煤礦物資采購(gòu)管理制度（試行）

1、煤礦物資采購(gòu)管理制度（試行）1. 總則1.1 為加強(qiáng)煤礦物資采購(gòu)的管理，控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，提高采購(gòu)效率，特制定煤礦物資采購(gòu)管理制度。1.2 本制度適用于國(guó)投大同能源有限責(zé)任公司塔山煤礦的物資采購(gòu)管理工作。2. 職責(zé)及范圍2.1 公司采購(gòu)委員會(huì)：負(fù)責(zé)煤礦招標(biāo)采購(gòu)物資的定標(biāo)及50萬元以上物資采購(gòu)審核批準(zhǔn)工作。2.2 公司采購(gòu)委員會(huì)：負(fù)責(zé)物資采購(gòu)制度、流程的制定及供應(yīng)商管理工作，負(fù)責(zé)煤礦50萬元以上物資招標(biāo)、采購(gòu)工作。對(duì)煤礦自主采購(gòu)部分負(fù)有監(jiān)督責(zé)任。2.3 公司計(jì)劃經(jīng)營(yíng)部：負(fù)責(zé)所有物資采購(gòu)計(jì)劃的辦理。2.4 煤礦綜合辦采購(gòu)組：負(fù)責(zé)煤礦年度計(jì)劃單項(xiàng)合同估算價(jià)50萬元以下非招標(biāo)物資的詢價(jià)及采購(gòu)工作，年度計(jì)劃

2、單項(xiàng)合同估算超過50萬元以上的材料、設(shè)備配件采購(gòu)由采購(gòu)委員會(huì)執(zhí)行。2.5 煤礦計(jì)劃經(jīng)營(yíng)辦：負(fù)責(zé)全礦物資計(jì)劃匯總、平庫(kù)及上報(bào)工作，負(fù)責(zé)物資到貨驗(yàn)收的組織、出入庫(kù)及倉(cāng)儲(chǔ)工作。2.6 公司財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)所有物資采購(gòu)過程中的財(cái)務(wù)監(jiān)督并提供資金支持。2.7 公司監(jiān)審部：對(duì)物資采購(gòu)進(jìn)行監(jiān)督檢查，并參與物資采購(gòu)的招標(biāo)、議標(biāo)工作。2.8 煤礦應(yīng)成立采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)組，并報(bào)公司備案，煤礦采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)組含采購(gòu)技術(shù)組。2.9 煤礦采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)組：采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)組負(fù)責(zé)50萬元以下物資采購(gòu)審核批準(zhǔn)工作，并提供物資采購(gòu)過程中的技術(shù)支持。3. 控制內(nèi)容與要求3.1 計(jì)劃管理3.1.1 年度計(jì)劃：煤礦計(jì)劃經(jīng)營(yíng)辦根據(jù)次年生產(chǎn)計(jì)劃編制年度物資采購(gòu)計(jì)劃，

3、于每年10月15日?qǐng)?bào)公司計(jì)劃經(jīng)營(yíng)部。3.1.2 月度計(jì)劃：煤礦計(jì)劃經(jīng)營(yíng)辦應(yīng)于每月22日早9時(shí)前將煤礦的庫(kù)存情況告知煤礦分管領(lǐng)導(dǎo)及各使用部門，煤礦各使用部門根據(jù)生產(chǎn)需要及庫(kù)存情況，將月度計(jì)劃于每月26日早9時(shí)報(bào)于煤礦計(jì)劃經(jīng)營(yíng)辦（全礦納入設(shè)備管理的大型配件及設(shè)備由各區(qū)隊(duì)報(bào)機(jī)電部審批后，由機(jī)電部報(bào)煤礦計(jì)劃經(jīng)營(yíng)辦），計(jì)劃經(jīng)營(yíng)辦經(jīng)平庫(kù)審批后于每月28日早9時(shí)上報(bào)公司計(jì)劃經(jīng)營(yíng)部，次月1日9時(shí)計(jì)劃經(jīng)營(yíng)部將公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的計(jì)劃根據(jù)公司相關(guān)管理制度辦理。3.1.3 機(jī)動(dòng)計(jì)劃：每月的機(jī)動(dòng)計(jì)劃不得超過月度計(jì)劃額的5%，在每月上報(bào)月度計(jì)劃時(shí)預(yù)留，由公司計(jì)劃經(jīng)營(yíng)部審核后執(zhí)行，機(jī)動(dòng)計(jì)劃額只限當(dāng)月使用。3.1.4 急用物資

