完整稿大型會議表自動生成系統(tǒng)

1、大型會議座次圖等表自動生成系統(tǒng)目錄一、座次圖自動生成模塊4二、桌牌自動批量生成模塊11三、合影站位圖自動生成模塊14四、宴請座次圖自動生成模塊16五、本系統(tǒng)的優(yōu)越性19大型會議座次圖等表自動生成系統(tǒng)對于機關和企業(yè)的辦公室來說，組織會議是經(jīng)常性工作。在參加人數(shù)較多的會議中，座次圖的編排是一個關鍵環(huán)節(jié)。事先有組織地將參會人員座次安排好，一方面能讓參會者均勻分布在會場，避免會場各處太擁擠或太稀疏；另一方面，遵從于共同價值觀的座次順序，能讓參會人員都感到心安，是維護會議嚴肅性必要條件。傳統(tǒng)方法的排座次，是先畫一張空表，然后逐一填入人名。在這個過程中，要反復掂量誰在前、誰在后，不斷地調整和修改。大多數(shù)情

2、況下，參會人員是按順序從中間向左右兩邊折返發(fā)散安排的，每當遇到增加或減少參會人員哪怕只調整一個人，也往往需要推倒重來一次。不僅如此，一些會議還要求按順序的擺放桌牌，制發(fā)出席證，組織照相、就餐，使類似排座次圖的工作量翻倍。對個人而言，上述幾項工作是時間緊、壓力大的苦差事；對單位而言，將大量人員精力深陷在會議排座次之類的瑣碎事務上不利于提升在群眾中的形象，更不符合中央“反四風”精神。本文要介紹的方法，可以實現(xiàn)三個功能：1.當參會人員名單基本確定時，自動生成座次圖；2.當參會人員名單變化時，自動更新座次圖；3.自動生成與座次圖相配套的合影站位圖、宴請就餐圖，批量且按順序自動生成“桌牌”，并且隨參會人

3、員名單的變化而自動調整。簡言之，只要明確了參會人員名單的人名和順序，會議所需多數(shù)證表卡都自動生成和自動調整，讓會務準備工作變得輕松和從容。一、座次圖自動生成模塊（一）原理傳統(tǒng)方法的原理 本文所介紹方法的原理座次圖自動生成模塊的原理，可以概括成“位置編號人名”。是對參會人員和會場里的每個座位都進行編號，將相同編號的人名與座位建立一一對應聯(lián)系，使人名能夠自動填寫到相同編號對應的會場座位中去。依照此方法建立的座次圖，數(shù)字編號是核心要素，借助于excel軟件所擁有得數(shù)字處理優(yōu)勢，大大提升速度和準確性。（二）主要步驟由于使用現(xiàn)代人舉例容易不恰當不準確，本文虛擬了水滸傳中梁山108位好漢開招安大會的例子來

4、介紹座次圖的制作。準備工作：打開一個excel文件，將左下角三個選項卡分別改名為人員名單、數(shù)字布局圖和座次圖。然后開始以下三個步驟：第一步，在人員名單選項卡中，收錄所有參加會議的人員，并按照既定的規(guī)則從前往后依次編號（見圖1）。這里所說的規(guī)則，雖然不同類型的單位略有不同，但一般都是按照職級高低、身份尊卑從前向后排列的，即使是平級，也有大致固定的排列順序，如內部的電話本、人員名冊等。梁山108個好漢是以第71回所挖出的石碣碑為依據(jù)排序的。順序排列好之后，可以請領導審閱過目，遇到順序不對、人名出錯、由于特殊原因需要將一些人提前、放后等情況時，都可以比較容易的調整，然后重新編號。一般情況下編號為純數(shù)

5、字，遇到有發(fā)言、領獎等特殊情況時可將這些人單獨變編號，如“發(fā)1、發(fā)2”，除此之外的其他人員再按數(shù)字排列。圖1圖1請注意：當姓名為兩個字時（如“宋江”），要在兩字中間加1個空格，而不是2個空格。本例中，請?zhí)貏e留意：“編號”在“a列”，“姓名”在“b列”。 “徐寧”的編號是18號，“阮小七”的編號是31號。第二步，在數(shù)字布局圖選項卡中畫出會場座位擺放圖。具體擺幾排、每排幾個人、有無過道，都要依據(jù)會場條件和會議要求而定。之后依據(jù)一定的規(guī)則對這些座位進行編號（見圖2），編號后可以請領導過目認可。編號可以手填，更多的是找到規(guī)律后用公式批量填寫。圖2圖2本例中，共6排，每排18個人，中間有一個過道（左邊9

