《采購交期管理規(guī)范》

1、 采購交期管理規(guī)范一、目的在必要的時間內(nèi)準(zhǔn)時獲得生產(chǎn)經(jīng)營活動必需的物料，維持正常的生產(chǎn)活動，減少因采購交期延誤造成的公司損失。二、適用范圍適用于公司生產(chǎn)物料的采購過程，非生產(chǎn)物料不在本管理范圍之內(nèi)。三、確定合理的采購周期每年1月，由采購部根據(jù)上年度的供應(yīng)商狀況和物料需求狀況、物料性質(zhì)制定本年度采購周期表，并向各相關(guān)部門發(fā)放，作為物料請購管理、庫存管理、采購交期管理之參考。四、建立合理化庫存每年1月，制造部根據(jù)上年度經(jīng)營狀況和本年度營銷目標(biāo)制定合理安全庫存表，采購部長應(yīng)該提出合理化建議，共同確認(rèn)合理化庫存表，庫存表應(yīng)該發(fā)放至下料、總裝、機(jī)加工、倉庫和采購。五、交期的計算自采購部收到請購單至使用部

2、門要求的交貨日期止。六、采購訂單的下達(dá)（一）責(zé)任采購人員收到請購單后應(yīng)該及時和供應(yīng)商溝通交期，及時下達(dá)采購訂單。1、簽訂長期合約關(guān)系的物料及供應(yīng)商，應(yīng)該在收到請購單后8個工作時內(nèi)在合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商下達(dá)訂單和訂單確認(rèn)。（通過訂單回傳，沒有傳真的供應(yīng)商電話確認(rèn)并做好記錄確認(rèn)供應(yīng)商已經(jīng)收到采購訂單和確認(rèn)接受交期）；2、已經(jīng)有合作關(guān)系的原材料供應(yīng)商，應(yīng)該在8個工作時內(nèi)向其發(fā)出詢價單，并督促其在24個工作時內(nèi)提供報價單（最長不超過2個工作日），收齊報價后12個工作時內(nèi)完成制作比價單、報價審批、制作采購訂單、訂單審批、訂單下達(dá)和訂單確認(rèn)。3、采購人員認(rèn)為有必要擴(kuò)大詢價范圍并準(zhǔn)備向新供應(yīng)商訂貨時，

3、應(yīng)該事先估計詢價、報價、合同簽訂、付款、供應(yīng)商準(zhǔn)備、運(yùn)輸?shù)雀黜椬鳂I(yè)所需的時間，最長不超過5個工作日完成訂單確認(rèn)，并確保在使用部門要求的時間內(nèi)到貨。（二）沒有采購過的物料1、責(zé)任采購人員收到申購單后，應(yīng)在1-3個工作日內(nèi)收集供應(yīng)商信息，收集報價，并根據(jù)實際情況和使用部門、技術(shù)部門溝通，共同篩選意向供應(yīng)商，如有必要應(yīng)該到供應(yīng)商處實地考察，最終由總經(jīng)理審核價格后下單訂單，確保供應(yīng)商按期交貨。2、只進(jìn)行意向詢價而未有明確采購需求的物料，使用部門應(yīng)該填寫價格需求表，明確物料規(guī)格和技術(shù)要求，價格需求時間；責(zé)任采購人員收到價格需求表后及時收集供應(yīng)商信息和報價，并根據(jù)實際情況和使用部門、技術(shù)部門溝通后共同篩選

4、意向供應(yīng)商，在使用部門要求的時間內(nèi)把意向供應(yīng)商和報價填寫在價格需求表上反饋給使用部門。七、交期的控制（一）供應(yīng)商確認(rèn)訂單后至交貨日期前，采購人員應(yīng)和供應(yīng)商保持必要溝通，了解其備貨進(jìn)展，做好溝通激勵，必要時可以使用書面的交期確認(rèn)函要求供應(yīng)商書面確認(rèn)備貨進(jìn)度，防止出現(xiàn)交期延誤。（二）對于重要物資采購，除要求供應(yīng)商報告進(jìn)度外，如有必要還應(yīng)前往供應(yīng)商工廠進(jìn)行實地訪問查證。（三）采購人員發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商供貨進(jìn)度可能會影響正常的交貨期限時，應(yīng)及時采取措施，消除進(jìn)度滯后。八、明確交期違約責(zé)任采購人員在進(jìn)行采購洽談時，應(yīng)在明確交貨期限的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商達(dá)成對交期違約責(zé)任的共識，并以合同條款的方式在采購合同中體現(xiàn)。九