4、計(jì)劃：月計(jì)劃中不包括油脂類，每月需要的油脂類材料，隨時(shí)用隨時(shí)報(bào)在急用物資計(jì)劃中，領(lǐng)導(dǎo)審批后及時(shí)采購(gòu)，當(dāng)月報(bào)的急用物資計(jì)劃金額列入下月的計(jì)劃總金額中考核。3.1.5 公司計(jì)劃經(jīng)營(yíng)辦要嚴(yán)格執(zhí)行材料、設(shè)備庫(kù)存、當(dāng)月使用的急用物資計(jì)劃和次月的材料計(jì)劃累加不得超過1200萬元（煤礦）的指標(biāo)，所提報(bào)的材料、配件、設(shè)備計(jì)劃，其范圍、數(shù)量必須是年度預(yù)算范圍內(nèi)的。3.1.6 涉及應(yīng)急、搶險(xiǎn)等安全方面的物資計(jì)劃，由煤礦采購(gòu)組請(qǐng)示分管安全的副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批后可執(zhí)行采購(gòu)，并由煤礦采購(gòu)組補(bǔ)辦相關(guān)程序。3.1.7 煤礦采購(gòu)組于每月5日9時(shí)前將上月的采購(gòu)報(bào)表，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)及計(jì)劃經(jīng)營(yíng)部，送煤礦領(lǐng)導(dǎo)、計(jì)劃經(jīng)營(yíng)辦及各使用部門。

5、3.2 采購(gòu)原則在采購(gòu)時(shí)應(yīng)遵守以下的原則：3.2.1 采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)遵循質(zhì)量、經(jīng)濟(jì)、安全、環(huán)保、效率的原則；采購(gòu)的全過程，必須符合國(guó)家的法律法規(guī)。3.2.2 充分利用公司現(xiàn)有的資源，并發(fā)揮公司在地方的優(yōu)勢(shì)，不斷提高公司的經(jīng)濟(jì)效益，為公司爭(zhēng)取最大利益。3.2.3 應(yīng)選擇具有承擔(dān)所采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)力、質(zhì)量和信譽(yù)好的供應(yīng)商。供貨商的選擇應(yīng)有原則性規(guī)定和審核意見，在物資采購(gòu)中，選擇供應(yīng)商的順序?yàn)閺S家、廠家指定代理商、中間商或分銷商，以確保質(zhì)量、降低費(fèi)用和減少公司承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)。3.2.4 在涉及煤礦安全生產(chǎn)的物資采購(gòu)時(shí)，供貨商必須經(jīng)技術(shù)和商務(wù)兩方面評(píng)審合格，才能作為合格的供應(yīng)商被邀請(qǐng)參加報(bào)價(jià)、投標(biāo)或議標(biāo)，下達(dá)訂單或

6、簽訂合同。3.2.5 不具備招標(biāo)條件的物資，采用比價(jià)采購(gòu)，特殊要求或必須用原廠家的（包括加工件）可采用議價(jià)方式，但必須保證公司利益。通過比價(jià)采購(gòu)的物資，如果中國(guó)物資采購(gòu)網(wǎng)上有標(biāo)價(jià)，要注明標(biāo)價(jià)并說明價(jià)格差異。3.2.6 盡可能采用貨到驗(yàn)收后付款或按到貨量分批付款的方式，一般不接受先付款后發(fā)貨或托收承付方式，以及比例過高的預(yù)付款，若供方堅(jiān)持款到發(fā)貨，而我公司又確實(shí)需要從該供方訂貨的則必須有雙方簽訂的書面合同或協(xié)議確認(rèn)函；也可以通過指定的中間商或代理商進(jìn)行采購(gòu)，以降低公司采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。3.2.7 在與供應(yīng)商交往中，各有關(guān)人員應(yīng)注意：第一、嚴(yán)守公司商業(yè)秘密，各供貨商的技術(shù)投標(biāo)文件、報(bào)價(jià)單，采購(gòu)人員必須保密

7、，決不能將先前報(bào)價(jià)商的信息透露給后續(xù)報(bào)價(jià)商；第二、如有公私利益沖突，主動(dòng)回避，及時(shí)申報(bào)，保持廉潔公正；第三、保存完整可靠的文件和記錄；第四、商務(wù)談判時(shí)，公司方面應(yīng)有兩人以上參加比價(jià)小組。3.3 采購(gòu)的依據(jù)3.3.1 物資訂貨、采購(gòu)的依據(jù)是經(jīng)公司計(jì)劃經(jīng)營(yíng)部審批執(zhí)行的物資采購(gòu)計(jì)劃。3.3.2 比價(jià)采購(gòu)必須經(jīng)使用單位專業(yè)負(fù)責(zé)人簽認(rèn)方可采購(gòu)，在比價(jià)表中必須體現(xiàn)各供應(yīng)商單價(jià)與金額。3.3.3 招標(biāo)采購(gòu)（含議標(biāo)、內(nèi)部招標(biāo)）必須有使用單位專業(yè)負(fù)責(zé)人參加，并簽字認(rèn)可后才能采購(gòu)。3.3.4 訂貨、采購(gòu)計(jì)劃必須名稱正確、型號(hào)規(guī)格齊全、計(jì)量單位規(guī)范、數(shù)量準(zhǔn)確、材質(zhì)、圖號(hào)完整。3.3.5 采購(gòu)人員必須嚴(yán)格按采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)

