公文審批簽發(fā)管理制度

1、公文審批簽發(fā)管理制度第一章 總則第一條 為加強公司公文發(fā)文管理，提高發(fā)文的準確性，使發(fā)文工作程序化、制度化，特制定本管理辦法。第二條 本管理辦法適用于*公司各部門。第二章 公文發(fā)布審批第三條 需經總經理辦公會討論的文件：一、 部門經理、業(yè)務主管（經理）的聘任與解聘；二、 年度經營計劃及實施方案；三、 公司管理制度；四、 薪酬調整方案；五、 機構變動實施方案；六、 員工處罰或獎勵決定；七、 其它決定。第四條 經總經理辦公會討論的文件，由總經理簽發(fā)。第五條 其它文件由部門草擬，部門經理審核，主管總監(jiān)簽發(fā)。第三章 公文格式第六條 公司所發(fā)公文，由發(fā)文部門、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、

2、主送單位、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和時間等部分組成。一、 發(fā)文部門應當書寫全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，主辦機關應排在前面；二、 秘密公文承辦單位應分別標明“絕密”、“機密”“秘密”，一般可用代號（a、b、c）標注，“絕密”、“機密”、公文應標明份數(shù)與序號；三、 緊急文件承辦單位應當標明緊急程度，并注明辦理時限；四、 發(fā)文字號應標寫準確，聯(lián)合發(fā)文只標明主辦機關的發(fā)文字號；五、 上報的公文，應當在首面注明簽發(fā)人姓名；六、 公文標題。應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般應標明發(fā)文機關，并準確標明公文種類。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般有用標點符號；七、 公文附件應在發(fā)文機關、成文時間之前

3、，正文之后注明附件和順序；八、 成文時間以公司領導簽發(fā)的時間為準。簽發(fā)人沒寫簽發(fā)日期，承辦部門應當請簽發(fā)人補填簽發(fā)日期；九、 文件應標注主題詞，上報的文件應按照上級機關的要求標注主題詞；十、 文字應從左至右橫寫、橫排；十一、 文件的主題詞和抄報等標注應寫在正文之后（有附件和批件的應在附件和被批件的末頁）。第七條 公文用紙一般用a4型紙，左側裝訂。第四章 行文程序第八條 所有以公司名義印發(fā)的文件，一般由副總、總監(jiān)審簽。涉及公司全局工作的重要文件，由總經理簽發(fā)。第九條 各部門因業(yè)務需要須辦理向政府等社會有關部門“請示”、匯報“等文件、材料、議題時，必須經綜合管理部審核，總經理審批后辦理，不得越級“

4、請示”、“匯報”。第十條 綜合管理部、財務部、等以部門名義向外行文的由分管副總審簽，內部行文由部門經理審簽。第十一條 “請示”應當一文一事，一般只寫一個主送部門，如需同時報送其他部門，應用以抄送形式，但不得抄送下級部門。第十二條 公司行文，須由綜合管理部統(tǒng)一加掛文號，成文后總經理簽發(fā)的底稿連同第一稿（復印件）存檔。第十三條 公司的文件主要分為以下幾類一、*公司文件，編“德企字200號”字號。用于對外行文，請示匯報工作；發(fā)布總經理辦公會議研究決定的重要事項以及需要公司各部門或全體員工認真執(zhí)行的重要制度、規(guī)定、意見等；二、*公司，編“德發(fā)200號”字號。屬內部文件。用于內部行文，處理公司日常經營管

5、理中的事務。括號內按文種分別加注“通知”、“決定”、“紀要”、“報告”等。發(fā)文字號按部門簡稱編寫，聯(lián)合行文，一般只標明主辦部門的發(fā)文字號。各部門簡稱如下：綜合管理部：行政方面“行”；人事方面“人”，財務部“財”，維修站“維”，銷售部“銷”等。三、用于與有關方面、有關部門的工作聯(lián)系，或轉達不宜用正式文件形式傳送的事項等文函，用“*汽貿公司”文頭的信箋，編“德函200號”字號，“”為各部門簡稱。制發(fā)便函，可以不編字號，只加蓋部門印章即可。第五章 公文辦理第十四條 公文的辦理分為收文和發(fā)文。收發(fā)包括傳遞、簽收、登記分發(fā)、擬辦、批辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。第十五條 需辦理的公文。綜合管理部（文

6、秘）應及時提出擬辦意見送高級管理人員批示，交有關部門辦理，緊急公文應提出辦理期限。第十六條 承辦部門應抓緊辦理批辦的工作內容，不得延誤、推諉。不屬于本部門職權范圍的或不適宜由本部門辦理的，應當迅速退回綜合管理部。承辦事項涉及其他部門的，承辦部門應及時主動與相關部門協(xié)商處理，或向分管副總、總監(jiān)匯報，請求副總、總監(jiān)協(xié)調辦理。第十七條 各部門的文件、材料及以局面形式反映的情況、問題等，通過綜合管理部送高級管理人員閱示的，由綜合管理部負責查收，傳達批示精神。第十八條 高級管理人員批示或交有關部門承辦的公文，文秘人員要及時填發(fā)催辦、查辦單負責催辦、查辦、緊急公務要跟蹤催辦、查辦，重要公務重點催辦、查辦，