6、人，右邊9人）。按照一般的規(guī)律，第一排過道右邊為1號，左邊為2號，然后向左右和后面發(fā)散展開，全部編號分布在從b4到t9的長方形區(qū)域內。請注意：數(shù)字布局圖與人員名單兩個表中“編號”的格式要相同，內容要能一一對應，這是本系統(tǒng)的核心設置。本例中，請?zhí)貏e留意：“18”所在位置是“第1排，左1”，也就是b4單元格，“31”在 “第2排，右7”，也就是r5單元格。第三步，在座次圖選項卡中，將數(shù)字布局圖內容完全復制過來，去掉其中的編號。在原來編號區(qū)域（b4到t9）使用vlookup函數(shù)定義公式。首先，在左上角的b4單元格內輸入如下內容：= vlookup(數(shù)字布局圖！b4，人員名單！$a:$b，2，0)按回

7、車鍵，這個單元格內會自動出現(xiàn)兩個字“徐寧”。b4到t9范圍內其他單元格不必另外定義函數(shù)公式，只要點擊b4單元格，將鼠標懸停在這個單元格右下角約1秒，會出現(xiàn)一個很小的“+”符號，請按住鼠標左鍵不放，向右拖拽，便完成了第一排的函數(shù)公式定義，鼠標仍然不松手，再向下拖拽，便完成了所有6排的函數(shù)公式定義。最后，進行必要的格式調整，可看到下表內容，這就是我們所需要的座次圖(圖3)。圖3所謂“必要的格式調整”，包括：1.將所有單元格文字豎行排列（右鍵，設置單元格格式-對齊文字方向豎向）；2.將原先過道位置（k4:k9）的內容清空，表格邊框變?yōu)闊o色，填充顏色變?yōu)闊o色。3.對 b4到t9區(qū)域內的字體大小進行調整

8、，如果四個字的人名，可以縮小字號以確保完全顯示。請注意：1、在定義公式時，“$a:$b”中的“$”表示的絕對引用，不能隨便不寫。2、函數(shù)定義可以用函數(shù)編輯器（圖4）逐個找參數(shù)，避免手工輸入容易出錯。lookup_value：待查找值table_array：被查找數(shù)據(jù)表格范圍col_index_num：向右查找的列數(shù)range_lookup：查找類型，一般為0圖4本例中，請?zhí)貏e留意：“徐寧”所在的位置為“第1排，左1”，也就是b4單元格，在數(shù)字布局圖選項卡中b4單元格中的內容是 “18”，在人員名單選項卡中編號18的人為“徐寧”。同樣的，“阮小七”所在的位置為r5單元格。在數(shù)字布局圖選項卡中，r

9、5單元格中的內容是 “31”。在人員名單選項卡中編號31的人為“阮小七”。查看其他人如宋江、李逵等等都是如此。上述不是巧合，而是vlookup函數(shù)自動將人名、編號、位置聯(lián)系到了一起。vlookup函數(shù)會以數(shù)字布局圖相同位置的數(shù)字編號為媒介，找到人員名單對應的人名，將其“搬運”到函數(shù)被定義的位置。vlookup函數(shù)的工作機制是本系統(tǒng)的核心知識。（三）vlookup函數(shù)的運作機制vlookup是excel軟件中一個查找引用類函數(shù)。其格式為：f(x)=vlookup(待查找值，被查找數(shù)據(jù)表格范圍，向右查找的列數(shù)，0)座次圖b4單元格位置之所以最后能被自動填入“徐寧”。是因為設置了下面的函數(shù)公式：圖5

10、函數(shù)是一種公式和規(guī)則，計算機是執(zhí)行者，當我們在座次圖第1排左1（軟件中的“b4”單元格）定義了上圖所列的函數(shù)公式時，一系列指令將排隊交給計算機去完成（見圖6箭頭走向）： 1.首先，vlookup函數(shù)要求計算機到數(shù)字布局圖中查看相同位置（第1排左1，也就是“b4”單元格）上的數(shù)字，查看的結果是“數(shù)字18”。2.然后，vlookup函數(shù)將另外一個表人員名單從a列到b列的區(qū)域圈出，吩咐計算機攜帶剛剛找到的“數(shù)字18”，沿著這一區(qū)域最左邊的一列（也就是a列）從上至下搜尋比對，結果在第19行中間找到了。vlookup函數(shù)命令計算機腳步停在這里待命（待命的位置是單元格a19）。3.接著，vlookup函數(shù)

11、要求計算機以人員名單表上的a19單元格為起點，向右挪到第2列，到達“寶藏”所在地b19單元格。這個“寶藏”就是兩個字：“徐 寧”。4.最后，vlookup函數(shù)命令計算機將在搜尋到的“徐 寧”這兩個字搬運到函數(shù)出生的地方-位于座次圖第二排最左邊的b4單元格。5.推而廣之，通過拖拽方式為座次圖每個單元格建立函數(shù)公式，完成全圖人名填充。至此，創(chuàng)建座次圖的任務完成。圖6二、桌牌自動批量生成模塊與座次圖密切相關的會議桌牌，目前也大多手工錄入。除了速度慢、易錄錯之外，還容易與人員調整變化相脫節(jié)。有時為了節(jié)約，會盡量使用以前用過的舊桌牌（不足的新制），但這樣做核對翻找的工作量很大，且新制桌牌與舊桌牌往往在字

