參照本規(guī)定有關(guān)內(nèi)容執(zhí)行。 三、文件種類 1、請示：用于向上級請求指示或批準(zhǔn)。 2、報告：用于向上級匯報工作、反映狀況、提出看法或建議；答復(fù)上級的詢問。 3、決定：用于對重要事項或重大決策做出安排；獎懲有關(guān)部門或人員。 4、通告：用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)遵守或者周知的事項。 5、通知：用于公布規(guī)章和措施；轉(zhuǎn)發(fā)政府部門、上級或不相

2、隸屬單位的文件； 批轉(zhuǎn)下級文件；要求下級辦理、執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。 6、通報：用于表彰先進(jìn)；批評錯誤；傳達(dá)重要精神或狀況。 7、批復(fù)：用于答復(fù)下級請示的事項。 8、指示：用于對下級布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則。 9、會議紀(jì)要：用于記載和傳達(dá)會議狀況、議定事項和主要精神，要求有關(guān)部門 共同落實、遵守、執(zhí)行。 10、簡報：用于反映公司經(jīng)營、管理狀況和重要活動等信息。 11、函：用于向同級或不隸屬單位詢問、洽商、答復(fù)問題和業(yè)務(wù)聯(lián)系。 四、文件形式 文件的形成過程，包括擬稿、核稿、簽發(fā)、打印、蓋章、登記發(fā)送等。 1、擬稿 1文件格式 文件一般由文件由發(fā)文單位、文件字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單

3、位、正文、 附件、落款、抄報、抄送等部分組成。 A、發(fā)文單位，應(yīng)寫全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位的名稱應(yīng)當(dāng)排列在非主辦單位名稱之前。 B、文件字號，具體表達(dá)方式如下： 1發(fā)文字號：上日發(fā)年份順序號； 2收文字號：上日收年份順序號； 3合同字號：上日合年份順序號。 C、標(biāo)題，應(yīng)準(zhǔn)確概括文章的內(nèi)容、事由和文件種類。主送單位，應(yīng)寫全稱。 D、正文，表達(dá)文件的內(nèi)容，是文件的主體和中心。 E、附件，附屬說明正文的文件材料。附件應(yīng)與正文一起合訂，同時發(fā)送。 F、落款，包括公司印章和發(fā)文日期，公司文件除會議紀(jì)要以外，一律必需加蓋公司印章。 G、抄報、抄送，對必需要了解文件內(nèi)容的上級單位用抄報，同級、下

4、級或不相隸屬單位用抄送，單位名稱寫規(guī)范簡稱。 2行文規(guī)則及要求 A、公司依據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展必需要，可以向政府部門、上級單位、與我公司有業(yè)務(wù)往來的單位、銀行等單位行文。 B、公司各部門為了聯(lián)系工作，洽商業(yè)務(wù)，可以公司名義按有關(guān)程序辦理發(fā)文手續(xù)。 C、公司公布各類規(guī)章制度或其他必需遵守的規(guī)范性文件、任免通知、狀況匯報、會議紀(jì)要等，可以辦理發(fā)文手續(xù)。 D、一文一事，具有可操作性。 E、請示一般只送一個主送單位，如必需送其他單位可以抄送形式。 F、“請示與“報告不得混淆，必需要批復(fù)的用“請示，“報告不得出現(xiàn)“請批復(fù)等字樣，向有關(guān)單位說明狀況用“報告或“函，不得用“狀況說明等不規(guī)范的文種。 2核稿 核稿的重點

