礦井建設(shè)的檔案管理淺談

1、礦井建設(shè)的檔案管理淺談 高河礦井工程項(xiàng)目檔案管理存在的問題 (1)參建單位多，建設(shè)周期長，形成項(xiàng)目文件歸檔不齊全。一是高河礦井項(xiàng)目正式開工以后，建設(shè)單位，多個施工和監(jiān)理單位進(jìn)場，檔案管理主體因建設(shè)主體，參建單位的不同，呈現(xiàn)多元態(tài)勢，造成檔案來源復(fù)雜，管理難度大。二是建設(shè)項(xiàng)目周期長，高河項(xiàng)目從2003年開始籌備建設(shè)，2006年正式開工，2011年進(jìn)入聯(lián)合試運(yùn)轉(zhuǎn)階段，從勘查、申報、審批到竣工驗(yàn)收前后近10年時間，文件收集跨度時間長，中間多有變更，給檔案收集造成很大困難。三是檔案工作沒有與項(xiàng)目建設(shè)同步管理，建設(shè)單位建設(shè)期間各項(xiàng)批復(fù)文件和各專業(yè)技術(shù)資料，大多集中在各個責(zé)任部門;各施工單位只重視工程進(jìn)度

2、，平時不注重整理工程資料，驗(yàn)收前突擊收集整理，缺少建設(shè)單位、監(jiān)理單位把關(guān)。(2)礦井工程項(xiàng)目檔案整理規(guī)范不統(tǒng)一，部分規(guī)范陳舊，在實(shí)際運(yùn)用中指導(dǎo)性有限。高河礦井項(xiàng)目竣工資料存在遵循國家標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范gb/t503282001和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范da/t282002兩個標(biāo)準(zhǔn)，管理規(guī)范的不統(tǒng)一這就給項(xiàng)目審計、質(zhì)量評定、竣工驗(yàn)收帶來隱患。在這兩個標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，同時依據(jù)高河項(xiàng)目合同文件要求，采用以下煤炭行業(yè)及山西省標(biāo)準(zhǔn):礦建工程高河礦井項(xiàng)目礦建單位工程施工文件依照煤炭建設(shè)工程質(zhì)量技術(shù)資料管理規(guī)定與評級辦法(煤規(guī)字1999第34號文)、煤礦井巷工程質(zhì)量檢驗(yàn)

3、評定標(biāo)準(zhǔn)mt500994編制。土建工程高河礦井項(xiàng)目土建單位工程施工文件依照山西省建筑工程施工資料管理規(guī)程dbj042142004及山西省建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)程dbj042142003編制。安裝工程高河礦井項(xiàng)目礦井設(shè)備安裝文件按照煤礦安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定標(biāo)準(zhǔn)mt501095編制單位工程竣工資料，其他設(shè)備安裝文件依據(jù)其行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范編制。有的規(guī)范都已經(jīng)執(zhí)行將近20年了，早已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的煤礦項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況了，礦建工程和安裝工程的規(guī)范中就缺少監(jiān)理單位整理項(xiàng)目檔案的規(guī)范，必定給監(jiān)理單位，施工單位在整理項(xiàng)目檔案資料時造成文件材料不齊全和檔案管理不完善的問題。(3)檔案工作人員素質(zhì)良莠不齊，人員流動性大

4、。在高河礦井項(xiàng)目檔案管理過程中涉及合作公司總工辦檔案管理人員，合作公司相關(guān)工程責(zé)任部門管理人員，監(jiān)理單位人員和施工單位人員。高河礦井項(xiàng)目屬新建項(xiàng)目，各相關(guān)人員沒有經(jīng)驗(yàn)可借鑒，在項(xiàng)目檔案工作中走過不少彎路。很多檔案管理人員是臨時抽調(diào)人員，這些人沒有參加過檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，對檔案管理規(guī)范不熟悉，不能做到科學(xué)整理，歸檔和立卷，這就造成單位工程竣工資料質(zhì)量低，影響了項(xiàng)目檔案的整理驗(yàn)收。高河礦井項(xiàng)目由于建設(shè)周期長，監(jiān)理單位和施工單位由于各自單位的原因，很多檔案管理人員流動性很大，很多人員工作一段時間，對檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)相對熟悉之后都被調(diào)離高河項(xiàng)目，新?lián)Q的人員又得重新開始熟悉檔案各方面的專業(yè)知識，這給檔案工作