5、、交期延誤處罰（一）因供應(yīng)商原因?qū)е碌慕黄谘诱`，采購人員應(yīng)及時進(jìn)行催貨，要求供應(yīng)商根據(jù)合同條款承擔(dān)違約責(zé)任。 （二）因本公司采購人員原因造成的交期延誤，應(yīng)加強(qiáng)采購人員交期意識，提高采購人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評。對公司造成嚴(yán)重?fù)p失的，依照員工手冊處罰。（三）因雙方溝通不暢造成的交期延誤，采購部長首先應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部控制，改進(jìn)采購工作業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)同供應(yīng)商溝通，建立完善、暢通的溝通機(jī)制。 （四）因偶發(fā)不可抗因素造成的交期延誤，應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商進(jìn)行處理。自然災(zāi)害造成的損失應(yīng)尋求保險公司進(jìn)行賠償；其他偶發(fā)因素造成的損失，應(yīng)和供應(yīng)商協(xié)商解決，力求將雙方損失減小到最低。十.交期延誤的改進(jìn)（一）每出現(xiàn)一

6、次交期延誤，使用部門應(yīng)該書面通知采購部長和人力資源行政部，采購部長和采購人員應(yīng)該根據(jù)采購經(jīng)驗，對交期延誤原因進(jìn)行總結(jié)，出具書面的分析報告和改進(jìn)措施。屬于采購人員責(zé)任和供應(yīng)商責(zé)任的交貨延誤，由人力資源行政部記入采購人員和采購部長考核記錄。屬于其他部門責(zé)任或者溝通不良導(dǎo)致的交貨延誤，由人力資源行政部另行處理。（二）交期延誤常見原因分析表：交期延誤常見原因分析表原因具體內(nèi)容原因具體內(nèi)容供應(yīng)商的責(zé)任(1)接單量超過供應(yīng)商的產(chǎn)能采購人員的責(zé)任（1）供應(yīng)商選定錯誤(2)供應(yīng)商技術(shù)、工藝能力不足（2）業(yè)務(wù)手續(xù)不完整或耽誤(3)供應(yīng)商對時間估計錯誤（3）進(jìn)度掌握與督促不力(4)供應(yīng)商生產(chǎn)管理不當(dāng)（4）經(jīng)驗不足

7、(5)供應(yīng)商之生產(chǎn)材料出現(xiàn)貨源危機(jī)（5）下單超過供應(yīng)商之產(chǎn)能(6)供應(yīng)商品質(zhì)管理不當(dāng)（6）更換供應(yīng)商所致(7)供應(yīng)商經(jīng)營者的顧客服務(wù)理念不佳（7）付款條件過于嚴(yán)苛(8)供應(yīng)商欠缺交期管理的能力（8）缺乏交期管理意識(9)不可抗力原因及其他因供應(yīng)商責(zé)任（9）其他因采購原因所致的情形其他部門責(zé)任（1）請購前置時間不足溝通不良所致原因（1） 未能掌握一方或雙方的產(chǎn)能變化（2）技術(shù)資料不齊備（2）技術(shù)資料交接不充分（3）緊急訂貨（3）品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)溝通不一致（4）生產(chǎn)計劃變更（4）單方面確定交期，缺少溝通（5）設(shè)計變更或標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整（5）首次合作出現(xiàn)偏差（6）訂貨數(shù)量太少（6）未達(dá)成交期、單價、付款等問題共識（

8、7）請購錯誤（7）交期理解偏差（8）未能及時付款（8）其他因雙方溝通不良所致的情形（9）其他因本公司人員原因所致的情形十一、交期管理認(rèn)知交期管理是采購作業(yè)重點(diǎn)之一，采購部長作為采購交期管理的首要負(fù)責(zé)人，應(yīng)該不定期對采購人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其充分認(rèn)識到交期管理的重要性。（一）交期延遲造成的不良影響有以下方面：1、導(dǎo)致制造部門斷料,從而影響效率。2、由于物料交期延遲,間接導(dǎo)致成品交期延遲。3、由于效率受影響,需要增加工作時間,導(dǎo)致制造費(fèi)用的增加。4、由于物料交期延遲,采取替代品導(dǎo)致成本增加或品質(zhì)降低。5、交期延遲,導(dǎo)致客戶減少或取消訂單,從而導(dǎo)致采購物料之囤積和其他損失。6、交期延遲,導(dǎo)致采購、運(yùn)輸、