8、行、不得隨意變更名稱、型號(hào)、規(guī)格和計(jì)劃數(shù)量，如需變更，應(yīng)先征得計(jì)劃經(jīng)營(yíng)辦、使用部門同意，由使用部門經(jīng)辦人出具書面變更單（需主管領(lǐng)導(dǎo)簽字）并經(jīng)計(jì)劃經(jīng)營(yíng)部審核后方可執(zhí)行。3.4 采購(gòu)程序在采購(gòu)過程中按采購(gòu)金額的大小，規(guī)定了所需辦理的最低限度手續(xù)，單筆物資5萬元以上必須簽訂合同，并按公司的合同管理辦法辦理。3.4.1 小于5萬元的零星采購(gòu)，先由采購(gòu)員選擇不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)，再由煤礦綜合辦采購(gòu)組組長(zhǎng)審核，煤礦礦長(zhǎng)批準(zhǔn)后實(shí)施采購(gòu)。3.4.2 5萬元至10萬元的物資采購(gòu)，由煤礦綜合辦采購(gòu)組組長(zhǎng)選擇不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)，煤礦礦長(zhǎng)審核，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施采購(gòu)。10萬元到30萬元由礦領(lǐng)導(dǎo)組組織進(jìn)行議

9、標(biāo)采購(gòu)。30萬元到50萬元由礦領(lǐng)導(dǎo)組組織進(jìn)行內(nèi)部招標(biāo)采購(gòu)。3.4.3 50萬元以上物資采購(gòu)由公司采購(gòu)委員會(huì)采購(gòu)，因時(shí)間等原因不宜招標(biāo)采購(gòu)部分，由公司招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)組同意后方可實(shí)施采購(gòu)。3.4.4 如采購(gòu)對(duì)象為固定資產(chǎn)類，按公司有關(guān)固定資產(chǎn)管理辦法進(jìn)行。3.4.5 對(duì)一般的采購(gòu)項(xiàng)目，根據(jù)市場(chǎng)資源情況分為：3.4.5.1 多方詢價(jià)（三家以上）、比價(jià)采購(gòu)：在同等供貨質(zhì)量、滿足需用時(shí)間的前提下，有三家以上供應(yīng)商可以供貨的，需填寫比價(jià)單進(jìn)行報(bào)批，原則上選擇價(jià)格低的供應(yīng)商供貨。3.4.5.2 獨(dú)家采購(gòu)：對(duì)于專用物資（設(shè)備、材料、備件），只有一家供貨商（由煤礦采購(gòu)技術(shù)組確認(rèn)），詢價(jià)、議價(jià)后填寫價(jià)格審批單（與比價(jià)單

10、的審批程序相同）。3.4.6 詢價(jià)單、比價(jià)單、價(jià)格審批單是簽訂合同的依據(jù)，同類物資詢價(jià)單、比價(jià)單、價(jià)格審批單有效期為90天。3.5 采購(gòu)的形式及操作規(guī)范3.5.1 招標(biāo)采購(gòu)招標(biāo)采購(gòu)由公司采購(gòu)管理委員會(huì)組織并負(fù)責(zé)簽訂合同，按照國(guó)投大同能源有限公司招投標(biāo)管理辦法執(zhí)行。3.5.2 詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)采購(gòu)原則上選擇公司確定供應(yīng)商進(jìn)行詢比價(jià)工作，因新增物資或原有供應(yīng)商不能滿足生產(chǎn)需求，若需新增供應(yīng)商，由公司物資供應(yīng)部門組織各相關(guān)部門考核并報(bào)公司采購(gòu)管理委員會(huì)批準(zhǔn)后方可選用。否則公司財(cái)務(wù)部將不予結(jié)算。3.5.2.1 對(duì)于采購(gòu)金額未達(dá)到公司規(guī)定必須采用招標(biāo)方式采購(gòu)的項(xiàng)目，均可采用詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)采購(gòu)，但必須有

