P物業(yè)分公司辦公環(huán)境管理制度

1、本文格式為word版，下載可任意編輯p物業(yè)分公司辦公環(huán)境管理制度 p物業(yè)分公司辦公環(huán)境管理制度 1.目的：為加強分公司的管理建設(shè)、提高效率，形成 高度自律、積極務(wù)實、團(tuán)結(jié)協(xié)作、銳意進(jìn)取的行為規(guī)范，使職員與分公司的共同發(fā)展。 2.范圍：適用于分公司全體。 3.職責(zé) 3.1各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)貫徹落實。 3.2總經(jīng)辦負(fù)責(zé)監(jiān)督實施。 4.方法及過程控制 4.1安全管理 4.1.1安全管理工作以預(yù)防為主，總經(jīng)辦每月對分公司辦公區(qū)域進(jìn)行安全防范檢查，并做好相關(guān)質(zhì)量記錄，消除隱患，確保安全，各部門負(fù)責(zé)人須對部門的安全區(qū)域進(jìn)行安全防范檢查，并做好相關(guān)質(zhì)量記錄，消除隱患，確保安全。 4.1.2信息管理員對傳媒公布

2、的公共預(yù)警信息，應(yīng)及時傳達(dá)至各部門并做好記錄，由各部門落實做好預(yù)防措施，各部門也可根據(jù)當(dāng)?shù)貍髅焦嫉墓差A(yù)警信息及時處理。 4.1.3分公司辦公場地的各類緊急突發(fā)事件由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)安排人員處理并作好相關(guān)記錄，各部門辦公場地各類緊急突發(fā)事件由各部門負(fù)責(zé)人安排人員處理并作好相關(guān)記錄。 4.1.4消防管理工作參照當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)消防管理規(guī)定執(zhí)行。 4.1.5易燃、易爆、有毒等危險物品，嚴(yán)禁帶入辦公區(qū)域。 4.1.6前臺文員負(fù)責(zé)詢問來訪人員來訪目的并做好引導(dǎo)工作，嚴(yán)禁各類與工作無關(guān)的推銷人員、衣冠不整者進(jìn)入辦公區(qū)域。 4.1.7消防安全系統(tǒng) 4.1.7.1辦公區(qū)域內(nèi)的滅火器，不得隨意挪動和使用，其維護(hù)工作由安全

3、管理部實施，并做好相關(guān)質(zhì)量記錄。 4.1.7.2防火門由安全管理部負(fù)責(zé)開關(guān)，除緊急狀態(tài)下，不得隨意打開防火門。 4.1.7.3不得將任何物品阻塞在消防通道上，確保消防通道隨時暢通無阻。 4.1.8管理服務(wù)中心的安全管理工作： 4.1.8.1工程部應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運轉(zhuǎn)是否正常。 4.1.8.2安全管理部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng)，滅火器材擺放是否規(guī)范，有無損壞、丟失現(xiàn)象。 4.1.8.3各崗位職員應(yīng)加強安全防患意識，下班時應(yīng)將重要資料放入安全地點，鎖好抽屜，關(guān)好電源及門窗。 4.1.8.4管理服務(wù)中心實行24小時服務(wù)制度，值晚班時應(yīng)與安全管理部配合注意防火、防盜工作。 4.1.

4、8.5分公司辦公區(qū)晚間的安全管理由安全管理部負(fù)責(zé)，值班安全人員應(yīng)定時巡查以下重要部位，并做好相應(yīng)的記錄： 4.1.8.5.1消防設(shè)施、配電房; 4.1.8.5.2領(lǐng)導(dǎo)辦公室、電腦室、檔案室、財務(wù)室; 4.1.8.5.3水源、空調(diào)的關(guān)閉情況; 4.1.8.5.4加班情況。 4.2辦公設(shè)備管理 4.2.1設(shè)備包括：照明系統(tǒng)、電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、空調(diào)系統(tǒng)和背景音樂、辦公桌椅、柜、打印機、復(fù)印機、傳真機、碎紙機、電話及其它設(shè)備。 4.2.2照明系統(tǒng)：工程主管負(fù)責(zé)每天檢查一次辦公區(qū)域及公用部分照明系統(tǒng)運行狀況，如發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)及時聯(lián)系、處理。 4.2.3電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)： 4.2.3.1信息管理員(可兼任)為分公司電

5、腦管理總責(zé)任人，信息管理員負(fù)責(zé)分公司每臺電腦的日常維護(hù)及管理，每周對電腦存貯內(nèi)容進(jìn)行抽檢，確保電腦內(nèi)信息的合理與有效性。各部門職員也本著節(jié)約能源的態(tài)度，在離開辦公區(qū)域一個鐘以上者須將電腦顯示屏關(guān)閉。 4.2.3.2經(jīng)分公司電腦培訓(xùn)合格或具有電腦操作證的職員方可單獨使用電腦，否則須在信息管理員的陪同下使用; 4.2.3.3啟動與關(guān)閉的一般程序： 4.2.3.3.1啟動電源插座開關(guān); 4.2.3.3.2啟動電腦主機開關(guān); 4.2.3.3.3啟動顯示器開關(guān)(電腦開始正常操作); 4.2.3.4關(guān)閉電腦程序： 4.2.3.4.1在開始欄選擇關(guān)閉計算機對話框，用鼠標(biāo)點擊關(guān)閉計算機， 4.2.3.4.2關(guān)

