應(yīng)付帳款管理

1、Applications 11i Oracle Oracle 應(yīng)付帳款應(yīng)付帳款 Oracle 總帳總帳 帳戶帳戶 匯率匯率 發(fā)票發(fā)票 付款付款 調(diào)整調(diào)整 Oracle 項(xiàng)目會(huì)計(jì)項(xiàng)目會(huì)計(jì) Oracle 采購采購 供應(yīng)商供應(yīng)商 Oracle 固定資產(chǎn)固定資產(chǎn) Oracle 應(yīng)收帳款應(yīng)收帳款 銀行銀行 核心思想：企業(yè)支出要嚴(yán)格控制 應(yīng)付帳款系統(tǒng)是如何實(shí)現(xiàn)這一思想的？ 流程設(shè)計(jì)上（匹配-審批） 控制方法上 應(yīng)用掛起-釋放掛起； 匹配方法： 2-way 3-way 4-way. 設(shè)置層次： Financial Option Payable Option Supplier Supplier Site In

2、voice Invoice Distribution Line Invoice Payment Schedule Line Override 抽象抽象 具體具體 財(cái)務(wù)選項(xiàng)和應(yīng)付選項(xiàng)的區(qū)別？財(cái)務(wù)選項(xiàng)和應(yīng)付選項(xiàng)的區(qū)別？ N 設(shè)置設(shè)置- - 發(fā)票發(fā)票- - 付款期限付款期限 N 設(shè)置設(shè)置- - 發(fā)票發(fā)票- - 分布集分布集 N N 設(shè)置設(shè)置- - 付款付款 - - 銀行銀行 N N 設(shè)置設(shè)置- - 日歷日歷 - - 會(huì)計(jì)周期會(huì)計(jì)周期 N N 設(shè)置設(shè)置- - 日歷日歷 - - 應(yīng)收帳款周期應(yīng)收帳款周期 N N 設(shè)置設(shè)置- - 日歷日歷 - - 特別日歷特別日歷 N N 設(shè)置設(shè)置- - 日歷日歷 - -

3、 帳齡周期帳齡周期 N N 設(shè)置設(shè)置- - 貨幣貨幣 - - 定義定義 N N 設(shè)置設(shè)置- - 稅收稅收 - - 稅收名稱稅收名稱 N N 設(shè)置設(shè)置- - 帳簿集帳簿集 - - 定義定義 N N 設(shè)置設(shè)置- 選項(xiàng)選項(xiàng) - 財(cái)務(wù)財(cái)務(wù) N N 設(shè)置設(shè)置- - 帳簿集帳簿集 - - 選擇選擇 N N 設(shè)置設(shè)置- - 選項(xiàng)選項(xiàng) - - 應(yīng)付應(yīng)付 N 聯(lián)系人聯(lián)系人 供應(yīng)商 供應(yīng)商地址供應(yīng)商地址 供應(yīng)商地址供應(yīng)商地址 聯(lián)系人聯(lián)系人 供應(yīng)商名稱、編號(hào)（Financial Option自動(dòng)生成編號(hào)/手工輸入)、類 型、納稅登記號(hào)、增值稅登記號(hào)、失效日期（在一定日期后，阻止發(fā) 票和采購定單的輸入） 父子公司的關(guān)

