秘書論文范文

1、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）( 2009屆 )題目： 淺談秘書的時(shí)間管理 系 別 現(xiàn) 代 文 秘 系 專業(yè)班級(jí) 學(xué)生姓名 學(xué) 號(hào) 導(dǎo)師姓名 成 績(jī) 200 年 月 日8目 錄摘 要2一、引言3二、時(shí)間管理的概念及特征4（一）時(shí)間管理的概念4（二） 時(shí)間管理的特點(diǎn)41.矢量一維性42.不可儲(chǔ)存性53.公平均等性5三、秘書時(shí)間管理的重要性5四、時(shí)間管理的原則5（一）積極能動(dòng)性原則5（二）貢獻(xiàn)目標(biāo)原則6（三）計(jì)劃控制性原則6五、秘書有效管理時(shí)間的方法6（一）時(shí)間“四象限法”6（二） 時(shí)間表控制法6（三）明確目標(biāo)和自己的工作任務(wù)及職責(zé)。7目標(biāo)是人們努力和奮斗的方向，明確目標(biāo)有助于人們分清各種事情的輕重緩急，把握重

2、點(diǎn)，從而有效地安排時(shí)間。明確自己的工作和職責(zé)有利于人們做好分內(nèi)的事，盡快完成工作。7（四）制定工作計(jì)劃。7（五）用有效管理時(shí)間的工具。7六、總結(jié)7 參考文獻(xiàn)致謝淺談秘書的時(shí)間管理院系班級(jí) 姓名指導(dǎo)老師：摘 要：隨著科技日新月異地發(fā)展，世界經(jīng)濟(jì)不斷地進(jìn)步，人們面對(duì)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)，處處體現(xiàn)為時(shí)間的競(jìng)爭(zhēng)。時(shí)間是我們每個(gè)人的財(cái)富，非常寶貴，它對(duì)每個(gè)人都是公平的，對(duì)秘書也一樣。秘書的工作績(jī)效的優(yōu)劣與能不能科學(xué)地管理利用時(shí)間直接相關(guān)，只有善于管理時(shí)間，才能提高工作效率，并且增加人們可用的時(shí)間，更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。秘書要科學(xué)地利用時(shí)間，就得很好地了解時(shí)間管理的定義和特征，并遵守時(shí)間管理的原則。當(dāng)秘書掌

3、握時(shí)間管理的奧秘后，便可以學(xué)會(huì)如何平衡對(duì)于時(shí)間的多重壓力，并實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)，有助于緩解緊張和疲勞，工作更有成效。因此，秘書必須努力掌握時(shí)間管理，切實(shí)提高工作效率和工作質(zhì)量，讓自己有更多的時(shí)間干更多有用的事。關(guān)鍵詞：秘書 時(shí)間 管理一、引 言時(shí)間對(duì)于每個(gè)人來(lái)說(shuō)都是非常的珍貴的，俗話說(shuō)：“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”！時(shí)間對(duì)于我們每個(gè)人都是公平的，但是能否有效地利用時(shí)間則呈現(xiàn)出巨大差別。然而就秘書工作而言，秘書所從事是管理系統(tǒng)的一個(gè)重要環(huán)節(jié),工作繁雜,頭緒多,時(shí)間緊，需要合理地分配精力，有效地利用時(shí)間以提高工作效率；秘書的工作是做好自身本職工作的同時(shí)還要很好地為上司安排工作日程，有效地為他管理時(shí)

4、間，將各種活動(dòng)安排，使上司提高工作效率，在有限的時(shí)間內(nèi)井井有條、有序的工作。能不能科學(xué)地管理、利用時(shí)間不但事關(guān)工作效率高低,更是直接影響到整個(gè)工作秩序的穩(wěn)定,影響到企業(yè)的發(fā)展。因此,秘書必須了解時(shí)間管理的概念與特征，在努力掌握時(shí)間管理的藝術(shù)和方法,切實(shí)提高工作效率和工作質(zhì)量。二時(shí)間管理的概念及特征 （一）時(shí)間管理的概念所謂時(shí)間管理，是指在同樣時(shí)間耗費(fèi)的情況下，為提高時(shí)間的利用率和有效性而進(jìn)行的一系列的活動(dòng),包括對(duì)時(shí)間進(jìn)行有效的計(jì)劃和分配，以保證重要工作的順利完成，并能及時(shí)處理突發(fā)事件或緊急變化。這種控制就是應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的管理方法，對(duì)時(shí)間消耗進(jìn)行計(jì)劃、實(shí)施、檢查、總結(jié)評(píng)價(jià)和反饋等程序，以達(dá)到