6、閉電腦程序按開啟程序的反方向操作。 4.2.3.5電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序，暫時不用時，可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài); 4.2.3.6正確使用電腦的詳細(xì)程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進(jìn)行操作。 4.2.4 空調(diào)系統(tǒng) 4.2.4.1分公司辦公區(qū)域空調(diào)由總經(jīng)辦根據(jù)季節(jié)和氣溫的變化，合理安排定時開關(guān)時間，管理服務(wù)中心由總經(jīng)辦指定專人負(fù)責(zé)。 4.2.4.2每季度至少進(jìn)行一次空調(diào)設(shè)備保養(yǎng)工作，由工程部安排專業(yè)人員進(jìn)行，并做好記錄。 4.2.5背景音樂系統(tǒng)管理：為營造一個輕松、和諧的辦公環(huán)境?？偨?jīng)辦每天早晨上班前五分鐘打開背景音樂系統(tǒng)，音量保持在標(biāo)識范圍內(nèi)，上班時間內(nèi)背景音樂只能播放無演唱的音樂，下班時間可以播

7、放歌曲并稍微調(diào)大音量。 4.2.6辦公桌、椅、柜管理：職員不得隨意變換辦公椅位置，確須要挪動，使用后須按編號放回原位。 4.2.7打印機： 4.2.7.1聯(lián)機。一般情況下，打印機與電腦連通之后，無須再進(jìn)行聯(lián)機; 4.2.7.2打印機啟動與關(guān)閉的一般程序： 4.2.7.2.1啟動打印機開關(guān); 4.2.7.2.2放好所需打印的紙張; 4.2.7.2.3在電腦對話框進(jìn)行打印操作; 4.2.7.2.4關(guān)閉程序按啟動程序的反方向操作。 4.2.7.3打印機應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機操作; 4.2.7.4正確使用打印機的詳細(xì)程序按有關(guān)打印機操作說明書的指導(dǎo)進(jìn)行操作; 4.2.7.5打印文稿須進(jìn)行校對，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)

8、人批準(zhǔn)簽字后方可予以打印，非正式的資料須采用回收紙打印，避免浪費紙張; 4.2.8復(fù)印機： 4.2.8.1復(fù)印機管理人員應(yīng)在開始上班時接通復(fù)印機插座電源; 4.2.8.2開啟復(fù)印機開關(guān)，復(fù)印機需自動預(yù)熱; 4.2.8.3檢查復(fù)印紙是否放好(可以開始工作); 4.2.8.4復(fù)印機管理人員下午下班時關(guān)閉復(fù)印機開關(guān); 4.2.8.5正確使用復(fù)印機的程序按復(fù)印機有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。 4.2.8.6復(fù)印程序： 4.2.8.6.1復(fù)印人員做好登記，調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺度后，選定復(fù)印份數(shù)按開始鍵復(fù)印; 4.2.8.6.2復(fù)印機管理人員檢查復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實，屬實的，在打印/復(fù)印記錄表上簽名

9、確認(rèn);不屬實的，將情況匯報總經(jīng)辦處理：一般情況下，第一次違規(guī)給予口頭警告;第二次或以上違規(guī)給予書面警告處分; 4.2.8.6.3如果復(fù)印機出錯，應(yīng)將報廢紙張數(shù)量予以登記。 4.2.8.7復(fù)印機一般情況下每天開機、關(guān)機各一次，盡量避免頻繁開關(guān)。 4.2.9傳真機：傳真機一般情況下保持24小時開機。正確使用傳真機的程序按傳真機有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。 4.2.9.1接收傳真： 4.2.9.1.1傳真機一般設(shè)置為自動接收，管理人員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩(wěn)定; 4.2.9.1.2收到傳真件后，由傳真機管理人員及時將傳真件取下，并將傳真的有關(guān)內(nèi)容登記在收發(fā)傳真登記表內(nèi); 4.2.9.1

10、.310分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件，并要求在收發(fā)傳真登記表中簽收，并注明簽收時間。 4.2.9.2發(fā)送傳真： 4.2.9.2.1傳真機管理人員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在收發(fā)傳真登記表上登記; 4.2.9.2.2傳真機管理人員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)送過去; 4.2.9.2.3傳真機管理人員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對方確認(rèn)是否收到傳真件，直至對方收到為止，然后將實際發(fā)送的時間登記在收發(fā)傳真登記表內(nèi)。 4.2.9.3傳真機的正確使用程序按傳真機有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。 4.2.10碎紙機： 4.2.10.1碎紙機是對分公司部分絕密、機密文件及草稿進(jìn)行銷毀的工具，普通文稿無須利用碎紙機進(jìn)

