事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題研究

1、 事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題研究 摘要：隨著經濟社會發(fā)展水平不斷提高，新時期事業(yè)單位發(fā)展也面臨新的市場挑戰(zhàn)形勢。在激烈的市場競爭環(huán)境下加強事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新，有助于全面推動檔案信息資源的有效轉化，進而不斷夯實事業(yè)單位改革發(fā)展基礎，提高科學化管理水平。目前事業(yè)單位在辦公室檔案管理工作方面習慣于經驗管理，創(chuàng)新性不足，檔案信息資源開發(fā)利用深度不夠，嚴重制約了事業(yè)單位的穩(wěn)定有序發(fā)展。加強新時期事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新對策探究具有重要的社會意義和現實價值。關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理信息化；建設問題研究引言在信息化背景下，事業(yè)單位若想在繁雜的經濟市場中站穩(wěn)發(fā)展的腳跟，加強理念創(chuàng)新、技術完善、

2、設備優(yōu)化非常重要，是提高事業(yè)單位核心競爭力的關鍵。在科技快速發(fā)展的時代里，網絡技術、信息技術以及計算機技術等慢慢的滲透到了事業(yè)單位的內部管理中，在此種狀況下，事業(yè)單位需要跟緊時代發(fā)展的腳步，積極引入前沿技術，加強技術與設備創(chuàng)新。在事業(yè)單位的內部管理中，建立行之有效的管理制度，切實意識到現代化技術在檔案管理過程中的應用價值，增加資金投入，引入現代技術，促進事業(yè)單位檔案管理工作轉型。以下主要內容為事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題及對應的解決方法。1 事業(yè)單位檔案信息化建設的重要性當前隨著科學技術的發(fā)展，信息化手段是各個行業(yè)發(fā)展的重要趨勢。在事業(yè)單位檔案管理中，傳統(tǒng)的人工檔案管理方式正逐漸被時代所淘汰

3、。計算機技術的普及應用使檔案管理更加便利和快捷，因此建設事業(yè)單位檔案信息化有利于實現檔案管理數字化，在日常工作過程中應用檔案信息化系統(tǒng)可以隨時隨地儲存和調用相關檔案，有利于提高工作效率。同時信息化建設改變了傳統(tǒng)的室藏檔案模式，對于檔案的分類更加細化、排序分組更加合理，所以事業(yè)單位檔案管理信息化建設有利于最快速度的調用檔案和歸集檔案；另外一方面，傳統(tǒng)的紙質檔案容易在保存中出現不同程度的損壞，從而使檔案信息失真、甚至是失效。而檔案信息化能夠實現數字化管理，將紙質檔案內容復刻到電子硬盤或者云服務器中，有利于最大時效去保存檔案信息。而且相比于傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息化建設通過檔案平臺以及管理后臺可以更

4、加簡便地對檔案進行整理和借閱工作，有利于推動檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。因此事業(yè)單位檔案信息化建設十分重要，是提高事業(yè)單位綜合實力的重要基礎和保障。2分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題2.1對檔案管理信息化建設工作的重視力度不足在過去，檔案資料的主要載體是紙質文件，管理模式十分陳舊,隨著時間的不斷增長，大量的檔案資料堆積，傳統(tǒng)的檔案資料管理模式已不能滿足實際需求，需要諸多軟件設備與硬件設備提供支持，例如，資料存儲量較大、功能較穩(wěn)定、安全系統(tǒng)較高的存儲設備，以建立一體化系統(tǒng)，其中，包含信息輸入、存儲、分析、加工、輸出,但因為資金有限，管理方式落后，很多事業(yè)單位并未意識到檔案管理信息化建設的重要性，依舊

5、應用傳統(tǒng)的管理影響檔案信息化建設進程。2.2檔案信息資源的開發(fā)程度不夠在事業(yè)單位管理工作中信息資源的開發(fā)程度直接影響到人員檔案的完整性和管理質量。但是當前大多數事業(yè)單位對檔案管理缺乏科學合理的信息化設計規(guī)劃，使信息資源開發(fā)工作存在嚴重問題。首先體現在信息資源的收集不全面，在將人員信息錄入計算機數據庫時，只是將紙質檔案的內容復制到電子檔案中，沒有進行實地的調查和驗證，從而導致部分檔案信息存在不準確的問題。一方面，如果紙質檔案出現破損或模糊的現象，管理人員依舊沒有展開調查，將人員信息錄入數據庫后，致使人員檔案信息殘缺，會引發(fā)后續(xù)管理問題；另外一方面，數據庫檔案信息重復性內容較多，如果沒有經過必要的