4、系、供應(yīng)商的銀行信息、稅收信息等 供應(yīng)商地點(diǎn)名稱、供應(yīng)商地點(diǎn)的地址 支付地點(diǎn)、采購地點(diǎn)、詢價(jià)地點(diǎn)、聯(lián)系人信息 采購地點(diǎn) 付款地點(diǎn) 采購地點(diǎn) 詢價(jià)地點(diǎn) 付款地點(diǎn) 聯(lián)系人聯(lián)系人聯(lián)系人 供應(yīng)商和供應(yīng)商地點(diǎn)設(shè)置 錄入供應(yīng)商的基本信息和缺省信息錄入供應(yīng)商的基本信息和缺省信息 N 供應(yīng)商供應(yīng)商 - 供應(yīng)商供應(yīng)商 錄入供應(yīng)商的詳細(xì)信息錄入供應(yīng)商的詳細(xì)信息 N供應(yīng)商供應(yīng)商 - 供應(yīng)商供應(yīng)商N(yùn) B 打開打開 錄入供應(yīng)商地點(diǎn)的基本信息錄入供應(yīng)商地點(diǎn)的基本信息 供應(yīng)商供應(yīng)商 - 供應(yīng)商供應(yīng)商 N B新的新的 查看供應(yīng)商、供應(yīng)商地點(diǎn)、聯(lián)系人信息 查看與指定字符相近的供應(yīng)商名稱 查看新的供應(yīng)商地點(diǎn) 查看付款歷史記錄，包

5、括無效付款 查看付款歷史記錄，包括折扣、部分付 款的信息 ABC Corporation ABC Corp Merge Supplier Run Vendor Audit Report Identify Duplicate Suppliers Review Merge Results Maintain Audit TrailABC Corporation Object invoice 發(fā)票發(fā)票 基本基本 計(jì)劃付款計(jì)劃付款 供應(yīng)商信息供應(yīng)商信息 缺省信息缺省信息 詳細(xì)詳細(xì) 發(fā)票信息發(fā)票信息 發(fā)票分配發(fā)票分配 Setup 發(fā)票缺省值的設(shè)置 Setup 發(fā)票稅收缺省值的設(shè)置 Setup 匹配缺省值的

6、設(shè)置 供應(yīng)商發(fā)來的發(fā)票，既可與PO匹配，也可不與PO匹配。 供應(yīng)商發(fā)來的沖減（紅字）發(fā)票。 自己生成的發(fā)票。 員工因公發(fā)生的費(fèi)用。 用來匹配采購訂單的發(fā)票，輸入PO號(hào)，系統(tǒng)自動(dòng)給出供應(yīng)商信息。 輸入供應(yīng)商或員工的預(yù)付款。 用來匹配采購訂單的發(fā)票，輸入PO號(hào)，系統(tǒng)自動(dòng)給 出供應(yīng)商信息并匹配采購訂單的每一裝運(yùn)行。 待扣稅的發(fā)票。 既可用來匹配采購訂單，又可匹配發(fā)票。可輸入正/負(fù)金額。 發(fā)票批的作用 為什么使用發(fā)票批？為什么使用發(fā)票批？ 在發(fā)票批層次輸入發(fā)票的缺省值。這些缺省值可以忽 略在系統(tǒng)或供應(yīng)商地點(diǎn)中為批中所有發(fā)票設(shè)置的缺省值。 通過跟蹤控制發(fā)票數(shù)和總額與實(shí)際發(fā)票數(shù)和總額（由 發(fā)票輸入產(chǎn)生）之

7、間的差異以獲得最大的準(zhǔn)確度。 可以方便聯(lián)機(jī)查找發(fā)票批并復(fù)核創(chuàng)建此批的人的姓名 和日期。 輸入發(fā)票批 發(fā)票批發(fā)票批 準(zhǔn)備批控制表準(zhǔn)備批控制表輸入一批發(fā)票輸入一批發(fā)票 查看批控制報(bào)表查看批控制報(bào)表 更新批控制表更新批控制表 收到發(fā)票收到發(fā)票 按批歸檔按批歸檔 創(chuàng)建發(fā)票批創(chuàng)建發(fā)票批 N發(fā)票發(fā)票 - 分錄分錄 - 發(fā)票批組發(fā)票批組 在發(fā)票批中錄入發(fā)票在發(fā)票批中錄入發(fā)票 N 發(fā)票發(fā)票 - 分錄分錄 - 發(fā)票批組發(fā)票批組B發(fā)票發(fā)票 發(fā)票管理: Invoice Batch 發(fā)票管理:Entering Basic Invoice Information 匹配采購定單匹配采購定單 或或 指定分配集指定分配集 或

