酒店管理系統(tǒng)用戶手冊

1、目目 錄錄 一、快速入門一、快速入門 1.11.1、名詞解釋、名詞解釋 1.21.2、啟用步驟、啟用步驟 1.31.3、日常運(yùn)行步驟、日常運(yùn)行步驟 1.41.4、日常接待業(yè)務(wù)操作步驟、日常接待業(yè)務(wù)操作步驟 二、各功能模塊操作方法二、各功能模塊操作方法 （1 1）系統(tǒng)主界面系統(tǒng)主界面 （2 2）預(yù)訂管理預(yù)訂管理 1.1. 預(yù)訂房間預(yù)訂房間 2.2. 預(yù)定退房預(yù)定退房 3.3. 退出系統(tǒng)退出系統(tǒng) （3 3）前臺管理前臺管理 1.1. 開房操作開房操作 2.2. 換房操作換房操作 3.3. 交款操作交款操作 4.4. 退房退房 （4 4）查詢管理查詢管理 1.1. 商品查詢商品查詢 2.2. 庫存查

2、詢庫存查詢 3.3. 房卡查詢房卡查詢 4.4. 賬戶查詢賬戶查詢 5.5. 交接班查詢交接班查詢 （5 5）財務(wù)管理財務(wù)管理 1.1. 客人結(jié)賬客人結(jié)賬 2.2.記賬收款記賬收款 3.3.打印賬單打印賬單 4.4.日記賬報表日記賬報表 5.5.夜審夜審 （6 6）客戶客戶管理管理 1.1. 客戶信息客戶信息 2.2. 客史管理客史管理 （七）經(jīng)理查詢（七）經(jīng)理查詢 1.1. 今日預(yù)訂情況表今日預(yù)訂情況表 2.2. 今日退房情況表今日退房情況表 3.3. 客房資料統(tǒng)計表客房資料統(tǒng)計表 4.4. 在店客人統(tǒng)計表在店客人統(tǒng)計表 5.5.離店客人統(tǒng)計表離店客人統(tǒng)計表 6.6.夜審記錄夜審記錄 （八）

3、系統(tǒng)設(shè)置（八）系統(tǒng)設(shè)置 1.1. 系統(tǒng)權(quán)限系統(tǒng)權(quán)限 2.2. 新增用戶新增用戶 3.3. 用戶資料用戶資料 4.4. 房間管理房間管理 5.5. 更新收支更新收支 6.6. 系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)設(shè)置 （九）會員管理（九）會員管理 1.1. 會員注冊會員注冊 2.2. 會員查詢會員查詢 3.3. 會員修改會員修改 4.4. 充值充值 5.5. 注銷注銷 6.6. 會員優(yōu)惠會員優(yōu)惠 （十）幫助（十）幫助 1.1. 幫助信息幫助信息 2.2. 關(guān)于關(guān)于 （十一）其他管理（十一）其他管理 1.1. 計算器計算器 2.2. 萬年歷萬年歷 3.3. 世界鬧鐘世界鬧鐘 4.4. 公共信息公共信息 5.5. 留言板留

4、言板 6.6. 注銷注銷 一、快速入門一、快速入門 1.11.1、名詞解釋、名詞解釋 房間項目：房間項目： 房間項目也可以理解為房間的種類（例如可分為標(biāo)準(zhǔn)房間、豪華包間等）。 具體到某個房間類型都有其相對應(yīng)的房間，而每個房間就具體到某一來店登記 的賓客，一般把房間提供給一個客人后，在當(dāng)前客人未退出占用狀態(tài)前暫時無 法提供給另一個客人消費。此項目在系統(tǒng)設(shè)置中設(shè)置，在賓客開單時使用。 計費設(shè)置：計費設(shè)置： 計費設(shè)置主要是提供計算收取在店賓客消費費用的方法。主要包括： （1）全場打折設(shè)置：如果啟用了全場打折，那么在賓客結(jié)賬時將根據(jù)設(shè)置好 的打折比率進(jìn)行打折優(yōu)惠；（2）全天計費：此設(shè)置作用于設(shè)置房間的

