項(xiàng)目管理：四步讓項(xiàng)目管理走上正軌

1、 項(xiàng)目管理：四步讓項(xiàng)目管理走上正軌 您可能已經(jīng)知道在您的企業(yè)中的某些項(xiàng)目的定位不是很成功，但這些仍然在消耗資金和相關(guān)的人員配置。夏季是一年中最佳的重點(diǎn)項(xiàng)目測評時(shí)期。因?yàn)檫@時(shí)，您可以通過對1月份時(shí)所有已批準(zhǔn)的重點(diǎn)項(xiàng)目截止到當(dāng)前運(yùn)行的狀況來檢測項(xiàng)目的運(yùn)行情況。在這個(gè)階段，您和您的管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該已經(jīng)掌握了足夠的數(shù)據(jù)以充分了解每個(gè)項(xiàng)目是否能成功地實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)。您可能已經(jīng)知道在您的企業(yè)中的某些項(xiàng)目的定位不是很成功，但這些項(xiàng)目仍然在消耗資金和相關(guān)的人員配置。當(dāng)您評估您的項(xiàng)目當(dāng)前的運(yùn)行狀態(tài)時(shí)，您是否有專門留意到如下這些跡象?關(guān)鍵問題持續(xù)存在，但一直沒有得到解決。項(xiàng)目范圍不斷變化。盡管一直在努力試圖趕上工作進(jìn)度，

2、但該項(xiàng)目的實(shí)際運(yùn)作狀況一直落后于原計(jì)劃。競爭性的交付分散了您的注意力。如果上述問題的答案皆為肯定的，那么，現(xiàn)在可能是時(shí)候采取相關(guān)措施以減少您的損失了：終止這些項(xiàng)目， 或者至少要從根本上進(jìn)行結(jié)構(gòu)性的調(diào)整。您比任何人都清楚，繼續(xù)投資于不好的項(xiàng)目不會有任何意義。因?yàn)榛ㄔ俣嗟腻X也無法從根源上解決這些項(xiàng)目的困境。要制定出一套行之有效的應(yīng)對策略，您可以試著針對這些項(xiàng)目做如下幾個(gè)方面的分析：還有哪些地方可以挽救?除了時(shí)間和剩下的預(yù)算，還有什么是可交付的?您有沒有更適合的領(lǐng)導(dǎo)人員來成功地完成這些項(xiàng)目?原定的計(jì)劃是否真的切實(shí)可行?您和您的管理團(tuán)隊(duì)是否竭盡所能的支持了該項(xiàng)目按原計(jì)劃的實(shí)施?如果利用余下的預(yù)算，部分

3、或所有的項(xiàng)目都還可以挽救并按時(shí)交貨;或者如果有合適的領(lǐng)導(dǎo)人出面督導(dǎo)這些項(xiàng)目;又或者說如果新的計(jì)劃是切實(shí)可行的，而且管理層將繼續(xù)支持該項(xiàng)目。那么，如下四個(gè)步驟將幫助您重新獲得主動權(quán)，并最終帶來項(xiàng)目的成功。這些步驟其實(shí)是最基本的阻止和處理，但其背后包括了更多更重要的具體細(xì)節(jié)：執(zhí)行和重點(diǎn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的努力將決定該項(xiàng)目是否能夠復(fù)蘇，并最終取得成功。1、局勢評估盡可能多的收集關(guān)于項(xiàng)目當(dāng)前運(yùn)行狀態(tài)的信息。利用這些數(shù)據(jù)幫助您作出明智的，關(guān)于下一步將會發(fā)生什么的決定。在這個(gè)階段，不要害怕出現(xiàn)的問題比答案多，這是很正常的。關(guān)鍵是要能夠提出正確的問題，以獲得對項(xiàng)目當(dāng)前狀態(tài)的準(zhǔn)確的定位。下面的幾個(gè)問題是您在解決關(guān)鍵數(shù)據(jù)

4、時(shí)需要收集的切入點(diǎn)：交貨日期的重要程度怎樣?哪些功能是交付日期明確要求的?哪些任務(wù)已經(jīng)完成，哪些任務(wù)尚未解決?項(xiàng)目的相關(guān)人員是否愿意改變工作的范圍、時(shí)間和預(yù)算?最后一個(gè)關(guān)于項(xiàng)目相關(guān)變化的問題至關(guān)重要。因?yàn)槠渖婕暗搅四壳捌髽I(yè)運(yùn)行中的相關(guān)人員及制定的政策。即使明知肯定會面臨失敗，人們也很難接受改變。除非這些改變會給他們和他們的團(tuán)隊(duì)帶來直接的好處。而對于有機(jī)會恢復(fù)的項(xiàng)目，人們其實(shí)是期望有所改變的，特別是對于那些關(guān)鍵利益相關(guān)者來說更是如此。當(dāng)收集到了有關(guān)該項(xiàng)目當(dāng)前運(yùn)行狀態(tài)的數(shù)據(jù)之后，不要忘記征求當(dāng)前團(tuán)隊(duì)的意見，咨詢一下他們哪里出了問題。您可能很容易忽略他們的意見，因?yàn)楫吘故撬麄兊脑虿艑?dǎo)致了項(xiàng)目目前的