8、或 手工錄入科目手工錄入科目 發(fā)票發(fā)票 1998、12、20 計(jì)算機(jī)計(jì)算機(jī) $35000 傳真卡傳真卡 $1500 合計(jì)合計(jì) $36500 錄入錄入 生成生成 發(fā)運(yùn)至香港發(fā)運(yùn)至香港 自動(dòng)的科目錄入 產(chǎn)生到總帳的憑證產(chǎn)生到總帳的憑證 發(fā)票管理:Invoice Distribution 記錄為裝運(yùn)和處理發(fā)生的運(yùn)費(fèi)總額。記錄為裝運(yùn)和處理發(fā)生的運(yùn)費(fèi)總額。 發(fā)票上的雜項(xiàng)費(fèi)用。發(fā)票上的雜項(xiàng)費(fèi)用。 記錄發(fā)票的待扣稅。記錄發(fā)票的待扣稅。 記錄為采購的貨物或服務(wù)發(fā)生的供應(yīng)商的費(fèi)用總額。記錄為采購的貨物或服務(wù)發(fā)生的供應(yīng)商的費(fèi)用總額。 記錄采購貨物或服務(wù)的銷售稅或其他稅的總額。記錄采購貨物或服務(wù)的銷售稅或其他稅的總

9、額。 記錄運(yùn)費(fèi)的方式： 自動(dòng)建立運(yùn)費(fèi)分配 在發(fā)票窗口分配運(yùn)費(fèi)和雜項(xiàng)運(yùn)費(fèi) 輸入運(yùn)費(fèi)分配 N設(shè)置設(shè)置 - 選項(xiàng)選項(xiàng) - 應(yīng)付應(yīng)付 N發(fā)票發(fā)票 -輸入輸入 -發(fā)票發(fā)票B分配分配B指派指派 N發(fā)票發(fā)票 -輸入輸入 -發(fā)票發(fā)票 如果您未將“分配集”與采購訂單匹配，則可以使用它 來自動(dòng)輸入發(fā)票分配。例如，您可以為廣告商創(chuàng)建“分 配集”，該“分配集”可將發(fā)票中的廣告費(fèi)分配到四個(gè) 廣告部門。 您可以對(duì)供應(yīng)商地點(diǎn)指定默認(rèn)的“分配集”，以使系統(tǒng) 將它用于您為此供應(yīng)商地點(diǎn)輸入的每張發(fā)票。 如果您沒有對(duì)供應(yīng)商地點(diǎn)指定默認(rèn)的“分配集”，則可 以在每次輸入發(fā)票時(shí)對(duì)發(fā)票指定“分配集”。 為什么使用分配集？為什么使用分配集？

10、 “全部分配集”：(Full)可以創(chuàng)建具有設(shè)置百分比金 額的分配?！昂喴峙浼保?Skeleton)可以創(chuàng)建無設(shè) 置分配額的分配。 例如，租金發(fā)票的“全部分配集”對(duì)銷售設(shè)備費(fèi)用帳戶 指定了70% 的發(fā)票額，對(duì)管理設(shè)備費(fèi)用帳戶指定了 30% 的發(fā)票額。百分比總和為100%。 相同發(fā)票的“簡要分配集”將為銷售設(shè)備費(fèi)用帳戶創(chuàng)建 一個(gè)分配，為管理設(shè)備費(fèi)用帳戶創(chuàng)建一個(gè)分配，同時(shí)將 金額保留為零。然后，您可以根據(jù)變量（如每組此月份 的人頭數(shù)）在發(fā)票輸入過程中輸入金額。 為什么使用分配集？為什么使用分配集？ 錄入發(fā)票與采購定單匹配 一張發(fā)票可以與多張采購定單匹配 多張發(fā)票可以與一張采購定單匹配 錄入借項(xiàng)通