5、計費方 法，賓客登記后，房間將按此設(shè)置的方法開始計費。此項目在系統(tǒng)設(shè)置中設(shè)置。 客戶設(shè)置：客戶設(shè)置： 客戶是本店的 vip 客戶、其他客戶的統(tǒng)稱?？稍O(shè)置客戶等級（例如：協(xié)議 單位、團(tuán)體客戶、散客等）還可為每種客戶等級設(shè)置打折比例。 操作員設(shè)置：操作員設(shè)置： 操作員是指使用本系統(tǒng)的本店員工，管理員可為其分配相應(yīng)的操作權(quán)限。 來賓登記來賓登記散客開單（團(tuán)體開單）：散客開單（團(tuán)體開單）： 每個客戶發(fā)生消費前必須進(jìn)行登記（建立客戶帳），給客戶安排一個房間 （房間）等房間項目，房間項目必須是在“系統(tǒng)設(shè)置”模塊中的“房間項目” 中已經(jīng)設(shè)置，系統(tǒng)只能對已設(shè)置的房間項目（房間）進(jìn)行登記。 來客登記來客登記更換

6、房間：更換房間： 假如因為店內(nèi)原因或客人要求，造成客人當(dāng)前占用的項目必須終止提供， 但客人的消費并未終結(jié)，為此，可以通過更換房間來將客人資料及消費信息在 不進(jìn)行結(jié)帳操作的情況下轉(zhuǎn)到另一新項目下。例如：換房間（房間）。 項目狀態(tài)：項目狀態(tài)： 房間的當(dāng)前使用狀態(tài)。例如：空房、臟房、預(yù)定等狀態(tài)。 收銀結(jié)賬收銀結(jié)賬賓客結(jié)帳：賓客結(jié)帳： 終結(jié)客戶當(dāng)前的消費活動，并進(jìn)行收款及自動還原房間項目（房間）的占 用狀態(tài)為可預(yù)定狀態(tài)。 用于查詢已結(jié)帳客戶（歷史客戶）的結(jié)帳信息，并形成各種分類的旅客詳 細(xì)結(jié)帳信息，如：客戶結(jié)帳記錄、歷史客戶資料、押金記錄、換房記錄、結(jié)帳 客戶消費累計表、已結(jié)帳客戶“消費項目明細(xì)表”、

7、已結(jié)帳客戶“接待對象消 費明細(xì)表”、已結(jié)帳客戶“結(jié)帳方式消費明細(xì)表”、已結(jié)帳客戶“結(jié)帳單位消 費明細(xì)表”等。 1.21.2、啟用步驟、啟用步驟 第一步：執(zhí)行第一步：執(zhí)行“系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)設(shè)置”菜單，設(shè)置相關(guān)項目。菜單，設(shè)置相關(guān)項目。 1. 房間項目設(shè)置 2. 商品項目設(shè)置 3. 操作員設(shè)置 4. 計費設(shè)置 第二步：開始使用。第二步：開始使用。 1.31.3、日常運(yùn)行步驟、日常運(yùn)行步驟 第 一 步、雙擊圖標(biāo)打開本系統(tǒng) 第 二 步、輸入正確的用戶名及密碼進(jìn)行登錄 第 三 步、登記模塊：來賓登記預(yù)訂管理 第 四 步、登記模塊：來賓登記顧客開單(團(tuán)體開單) 第 五 步、點單模塊：點單消費增

8、加消費 第 六 步、收銀模塊: 收銀結(jié)帳賓客結(jié)賬(確認(rèn)或詢問客人是否為本店客戶) 第 七 步、查詢模塊: 查詢來賓信息、收銀明細(xì)、打印營業(yè)情況日、月報表、 統(tǒng)計分析營業(yè)收入及賓流量等。 第 八 步、客戶管理模塊：管理客戶的基本信息、消費信息。 第 九 步、維護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份 第 十 步、維護(hù)系統(tǒng)系統(tǒng)設(shè)置 1.41.4、日常接待業(yè)務(wù)操作步驟、日常接待業(yè)務(wù)操作步驟 第 一 步、登記模塊：來賓登記散客開單(團(tuán)體開單) 第 二 步、收銀模塊：收銀結(jié)帳賓客結(jié)賬 二、各功能模塊操作方法二、各功能模塊操作方法 系統(tǒng)主界面系統(tǒng)主界面 （圖 1） 1 1 來賓登記來賓登記 1.11.1 客戶開單客戶開單 功能功能