5、預(yù)期的目標(biāo)。具體內(nèi)容為：1. 決定時(shí)間的耗費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，選定目標(biāo)，制訂規(guī)劃；2. 分割與集中的方法來(lái)增加自由時(shí)間，使時(shí)間耗費(fèi)日趨合理；3. 推斷自己的時(shí)間耗費(fèi)情況，找出工作性時(shí)間和浪費(fèi)的時(shí)間，并盡量消除4. 應(yīng)用現(xiàn)代系統(tǒng)論、控制論的方法定量使用時(shí)間，以提高工作時(shí)間的有效性5. 對(duì)工作時(shí)間合理安排進(jìn)行控制。 總之，就是對(duì)時(shí)間進(jìn)行有效的計(jì)劃和控制，從而在有限的時(shí)間內(nèi)創(chuàng)造最大的效益。（2） 時(shí)間管理的特點(diǎn)1.矢量一維性時(shí)間是個(gè)矢量。時(shí)間的流逝和運(yùn)動(dòng)總是具有方向性，而且以其固有的一維矢向進(jìn)行。即時(shí)間只能依照過(guò)去、現(xiàn)在、未來(lái)這一方向發(fā)展，不可逆轉(zhuǎn)。它從過(guò)去、到現(xiàn)在、再到將來(lái)無(wú)始無(wú)終地流逝著。我們?cè)诎盐宅F(xiàn)在，展

6、望未來(lái)，但不能留戀過(guò)去，人只能朝著未來(lái)的方向前進(jìn)，不可能往過(guò)去的方向發(fā)展，時(shí)間的矢量一維性在于創(chuàng)造未來(lái)，而不在于改變過(guò)去。2.不可儲(chǔ)存性時(shí)間是物質(zhì)存在的一種客觀形式，時(shí)間的存在，既看不見(jiàn)，又摸不著，只是依靠事物的運(yùn)動(dòng)變化才能為人們所感知。時(shí)間不像人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲(chǔ)藏。不論愿不愿意，我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無(wú)法節(jié)流。世界上沒(méi)有時(shí)間的收藏家，只有時(shí)間的利用家，時(shí)間的不可儲(chǔ)存性，促使人們對(duì)人之生命有限的覺(jué)醒，促使人們?nèi)ス芾碜约旱臅r(shí)間?！皶r(shí)間是最稀有的資源，如果不管理時(shí)間，那就什么也無(wú)法管理”，“最好的時(shí)間創(chuàng)造者是正確管理”，“有效利用時(shí)間和正確地實(shí)施管理是不可分割的”。時(shí)間的不可

7、儲(chǔ)存性，促使人們意識(shí)到把握機(jī)會(huì)和機(jī)遇的重要性。“機(jī)不可失，時(shí)不再來(lái)”。石成金3.公平均等性人人都是時(shí)間的消費(fèi)者。時(shí)間對(duì)于每個(gè)人都一視同仁，公平均等。時(shí)間的公平均等性使人們認(rèn)識(shí)到造成時(shí)間利用上的個(gè)體差異的原因，在于個(gè)體的時(shí)間自我管理。人們?cè)诜治隼速M(fèi)時(shí)間的原因時(shí)，容易首先歸咎于外界影響，如電話打擾、順便來(lái)訪等。但更多的是個(gè)人原因如沒(méi)有目標(biāo)、猶豫不決、拖延等。三秘書時(shí)間管理的重要性 俗話說(shuō)：“日子像念珠一樣，一天接著一天滑過(guò)，串成周，串成月”。時(shí)間不斷與我們匆匆擦身而過(guò)，時(shí)間對(duì)于每個(gè)人來(lái)說(shuō)都是公平，有限的。但是，從某個(gè)角度來(lái)說(shuō)，時(shí)間又是一個(gè)變數(shù)，善用者則多，不善用者則少，關(guān)鍵在于我們能否很好地管理并

8、利用時(shí)間。 秘書工作是個(gè)繁雜的工作，每天必須面對(duì)大量的例行性、重復(fù)性的工作，所以秘書必須積極地、建設(shè)性地進(jìn)行時(shí)間管理才能節(jié)省更多的時(shí)間做更多的事業(yè)。秘書不僅要管理好自己的時(shí)間，還要管理好上司的時(shí)間，所以需要合理分配精力，有效地利用時(shí)間，以提高自己的工作效率，并保證上司能夠高效地工作。管理時(shí)間會(huì)促進(jìn)生產(chǎn)力，提高你的績(jī)效和成就，這世界上所有有成就的人，一定有個(gè)共同特點(diǎn)惜時(shí)如命。魯迅先生說(shuō)，哪里有什么天才，我是把別人喝咖啡的時(shí)間都用在讀書上。我們只有抓住時(shí)間的竊賊才有可能從竊賊手里搶回時(shí)間。四時(shí)間管理的原則（一）積極能動(dòng)性原則積極能動(dòng)性是管理者能夠主動(dòng)選擇和確立自己的人生價(jià)值，并為實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值