5、是： A、是否必需要行文。 B、是否符合國家法律、法規(guī)及地方的有關(guān)規(guī)定。 C、內(nèi)容是否確實；提出的要求、措施、看法和辦法是否切實可行。 D、文件種類、文件格式、文字表述、發(fā)送范圍是否恰當(dāng)。 3簽發(fā) 文件必需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后才有效。簽發(fā)人對所簽發(fā)的文件負(fù)責(zé)。 4打印 A、以公司名義發(fā)文或以部門名義向外單位發(fā)文打印格式按以下統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)： 1發(fā)文號：字體宋小五、居左； 2簽發(fā)人：字體宋小五、居右； 3標(biāo)題：字體黑小二、居中； 4正文：字體宋小四、段落標(biāo)題宋小四加粗； 5落款：字體宋小四、居右； 6抄報、抄送：字體宋小四、居右； 7文字的間距一律用標(biāo)準(zhǔn)，行距可以依據(jù)文件篇幅的長度作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。 B、公司

6、內(nèi)部以部門名義發(fā)文打印格式按以下統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)： 1編號：字體宋小四、居左辦公室：ADM、財務(wù)：FIN、人力資源HR、后勤LOG、技術(shù)TEC、現(xiàn)場LOC、安全SEC； 2緊急程度：字體宋小四、居右一般文件不注； 3日期：字體宋小四、具左； 4機(jī)密程度：字體宋小四、具右參照保密制度，一般文件不注； 5呈：字體宋小四、具左必需注明至收件人； 6事由：字體字體宋小四、具左； 7標(biāo)題：字體黑小二、居中； 8正文：字體宋小四、段落標(biāo)題宋小四加粗； 9落款：字體宋小四、具右部門經(jīng)理簽字或加蓋部門章； 10回執(zhí)：字體宋小四、具左請示等必需回執(zhí)文件中使用 5蓋章 文件蓋章要端正、清楚。 6登記發(fā)送 發(fā)送事要登記發(fā)文

7、字號、文件標(biāo)題、發(fā)送單位、分?jǐn)?shù)、日期等內(nèi)容。 五、收文程序及文件處理 1、外單位送至公司的文件、資料、刊物、簡報、信件等，由辦公室按規(guī)定登記、分發(fā)。通過會議等途徑收入的文件，收文者應(yīng)及時交辦公室登記處理。 2、凡必需要傳閱的文件填寫“文件傳閱單，送辦公室負(fù)責(zé)人擬單，必需要擬辦的文件填寫“文件擬辦單由辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦看法，送至有關(guān)部門處理。 3、以下文件可以不登記： 1各種公開和內(nèi)部不保密的出版物； 2一般性文件； 3各單位發(fā)來的狀況簡報，參照動態(tài)； 4行政事務(wù)性的通知、便函、介紹信、請柬。 4、有關(guān)部門文件閱后要送至辦公室，不要橫傳，以免文件丟失。 5、辦公室對文件負(fù)有催辦、檢查和催促的責(zé)

8、任，承辦部門應(yīng)予以配合。 6、文件處理完畢后，應(yīng)依據(jù)檔案管理有關(guān)要求，及時分類立卷、歸檔，便于保管和利用。 六、發(fā)文程序 1、以公司名義對外發(fā)文，要嚴(yán)格按文件的有關(guān)要求進(jìn)行擬文。 2、部門經(jīng)辦人擬稿后，交部門負(fù)責(zé)人核簽，如文件的內(nèi)容與其他部門的業(yè)務(wù)相關(guān)時，必需要其他部門會簽。 1、文件經(jīng)核簽或會簽后，由擬稿部門將文件按文件打印格式打印出來后，文稿 交辦公室核稿，經(jīng)審核通過后報送總經(jīng)理簽發(fā)。 2、總經(jīng)理簽發(fā)后，由辦公室按文件字號、打印、蓋章、發(fā)送。 七、辦文時限 1、一般收到文件在三個工作日內(nèi)流轉(zhuǎn)完畢，急件在一個工作日內(nèi)完成。 2、領(lǐng)導(dǎo)批示給有關(guān)部門處理的文件，主辦部門應(yīng)當(dāng)在三個工作日內(nèi)完畢，有時間限制的應(yīng)在規(guī)按時間內(nèi)辦復(fù)，如必需延時應(yīng)及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)