新媒體下事業(yè)單位檔案信息化工作探析

1、新媒體下事業(yè)單位檔案信息化工作探析 摘要：新媒體環(huán)境下，我國各個領域都在發(fā)展階段，并且已經(jīng)漸漸實現(xiàn)了信息化，尤其是在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，檔案管理作為其關鍵環(huán)節(jié)，實現(xiàn)信息化工作，更是能夠在一定程度上提升工作的效率?；诖?，本文對新媒體環(huán)境下事業(yè)單位檔案信息化工作進行了分析，并對當前管理階段存在的問題進行了研究，同時在依照實際情況的基礎上，制定了相應的優(yōu)化路徑，希望可以為相關人員提供一定的幫助。 關鍵詞：新媒體環(huán)境；事業(yè)單位；檔案信息化 網(wǎng)絡媒體下，以往的原始檔案管理急需積極地應用信息化技術進行改進。但是，突破原始檔案管理模式，需要創(chuàng)新和改變，具有較強難度性。所以，在今后事業(yè)單位檔案管理工作進行

2、階段，一定要綜合的對自身情況進行分析，積極革新以往管理觀念，采用相對科學的辦法，加大對先進技術的應用，確?？梢匀鎸崿F(xiàn)檔案管理信息化，提升管理質(zhì)量。 一、新媒體環(huán)境下事業(yè)單位檔案信息化必要性分析 新媒體環(huán)境下，事業(yè)單位在開展檔案管理工作期間，應提升對信息化工作的重視程度，能夠讓事業(yè)單位的公共形象得以良好樹立，也可以不斷的對事業(yè)單位檔案價值進行挖掘和拓展，有利于事業(yè)單位的長久發(fā)展。第一，可以有效對事業(yè)單位的公共形象進行提升。現(xiàn)階段，在事業(yè)單位檔案信息化建設工作開展過程中，主要是針對大量電子信息文件的管理以及存儲，不斷對電子檔案信息的利用率進行增強。而進一步強化檔案信息化建設的力度，能夠?qū)σ酝鶛n案

3、管理以及存儲模式的局限性進行突破，全面提升檔案信息利用率。并且，借助電子檔案，也能夠為檔案信息的查詢以及利用提供更多便利，可以第一時間在網(wǎng)站上對檔案信息進行公開發(fā)布，讓公眾在查詢信息時，可以更加便捷，提升了業(yè)務辦理的透明度，也為事業(yè)單位樹立了良好的公共形象。第二，能夠?qū)κ聵I(yè)單位檔案價值進行挖掘和拓展。在事業(yè)單位的發(fā)展期間，對于檔案來說，其發(fā)揮的作用非常大。通過強化對事業(yè)單位檔案信息化建設的重視，能夠保證檔案信息在應用的過程中，不會受到空間以及時間的局限，檔案信息的查詢及檢索能夠相對便利。同時，通過實現(xiàn)檔案信息化，還能夠進一步的對檔案價值進行挖掘，讓其可以更好的為事業(yè)單位發(fā)展提供服務。第三，能夠

4、對以往檔案管理模式進行革新。在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，實現(xiàn)檔案信息化建設，可以對以往的檔案信息管理模式進行革新，也能夠增強檔案信息整體利用效率。在以往檔案管理工作進行以及開展期間，其往往會采用人工錄入以及紙質(zhì)媒介的手段，工作效率較低。而通過實現(xiàn)信息化，能夠讓檔案信息資源的管理以及存儲更加便捷，可以進一步的對檔案管理職能進行拓展1。 二、新媒體環(huán)境下事業(yè)單位檔案信息化工作存在的不足分析 新媒體環(huán)境下，要想保證事業(yè)單位檔案管理工作的開展能夠更加順利，管理水平以及質(zhì)量可以得到綜合提高，那么就應該對以往原始檔案管理進行改進，積極借助信息化技術。但是，在實際的檔案信息化工作開展過程中，其存在的難度相對較大

