淺談電子檔案在檔案管理工作中存在的問題及對策

1、淺談電子檔案在檔案管理工作中存在的問題及對策 隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案的載體已由紙質(zhì)檔案向電子檔案演變，檔案工作逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案逐漸成了檔案管理的重要形式。做好電子檔案的管理工作，成為當(dāng)前檔案管理工作的重要內(nèi)容。由于電子文件檔案的出現(xiàn)和發(fā)展時間短，暴露的問題較多，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件檔案管理正面臨非授權(quán)訪問、信息泄漏或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒的威脅，因此，對電子文件檔案的科學(xué)管理已成為一個全球面臨的急待解決的重要課題。 1.電子檔案在工作實踐中存在的問題 1.1電子文件信息的可識讀性保證問題 電子文件不同于紙質(zhì)文件，外表看來保存完好的磁盤，由于環(huán)境（硬件、軟件、

2、加密、編碼方式等）的變化，信息卻存在不可讀的可能。信息技術(shù)的發(fā)展不斷有新的編碼替代原來的編碼，電子文件所用的編碼方式和迅速變化的計算機系統(tǒng)運行環(huán)境間矛盾會越來越尖銳，這是電子檔案管理中遇到的新問題。 1.2電子檔案的原始性界定問題 檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性，因此，認定電子文件的原始性，是保證其憑證作用的關(guān)鍵。電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性，使電子文件在形成和傳輸過程中存在著被改動的可能。我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷電子文件的原始性。 1.3電子檔案極易發(fā)生失真問題 電子檔案在操作過程中稍有疏忽就會導(dǎo)致信息失真，而且這種失真性會伴隨電子檔案生命的整個過程，而

3、且還極易發(fā)生人為現(xiàn)象，故意篡改電子檔案，影響其真實性，這個過程往往不會留下任何痕跡。 1.4電子檔案內(nèi)容的完整性缺乏保障 雖然具有現(xiàn)代化的儲存載體如磁帶、磁盤、光盤、優(yōu)盤，但由于這些載體的生命有限性以及各種病毒的侵襲，會導(dǎo)致載體被破壞，不能讀盤從而發(fā)生信息丟失的現(xiàn)象；在電子檔案的收集、編寫過程，如不及時保存，也會因為突然斷電而導(dǎo)致檔案部分缺失；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。 1.5面對電子檔案的沖擊，紙質(zhì)檔案的處理問題 在多年的管理過程中形成各類紙質(zhì)檔案是最原始、最直接、最真實、最權(quán)威的記錄和依據(jù)，是彌足珍貴的資源

4、。然而電子檔案的產(chǎn)生并非是紙質(zhì)檔案的消亡之日。不可能全面拋棄傳統(tǒng)檔案的運行方式，因此絕對不可忽視傳統(tǒng)檔案工作的統(tǒng)籌安排，需要盡快實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。使電子檔案和紙質(zhì)檔案盡快接軌。 1.6信息的可變性、不安全性 計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性以及計算機環(huán)境本身的特點使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改和重新編輯都變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出改動過的痕跡。計算機系統(tǒng)中的靜態(tài)文檔已大量被動態(tài)文檔所取代，而動態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被更新或補充，以反映最新的情況。如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存，毫無痕跡。電子文件檔案除上述特性外，還具有載體材料和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性、電

5、子文件的信息共享性等。 2.電子檔案管理的合理化建議 2.1建立統(tǒng)一的電子文件檔案歸檔基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn) 在電子文件大量產(chǎn)生的今天，檔案部門進行電子文件接收歸檔的首要任務(wù)是對所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性鑒定，而“保護體系”的實現(xiàn)正是為解決該問題而提出的一個重要途徑與方法，制定科學(xué)、合理及符合我國實際情況的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，是全面實施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎(chǔ)。 2.2檔案管理工作提前介入電子文件檔案系統(tǒng)的設(shè)計 對于電子文件與電子檔案管理系統(tǒng)而言，它和所有檔案輔助管理軟件有著根本的區(qū)別，它承擔(dān)了電子文件與電子檔案從接收、鑒定、保管、利用等全部工作，不僅要具有

6、電子檔案的管理功能，而且還具有相當(dāng)于實體檔案庫房的保管存儲功能。把原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中的許多后控制手段提到了最前端，盡可能把文件各個階段的管理要求放在設(shè)計階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。 2.3提高檔案工作人員綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力 隨著檔案信息進程推進和現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展，對檔案工作人員的要求也越來越高，電子檔案在操作過程中存在很大隨意性，難免出現(xiàn)一些失誤，所以要樹立檔案工作者的風(fēng)險意識，提高政治素質(zhì)、職業(yè)道德水平，強化保密意識、加強對密碼、口令、機房安全管理及應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)庫管理的維護工作，系統(tǒng)掌握現(xiàn)代管理知識和檔案專業(yè)知識，努力優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，

7、以適應(yīng)信息時代檔案工作的需要。同時電子檔案管理作為檔案事業(yè)發(fā)展進程中的新生事物，注定了它的發(fā)展要“摸著石頭過河”。因此只有檔案工作人員勇于探索、敢于創(chuàng)新，才能探索出一條新時期電子檔案管理工作發(fā)展的新路子，取得新的成果。 2.4要加強網(wǎng)絡(luò)的安全管理 通過驗證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問、閱讀權(quán)限。安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。積極采用密匙管理、數(shù)字式簽名等先進技術(shù)手段，保證電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)的正常運行。同部門、不同人員的查閱權(quán)限，并對所利用的電子檔案進行全程監(jiān)控并自動記錄，防止電子檔案被篡改而造成不可挽回的損失。 2.5電子檔案要多份保存，以防止突發(fā)事件破壞 將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。 2.6要定期檢測和拷貝，確保電子檔案的長期可讀性 當(dāng)操作系統(tǒng)更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真