11、行銷毀; 4.2.10.2碎紙前應(yīng)將文稿中的金屬物或粘性物(書釘或膠紙等)取出，以免損壞機器; 4.2.10.3按照碎紙機要求，一次不得超過最大放入量，一般情況下，不得超過三張復(fù)印紙的厚度; 4.2.10.4操作人員按以上要求，打開碎紙機電源，將須切碎的紙張放入切紙口，讓碎紙機自動切碎紙張; 4.2.10.5當(dāng)碎紙機箱內(nèi)的碎紙裝滿后，操作人員須將碎紙清理出來后方能繼續(xù)操作; 4.2.10.6正確使用碎紙機的程序按碎紙機有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。 4.2.11信息管理員負(fù)責(zé)每天上班后將最新的天氣預(yù)報、公司新聞、人員外出、會議通知等信息輸入條屏，知會分公司各部門。 4.2.12各崗位職員上班前需檢查

12、所屬物品是否丟失及損壞，發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時向直接上級報告，并采取相應(yīng)的補救措施。 4.2.13遇到雨天，管理服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)在門前顯眼位置放置公益?zhèn)恪⒎阑O(shè)施及標(biāo)識。 4.3燈光開啟管理 4.3.1日常辦公燈光開啟管理：總經(jīng)辦每天上班前五分鐘開啟前臺射燈，重要客人來訪時，由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)打開所有的燈光，人力資源主管負(fù)責(zé)監(jiān)督。 4.3.2分公司職員應(yīng)注意節(jié)約能源，無人辦公區(qū)域燈光要及時關(guān)閉。 4.4機房管理 4.4.1信息管理員上班后須查看機房設(shè)備的運行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保不影響分公司正常辦公。 4.4.2信息管理員應(yīng)定時查看機房電源、室內(nèi)溫度、濕度，確保機房的安全、清潔保證正常運轉(zhuǎn)。 4.

13、4.3計算機系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置系統(tǒng)日志，記錄開關(guān)機、應(yīng)用程序的安裝和運行等狀況 4.4.4 非信息管理員要求，職員和外來人員均不得擅自進(jìn)入機房。 4.4.5 分公司職員不得隨意移動機房內(nèi)的設(shè)備。 4.4.6機房門應(yīng)隨時保持關(guān)閉狀態(tài)。 4.4.7 機房內(nèi)若發(fā)生意外事故要及時向分公司總經(jīng)理匯報，并作相應(yīng)處理。 4.5辦公秩序管理 4.5.1上班時間內(nèi)，分公司職員不得做與工作無關(guān)的事務(wù)。 4.5.2上班時間內(nèi)，分公司職員不得帶領(lǐng)與工作無關(guān)的人員進(jìn)入辦公區(qū)。 4.6辦公清潔維護(hù) 4.6.1總經(jīng)辦負(fù)責(zé)每周對各辦公環(huán)境進(jìn)行一次檢查，并對檢查情況進(jìn)行通報; 4.6.2 管理服務(wù)中心負(fù)責(zé)人指定專人對辦公區(qū)域的綠化、清

14、潔衛(wèi)生情況進(jìn)行檢查，并對檢查情況進(jìn)行通報; 4.6.3各部門職員在每次離開座位或下班時均須將臺面收拾干凈，避免資料丟失影響工作，總經(jīng)辦會不定期進(jìn)行檢查。 4.6.4 分公司辦公區(qū)域內(nèi)禁止享用一切食物，包括口香糖;職員吃下午茶時須保持臺面和地面的清潔，下午茶后立刻進(jìn)行清理。 4.7形象管理 4.7.1上班時間內(nèi)女職員如長發(fā)須統(tǒng)一用頭花束理、穿著工作服,鞋子不得露出腳趾;男職員上班須著工作服，系領(lǐng)帶;職員在管理區(qū)域內(nèi)統(tǒng)一佩帶工牌。 4.7.2上班時間內(nèi)不得在辦公區(qū)大聲喧嘩和使用不文明語言及動作。 4.8資料刊物管理 4.8.1總經(jīng)辦每周對分公司所征訂的刊物和購置的資料(書籍)進(jìn)行清查。 4.8.2

15、職員須長時間借閱(48小時以上)分公司的資料或刊物，須獲得總經(jīng)辦同意，并進(jìn)行登記。 4.8.3分公司報刊借閱一次不得超過2本且時間不得超過2天，分公司書籍借閱一次不得超過1本且時間不得超過1周，如需要繼續(xù)借閱須到總經(jīng)辦處辦理續(xù)借手續(xù)。 4.8.4離職職員須及時將所借報刊和書籍歸還，如有損毀或遺失須按當(dāng)前市場價賠償，從其工資中直接扣除。 4.9電話使用管理 4.9.1分公司電話一般不得處理個人私人事務(wù)，如有緊急情況，使用時間以不超過5分鐘為宜。 4.9.2因工作需要使用長途電話時，須在前臺文員處做好登記。 4.9.3總經(jīng)辦隨時了解或抽查電話的使用情況，并做好記錄。 4.9.5接聽電話要及時，鈴響不應(yīng)超過三聲;如受話人不能接聽，離之最近的職員應(yīng)主動接聽，重要電話做好接聽記錄。 4.10辦公區(qū)綠化管理 4.10.1辦公區(qū)的綠色盆栽均有固定位置