11、知單或貸項(xiàng)通知單與發(fā)票匹配 輸入供應(yīng)商信息輸入供應(yīng)商信息 輸入發(fā)票日期、號(hào)碼和金額輸入發(fā)票日期、號(hào)碼和金額 標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用報(bào)銷單、混合標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用報(bào)銷單、混合 選擇采購訂單選擇采購訂單 選擇匹配選擇匹配 輸入發(fā)票數(shù)量或匹配金額輸入發(fā)票數(shù)量或匹配金額 如果匹配至如果匹配至PO分配行，選擇分配并輸入分配數(shù)量和金額分配行，選擇分配并輸入分配數(shù)量和金額 保存發(fā)票保存發(fā)票 輸入采購訂單信息輸入采購訂單信息 采購訂單缺省采購訂單缺省快速匹配快速匹配 輸入附加的發(fā)票標(biāo)題信息輸入附加的發(fā)票標(biāo)題信息 完成完成完成完成完成完成 錄入采購定單錄入采購定單 N 采購定單采購定單 -采購定單采購定單 與采購定單的裝運(yùn)行匹配與

12、采購定單的裝運(yùn)行匹配 發(fā)票發(fā)票 - 輸入輸入 - 發(fā)票發(fā)票 N 與采購定單的裝運(yùn)行和分配行匹配與采購定單的裝運(yùn)行和分配行匹配 B 打開打開 發(fā)票發(fā)票 - 輸入輸入 - 發(fā)票發(fā)票 N 快速匹配快速匹配 發(fā)票發(fā)票 - 輸入輸入 - 發(fā)票發(fā)票 N 采購定單采購定單 2 箱子箱子 1500 USD 2 箱子箱子 1500 USD 4-方式匹配AP主處理會(huì)計(jì)分錄 1、檢驗(yàn) 借：材料采購（原材料暫估） 貸：AP應(yīng)計(jì)暫估 2、入庫 借：原材料 貸：材料采購（原材料暫估） 3、匹配 借：AP應(yīng)計(jì)暫估 貸：應(yīng)付帳款供應(yīng)商 4、支付 借：應(yīng)付帳款供應(yīng)商 貸：銀行存款或現(xiàn)金 使用價(jià)格更正來記錄和更新發(fā)票的單位價(jià)格，

13、 為能跟蹤價(jià)格變動(dòng)，無須調(diào)整發(fā)票總量。 使用借項(xiàng)通知單或貸項(xiàng)通知單記錄價(jià)格減少； 使用標(biāo)準(zhǔn)或采購定單缺省記錄價(jià)格增加。 為什么使用價(jià)格更正？為什么使用價(jià)格更正？ 為什么使用發(fā)票容限？為什么使用發(fā)票容限？ 使用發(fā)票容限來定義發(fā)票、采購定單、收據(jù)和稅收之 間允許的差異?？啥x基于百分比和總量的容限。 容限決定在發(fā)票審批，系統(tǒng)是否對(duì)發(fā)票應(yīng)用匹配或稅 收掛起。 發(fā)票容限分為：采購定單匹配容限、稅收差異 使用掛起可阻止某個(gè)發(fā)票的付款，阻止某個(gè)發(fā)票的過帳。 系統(tǒng)提供了許多發(fā)票掛起的理由，也可根據(jù)發(fā)票審批的需 要自己定義掛起。比如可針對(duì)供應(yīng)商或供應(yīng)商地點(diǎn)掛起， 不必只針對(duì)單個(gè)發(fā)票掛起。 對(duì)供應(yīng)商地點(diǎn)發(fā)票掛起