9、選擇積極的生存發(fā)展方式，發(fā)揚(yáng)自己的創(chuàng)意與主見(jiàn)，合理地利用客觀環(huán)境中的有利條件，能動(dòng)地處理不利的條件。積極能動(dòng)性原則要求人們把自己的時(shí)間、精力放在影響圈內(nèi)，在自己有所作為的事情上下工夫。（二）貢獻(xiàn)目標(biāo)原則貢獻(xiàn)目標(biāo)原則就是讓自己的注意力集中在貢獻(xiàn)上，提出自己的目標(biāo)，并把目光朝向目標(biāo)。貢獻(xiàn)目標(biāo)原則要求人們?cè)谶x擇其生命價(jià)值或人生價(jià)值后，把自己的的時(shí)間精力集中在自己的優(yōu)勢(shì)上，集中在能做什么的影響圈內(nèi)。（三）計(jì)劃控制性原則計(jì)劃控制性原則就是把首要的事放在首位，統(tǒng)籌安排自己的工作、學(xué)習(xí)、生活等各種活動(dòng)，根據(jù)個(gè)人或組織的目標(biāo)和使命確立優(yōu)先順序，合理分配時(shí)間，并在實(shí)施過(guò)程中，排除各種干擾，能動(dòng)應(yīng)對(duì)各種變化，確保

10、計(jì)劃和圓滿成功。五、秘書有效管理時(shí)間的方法（一）時(shí)間“四象限法” “四象限法”是美國(guó)的管理學(xué)家科維提出的一個(gè)時(shí)間管理理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行劃分，基本上可以分為四個(gè)象限：1. 既緊急又重要（如經(jīng)濟(jì)危機(jī)、人事危機(jī)、客戶投訴、即將到期的任務(wù)等），盡量以最短最快的時(shí)間完成這些事情。2. 重要但不緊急（如建立人際關(guān)系、制定防范措施、人員培訓(xùn)、新的機(jī)會(huì)等），把主要精力和時(shí)間集中地放在處理這些事情上。3. 緊但不重要（如電話鈴聲、例行檢察、不速之客等），看情況解決，是否要處理，并用最智的時(shí)間完成這些事。4. 既不緊急也不行重要（如客套的閑談、無(wú)聊的郵件、個(gè)人喜好等），盡量不去做，如果確

11、實(shí)需要做那么要嚴(yán)格限時(shí)。（二） 時(shí)間表控制法時(shí)間表是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作的時(shí)間分配, 也是避免盲目性的有效措施。領(lǐng)導(dǎo)者可以通過(guò)擬定的表, 了解工作完成的次序, 以順利完成各項(xiàng)工作, 贏得時(shí)間。時(shí)間表的擬訂, 秘書應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)及工作忙碌程度, 做到適合、適應(yīng)、適時(shí)。適合,即適合領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)特點(diǎn), 職責(zé)權(quán)限; 適應(yīng), 即適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要; 適時(shí), 即適合時(shí)機(jī)的要求。時(shí)間表大體可以分為五類: (1) 全年預(yù)訂時(shí)間表; (2) 每月預(yù)訂時(shí)間表; (3) 每周預(yù)訂時(shí)間表; (4) 每日預(yù)訂時(shí)間表; (5) 單項(xiàng)工作事項(xiàng)預(yù)訂表等。（三）明確目標(biāo)和自己的工作任務(wù)及職責(zé)目標(biāo)是人們努力和奮斗的方向，明確目標(biāo)有助于人們

12、分清各種事情的輕重緩急，把握重點(diǎn)，從而有效地安排時(shí)間。明確自己的工作和職責(zé)有利于人們做好分內(nèi)的事，盡快完成工作。（四）制定工作計(jì)劃明確目標(biāo)之后，就可以按各項(xiàng)工 作的輕重緩急程度制定工作計(jì)劃。計(jì)劃是將各項(xiàng)工作付諸實(shí)施的保證，必須提前對(duì)各項(xiàng)工作作出安排，越是重要的工作，越要及早作出計(jì)劃，按計(jì)劃一步一步的完成各項(xiàng)工作。（五）用有效管理時(shí)間的工具秘書在管理時(shí)間時(shí)有多種輔助工具，這些輔助手段有助于秘書有效地分配和管理時(shí)間，例如時(shí)間表、值班表、工作記錄本、效率手冊(cè)、墻上計(jì)劃圖表、布告板等。秘書可以利用這些工具管理時(shí)間，有效地完成工作。六、總結(jié) 由上述所知，時(shí)間是可貴的，對(duì)于秘書來(lái)說(shuō)，時(shí)間管理是非常重要的。只有充分、有效地管理時(shí)間才能提高工作效率。管理號(hào)時(shí)間不僅能使自己更好的完成工作，還能管理和分配好領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，讓領(lǐng)導(dǎo)更好地完成任務(wù)。 參考文獻(xiàn)1 高玉娟. 管理秘書實(shí)務(wù) m 北京 中國(guó)人名鐵道出版社.20082張麗琍. 涉外秘書實(shí)務(wù)m 北京 首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社 20083金哲等. 時(shí)間學(xué) m 杭州 浙江人民出版社.19924潘勁松. 時(shí)間管理的訣竅m 沈陽(yáng) 遼寧科學(xué)技