關(guān)于上市企業(yè)電子檔案管理問題的解決措施

1、本文格式為word版，下載可任意編輯關(guān)于上市企業(yè)電子檔案管理問題的解決措施 企業(yè)檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要信息資源，它客觀地記述和反映了企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中的全部內(nèi)容。隨著以辦公自動化、社會信息化為核心的企業(yè)檔案管理的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用，然而，目前的上市企業(yè)檔案管理工作，卻存在著許多需要研究和解決的問題。 一、當(dāng)前上市企業(yè)檔案 管理存在的問題 1、公司重業(yè)務(wù)輕管理的現(xiàn)象普遍存在，不少企業(yè)檔案工作尚未規(guī)范化。相對于行政事業(yè)單位，上市企業(yè)的檔案工作受法律約束和行政監(jiān)督較少，因而更加不受重視。沒有認識到上市企業(yè)在實際操作中，企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度的

2、改革必然引發(fā)企業(yè)重視固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)等有形資產(chǎn)的評估，而對企業(yè)品牌、商標、專利、生產(chǎn)技術(shù)等無形資產(chǎn)則少有涉及，對真實記錄和反映這些無形資產(chǎn)的檔案及其價值，在資產(chǎn)評估中多數(shù)沒有作為一項內(nèi)容來認真對待，認識不到這些無形資產(chǎn)既是深入企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革的依據(jù)，又是解決后來企業(yè)產(chǎn)生產(chǎn)權(quán)糾紛的原始憑據(jù)。這就給上市企業(yè)檔案資料的收集、整理、保管、移交、歸屬和流向等方面都帶來不少新問題。 2、企業(yè)沒有專門的部門和人員管理檔案。檔案管理人員不懂檔案管理，以為檔案只是簡單的收集、分類，人員的責(zé)任心不強，專業(yè)心不高；沒有專門的庫房，庫房安全性較差，或兼作檔案室。據(jù)不完全統(tǒng)計，目前，我國共有上市企業(yè)近兩千，

3、其中，20%的上市企業(yè)無專人管理檔案；雖然有人兼管檔案，而兼管也只是形式上的。10%的上市企業(yè)未建檔案室。 3、沒有建立切實可行的企業(yè)檔案管理辦法。制度不合理，企業(yè)檔案管理制度形同虛設(shè)的現(xiàn)象屢見不鮮；有一家上市企業(yè)，各業(yè)務(wù)部門檔案工作開展根本沒有形成制度。這一問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是業(yè)務(wù)部門沒有把檔案工作納入部門職責(zé)范圍，導(dǎo)致部分檔案信息的流失。二是在日?；顒又行纬傻拇罅繖n案均分散保存，檔案散失情況嚴重。公司檔案信息的流失問題主要表現(xiàn)在：業(yè)務(wù)部門研究人員對企業(yè)的調(diào)查論證、申報立項、洽談協(xié)議、審批登記等檔案大多掌管在相應(yīng)的當(dāng)事人手中，不能及時歸檔。即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件。

4、4、各企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不統(tǒng)一，致使一些該保存的資料未保存。由于缺乏歸檔范圍、保管期限的科學(xué)界定，大量沒有保存價值或沒有長久保存價值的資料也被長期保管，嚴重增加了經(jīng)營成本。 5、企業(yè)檔案管理極不規(guī)范，隨意性強。例如：有存在隨意涂改現(xiàn)象，越往基層越亂；而且還有任意抽取檔案資料案例。 6、檔案的鑒定和銷毀工作隨意性大。主要原因是：領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，沒有制度約束，受人為因素影響大。例如，檔案管理人員有責(zé)任心的公司，檔案管理稍好些，否則，就比較混亂。 7、企業(yè)檔案管理的技術(shù)手段跟不上形勢發(fā)展的需要。從表面上看，以上問題是一個企業(yè)的檔案管理混亂。實際上是給企業(yè)利用檔案管理薄弱之機，進行違法、違規(guī)經(jīng)營制

5、造條件。例如：個別機構(gòu)就利用檔案管理薄弱的機會披露虛假信息。還有的企業(yè)在經(jīng)營中存在的埋單、抽單、涂改、非正常交易、原始資料不齊全的現(xiàn)象，都與檔案管理不規(guī)范有關(guān)。這些已經(jīng)給我們敲響了警鐘?？梢?，加強上市企業(yè)檔案管理，維護檔案的嚴肅性是規(guī)范企業(yè)經(jīng)營行為的有效手段。內(nèi)部控制是上市企業(yè)風(fēng)險防范的第一道防線，只有切實提高企業(yè)內(nèi)部控制水平才能從根本上防范化解企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險。上市企業(yè)檔案管理的好壞是企業(yè)內(nèi)控水平好壞的直接體現(xiàn)。從一個企業(yè)的檔案管理情況可以從一個側(cè)面反映企業(yè)的內(nèi)控管理水平。也就是說，加強企業(yè)檔案管理，可以使企業(yè)建立風(fēng)險事前防范、事中控制、事后監(jiān)督及糾正的動態(tài)過程和機制，有助于為防范化解企業(yè)風(fēng)險

6、提供根本保證。 二、規(guī)范上市企業(yè)檔案管理的有效措施 1、提高企業(yè)檔案管理意識 在文件、圖紙、資料等轉(zhuǎn)化為檔案工的活勞動和物化勞動過程中，企業(yè)進行了大量人力、物力的投資。但是在企業(yè)產(chǎn)權(quán)改革中，有些地方對企業(yè)檔案管理 流于形式，存在著管理不善，使檔案資產(chǎn)的開發(fā)利用效益沒有充分發(fā)揮出來。沒有認識到檔案作為有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的原始憑證和記錄，其本身就是企業(yè)資產(chǎn)的組成部分。具體對策：檔案部門必須重宣傳、重造勢，在積極探索改制企業(yè)檔案處置工作的同時，加大宣傳工作力度，通過新聞媒體，強勢宣傳推介企業(yè)檔案管理工作，引起領(lǐng)導(dǎo)的極大關(guān)注，贏得社會各界的大力支持和監(jiān)督，為檔案工作的順利推進創(chuàng)設(shè)良好的氛圍。 2、解決檔案的歸屬問題 目前，不少大中型企業(yè)在建立現(xiàn)代企業(yè)制度中，由于產(chǎn)權(quán)出資主體的多元化，如國家股、法人股、個人股及外資股等對資產(chǎn)的共有權(quán)，也就是說，多元化的投資主體