9、 建立賓客消費帳，本模塊為每位來店賓客指定一個房間（房間），是賓 客消費的開始。 （圖 2） （圖 3） * 在選定某一處于 “空房” 或 “預(yù)訂” 狀態(tài)的房間后，通過點擊菜單 “散客登記（團(tuán)體登記）登記” (或直接點擊主窗口中的 “房間預(yù)定” 快捷按鈕)菜單進(jìn)入登記客戶資料界面。 * 進(jìn)入 “客戶資料” 界面后（如圖 2、3），可以看到有關(guān)選定開單房間的 基本信息及一些基本費用。 * 填寫來賓人數(shù)（必須填寫）、押金金額（根椐本店情況而定），系統(tǒng)將自 計算相應(yīng)的費用。 * 填寫完之后，點擊 “確定” 按鈕將完成開單任務(wù)，點擊 “取消” 按鈕 將取消此次開單操作。 1.21.2 更換房間更換房間

10、 功能功能 ： 假如因為店內(nèi)原因或客人要求，造成客人當(dāng)前占用的房間（房間）必須終 止提供，但客人的消費并未終結(jié)，為此，可以通過更換房間來將客人資料及消 費信息在不進(jìn)行結(jié)帳操作的情況下轉(zhuǎn)到另一新項目下。例如：換房間（房間）。 （圖 4） * 在選定需要更換的房間后, 通過點擊菜單 “來賓登記換房間”進(jìn)入更 換房間界面（如圖 4）。 * 進(jìn)入 “更換房間” 界面后可以看到當(dāng)前待調(diào)換的房間號（即：原房間）,在 “調(diào)整為”后的文本框中輸入要調(diào)整到的目標(biāo)房間。 * 填寫完之后，點擊 “確定” 按鈕將完成更換房間任務(wù)，點擊 “取消” 按鈕將取消此次更換房間操作。(注：如果待更換的房間和目標(biāo)房間在同 一房間

11、類型中，可通過拖放的方式進(jìn)行調(diào)換) 1.31.3 修改登記修改登記 功能功能 ： 如果在顧客開單時填寫有誤，或者用于修改來賓姓名、押金金額等可通過 此項操作完成。 * 在選定需要修改登記的房間后, 通過點擊菜單 “來賓登記登記”進(jìn)入 修改登記界面。 * 進(jìn)入修改登記界面后，相應(yīng)的文框?qū)@示出顧客登記時的數(shù)據(jù)，更改需要 修改的項目。如：來賓人數(shù)、押金金額。 * 填寫完之后，點擊 “確定” 按鈕將完成修改任務(wù)，點擊 “取消” 按鈕 將取消此次修改操作。 1.41.4 房間狀態(tài)房間狀態(tài) 功能功能 此項操作可手動修改處于非占用狀態(tài)的房間狀態(tài)為”空房”、“預(yù)訂”、 “停用”、“臟房”等狀態(tài)。 1.51.

12、5 預(yù)定管理預(yù)定管理 功能功能 ： 此項功能可以完成增加預(yù)訂、修改預(yù)訂、刪除預(yù)訂，預(yù)訂情況的查詢、導(dǎo) 出、打印等功能。 （圖 5） * 通過點擊菜單“來賓登記預(yù)訂管理”菜單(或直接點擊主窗口中的“預(yù) 訂管理”快捷按鈕)進(jìn)入預(yù)訂管理界面。 * 增加預(yù)訂：點擊預(yù)訂管理窗口中的 “增加” 按鈕進(jìn)入預(yù)訂登記窗口，在 預(yù)訂登記窗口中填寫預(yù)訂人信息并指定其預(yù)訂的房間類型及房間、確認(rèn)賓 客預(yù)計到達(dá)的時間和最后保留時間，還可選擇“到達(dá)保留時間是否自動取 消預(yù)訂”。填寫完之后點擊“確定”按鈕將完成此次預(yù)訂，點擊“取消” 按鈕將取消此次預(yù)訂操作。（注：最后保留時間是指若賓客在預(yù)訂到達(dá)的 時間沒有到達(dá)，最多還能廷長

13、到的時間。此時間做為自動取消預(yù)訂的條件） 。 * 修改預(yù)訂：若要修改某條預(yù)訂信息可在預(yù)訂管理窗口中選擇一條要修改的 預(yù)訂信息，然后點擊預(yù)訂管理窗口中的 “修改” 按鈕進(jìn)入修改預(yù)訂登記 窗口，修改相應(yīng)內(nèi)容（操作方法類似于增加預(yù)訂）后點擊“確定”將保存 修改后的信息，若點擊“取消”按鈕將取消此次修改預(yù)訂登記操作保持原 有的數(shù)據(jù)不變。 * 刪除預(yù)訂：在預(yù)訂管理窗口中選擇一條要刪除的預(yù)訂信息，然后點擊預(yù)訂 管理窗口中的“刪除”按鈕，系統(tǒng)將給出提示“刪除后將不能恢復(fù)，確定 刪除嗎？”，點擊“確定”將永久刪除所選中的預(yù)訂信息，點擊“取消” 將不做任何操作并返加預(yù)訂管理窗口。 * 查詢預(yù)訂：在預(yù)訂管理窗口中