14、；(掛起所有付款，發(fā)票數(shù)額限制 ，掛起不匹配發(fā)票，掛起未來發(fā)票） 對(duì)選擇的發(fā)票掛起； 對(duì)計(jì)劃付款掛起。 為什么使用掛起？為什么使用掛起？ Y Y Y Y Y Y Y Y N Mixed N N Y Mixed Mixed 標(biāo)識(shí)無效、不正確應(yīng)付帳款負(fù)債、匯率差異或分配帳戶的發(fā)票。 使用預(yù)算控制時(shí)，在發(fā)票分配資金不足或系統(tǒng)不能提供資金檢查時(shí)掛起 對(duì)沒有匯率的外幣發(fā)票掛起。 在輸入或調(diào)整發(fā)票時(shí)可對(duì)發(fā)票人工應(yīng)用掛起。 發(fā)票違背了預(yù)定義的匹配標(biāo)準(zhǔn)。 “分配差異”；“稅差異”；“稅額范圍” 對(duì)GL日期在將來期間的發(fā)票應(yīng)用此掛起。 在支付或過帳發(fā)票前必須提交審批。 在發(fā)票工作臺(tái)使用Action對(duì)發(fā)票審批；

15、在發(fā)票批匯總中使用Approve對(duì)發(fā)票審批； 從提交請(qǐng)求窗口通過提交應(yīng)付審批程序?qū)Πl(fā)票批審批。 使用該功能自動(dòng)產(chǎn)生不同期段 具有相似特征的發(fā)票 （如租金） 特殊日歷特殊日歷 創(chuàng)建重復(fù)發(fā)票創(chuàng)建重復(fù)發(fā)票 重復(fù)發(fā)票模版重復(fù)發(fā)票模版 決定自動(dòng)待扣稅、重復(fù)發(fā)票和KPI報(bào)告的周期。 可指定發(fā)票創(chuàng)建的間隔周期； 定義重復(fù)發(fā)票在不同期間的增減比例； 員工費(fèi)用員工費(fèi)用 輸入費(fèi)用報(bào)銷單輸入費(fèi)用報(bào)銷單 發(fā)票引入發(fā)票引入 創(chuàng)建費(fèi)用發(fā)票創(chuàng)建費(fèi)用發(fā)票 批準(zhǔn)批準(zhǔn) 付款付款 核銷預(yù)付款核銷預(yù)付款 員工費(fèi)用報(bào)銷單:process 設(shè)置員工費(fèi)用報(bào)銷單輸入 輸入員工和地點(diǎn)輸入員工和地點(diǎn)定義員工為供應(yīng)商定義員工為供應(yīng)商 定義費(fèi)用報(bào)銷

16、單模版定義費(fèi)用報(bào)銷單模版 打開打開“將員工設(shè)為供應(yīng)將員工設(shè)為供應(yīng) 商商”選項(xiàng)，在提交發(fā)票選項(xiàng)，在提交發(fā)票 引入時(shí)自動(dòng)從員工建立引入時(shí)自動(dòng)從員工建立 為供應(yīng)商為供應(yīng)商 在提交發(fā)票引入之前，在提交發(fā)票引入之前， 在供應(yīng)商窗口輸入員工在供應(yīng)商窗口輸入員工 可以在線調(diào)整和取消發(fā)票： N 發(fā)票發(fā)票 - 分錄分錄 - 發(fā)票批組發(fā)票批組 N 發(fā)票發(fā)票 N 發(fā)票發(fā)票 - 分錄分錄 - 發(fā)票批組發(fā)票批組 N 發(fā)票發(fā)票 N 活動(dòng)（取消）活動(dòng)（取消） 供應(yīng)商 查詢規(guī)則 發(fā)票 幣種詳細(xì) 信息 分配詳細(xì) 信息 付款歷史 發(fā)票詳細(xì) 信息 暫掛信息 付款計(jì)劃 N 發(fā)票發(fā)票 - 查詢查詢 - 發(fā)票發(fā)票 發(fā)送給供應(yīng)商的支票。發(fā)