12、體格式和紙張顏色上有明顯差別。本文介紹的“桌牌自動批量生成模塊”依托座次圖生成系統(tǒng)而建，二者同步生成、同步調整，而且按照座次圖布局將一整排的桌牌按順序批量打印出來。制作方法：（一）建立桌牌選項卡（圖12）。將a1：b1單元格合并，輸入“第1排”。將a列從a2開始向下的單元格每兩個合并為1個大單元格，共合并出19個，即a2：a3合并、a4：a5合并a38：a39合并，b列也同樣辦理。（快速合并的方法：選中a2：a39，復制，點擊b2，右鍵-粘貼）。選中a2：a39單元格，右鍵設置單元格格式對齊方向負90度，選中b2：b39單元格，右鍵設置單元格格式對齊方向90度，實現(xiàn)桌牌文字背靠背。（二）選中a

13、2與a3合并的大單元格，定義vlookup函數(shù)：=vlookup（$a$1，座次圖！$a:$t，row()/2+1， 0）此函數(shù)“$a$1”指的是a1單元格內的內容“第1排”?！白螆D！$a:$t”指的是座次圖中a列到t列的所有內容，我們之前所排座次圖的所有人名及排號都在這個范圍（圖3）。row()是一個算所在單元格行號的函數(shù)，a2單元格內的row()等于2，row()/2+1=2。圖12函數(shù)含義是：帶著a1格的內容（“第1排”）到座次圖選項卡的a列內找，在a4單元格找到“第1排”，然后以此為起點向右挪到第2列，把其中的內容（“徐寧”）搬過來。（三）選中a2單元格，向下拖拽，生成一整排桌牌（單

14、面）。對于a4：a5單元格來說，盡管是由兩個單元格合并的，但計算機默認它是a4單元格。由于“$a$1”和“座次圖！$a:$t”都用“$”進行了絕對引用的設置，故在a4：a5單元格內拖拽后而生成的公式還是“=vlookup（$a$1，座次圖！$a:$t，row()/2+1，0）”，但是“row()/2+1”變化了，對于a4來說，row()=4，row()/2+1=3，函數(shù)計算的結果是在座次圖選項卡以a4單元格為起點向右挪到第3列，所得結果是“張清”。同理，a4：a5單元格內結果為“武松”、之后依次是朱仝、柴進、呼延灼，直至a38：a39為楊志。圖3（三）在“桌牌”選項卡（圖12）的b2單元格輸入

15、公式“=a2”，再向下拖拽，在b列得到另一面桌牌，它與a列桌牌的內容相同，格式上背靠背，打印出來后沿著a列b列之間的間隔線對折之后就可以插入塑料卡中，形成雙面桌牌（圖13左側圖）。（四）將a2：b39有桌牌內容的區(qū)域設為打印區(qū)域，調整行和列的大小以適應桌牌塑料卡的大小。合理設置單元格邊框實線，以利于打印之后的裁切和翻折。這樣，會場一整排的桌牌就能按照順序批量打印出來了。（五）將a1單元格內的“第1排”依次手動改為“第2排”、“第3排”則會自動生成其他排的參會人員桌牌（圖13）。打印過程非常迅速，200個桌牌6分鐘內即可生成和打印完畢。圖13由于桌牌人名是由函數(shù)沿著人員名單-座次圖的路徑自動生成

16、的，所以只要人員名單無誤，桌牌人名也就必定正確。而且桌牌是按照座次圖每一排從左至右的順序打印出來的，所以在會場的擺放也會異常順利。之所以要將一個桌牌生成在兩個單元格內，是因為excel中每個單元格行高最多409磅，也就是12厘米，而桌牌寬度往往在14厘米左右，占用兩個單元格，每個7厘米，才能確保桌牌尺寸。關于row()函數(shù)的說明：row()函數(shù)是求取單元格行號的函數(shù)，row()的值會隨著所在單元格的不同而不同，如在a39單元格內輸入“=row()”，結果是39，在f88單元格內輸入“=row()”，結果是88.row()函數(shù)在沿著列的方向從上到下批量生成公式方面有重要作用，使用時經(jīng)常要除以某個