14、“房間號/姓名”后的文本框中輸入被預(yù)訂 的房間號或預(yù)訂人的姓名后點擊“查詢”，數(shù)據(jù)表中將顯示出符合查詢條 件的預(yù)訂信息，當(dāng)然可以點擊“過濾”按鈕選擇過濾條件從而指定查詢范 圍。點擊“刷新”按鈕數(shù)據(jù)表中將顯示所有預(yù)訂信息。 1.61.6 退出系統(tǒng)退出系統(tǒng) 功能功能 此項操作可中斷本系統(tǒng)的運(yùn)行并退回到操作系統(tǒng)。 * 點擊菜單“來賓登記退出系統(tǒng)”,系統(tǒng)將提示“真的要退出系統(tǒng)嗎？”， 點擊“是”將中斷當(dāng)前所的操作并退出本系統(tǒng)，點擊“否”將返回到本系 統(tǒng)。（注：退出系統(tǒng)前請先確認(rèn)對未保存的操作進(jìn)行保存，否則系統(tǒng)將取 消未保存的操作） 2 2 收銀結(jié)賬收銀結(jié)賬 2.12.1 賓客結(jié)賬賓客結(jié)賬 功能功能 本

15、模塊將自動統(tǒng)計每個登記客人在店時所發(fā)生的所有消費額和應(yīng)付款額， 并完成結(jié)帳收銀操作。 （圖 6） * 在主窗口中選要結(jié)賬賓客的房間后，點擊菜單“收銀結(jié)賬賓客結(jié)賬” （或點擊主窗口中的“賓客結(jié)賬”快捷按鈕）進(jìn)入賓客結(jié)賬界面。 * 此窗口主要包括:結(jié)賬房間信息區(qū)、付款情況區(qū)。(注：結(jié)賬房間信息區(qū)： 用來顯示當(dāng)前結(jié)賬房間的賬單號、房間編號、賓客姓名，付款情況區(qū)：中 分別有消費金額、應(yīng)收金額、已收押金、優(yōu)惠金額、實收金額、賓客支付、 找零等，其中：“已收押金”是指已經(jīng)收取的“預(yù)付款”等金額的合計額； “結(jié)算金額” 是指經(jīng)系統(tǒng)計算應(yīng)收的結(jié)賬金額，即：“消費金額已收 押金=結(jié)算金額”；“賓客支付”是指客人

16、結(jié)賬時交付給收銀員的金額， 如果大于結(jié)算金額，則在其后顯示找零金額；“優(yōu)惠金額”是指系統(tǒng)根設(shè) 置的打折比率自動計算出的讓利于賓客的金額及抹零金額等的統(tǒng)稱。最后 的“入賬金額=消費金額優(yōu)惠金額”由系統(tǒng)自動計算。消費消單區(qū)：用 來顯示選中房間的消費清單。 * 點擊“結(jié)賬”按鈕后就完成了結(jié)賬操作，也就意味著終止了此賓客此次在 本店的消費行為，并自動關(guān)閉本窗口。 * 點擊“取消”按鈕將取消此次結(jié)賬操作并自動關(guān)閉本窗口。 3 3 業(yè)務(wù)查詢業(yè)務(wù)查詢 3.13.1 結(jié)賬單查詢結(jié)賬單查詢 功能功能 根據(jù)結(jié)賬時間、賓客姓名、賬單號、房間號來查詢已經(jīng)的結(jié)賬的賬單 （圖 9） * 點擊菜單“營業(yè)查詢結(jié)帳單查詢”進(jìn)入