11、書面記錄。3.5.2.2 詢價(jià)一般應(yīng)在三家以上較有實(shí)力的廠家或代理商、供應(yīng)商中進(jìn)行。詢價(jià)單必須包含采購(gòu)計(jì)劃中要求的所有附件和服務(wù)、交貨期等。3.5.2.3 詢價(jià)工作結(jié)束后，采購(gòu)人員根據(jù)詢價(jià)情況，填寫詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)表（技術(shù)產(chǎn)品由煤礦采購(gòu)技術(shù)組的認(rèn)可），由比價(jià)或議價(jià)小組推薦擬選供貨方后，根據(jù)金額和審批權(quán)限交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批（采購(gòu)單應(yīng)由使用單位簽署意見，納入設(shè)備管理的大型配件及設(shè)備應(yīng)由機(jī)電部簽署意見）。3.5.2.4 比價(jià)或議價(jià)小組根據(jù)審批權(quán)限由各相關(guān)部門人員組成。3.5.2.5 通過合同談判或比價(jià)后公司確定的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)人員應(yīng)盡快辦理相關(guān)事宜，確保按時(shí)供應(yīng)。3.6 比價(jià)采購(gòu)的審批程序詢價(jià)單匯總形

12、成比價(jià)單，由煤礦采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)組簽署意見，煤礦綜合辦采購(gòu)組擬選供貨商，根據(jù)審批權(quán)限報(bào)批。3.7 質(zhì)量要求與監(jiān)督3.7.1 大型設(shè)備、更新改造設(shè)備、大修非標(biāo)項(xiàng)目設(shè)備的訂貨，對(duì)設(shè)備的供貨范圍、質(zhì)量技術(shù)要求、配套輔機(jī)等，必須由煤礦采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)組提出書面技術(shù)協(xié)議和質(zhì)量要求，到貨后由煤礦采購(gòu)技術(shù)組驗(yàn)收，對(duì)存在的質(zhì)量問題及時(shí)予以解決。3.7.2 采購(gòu)物資憑物資需求計(jì)劃及審批后的比價(jià)單或合同按庫(kù)房驗(yàn)收辦法辦理入庫(kù)手續(xù)。各類物資的入庫(kù)驗(yàn)收必須嚴(yán)格，大型設(shè)備、關(guān)鍵的備品配件，必須由煤礦采購(gòu)技術(shù)組參加，并做好驗(yàn)收記錄；一般設(shè)備和重要的備品配件由使用人員參加驗(yàn)收，常規(guī)產(chǎn)品、消耗性材料由計(jì)劃員、采購(gòu)員和保管員共同驗(yàn)收，驗(yàn)收記錄

13、要準(zhǔn)確、真實(shí)，對(duì)存在的質(zhì)量、安全、環(huán)保問題要及時(shí)聯(lián)系處理，堅(jiān)決杜絕質(zhì)次、假冒偽劣產(chǎn)品進(jìn)入庫(kù)房。3.7.3 設(shè)備、備件在使用中出現(xiàn)的質(zhì)量問題，應(yīng)由煤礦采購(gòu)技術(shù)組等人員進(jìn)行鑒定并寫出書面報(bào)告，報(bào)告要求語言精練，數(shù)據(jù)翔實(shí)，觀點(diǎn)明確，物資供應(yīng)部門據(jù)此與供應(yīng)商聯(lián)系更換或索賠，報(bào)告中不得出現(xiàn)“估計(jì)”、“可能”、“大概”、“差不多”等含混詞句。3.8 對(duì)供應(yīng)商定期進(jìn)行評(píng)價(jià)對(duì)經(jīng)常性采購(gòu)的消耗物資，要選擇一批服務(wù)好、信譽(yù)高、質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商并建立供應(yīng)商檔案，每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次評(píng)價(jià)，建立合格供貨商清單，評(píng)價(jià)合格的供應(yīng)商繼續(xù)保持協(xié)作關(guān)系，對(duì)不符合我方要求和供貨不及時(shí)的供貨商，要解除協(xié)作關(guān)系。對(duì)于沒有列入合格供貨商清單的供方，須經(jīng)公司采購(gòu)管理委員會(huì)考察合格后，經(jīng)公司采購(gòu)管理委員會(huì)批準(zhǔn)后方可列入合格供貨商名單。3.9 采購(gòu)的審批權(quán)限采購(gòu)審批權(quán)限：煤礦礦長(zhǎng)（5萬元以下），總經(jīng)理（5萬元500萬元），董事長(zhǎng)（500萬元以上）。3.10 結(jié)算及付款審批權(quán)限結(jié)算流程：采購(gòu)員-采購(gòu)組長(zhǎng)-煤礦礦長(zhǎng)-財(cái)務(wù)經(jīng)理-總經(jīng)理-董事長(zhǎng)結(jié)算及付款審批權(quán)限：按財(cái)務(wù)審批權(quán)限辦理。公司財(cái)務(wù)部接到審批后結(jié)算單進(jìn)行付款結(jié)算。3.11 物資采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃所規(guī)定的時(shí)間，采購(gòu)計(jì)劃只能是當(dāng)月