項目管理者聯(lián)盟研究院高屹副院長案例點評之十：項目活動中合理的干系人參與

1、 項目管理者聯(lián)盟研究院高屹副院長案例點評之十：項目活動中合理的干系人參與 項目管理者聯(lián)盟是國內(nèi)最大的項目管理人員會員機構(gòu)與互動平臺。項目管理者聯(lián)盟“項目案例”欄目由項目管理專家及企業(yè)項目管理精英針對典型案例進行評析，分享項目管理實踐與價值。如各位項目管理專家及企業(yè)項目管理精英有經(jīng)典案例與大家分享，可直接發(fā)郵件至項目管理者聯(lián)盟編輯部，或電話與我們聯(lián)系!聯(lián)系方式：劉女士 liuzhe例：a公司為b公司實施erp項目，目前正在準備進行第二階段的中的業(yè)務(wù)調(diào)研和流程梳理梳理工作。根據(jù)與客戶方接口人的事先溝通，這天下午a公司項目經(jīng)理和3位技術(shù)顧問按時來到了b公司會議室?！按蠹液?，

2、按照我們制定的實施計劃，下一步驟的工作內(nèi)容是業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀梳理。為了能更充分滿足各位的真實需要，請大家結(jié)合自己的工作特點，在本周五下午4點前把整理好的內(nèi)容發(fā)到我們項目組的辦公郵箱。”項目經(jīng)理對所有b公司部門經(jīng)理和業(yè)務(wù)骨干說道?！拔覀兡挠袝r間搞這個呀，這幾天我們天天晚上加班到10點，連自己的本職工作都忙不過來，還搞這?!”銷售部總監(jiān)高聲說。“是呀、是呀!已經(jīng)忙的抬不起頭了，還給我們分配工作，我們公司花了幾百萬讓你們過來給我們實施，你們反倒給我們分活干，你們自己啥也不干，就是動動嘴皮子，整天要這要那的!”采購部行政助理也嘟囔著。不一會兒，所有的部門經(jīng)理、業(yè)務(wù)骨干都吵開了，會議室變得亂哄哄的?！斑@個流

3、程梳理工作是為了后續(xù)開發(fā)活動提供方向和原則，確實會給您增加些工作量，可是等新系統(tǒng)上線后您用著就會更方便了?！表椖拷?jīng)理對銷售總監(jiān)解釋道?！白隹梢?，但是現(xiàn)在我們真的很忙，3周之內(nèi)可以做完，1周之內(nèi)根本不可能做完?！薄翱?周做完就不能保正項目按時上線了。”項目經(jīng)理滿臉焦慮的看著銷售總監(jiān)?！捌鋵嵥麄冋f的也是實際情況，我們公司現(xiàn)在是旺季，大家確實沒有時間搞這個。其實你們都有豐富的經(jīng)驗，都是專家，我看還是請這幾位顧問幫忙做一下吧，大家都互相體諒一下?！变N售總監(jiān)用商量的口氣說。“我們在其他客戶那邊都是這樣分工的，況且這3位專家也還有其他工作要做的?！薄拔抑溃恰痹居媱?0分鐘的會議，就這樣開了40分鐘

4、，直到下班也沒有達成任何結(jié)果。點評專家：高屹，項目管理者聯(lián)盟項目管理研究院副院長、項目管理者聯(lián)盟pmp與項目管理權(quán)威講師。哈爾濱工業(yè)大學(xué)畢業(yè)，原中興通訊股份有限公司項目經(jīng)理、國內(nèi)工程總監(jiān)、服務(wù)總監(jiān)、競情分析總監(jiān);參與和牽頭完成的項目包括總裝vsat衛(wèi)星網(wǎng)建設(shè)，鐵道部會議電視項目、國家廣電總局會議電視項目、全軍無線保密通信網(wǎng)絡(luò)項目、鐵通東北環(huán)干線傳輸網(wǎng)絡(luò)項目、鐵通全國數(shù)據(jù)網(wǎng)項目、總參核心交換中心建設(shè)項目、中國電信集團公司骨干傳輸網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目等。曾經(jīng)服務(wù)于國家電網(wǎng)公司，參與國家電網(wǎng)公司會議電視網(wǎng)，三峽建設(shè)委員會辦公樓交換機，國家電網(wǎng)通信中心匯接局交換機等項目的實施工作。在企業(yè)嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)的熏陶中

5、不斷成長，務(wù)實的企業(yè)文化造就了務(wù)實的工作風(fēng)格，對于項目管理體系有深厚造詣和極豐富實戰(zhàn)經(jīng)驗，并且可以很形象的把它運用到自己的培訓(xùn)過程中，屬于一位幽默、負責(zé)任的實戰(zhàn)派講師。出版以下項目管理類書籍：pmp考點精粹，2011年12月電子工業(yè)出版社出版，2013年6月第二版。pmp模擬題精粹2014年9月出版，中國電力出版社出版。項目管理一學(xué)就會，2015年8月出版，中國電力出版社出版。翻譯pmi項目管理知識體系指南疑難解答(第5版)，2015年5月出版，電子工業(yè)出版社出版。點評:這個案例突出反映了一個常見的問題：如何在項目活動中做到合理的干系人參與。在傳統(tǒng)觀念中，雖然是甲乙雙方的合作，但項目工作一般都