7、一般事物定期查辦。第十九條 密級公文需要翻印的，必須經總經理批準后，注明翻印部門和傳閱范圍后辦理。第二十條 傳遞密級公文，必須采取保密措施，用計算機傳遞必須有加密裝置，絕密公文不得使用計算機傳遞。第二十一條公文的草擬、修改、簽批，必須用符合要求的鋼筆、碳素筆，不得使用鉛筆、紅筆和圓珠筆，也不得在文稿裝訂線外書寫或批字。第六章 公文制定程序第二十二條 文件制發(fā)程序一般包括擬搞、審核、簽發(fā)、編號、校對、蓋章、裝訂、分發(fā)、存檔等。一、 擬稿。根據發(fā)文內容，草擬文稿由相應的部門承擔。文稿應符合國家的有關政策法規(guī)；新出臺的規(guī)定，應切實可行；應做到觀點明確，條理清楚，文字精練，標點準確。文件中如涉及到其他

8、部門的事務，應事先與有關部門負責人協(xié)商和征求意見并會簽。二、 審核。文稿的審核，原則上逐級進行。公司文件，由公司領導審核，其他文件，一般由擬稿部門負責人審核；三、 簽發(fā)。根據文件內容，公司文件由總經理簽發(fā)，其他文件由主管副總、總監(jiān)簽發(fā)；四、 編號。編號和格式是否準確，如發(fā)現(xiàn)個別地方明顯有誤，校對人可作適當調。凡需編號的公司文件，由綜合管理部統(tǒng)一登記編號；五、 校對。文件的校對由擬搞人負責。在校對過程中，原則上檢查打印的內容整；如對文件內容作較大的變動，應征得審核人的同意；六、 蓋章。印章是公文生效的標識，印章上壓行文單位，下壓成文日期，如由公司領導簽署的，簽名位置應在行文單位與成文日期之間，領

9、導姓名前，應注明職務名稱；七、 裝訂。文件的裝訂由綜合管理部負責。裝訂時，一般對齊下邊和右邊，在左邊裝訂；八、 分發(fā)。公司發(fā)文，由綜合管理部負責；九、 存檔。為保證檔案的完整，除文函外，凡公司發(fā)文均應歸檔。文件分發(fā)前，綜合管理部應一式二份存檔。第二十三條 起草公文的要求；一、 符合國家的法律、法規(guī)和方針政策及有關規(guī)定；二、 情況屬實，文字精練，觀點明確，條理清楚，標點準確，書寫工整，篇幅簡短；三、 人名、地名、數(shù)字要準確。引用公文應先引用標題，后引用文字號。日期應寫具體的年月日；四、 結構層次序數(shù)；第一層為“一”、第二層為“（一）”、第三層為“1”、第四層為“（1）”；五、 必須使用國家法定計

10、量單位；六、 用詞要準確，文內使用簡稱，必須先寫全稱并注明簡稱；七、 公文中的數(shù)字，除序號、成文日期、印發(fā)日期和詞、詞組、用語等做詞素的數(shù)字使用漢字外，應使用阿拉伯數(shù)字。第七章 公文繕印第二十四條 文印包括：打印、復印等內容。第二十五條 凡需打印的公文、材料等，須按程序經有關領導簽發(fā)并注明簽發(fā)日期后，由綜合管理部經理審批后打印。第二十六條 打印文件材料，必須清楚整潔，排版規(guī)范。打印完后由擬文部門負責校對。第二十七條 因工作需要復印、傳真的文件材料，必須經部門負責人簽字審核，按照要求登記復印、傳真件的秘密等級、數(shù)量事辦理；傳真還要填寫發(fā)送傳真審批單，注明發(fā)送地點等，經綜合管理部經理審批后交文印工作人員辦理。第二十八條 各部門的文件、材料等不得到外單位組織文印和傳真，確因工作需要或特殊原因，須由綜合管理部經理審批后安排辦理。第二十九條 文印傳真結束時，經辦人要在文印登記本上簽字，綜合管理部文印工作人員登記數(shù)量。第三十條 文印工作人員一般不辦理個人文印、傳真業(yè)務，特殊情況，須經分管領導批準后辦理，并參照內部文印收費標準收費。第三十一條 接收傳真后，文印工作人員要填寫傳真閱辦單及時送交綜合管理部負責人處理。第三十二條 未經綜合管理部審批的文稿不得安排打印和傳真。第三十三條 除文印工作人員、文印管理人員和設備維修人員外，其他人員