5、帶來很大的不穩(wěn)定性。 針對高河礦井工程項(xiàng)目檔案管理存在的問題采取的措施 (1)超前介入。為保證工程檔案工作與工程建設(shè)同步，在工程建設(shè)過程中，檔案人員自始至終參加工程建設(shè)全過程管理，努力做到提前介入，全程控制。在項(xiàng)目前期文件的管理上，檔案室與各工程管理部門共同梳理工作線索，劃定相關(guān)部門歸檔責(zé)任，歸檔范圍，各類文件歸檔的時間，使檔案管理的有關(guān)規(guī)定能夠緊密結(jié)合各職能部門管理工作實(shí)際，準(zhǔn)確反映管理工作流程，在前期文件的收集上，堅持“早介入”、“早檢查”、“早動手”，緊緊跟蹤前期工作的進(jìn)展，指導(dǎo)相關(guān)部門及時歸檔，同時做到隨時歸檔隨時整理，具備成卷?xiàng)l件的馬上歸檔組卷，并隨時根據(jù)后續(xù)資料補(bǔ)充調(diào)整，保證工程竣

6、工時前期文件的齊全、完整。(2)納入合同管理。我公司在與設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位簽訂的合同或協(xié)議中列入了檔案工作的內(nèi)容，采取預(yù)留5%相應(yīng)工程款對其進(jìn)行約束，采取工程完工檔案移交不及時或未移交按相應(yīng)條款進(jìn)行處罰。并對工程檔案的移交時間、整理質(zhì)量和項(xiàng)目竣工圖的編制責(zé)任、編制質(zhì)量和移交套數(shù)等，作了具體規(guī)定。(3)納入建設(shè)單位、工程監(jiān)理、設(shè)計單位及質(zhì)量監(jiān)督全程控制。公司要求項(xiàng)目竣工圖需經(jīng)監(jiān)理單位監(jiān)理人員審核，履行簽字手續(xù);項(xiàng)目驗(yàn)收前，監(jiān)理單位需出具書面意見，要對檔案收集、整理歸檔等情況進(jìn)行評價，質(zhì)監(jiān)站要對每個單位工程進(jìn)行質(zhì)量認(rèn)證。通過各方人員的嚴(yán)格把關(guān)和審查，確保了歸檔資料符合程序標(biāo)準(zhǔn)和要求。(4)

7、納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制管理。按照每一實(shí)體工程造價5%的比例，預(yù)留檔案資料保證金，規(guī)定凡檔案資料不齊全的，扣除保證金;檔案工作與工程建設(shè)不同步的，不組織工程中間驗(yàn)收、不進(jìn)行月度工程結(jié)算;竣工工程資料不按要求歸檔或歸檔不符合要求的，停止該單位在礦井所有工程款的支付。經(jīng)濟(jì)手段的制約，有力地推動和促進(jìn)了項(xiàng)目檔案的收集歸檔工作，從而有效地保障歸檔文件資料及時性。(5)實(shí)行動態(tài)跟蹤監(jiān)管。在礦井建設(shè)過程中，公司專職檔案人員經(jīng)常到各責(zé)任部門和施工現(xiàn)場檢查工程檔案，督促、指導(dǎo)各施工單位在施工過程中形成的檔案資料，現(xiàn)場進(jìn)行答疑解惑，保證資料的齊全、完整;公司檔案人員參加月末驗(yàn)收和單位工程竣工驗(yàn)收和工程資料例會，積極監(jiān)督項(xiàng)

8、目檔案工作，確保工程檔案與工程實(shí)體同步進(jìn)行。(6)嚴(yán)格驗(yàn)收程序。在單位工程竣工后，本公司嚴(yán)格執(zhí)行竣工驗(yàn)收管理規(guī)定，確保項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、安全性。在組織每個單位工程竣工驗(yàn)收時，均由潞安集團(tuán)驗(yàn)收組和我單位工程部門、計劃、財務(wù)等成員，以及設(shè)計單位、監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督單位成員一同參加、一同把關(guān)，不論工程還是檔案實(shí)行“一票否決”制，竣工驗(yàn)收報告中無檔案人員簽字，就不能通過驗(yàn)收、結(jié)算，直至工程和檔案均符合標(biāo)準(zhǔn)要求才能通過驗(yàn)收。施工單位移交檔案均要經(jīng)過監(jiān)理、分管部門、質(zhì)檢站、檔案人員進(jìn)行多方審查，確保歸檔檔案符合程序和要求。(7)嚴(yán)把檔案移交關(guān)。本項(xiàng)目工程在嚴(yán)格執(zhí)行竣工驗(yàn)收程序和規(guī)定的同時，檔案人員嚴(yán)把工程檔案移交關(guān)。專業(yè)檔案人員系統(tǒng)地對每個工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性逐項(xiàng)進(jìn)行認(rèn)真檢查。檢查每個單位工程開工前的人員資質(zhì)、管理制度等工程管理資料;檢查施工組織設(shè)計、圖紙會審、技術(shù)交底等工程技術(shù)資料;檢查設(shè)備、購配件等材料質(zhì)量出廠證明文件等質(zhì)量控制資料;檢查工程施工中測量、隱蔽、焊接等施工記錄資料;檢查分部分項(xiàng)檢驗(yàn)批等工程驗(yàn)收資料;檢查各類安全和主要功能