6、整合和分析處理，就會造成檔案信息資源混亂，人員資料不全等問題，影響檔案資料的實際利用。2.3檔案管理人員的信息化素質有待提高在進入到信息時代以前，事業(yè)單位通常運用人工管理手段開展檔案管理工作，因為信息化程度偏低，很多管理人員是在崗多年的老員工，學習新知識的能力較差，沒有較強的信息化素質，一些管理人員甚至不會應用計算機辦公，除了欠缺信息化素質以外，檔案管理人員有很多都是辦公室文員，沒有接受過專業(yè)培訓，對檔案工作不是十分熟悉，部分人員甚至不了解檔案法，沒有強烈的保密意識，綜合素養(yǎng)亟待加強。3 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理信息化建設的相關對策3.1提升檔案管理意識，制定并完善檔案管理制度為了實現對于檔案的規(guī)

7、范化管理，行政事業(yè)單位主要負責人必須從思想上對檔案管理工作有著正確的認識，從而努力地提升自身的檔案管理意識，加強對檔案管理工作的管理力度。在進一步完善現有的檔案管理規(guī)章制度的前提下，根據單位管理的需要合理地制定新的檔案管理制度，并將相關制度落到實處，以實現對于檔案管理工作的規(guī)范化管理。3.2建設檔案信息推廣平臺檔案管理工作需要各部門的積極參與和配合，通過建設檔案信息推廣平臺能夠進一步加強事業(yè)單位各個部門之間的聯系和溝通，確保檔案信息資料的完整性和準確性，為信息化建設奠定有利的基礎。同時利用信息推廣平臺能夠更廣泛收集人員或者活動信息等相關資料，管理人員審核合格后錄入數據庫中，形成電子檔案。能夠最

8、大限度地保障檔案的完整性和真實性，提高檔案利用效率。這一過程需要相關管理人員能夠樹立數字化管理觀念，利用專業(yè)信息化知識建設功能完善的檔案信息推廣平臺，為事業(yè)單位的檔案調閱、調用、更改、錄入等提供便利，能夠最大限度地提高檔案信息開放程度。3.3提升檔案管理人員的信息化素質檔案資料管理人員一定要具備較強的信息化素質，能夠數量運用現代技術，例如，網絡技術、計算機技術等，以及各種軟硬件設備，統(tǒng)計分析檔案資料，以提升檔案資料的應用效率。管理部門在配置數字化設備和信息化系統(tǒng)之后，需要安排管理人員進行培訓教育，讓其掌握更多前沿技術，在實際工作中，嚴格依據有關要求進行，把檔案資料錄入到電子文件中。并且在信息化

9、檔案管理中，管理人員需要樹立安全防范意識，加強責任心，避免在工作中出現失誤的情況，導致電子檔案信息泄密，嚴格依據安全管理計劃進行常規(guī)工作，全面落實檔案管理保密性原則，確保檔案信息安全。結束語檔案是一種重要的原始信息資源，不僅真實而且客觀，行政事業(yè)單位的檔案是其不斷發(fā)展過程的重要歷史見證。通過查閱相關檔案，單位領導不僅可以根據檔案來制定相關的規(guī)章制度以加強單位的管理，還可以對檔案進行綜合性分析從而提供有效的依據以進行正確的決策。檔案管理信息化建設工作，在短時間內難以完成，它作為一項極為復雜的工作，需要工作人員不斷提高自身的能力，并且在實踐中不斷強化自身的創(chuàng)新和服務理念。目前，我國大部分的行政事業(yè)單位在檔案管理上都存在著較多的問題，嚴重地制約了我國檔案管理工作的發(fā)展。因此，我國行政事業(yè)單位要樹立正確的檔案管理意識，運用先進的檔案管理方式及管理手段來加強檔案管理工作，促進檔案管理工作的健康持續(xù)發(fā)展。參考文獻1江云.事業(yè)單位檔案管理信息化建設分析j.辦公室業(yè)務,2019(23):85+87.2鄭磊.關于事業(yè)單位檔案管理信息化建設的思考j.城建檔案,2019(11):32