17、數(shù)，如本例桌牌生成中要除以2，之后的胸卡生成模塊的例子中要除以5，之所以這樣做，是因為一個桌牌占2行，一個胸卡占5行，通過除以所占的行數(shù)，算出這是第幾個桌牌、第幾個胸卡。不使用row()函數(shù)也能通過手動方式生成公式，但工作量會有較大增加，而且容易出錯。三、合影站位圖自動生成模塊有些會議要組織參會人員合影留念，由于留給照相的時間一般都很短，為了加快組織速度，事前制發(fā)一張合影站位圖很有必要。合影站位圖也可自動生成和調整，其原理和制作步驟與座次圖基本相同（使用vlookup函數(shù)），兩表合用同一張人員名單。制作過程分為兩個步驟：（一）合影數(shù)字布局圖（圖16）。建立合影數(shù)字布局圖選項卡，根據(jù)需要人數(shù)、場

18、地等因素繪制合影座位的數(shù)字布局圖。需要注意2點：1、由于要求前后排人員交錯站立，要求使用將相鄰兩個單元格進行合并；2、主席臺領導參加照相，要在前排中間位置要專門留出。圖16（二）生成合影站位圖（圖17）。建立合影站位圖選項卡，將合影數(shù)字布局圖選項卡所有內容復制粘貼到相同位置，將數(shù)字清除，設定這些部分的格式排列為從上到下（右鍵-設置單元格格式對齊方向，選縱向“文本”）。用生成座次圖的方法，使用vlookup函數(shù)以合影數(shù)字布局圖相同位置的數(shù)字編號為媒介，找到人員名單對應的人名，將其“搬運”到函數(shù)被定義的位置。具體做法是在b2單元格輸入： “=vlookup（合影數(shù)字布局圖！b2，人員名單！$a:$

19、b，2，0)”，函數(shù)計算結果為“段景住”。然后用拖拽方式大量復制函數(shù)公式，迅速生成合影站位圖。合影站位圖也可以設計人名索引，具體做法參見前文簽到索引表的制作方法。由于人名是從人員名單中自動生成的，所以當人員名單出現(xiàn)變化時，合影站位圖會隨之自動調整。合影站位圖效果：圖17四、宴請座次圖自動生成模塊會議若出現(xiàn)重大禮儀性宴請，宴請座次編排往往非常復雜。宴請座次圖自動生成模塊遵循之前會議座次圖、合影站位圖的創(chuàng)建思路，依然先制作餐桌數(shù)字布局圖，然后其所有內容復制粘貼到新的宴請座次圖選項卡，利用vlookup函數(shù)到人員名單中抓取人名。這一方法創(chuàng)設的就餐安排仍是與人員名單同步更新，對于 “人民大會堂國慶招待

20、會”之類的超大正式宴會能提高百倍以上的效率。（一）批量生成就餐數(shù)字布局圖建立餐桌數(shù)字布局圖選項卡，首先在a1:ac22區(qū)域畫一張桌子的數(shù)字布局圖，圓桌邊有12個座位（圖18）。圖181.左上角的“第1桌”是手動填寫的，“第”、“1”、“桌”其實并不在一起，標示桌號的“1”在c1：d1單元格中，為了創(chuàng)設公式，只能將數(shù)字單獨放在一起。2.桌子中心的“第1桌”是用公式生成的，只要將m11：p12單元格合并，輸入“=a1”即可，放在中間比較醒目。3.該桌12個座位的數(shù)字是利用公式自動生成，公式為：1號座位：n2單元格：（c1-1）*12+1，結果為1；2號座位：f4單元格：（c1-1）*12+2，結果

21、為2；3號座位：v4單元格：（c1-1）*12+3，結果為3；4號座位：c8單元格：（c1-1）*12+4，結果為4以此類推，設完全部12個座位的公式4.在設置完后復制a1:ac22區(qū)域,在其他區(qū)域粘貼，然后更改每桌左上角的桌號，可以快速生成幾十桌、上百桌的就餐數(shù)字布局圖。（二）批量生成宴請座次圖1.建立宴請座次圖選項卡（圖19），將餐桌數(shù)字布局圖全部內容復制過來。圖192.在a1:ac22區(qū)域（第1桌）的首座，也就是n2單元格輸入“=vlookup(餐桌數(shù)字布局圖!n2，人員名單！$a:$b,2,0)”結果為“宋 江”。圖193.復制n2單元格內容，點擊2號座位（f4單元格），右鍵選擇性粘貼公式，相當于將n2單元格的公式復制粘貼了過去，但一些公式的參數(shù)隨著公式所在單元格的位置變化而有所變化，實際的公式內容相當于“=vlookup(餐桌數(shù)字布局圖! f4，人員名單！$a:$b,2,0)”, 結果為“盧俊義”。重復這個步驟到3號、4號座位選擇性粘貼公式，分別得到“吳用”、“關勝”.完成第一桌的設置。4、在設置完后復制a1