辦公自動(dòng)化在文書檔案管理工作開展中的重要作用研究

1、 辦公自動(dòng)化在文書檔案管理工作開展中的重要作用研究 摘要：隨著我國(guó)改革開放的深入發(fā)展，信息技術(shù)自動(dòng)化逐漸融入了人們生活中的方方面面，在辦公領(lǐng)域，文書檔案的管理是單位發(fā)展的重要關(guān)鍵所在，而過去老舊的文書檔案管理方式已經(jīng)無法滿足我國(guó)現(xiàn)代社會(huì)的需求，因此，在辦公文書檔案管理中，要重視辦公自動(dòng)化在其中的應(yīng)用，增加文書檔案的安全系數(shù)，提高文書檔案管理人員的素質(zhì)。下文將重點(diǎn)闡述辦公自動(dòng)化在文書檔案管理工作開展中的重要作用。關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；文書工作；檔案管理；重要作用在檔案管理工作中，文書檔案的管理是其中的重要因素，起著記載單位的發(fā)展歷程和便于查詢利用的重要作用，為單位的可持續(xù)發(fā)展能夠提供關(guān)鍵的指導(dǎo)。而

2、隨著我國(guó)科技技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式較為老舊，無法滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，因此，要積極在文書檔案管理中引入辦公自動(dòng)化，通過先進(jìn)的辦公技術(shù)，采用科技設(shè)備，更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案內(nèi)容的整理，從而進(jìn)一步提高辦公的效率。雖然，辦公自動(dòng)化已經(jīng)在文書檔案管理中有一定規(guī)模的應(yīng)用，但在實(shí)際應(yīng)用過程中，辦公自動(dòng)化應(yīng)用仍存在一定的問題，需要不斷完善。1 辦公自動(dòng)化在文書檔案管理工作開展中出現(xiàn)的問題1.1 文書檔案管理者的綜合素質(zhì)不夠想要在文書檔案管理工作中引入辦公自動(dòng)化，對(duì)文書檔案的管理者的素質(zhì)有一定的要求，引入辦公自動(dòng)化需要一定的技術(shù)作為支撐，要求文書檔案管理工作人員不僅僅需要有較高的專業(yè)素質(zhì)，還要

3、有一定的專業(yè)技術(shù)基礎(chǔ)，能夠在短時(shí)間內(nèi)學(xué)習(xí)理解辦公自動(dòng)化的操作，在實(shí)踐過程中更加清晰地了解文書檔案管理工作相關(guān)的概念，并積極了解辦公自動(dòng)化的技術(shù)，更好地適應(yīng)辦公自動(dòng)化在文書檔案管理中的應(yīng)用，提高本單位文書檔案管理工作人員的工作效率。但近些年，大部分的單位文書檔案管理工作人員很難做到及時(shí)學(xué)習(xí)領(lǐng)悟辦公自動(dòng)化的專業(yè)技術(shù)與知識(shí)，導(dǎo)致在文書檔案管理工作中的并沒有發(fā)揮辦公自動(dòng)化的應(yīng)有效果，大大降低了文書檔案管理的效率。1.2 文書檔案的保密特質(zhì)單位在進(jìn)行文書檔案整理的過程中，通過應(yīng)用辦公自動(dòng)化，能夠更加高效地完成文書檔案管理工作，但在實(shí)現(xiàn)高效的工作效率的同時(shí)，在保密性存在一定的不足，運(yùn)用辦公自動(dòng)化進(jìn)行管理，

4、使得他人也能夠更加輕易地實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的修改，并且很難發(fā)現(xiàn)他人進(jìn)行修改的痕跡，大大降低了文書檔案的保密性。2 辦公自動(dòng)化在文書檔案管理工作中開展的重要意義2.1 提高工作效率在過去的文書檔案管理工作中，往往是采用人力進(jìn)行管理，這樣的手工整理方式，大大降低了檔案資料的收集查閱效率，不僅浪費(fèi)大量的人力物力，也降低了工作效率，這樣的檔案管理方式無法滿足單位的需求。而在檔案管理工作中采用辦公自動(dòng)化的方式，合理利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析處理，能夠大大降低在文書檔案管理中消耗的人力，在短時(shí)間內(nèi)完成對(duì)文書檔案的管理，使得單位在往后的信息收集、資料處理、查詢利用方面能夠更加得心應(yīng)手，高效快速地完成任務(wù)。2.

5、2 優(yōu)化相關(guān)服務(wù)功能在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，單位中檔案資料在共享方面存在一定的不足，在應(yīng)用查找的過程或者需要耗費(fèi)較大的時(shí)間與精力，服務(wù)功能相對(duì)較差。而在文書檔案管理工作中合理應(yīng)用辦公自動(dòng)化，則能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)相關(guān)服務(wù)功能的進(jìn)一步優(yōu)化，通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，能夠?qū)⑦^去的紙質(zhì)版資料轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代電子形式的資料，并構(gòu)建出高效的文書檔案數(shù)據(jù)庫，當(dāng)單位或者部門需要收集相關(guān)資料時(shí)，能夠快速地通過檢索完成任務(wù)，很大程度上提高文書檔案管理工作的效率，從而提高了服務(wù)功能。在改變傳統(tǒng)檔案管理方式的同時(shí)，將粗放式管理轉(zhuǎn)變?yōu)榫?xì)化管理，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)服務(wù)功能的多元化處理。不僅如此，在文書檔案管理中應(yīng)用辦公自動(dòng)化，能夠?qū)崿F(xiàn)信息載