9、檢驗之成本增加。7、斷料頻繁，易導(dǎo)致互相配合的各部門人員士氣受挫。（二） 交期提前太多造成的不良影響有以下方面：1、導(dǎo)致庫存成本之增加。2、導(dǎo)致流動資金周轉(zhuǎn)率下降。3、允許交期提前，導(dǎo)致供應(yīng)商優(yōu)先生產(chǎn)高單價物料而忽略低單價物料。4、由于交期經(jīng)常提前，導(dǎo)致庫存囤積、空間不足。5、交期提前頻繁，使供應(yīng)商對交期的管理松懈，導(dǎo)致下次的延誤。十二、相關(guān)記錄表格采購周期表安全庫存表價格需求表交期確認(rèn)函十三、附則13.1本規(guī)范由采購部制定，呈請總經(jīng)理批準(zhǔn)通過后生效，修改和廢止亦同。13.2本規(guī)范自審核通過之日起生效并予以執(zhí)行，執(zhí)行中涉及的相關(guān)事項和問題由采購部負(fù)責(zé)解釋和處理。起草:楊沂崗 修訂：楊沂崗 校對

10、：表格一： 山東金寶山機(jī)械有限公司采購周期表-2013年度(樣表)大類序號類別程序時間（天）交貨時間（天）采購周期（天）緊急采購（天）備注五 金 件1氣體1121安全庫存2油漆1121安全庫存3油封1341安全庫存4三角帶1341安全庫存5焊條1341安全庫存6耐磨焊條178安全庫存7傳動軸1563安全庫存8鋼彈簧1563安全庫存9橡膠彈簧156按單申購10普通螺栓1341安全庫存11異形螺栓178安全庫存12鉚釘螺栓178安全庫存13軸承1342安全庫存14液壓1341按單申購15齒輪11011安全庫存16鏈輪134安全庫存17鏈條134安全庫存18鐵鏈11011安全庫存19啟動柜1563按

11、單申購20水阻柜3151810按單申購21電機(jī)1342按單申購22托輥1341按單申購23皮帶1121按單申購24篩網(wǎng)112按單申購鑄 造 件25消失模大輪189安全庫存26ht250/成品輪11011按單申購27沙模大輪156安全庫存28錘套134安全庫存29鍛打錘頭178按單申購30消失模漏板189按單申購31沙模漏板189按單申購32板錘178安全庫存33tk錘頭11011安全庫存34jnjs錘頭189安全庫存35鄂破動顎178按單申購36顎破顎板178按單申購37顎破大輪11011按單申購38鑄造件167部分安全庫存39新鑄造件11516按單申購原 材 料40鋼管3710安全庫存41型

12、鋼3710安全庫存42圓鋼3710部分安全庫存43大軸134244鋼板3710安全庫存45錘盤37102部分安全庫存說明：1、程序時間：采購收到請購單到下達(dá)采購訂單所需要的時間；2、交貨時間：供應(yīng)商收到采購訂單或者電話通知后完成交貨的時間；3、采購周期：程序時間+交貨日期；4、緊急采購：采購收到請購單到交貨所需的時間。沒有緊急采購時間的不允許緊急采購，否則處罰申請部門。制表： 審核： 批準(zhǔn)：表格二：山東金寶山機(jī)械有限公司價格需求表因未明確采購需求，請采購提供以下物品的價格作參考：信息需求部門使用部門提出時間物料名稱預(yù)計數(shù)量規(guī)格型號要求回復(fù)時間技術(shù)要求詳述：申請人部門審批采購部 回復(fù)意向供應(yīng)商價

13、格說明交期說明其它說明：采購員采購部長表格三： 交期確認(rèn)函（樣表）至：*有限公司 日期：2013-05-21聯(lián)系人：*發(fā)件人：楊沂崗手機(jī)：*手機(jī)真：*傳真您好：以下是未交貨的錘頭板錘，請給予確認(rèn)具體的交貨日期，謝謝！序號訂單號碼訂單日期 規(guī)格型號 要求交貨日期訂貨數(shù) 本月已交貨欠數(shù)余數(shù)交貨日期100552013-4-28103*188.52013-5-524024200722013-5-370*280（?。?013-5-161000100300722013-5-3100*3652013-5-151005545400892013-5-950*2202013-5-1830030500892013-5-970*2902013-5-182001406