17、送給供應(yīng)商的支票。 支付從公司其他實(shí)體轉(zhuǎn)來的發(fā)票，無需建立付款單據(jù)。支付從公司其他實(shí)體轉(zhuǎn)來的發(fā)票，無需建立付款單據(jù)。 電子資金轉(zhuǎn)帳至供應(yīng)商開戶銀行。電子資金轉(zhuǎn)帳至供應(yīng)商開戶銀行。 委托銀行在將來的特定日期付款給供應(yīng)商。委托銀行在將來的特定日期付款給供應(yīng)商。 供應(yīng)商生成的付款單據(jù)，委托銀行在將來的特定日供應(yīng)商生成的付款單據(jù)，委托銀行在將來的特定日 期付款給供應(yīng)商。期付款給供應(yīng)商。 電子匯款電子匯款 記錄在記錄在Oracle系統(tǒng)之外發(fā)生的付款，如支票、電匯。系統(tǒng)之外發(fā)生的付款，如支票、電匯。 1。創(chuàng)建即時(shí)、單筆付款。創(chuàng)建即時(shí)、單筆付款 2。使用付款批支付發(fā)票。使用付款批支付發(fā)票。 既可用于手工又可

18、用于計(jì)算機(jī)生成的付款。既可用于手工又可用于計(jì)算機(jī)生成的付款。 手工付款的前提條件： 在ORACLE系統(tǒng)外建立付款 支付的發(fā)票必須具備以下條件： 經(jīng)過審批、未取消、未暫掛、按發(fā)票列明的貨幣付款 銀行帳戶必須使用記錄和組合支付類型的付款單據(jù)。 選擇發(fā)票支付 從發(fā)票工作臺(tái)支付 指定計(jì)算機(jī)生成的付款 改變付款貨幣 提前付款 計(jì)算機(jī)生成單筆付款的前提條件： 為創(chuàng)建計(jì)算機(jī)生成支票，必須使Allow Online Print Payables 生效 支付的發(fā)票必須具備以下條件： 經(jīng)過審批、未取消、未暫掛、按發(fā)票列明的貨幣付款 銀行帳戶必須使用計(jì)算機(jī)生成和組合支付類型的付 款單據(jù)。 發(fā)票選擇發(fā)票選擇 建立付款

19、建立付款 付款修改付款修改 打印支票或打印支票或 創(chuàng)建電子付款創(chuàng)建電子付款 確認(rèn)付款確認(rèn)付款 格式付款格式付款 初始化付款批 創(chuàng)建和查詢付款批模版 修改付款批 格式化付款批 確定付款批 查詢付款信息 選擇預(yù)付款核銷發(fā)票選擇發(fā)票核銷預(yù)付款 若需要對(duì)發(fā)票和費(fèi)用報(bào)告申請(qǐng)預(yù)付款，則選擇臨時(shí)付 款類型 若不需要對(duì)發(fā)票和費(fèi)用報(bào)告申請(qǐng)預(yù)付款，則選擇永久 付款類型 可以把永久付款類型轉(zhuǎn)換為臨時(shí)付款類型 Invoice:#PP-1000 site 2 Date:Today PO#N/A Terms:Immediate Description: Deposit for Sales/Customer Banquet

20、 $2,500.00 Total Due $(2,500.00) 案例：案例：輸入預(yù)付款輸入預(yù)付款 公司準(zhǔn)備舉辦銷售和客戶的宴請(qǐng)會(huì)，酒店要求公司預(yù)支￥公司準(zhǔn)備舉辦銷售和客戶的宴請(qǐng)會(huì)，酒店要求公司預(yù)支￥2500。 供應(yīng)商已寄來發(fā)票要求相應(yīng)的押金。輸入預(yù)付款。供應(yīng)商已寄來發(fā)票要求相應(yīng)的押金。輸入預(yù)付款。 Invoice:#PP1200 site 2 Date:Today PO#N/A Terms:Immediate Description: Banquet-for Sales Promotion $6,001.59 Less Deposit Received $(2,500.00) Balance