5、，遇到的問題也比較多。第一，信息化程度較低?，F(xiàn)階段，社會在飛速進步的同時，信息技術水平提升速度也日益加快，并且融入到了多個領域當中，尤其是事業(yè)單位，其在開展檔案管理工作期間，更是強化了對信息技術的利用。但是，由于受到諸多因素的干擾，使得在具體的工作階段，其缺乏較高的信息化程度，仍然沿用以往的紙質(zhì)檔案管理以及手工管理模式，從而導致檔案信息常常出現(xiàn)損壞問題，為查閱工作的開展帶來了較大難度性，大大降低了檔案工作的整體效率和質(zhì)量，對檔案的進一步利用和開發(fā)非常不利2。第二，缺乏對檔案信息化建設的重視。當前，事業(yè)單位在開展檔案信息化工作中，管理人員不能夠理性的對信息化社會進行感知，使得忽視了檔案信息化工作

6、的重要性，無法綜合的發(fā)揮出其優(yōu)勢，只是片面的認為，實現(xiàn)檔案信息化建設，是社會發(fā)展的趨勢以及需求。所以，在工作開展過程中，形式主義較為嚴重。同時，在進行檔案信息化工作期間，單位也沒有給予大量的財力以及人力作為支撐，從而導致檔案信息化工作缺乏有力支持，不能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理3。第三，人員水平以及素質(zhì)不高。通常情況下，強化對檔案管理人員工作能力以及水平的提升，能夠為檔案信息化工作的開展提供重要依據(jù)。但是，綜合當前事業(yè)單位檔案管理工作來看，其在信息化層面，管理人員的水平以及能力普遍較低，不能夠滿足檔案信息化工作需求，檔案信息管理工作的開展缺乏科學性以及精準性，大大降低了管理質(zhì)量以及水平的提高。 三、新媒

7、體環(huán)境下事業(yè)單位檔案信息化工作路徑分析 新媒體是一把雙刃劍，在事業(yè)單位檔案信息化工作開展過程中，其會面臨一定挑戰(zhàn)的同時，也會遇到很多的機遇。所以，在新媒體環(huán)境下，事業(yè)單位應該強化對檔案信息化工作的推進，能夠加大信息化建設力度，將事業(yè)單位檔案館建成現(xiàn)代化檔案館，有效的進行檔案管理，保證事業(yè)單位可以個性化發(fā)展，全面提升檔案信息的整體利用率4。（一）強化規(guī)范化以及標準化建設。在具體的事業(yè)單位檔案信息化工作開展過程中，最為關鍵的就是要保證檔案信息的標準化以及規(guī)范化?，F(xiàn)階段，在實際的檔案管理工作進行階段，單位依舊缺乏統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃以及輸入格式，經(jīng)常會存在各自為政的情況，彼此交流具有較強的困難性，無法在其

8、他領域?qū)崿F(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)。并且，雖然在新媒體環(huán)境下，電子檔案在各自的環(huán)境中運轉(zhuǎn)的相對良好，然而在調(diào)動以及流轉(zhuǎn)期間，其常常會存在不兼容的問題，如若不能夠及時的對這一弊端進行解決，那么一定會阻礙事業(yè)單位檔案信息化工作水平的提升。所以，在今后的工作中，事業(yè)單位應該建立相對規(guī)范的檔案管理標準，能夠形成規(guī)范化且標準化的檔案管理體系，以便事業(yè)單位檔案信息化工作的開展能夠有規(guī)可守，有章可循5。在工作期間，事業(yè)單位檔案管理在內(nèi)容層面，如若想要對檔案信息進行全面收集、加工和整理，那么需要采用國家檔案局所制定的統(tǒng)一標準，嚴格的進行執(zhí)行，以確保檔案信息可以快速的傳遞，能夠真正意義上的實現(xiàn)信息共享。此外，在技術層面，應該采

