知識(shí)文檔管理介紹

1、創(chuàng)建知識(shí)積累、共享、利用和創(chuàng)新的平臺(tái) 1. 問題的提出作為公司最大財(cái)富的知識(shí)，沒有得到積累、共享和利用，并且隨著人員流動(dòng)而喪失。我們需要從不同的地方收集信息：打電話，找文件，等待他人幫助，接收電子郵件和備忘錄。但是，這種信息獲取方式取決于個(gè)人能力，以及他人是否愿意提供?？傊@取信息的效率太低。現(xiàn)在，很多公司致力于使用群組和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的快速、便捷的訪問但信息仍然需要被復(fù)制，企業(yè)仍然需要維護(hù)不同的數(shù)據(jù)庫(kù)。 2. 解決方案e-document的解決方案：搭建知識(shí)積累、共享、利用和創(chuàng)新的平臺(tái)。人們可以將寶貴的時(shí)間用在分析、判斷、解釋信息和采取行動(dòng)上，而非最基礎(chǔ)的收集信息上；市場(chǎng)信息、管理經(jīng)

2、驗(yàn)、專業(yè)技能，無論是成文的信息、還是腦海里的構(gòu)思，皆可發(fā)布、分類和歸集；強(qiáng)大的搜索、個(gè)性化的分發(fā)，隨時(shí)隨地可迅速獲得需要的信息和知識(shí)；一人對(duì)一人的交流，或多人對(duì)多人的溝通，充分運(yùn)用群體智慧，知識(shí)在分享中得到更新。3. 模塊架構(gòu)各種來源，各種格式的知識(shí)文檔，都可以上傳或下載，并通過一定的流程發(fā)布到公司知識(shí)庫(kù)；知識(shí)文檔分類存放后，員工可根據(jù)文檔、目錄的權(quán)限，以及搜索引擎很方便的利用知識(shí)庫(kù)內(nèi)的信息，同時(shí)系統(tǒng)可根據(jù)相關(guān)的設(shè)置將知識(shí)發(fā)送到不同的門戶：包括內(nèi)部門戶、外部門戶（外部網(wǎng)站，客戶門戶，分銷商門戶和供應(yīng)商門戶），這樣可以為不同的部門和不同的用戶提供個(gè)性化的信息。 e-document模塊總體結(jié)構(gòu)圖

3、4. 模塊綜述e-document提供了全面的知識(shí)文檔管理的框架，對(duì)知識(shí)進(jìn)行完全規(guī)范化的組織，并允許用戶在任何地點(diǎn)和時(shí)間編輯、存儲(chǔ)和創(chuàng)建任何類型的文檔；e-document可以管理內(nèi)部和外部網(wǎng)站，并針對(duì)不同的目標(biāo)用戶制訂不同的網(wǎng)站內(nèi)容，通過與信息門戶的結(jié)合，用戶獲得完全個(gè)性化的界面和內(nèi)容服務(wù)；e-document維護(hù)動(dòng)態(tài)的知識(shí)庫(kù)，用戶可以自由地就某個(gè)主題進(jìn)行廣泛的討論以獲取信息和經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)，也可以利用已有的知識(shí)庫(kù)對(duì)自己的知識(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，還可利用各種知識(shí)管理工具提升對(duì)知識(shí)的分析、利用；e-document嚴(yán)格的安全限制和完備的日志功能，保證文檔的讀取和操作的安全性；e-document與其他模塊的

4、協(xié)同工作，完整地管理文檔從創(chuàng)建、維護(hù)、審批、分發(fā)、歸檔的整個(gè)生命周期。4. 主要功能 基礎(chǔ)功能 規(guī)范化管理e-document采用中央數(shù)據(jù)庫(kù)，所有應(yīng)用和數(shù)據(jù)集成在一個(gè)信息管理平臺(tái)之上，并以統(tǒng)一的用戶界面提供給用戶。e-document提供完整及可自定義的文檔目錄。通過e-document，企業(yè)的所有結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的文檔都將得到有序的管理，而無論其格式是公文表單還是掃描的文檔。(點(diǎn)擊放大) 建立并維護(hù)內(nèi)外網(wǎng)站通過e-document可以維護(hù)企業(yè)的內(nèi)外網(wǎng)站。所需做的只是完成頁(yè)面的定制，發(fā)布含有鏈接的文字和圖片。e-document和企業(yè)信息門戶相結(jié)合，可以讓用戶只需稍許設(shè)置就可以建立多個(gè)站點(diǎn)及這

5、些站點(diǎn)的形式和發(fā)布的內(nèi)容，每個(gè)站點(diǎn)對(duì)應(yīng)一個(gè)目標(biāo)訪問組。這些目標(biāo)訪問組只能訪問自己相關(guān)的站點(diǎn)。(點(diǎn)擊放大) 維護(hù)動(dòng)態(tài)知識(shí)庫(kù)e-document是一個(gè)動(dòng)態(tài)的知識(shí)庫(kù)。員工可以通過e-document系統(tǒng)對(duì)某一主題進(jìn)行廣泛的交流。與email不同，e-document 模擬了多人對(duì)多人的通信模式。通過e-document，一人可以與任意數(shù)量的人交流，而且每個(gè)人都能對(duì)文檔做出回復(fù)，從而達(dá)到增強(qiáng)協(xié)同交流和知識(shí)共享的目的。 快速獲取信息1、文檔目錄。選擇文檔所在的目錄獲得文檔。2、新聞頁(yè)面。用戶可以通過訪問新聞頁(yè)來快速獲得企業(yè)內(nèi)外最新的消息。系統(tǒng)設(shè)置了最新新聞到達(dá)提示。3、我的文檔。通過它獲得自己創(chuàng)建的文檔