17、“結(jié)帳單查詢”界面。 * 選擇賬單時間后，填寫起始時間和終止時間后點擊查詢按鈕，在結(jié)賬狀態(tài) 信息里會顯示這一段時間的結(jié)賬單內(nèi)容。 * 選擇姓名/房間號/賬單號后，填寫內(nèi)容后點擊查詢按鈕，在結(jié)賬狀態(tài)信息 里會顯示某個賓客、某房間、某個賬單號的結(jié)賬單內(nèi)容。 3.23.2 全部賓客信息查詢?nèi)抠e客信息查詢 功能功能 根據(jù)輸入的賓客姓名、證件編號、房間號查詢來賓的信息內(nèi)容。 （圖 10） * 點擊菜單“營業(yè)查詢?nèi)抠e客信息查詢”進(jìn)入“全部賓客信息查詢”界 面。 * 輸入賓客姓名、證件編號、房間號后，點擊查詢按鈕，在所有來賓信息里 會顯示賓客的信息內(nèi)容。 * 點擊近日來客按鈕可以查詢今天到店的賓客內(nèi)容。

18、 3.33.3 在店賓客消費查詢在店賓客消費查詢 功能功能 查詢在店的賓客某時間內(nèi)的消費。 （圖 11） * 點擊菜單“營業(yè)查詢在店賓客消費查詢”進(jìn)入“在店賓客消費查詢”界 面。 * 選擇入住時間，填寫起始時間和終止時間，點擊查詢按鈕在店賓客消費里 會顯示所選時間里的在店賓客消費明細(xì)。 * 選擇房間號，填寫后點擊查詢按鈕在店賓客消費里會顯示所選房間號的在 店賓客消費明細(xì)。 3.43.4 離店賓客消費查詢離店賓客消費查詢 功能功能 根據(jù)結(jié)賬時間、賬單號、房間號來查詢已經(jīng)離店的賓客消費內(nèi)容。 （圖 12） * 點擊菜單“營業(yè)查詢離店賓客消費查詢”進(jìn)入“離店賓客消費查詢”界 面。 * 選擇賬單時間后

19、，填寫起始時間和終止時間后點擊查詢按鈕，在離店賓客 里會顯示這一段時間的離店賓客消費內(nèi)容。 * 選擇姓名/房間號/賬單號后，填寫內(nèi)容后點擊查詢按鈕，在結(jié)賬狀態(tài)信息 里會顯示某房間、某個賬單號的離店賓客消費內(nèi)容。 4 4 客戶管理客戶管理 4.14.1 基本信息管理基本信息管理 功能功能 此模塊用于增加客戶、修改客戶信息、刪除客戶、客戶信息的查詢、導(dǎo) 出和打印等功能。 （圖 13） * 點擊菜單“客戶管理基本信息管理”(或點擊主窗口中的快捷按鈕“客 戶管理”)進(jìn)入客戶“基本信息管理”界面(如圖 13)。 * 增加客戶：點擊本窗口中點擊“增加”按鈕即彈出增加客戶窗口，在此窗 口中輸入客戶的基本信息

20、后點擊“確定”按鈕后完成一次增加任務(wù)并返回 “基本信息管理”窗口，（注：增加客戶窗口中的客戶等級只能隨著客戶 積分的改變而改變，客戶的初始積分可在“系統(tǒng)設(shè)置中”設(shè)置。） * 修改客戶信息：在本窗口的數(shù)據(jù)表中選擇要修改的客戶信息(可通過查詢 的方式找到要修改的客戶信息)后點擊“修改”按鈕即彈出修改客戶信息 窗口，操作方法同增加客戶。 * 刪除客戶：在本窗口的數(shù)據(jù)表中選擇要刪除的客戶(可通過查詢的方式找 到要修改的客戶信息)后點擊“刪除”按鈕，彈出一提示窗口，“刪除后 將不能恢復(fù)，確定要刪除嗎？”,點擊“是”執(zhí)行刪除，點擊“否”則不 做刪除操作。 4.24.2 來賓信息管理來賓信息管理 功能功能 用來查詢來賓的信息內(nèi)容 （圖 14） * 點擊菜單“客戶管理客戶消費信息”進(jìn)入“客戶消費信息”界面（如圖 14）。 * 進(jìn)入來賓信息一覽表窗口中可指定客戶的編號或姓名來查詢符合條件客戶 的所有信息。 系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)設(shè)置 5.2.15.2.1 房間項目設(shè)置房間項目設(shè)置 功能功能 設(shè)置房間狀態(tài)、添加房間類型、添加房間數(shù)量、刪除房間、刪除房間類 型等。 （圖 17） * 點擊菜單“系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)設(shè)置房間項目設(shè)置”進(jìn)入“房間項目設(shè)置” 界面（如圖 17）。 （圖 18） * 點擊