6、是由乙方獨立完成的，甲方只需要對階段或最終的成功給予確認、驗收即可，除了必要的配合，對過程中的活動無需有更多的參與。但是現(xiàn)實中越來越多的項目實踐顯示，如果能將客戶資源合理引入項目，對緩解團隊資源緊張，更好的貼近需求并實現(xiàn)目標將起到非常積極的作用。干系人適度參與項目活動的好處很明顯，但是如何能讓干系人心甘情愿，甚至主動的參與到項目活動中來，卻不是一件簡單的事情。上面案例中，a公司為了能為b公司提供更符合具體需求、更具個性化的erp系統(tǒng)，要求由客戶協(xié)助提供“業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀梳理”信息，可以說要求是合理的，也是站在有利于項目實施的角度提出的要求。但結(jié)果卻受到了客戶方一眾干系人的反感，甚至抵制。問題出在哪

7、里呢?我們先來看一個成功引入干系人參與的例子:最敬業(yè)的交通協(xié)管員。隨著汽車進入家庭，方便的同時也讓路面交通變得越來越擁堵。如今在很多城市里，早晚交通高峰期時，我們總能在一些路口看到交通協(xié)管員的身影，他們或單獨、或配合交通警察，維護路面同行的順暢。這些協(xié)管員分擔(dān)了一部分交警的工作，并且確實起到了積極的作用，所以他們通常都會獲得一定的報酬。然而，有這么一些協(xié)管員，不但負責(zé)敬業(yè)，而且分文不取，完全義務(wù)維護交通秩序。只是這些協(xié)管員“上崗”的時間比較特殊，只是每年的6月7號、8號兩天，他們執(zhí)勤的位置也有些特殊，只在一些學(xué)校的門口。說到這兒，大家都聽明白了，這些所謂“協(xié)管員”其實都是高考考生的家長!高考期

8、間，維護考點學(xué)校周邊交通秩序的職責(zé)顯然是交警的，但實際上真正起到維護、疏導(dǎo)作用的，大都是考生家長，不但義務(wù)執(zhí)勤，而且保證盡職盡責(zé)。倒不是這些臨時的協(xié)管員在道德層面有多么高尚的情操，只是因為這個秩序的維護直接關(guān)系到他們自身的最大利益自己的孩子苦讀十幾年，終于迎來了人生最關(guān)鍵的考試，通過對交通秩序的管控，盡可能為孩子們，當(dāng)然也包括自己的孩子提供一個相對更有利的環(huán)境，也算自己能貢獻出的一份力量。這種積極主動的參與行為，當(dāng)然和錢完全沒有關(guān)系。邀請客戶等項目團隊以外的干系人參與項目活動，前提一定要獲得他們的理解和支持。一般來說，最能獲得理解的理由就是利益，如果相關(guān)項目，特別是相關(guān)活動能給這些干系人自身帶

9、來好處，他們通常就會支持項目，并樂于在能力、精力允許的情況下承擔(dān)對應(yīng)的活動。但如果情況相反，項目本身或具體活動會損害他們的自身利益，或者他們自己認為利益會受到損害，就一定會反對，甚至抵制這個項目或活動。因此，項目經(jīng)理在實施干系人參與活動之前，一定要做好調(diào)查和溝通工作，讓干系人對項目工作有正確的理解和認識，才能有效獲得他們的支持，消除不必要的阻力。在上面這個具體案例中，為了確保新的erp系統(tǒng)更貼近客戶的需要，由客戶一方負責(zé)提供相關(guān)業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀梳理的資料，道理上說對項目是有利的，對客戶也是有利的。但是那些部門經(jīng)理、業(yè)務(wù)骨干，卻認為這個要求給自己增加了工作量，帶來了麻煩，于是集體采取了抵制的態(tài)度。這

10、種表現(xiàn)引出了管理干系人參與活動的另一個特點，就是如何讓必要的工作要求落地。雖然那位銷售總監(jiān)說“你們都有豐富的經(jīng)驗，都是專家，我看還是請這幾位顧問幫忙做一下吧，大家都互相體諒一下”，看起來對項目經(jīng)理和專家充滿了信心和信任，但這實際上只是他想推卸責(zé)任的一個借口，一旦項目經(jīng)理接受了這個要求，根據(jù)自己的經(jīng)驗實施，可以想象待新系統(tǒng)上線后，一定會招來客戶如潮的挑剔與不滿。到那時候，這位銷售總監(jiān)恐怕就不會再認為“你們都有豐富的經(jīng)驗，都是專家”了!所以，對于一些重要的工作，特別涉及到責(zé)任的問題時，項目經(jīng)理一定要把握住底線，堅持原則。如果具體干系人對相關(guān)活動持有疑義或反對，除了盡可能的溝通、解釋，必要情況下可能還需要通過一定層面的領(lǐng)導(dǎo)出面支持，比如以指令的方式將這些活動分派下去。當(dāng)然，單純的以命令方式攤派任務(wù)，往往也會招致抵觸和反感，這時項目經(jīng)理還應(yīng)該充分發(fā)揮溝通技巧，做好安撫工作。比如對執(zhí)行認真、滿足要求的人，