6、列表。4、最新文檔。通過它來訪問最新創(chuàng)建的文檔。5、搜索。由于e-document與其他模塊的協(xié)同，不僅可以以一般條件進(jìn)行搜索，還可以通過文檔所關(guān)聯(lián)的客戶、項(xiàng)目、資產(chǎn)等條件進(jìn)行搜索。e-document完全與企業(yè)信息門戶相結(jié)合，提供給用戶個(gè)性化的界面和應(yīng)用，極大地方便用戶獲得自己最感興趣的信息。 安全性保障e-document對(duì)知識(shí)文檔的管理有嚴(yán)格的安全保障，通過賦予訪問者相應(yīng)角色及賦予文檔以安全級(jí)別，保證訪問者只有在其權(quán)限允許的范圍內(nèi)查看和編輯文檔，所有對(duì)文檔的改動(dòng)都被系統(tǒng)記錄，沒有人可以匿名操作。同時(shí)，e-document對(duì)知識(shí)文檔的安全性管理是多層面、多層次和多維的。 審批功能關(guān)鍵性文檔

7、，如新聞，方案書和合同，可以設(shè)置對(duì)其進(jìn)行審批。只有審批通過的文檔才能發(fā)布到相應(yīng)目錄或網(wǎng)站上。e-document與e-workflow的協(xié)同工作可以讓您定制有關(guān)文檔審批的全過程。 自定義功能 目錄結(jié)構(gòu)和屬性e-document讓用戶根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定相應(yīng)的知識(shí)文檔目錄結(jié)構(gòu)。同時(shí)可以設(shè)定目錄的屬性，包括發(fā)布、回復(fù)、共享、創(chuàng)建、審批、附件、模板、相關(guān)信息鏈接等。這樣就不必對(duì)目錄下的文檔屬性逐個(gè)進(jìn)行設(shè)置。 文檔及郵件模板文檔和郵件模板可以使相關(guān)文檔和郵件都采用設(shè)置好的格式，例如合同、方案和發(fā)送給客戶的郵件都可采用企業(yè)統(tǒng)一的版式。 新聞頁(yè)模板對(duì)新聞頁(yè)的樣式，包括圖片等進(jìn)行定義。可以使某類新聞頁(yè)具有

8、統(tǒng)一的格式。 文檔分布重定義對(duì)目錄下的文檔進(jìn)行重新的分布。只需要選擇源目錄和目標(biāo)目錄，以及需要復(fù)制或移動(dòng)的文檔。 用戶自定義e-document與信息門戶相結(jié)合，提供給用戶個(gè)性化的應(yīng)用。在此基礎(chǔ)上，用戶自己還可以進(jìn)行一些定制以滿足個(gè)人的特殊要求，如文檔摘要顯示的字段、用戶界面的目錄結(jié)構(gòu)等。 分析功能 統(tǒng)計(jì)及報(bào)告e-document提供的報(bào)告功能可以供用戶對(duì)文檔的以各項(xiàng)指標(biāo)為基礎(chǔ)的統(tǒng)計(jì)信息進(jìn)行整體瀏覽，如查看各主目錄下的文檔數(shù)分布、訪問量最高的50篇文檔、發(fā)布文檔數(shù)最多的20名用戶、知識(shí)沉淀量等信息，并且還可以以文檔所屬的類別、所屬部門、文檔的狀況等對(duì)文檔進(jìn)行分類瀏覽，便于用戶從不同角度統(tǒng)計(jì)和分

9、析文檔。 從組織的角度分析通過e-document，您能清晰地以企業(yè)組織結(jié)構(gòu)圖形式查看文檔在各部門或分支機(jī)構(gòu)的分布情況，您還可以通過點(diǎn)擊查看某個(gè)部門文檔的詳細(xì)信息。 協(xié)同功能 管理文檔相關(guān)的所有資源與普通的文檔管理不同，由于e-cology按照企業(yè)信息網(wǎng)狀體系設(shè)計(jì)，在e-document中，用戶獲得的不僅僅是文檔的創(chuàng)建者和內(nèi)容這樣的信息。e-document將所有與文檔相關(guān)的實(shí)體集成起來。例如讀取一份合同，可以了解到所有與之相關(guān)的信息，包括合同關(guān)聯(lián)的客戶、項(xiàng)目、交易情況、相關(guān)工作流等。并且可以層層深入地追溯了解最詳細(xì)的信息。e-document與其他模塊的協(xié)同使得所有的文檔信息都不是孤立的。(點(diǎn)擊放大) e-document實(shí)現(xiàn)的協(xié)同工作e-document是存儲(chǔ)企業(yè)文檔的基礎(chǔ)， 在e-cology系統(tǒng)中，e-document實(shí)現(xiàn)的是與其他模塊間的數(shù)據(jù)共享。知識(shí)文檔可由其他模塊的應(yīng)用從e-document中被帶出和帶入，并共同組成企業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)。例如e-workflow運(yùn)作的合同會(huì)簽流程，合同從e-document被提取并隨著會(huì)簽流程運(yùn)轉(zhuǎn)，并且對(duì)其的修改在e-document