9、用標準的計算機數(shù)據(jù)庫，對不同區(qū)域以及不同類型的檔案輸入格式進行統(tǒng)一，然后將數(shù)據(jù)庫連接組網(wǎng)，以確保工作人員的交流能夠更加便利，信息的流轉(zhuǎn)能夠更加快速。（二）強化檔案信息數(shù)字化建設。在以往的事業(yè)單位檔案管理工作中，往往都會采用紙質(zhì)檔案的手段，通過人工登記的方式來開展工作。對于這種方式而言，其在檔案信息量較少的情況下能夠凸顯出一定的優(yōu)勢。但是，由于近年來檔案信息的日益繁多，增長速度越來越快，程序日益繁瑣，耗費的時間以及人力也相對較多，所以存在的困難性也很大。并且，在對檔案進行調(diào)檔的過程中，還會經(jīng)常出現(xiàn)丟失以及損耗的問題。通常，電子檔案的錄入以及傳輸?shù)木哂休^強的穩(wěn)定性。所以，在新媒體環(huán)境下，為了能夠更

10、好的提升事業(yè)單位檔案信息化工作效率和水平，那么還應該強化對檔案信息數(shù)字化建設力度，在具體的建設階段，應該充分的對計算機等技術進行應用，合理的將存儲在紙質(zhì)載體上的檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化，利用掃描儀，有效的對檔案進行掃描，并科學的對其整合、加工以及管理。同時，在檔案信息化建設期間，也可以將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案依照規(guī)定，統(tǒng)一的進行管理，科學的輸入到計算機中，保證其能夠成為電子文檔。此外，針對管理人員，其也需要嚴格的依照各項規(guī)章制度，有針對性的進行操作，以便檔案信息管理工作的開展能夠更加順利，從而最大程度的實現(xiàn)信息共享。（三）強化電子檔案信息網(wǎng)絡化建設。正如上述所言，在以往的事業(yè)單位檔案管理工作期間，其通常會

11、采取紙質(zhì)記錄的手段，在對信息進行查詢以及傳輸過程中，其困難較大。并且，如果想要實現(xiàn)一定區(qū)域內(nèi)的檔案信息共享，那么所帶來的困難更是顯而易見，檔案根本不能夠?qū)⑵渥饔煤蛢r值充分發(fā)揮出來。同時，在新媒體環(huán)境下，人們對于檔案信息的要求也越來越高，希望能夠迅速且精準的對檔案信息進行獲得。故而，為了能夠有效的對電子檔案信息化工作效率進行提升，在具體的管理階段，一定要強化對檔案管理網(wǎng)絡化建設的重視，事業(yè)單位管理人員應該積極的對數(shù)據(jù)采集工具進行應用，能夠搭建網(wǎng)絡收集平臺，保證事業(yè)單位檔案資源具有較強的全面性，能夠系統(tǒng)的在線歸檔，統(tǒng)一的進行整合和管理，從而為查詢以及統(tǒng)計分析提供更多的便利。此外，在工作過程中，還應

12、該強化對數(shù)據(jù)挖掘技術的應用，搭建一站式檢索平臺，快速的查詢信息，有效的進行利用，讓廣大用戶可以不再受時間以及空間的局限，獲得資料能夠更加便捷且快速，最大程度的實現(xiàn)一定區(qū)域內(nèi)的檔案資源共享，全面提高事業(yè)單位檔案信息管理水平。 四、結(jié)語 綜合而言，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，檔案管理至關重要，對事業(yè)單位的發(fā)展有很大促進意義。但是，在新媒體環(huán)境下，事業(yè)單位檔案信息化工作在開展期間，其經(jīng)常會受到一些因素的影響，使得信息化工作的進行存在著諸多弊端，諸如：信息化程度不高等，致使檔案管理工作難度越來越大，阻礙了檔案信息化建設進程。故而，為了能夠有效對這些問題進行解決，在今后的工作期間，一定要強化檔案管理與信息化技術的融合，實現(xiàn)檔案信息化建設，強化對相關人員素質(zhì)以及水平的提升，保證檔案管理的規(guī)范化。 參考文獻： 1陳皓.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略J.中外企業(yè)家,2020,25(03). 2符永照.事業(yè)單位檔案管理信息化建設路徑分析J.城建檔案,2019,17(12). 3許燕梅.事業(yè)單位檔案信