5、運(yùn)行不利狀況。事實(shí)上，每個(gè)人都可以為您提供項(xiàng)目為何會形成目前的狀態(tài)的相關(guān)啟示。與關(guān)鍵團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行深入的接觸，并了解糾正當(dāng)前情況的建議。2、為項(xiàng)目的恢復(fù)而組建團(tuán)隊(duì)小組項(xiàng)目的每一個(gè)參與者，上至項(xiàng)目執(zhí)行管理者、利益相關(guān)者，下至項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員都必須承認(rèn)目前的項(xiàng)目存在問題，需要加以改正。他們還需要接受的觀點(diǎn)包括，現(xiàn)有的項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目交付方式是有缺陷的，需要加以調(diào)整。如果他們不接受上述這些事實(shí)，他們可能會抵制恢復(fù)所需采取的相關(guān)步驟措施。一旦每個(gè)人都接受了項(xiàng)目運(yùn)行需要改變的觀念，那么就該針對目前的狀態(tài)制定出切實(shí)可行的交付時(shí)間表。同樣還必須確立項(xiàng)目成功和恢復(fù)控制的相關(guān)指標(biāo)。如果您有項(xiàng)目開始時(shí)的相關(guān)數(shù)據(jù)資料，那么

6、您可能需要制定一個(gè)新的數(shù)據(jù)。項(xiàng)目的管理團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目經(jīng)理在負(fù)責(zé)項(xiàng)目的恢復(fù)期間需要營造一個(gè)支持全體團(tuán)隊(duì)成員的環(huán)境。制定出切實(shí)的目標(biāo)，并為團(tuán)隊(duì)成員提供他們所需要的空間、設(shè)備和培訓(xùn)以促使項(xiàng)目的成功。最后，重要的是要充分利用項(xiàng)目恢復(fù)為全體成員所帶來的新的工作勢頭和各項(xiàng)新的動力優(yōu)勢。這有利于每一位項(xiàng)目參與者都集中精力并彼此鼓舞。這將保證項(xiàng)目小組全體成員都鼓足干勁，而不會覺得僅僅是為了利益相關(guān)者的所需而執(zhí)行任務(wù)。3、為項(xiàng)目的恢復(fù)而制定一個(gè)計(jì)劃將恢復(fù)的項(xiàng)目視為一個(gè)新的項(xiàng)目，從而將其與舊的項(xiàng)目分開。圍繞這一新項(xiàng)目的成功交付，需要制定出新的工作范圍和新的標(biāo)準(zhǔn)。新的工作范圍可能需要您確定該項(xiàng)目是否擁有恰當(dāng)?shù)馁Y源或權(quán)利

7、，甚至還需要您重新選擇團(tuán)隊(duì)中的相關(guān)工作成員。根據(jù)項(xiàng)目新的工作范圍，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該制定出一個(gè)明確的、切實(shí)的流程圖，以實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。在這次計(jì)劃的主要區(qū)別是，它絕不能失敗。其同時(shí)也將受到更大的管理監(jiān)督。因此，在每一個(gè)較短的時(shí)間內(nèi)都制定一個(gè)有里程碑意義的中短期目標(biāo)，以確保項(xiàng)目的最終成功也將是至關(guān)重要的。并且，如果有必要的話，這些中短期目標(biāo)也是允許修改的。中短期的里程碑將提供寶貴的數(shù)據(jù)，以確定該項(xiàng)目早期的良性運(yùn)行。4、計(jì)劃執(zhí)行的博弈隨著新的計(jì)劃的制定完成，是時(shí)候開始設(shè)計(jì)正式的業(yè)務(wù)階段了。請記住，在執(zhí)行過程中，不僅僅只是項(xiàng)目的執(zhí)行成員需要對項(xiàng)目負(fù)責(zé)。從管理層下到每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都必須要有責(zé)任掛鉤。所有

8、的項(xiàng)目方方面面，從環(huán)境到各種支持，在任何時(shí)候都需要同步，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都需要知道他們在該項(xiàng)目中具體是負(fù)責(zé)什么，直至該項(xiàng)目的成功恢復(fù)。為了確保每個(gè)人在項(xiàng)目的恢復(fù)過程中對整個(gè)項(xiàng)目的了解都是同步的，該項(xiàng)目就需要有明確的、內(nèi)容豐富和頻繁的溝通。明確定義您團(tuán)隊(duì)的溝通計(jì)劃、信息將如何傳播、緊急事項(xiàng)將如何處理、以及重要決定將如何作出。鑒于計(jì)劃和項(xiàng)目新增的相關(guān)審議，團(tuán)隊(duì)需要能夠隨時(shí)提供最新的數(shù)據(jù)，以顯示對項(xiàng)目改進(jìn)的控制將是非常關(guān)鍵的。這些數(shù)據(jù)也可以讓您迅速改正任何明顯的麻煩問題。要使一個(gè)失敗的項(xiàng)目重新回到正軌不是件容易的事。它需要持續(xù)的努力、把握重點(diǎn)、堅(jiān)守承諾和客觀性。在項(xiàng)目恢復(fù)的過程中也沒有個(gè)人議程的時(shí)間。如何針對該項(xiàng)目最好的看到問題并采取相關(guān)行動是對每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的要求。同樣重要的是不要無視每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員所面臨的壓力。確保對每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都要有積極的關(guān)注。團(tuán)隊(duì)在埋頭于手頭的工作重點(diǎn)的同時(shí)還