6、體的分離，加深信息的深度，真正實(shí)現(xiàn)信息共享，進(jìn)一步優(yōu)化文書檔案的相關(guān)服務(wù)功能。2.3 提高文書檔案的存儲(chǔ)質(zhì)量在我國(guó)現(xiàn)代飛速發(fā)展的背景下，辦公自動(dòng)化技術(shù)逐漸在文書檔案管理工作中有更廣闊的應(yīng)用，電子檔案的信息資料形式逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式。單位在實(shí)際運(yùn)營(yíng)的過程中，往往會(huì)生成較多的文檔資料，而相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文檔，電子版文檔有較為明顯的優(yōu)勢(shì)，方便儲(chǔ)存與搜集。不僅如此，在實(shí)際需求的過程中，還可以將電子文檔與紙質(zhì)文檔進(jìn)行相互的轉(zhuǎn)化，進(jìn)一步提高單位的工作效率。在傳統(tǒng)的文件傳遞過程中，由于紙質(zhì)版的文檔傳遞較為麻煩，很有可能會(huì)出現(xiàn)傳遞丟失與損壞的情況，而在現(xiàn)代發(fā)展中，通過辦公自動(dòng)化技術(shù)的合理應(yīng)用，能夠由

7、過去的紙質(zhì)版文檔傳送轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)如今的電子檔案?jìng)魉?，更好地?shí)現(xiàn)對(duì)文檔完整性的保護(hù)，使單位在進(jìn)行文檔傳遞的過程更加方便高效。3 在文書檔案管理工作中應(yīng)用辦公自動(dòng)化的策略3.1 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的管理應(yīng)用在文書檔案管理工作中，辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用載體是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，因此，為了更好地保障文書檔案數(shù)據(jù)的安全系數(shù)，在進(jìn)行檔案管理的過程中，要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全的管理，通過對(duì)內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)的研究，通過施加內(nèi)外網(wǎng)隔離，展開一定的隔離防護(hù)措施，保證只有允許的地址才能進(jìn)入到辦公室自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)中，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理應(yīng)用的強(qiáng)化，保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全性。不僅如此，單位還可以應(yīng)用防火墻進(jìn)行檔案保護(hù)，防火墻能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾，并及時(shí)檢測(cè)

8、到網(wǎng)絡(luò)攻擊，及時(shí)給予相應(yīng)的警告，更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的保護(hù)，提高檔案資料的安全性。3.2 加強(qiáng)對(duì)電子文檔的技術(shù)管理將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到文書檔案管理工作中，為了提高電子文檔資料數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，進(jìn)一步提高單位人員的工作效率，還要加強(qiáng)對(duì)電子文檔的技術(shù)處理。為了進(jìn)一步提高單位的工作效率，相關(guān)工作人員要始終抱有學(xué)習(xí)的理念，不斷加深對(duì)文件資源的研究，工作人員要及時(shí)研究分析，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文檔的技術(shù)管理。像是對(duì)文檔的接受、存儲(chǔ)等操作，要在保證文檔中內(nèi)容資料的完整準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，對(duì)電子文檔進(jìn)行有效的管理，進(jìn)行電子文檔的處理，轉(zhuǎn)變?yōu)橹蛔x文件，保證在往后的應(yīng)用查閱中，能夠?qū)ξ募M(jìn)行查閱，但無法對(duì)文檔進(jìn)行修改，使得文檔

9、的準(zhǔn)確性與原始性不遭到破壞，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔可靠性的保證。由于電子文檔大多數(shù)存儲(chǔ)與計(jì)算機(jī)，而計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障是生活中非常常見的情況，因此，為了預(yù)防由于計(jì)算機(jī)故障，導(dǎo)致文檔丟失的情況出現(xiàn)，對(duì)于部分重要的文檔，要對(duì)其進(jìn)行備份，而為了保證安全性，要加密計(jì)算機(jī)，避免出現(xiàn)文檔流失的情況。3.3 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與能力在檔案管理工作中，由于管理人員是工作的主要力量，因此，檔案管理人員的工作專業(yè)素質(zhì)對(duì)工作效率有著最為直接的影響，因此，為了保證辦公自動(dòng)化能夠在文書檔案工作中順利展開，要重視對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高與培訓(xùn)。單位可以加大對(duì)檔案管理工作人員的投入，像是提高工作硬件設(shè)施質(zhì)量，能夠使檔案管理工作人員更加熟悉辦公自動(dòng)化設(shè)備的應(yīng)用功能，從而提高工作效率。單位也可以在檔案管理工作人員的培訓(xùn)方面加大投入力度，也可以制定單位獎(jiǎng)懲制度，在業(yè)績(jī)考核中加入工作質(zhì)量，從而督促單位工作人員保持積極學(xué)習(xí)的態(tài)度，提高自身的專業(yè)素質(zhì)與能力，更好地進(jìn)行文書檔案管理工作。單位在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中離不開內(nèi)部各個(gè)部門之間的合作，因此，單位要加強(qiáng)內(nèi)部部門之間的聯(lián)系，結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況，提高文書檔案管理工作相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)與能力。結(jié)束語隨著我國(guó)技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化逐漸被應(yīng)用到文書檔案管理中，單位要重視在文書檔案管理中出現(xiàn)的問題，并采取相應(yīng)的措施策略進(jìn)行解決，更好地提高相關(guān)工作人員的工作效率與專業(yè)素質(zhì)，提高文書檔案管