2020年物業(yè)管理深圳物業(yè)資料管理規(guī)范

1、（物業(yè)管理）深圳物業(yè)資料管理規(guī)范20XX年XX月峯年的企業(yè)咨詢咸問經(jīng)驗.經(jīng)過實戰(zhàn)驗證可以藩地執(zhí)行的卓越萱理方案.值得您下載擁有深圳市檔案局深圳市住宅局關(guān)于印發(fā)深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范的通知（ 200 3 年 10 月 3 0 日 ）深 檔 字 2 00 3 150 號為加強物業(yè)管理區(qū)域檔案的規(guī)范化管理，保障其有效利用，根據(jù)國家和深圳市有關(guān)檔案管理 和物業(yè)管理的法律法規(guī)，結(jié)合我市實際，我們制定了深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范 現(xiàn)予印發(fā)，請參照執(zhí)行。深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范第壹條 為加強我市物業(yè)管理區(qū)域檔案的規(guī)范化管理，保障其有效利用，根據(jù)國家和深圳市有 關(guān)檔案管理和物業(yè)管理的法律、法

2、規(guī)，結(jié)合我市實際，制定本規(guī)范。第二條 本規(guī)范所稱物業(yè)管理區(qū)域檔案是指在住宅區(qū)、工業(yè)區(qū)、商住樓、寫字樓等物業(yè)管理過 程中形成的具有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件等不同形式的歷史 記錄。第三條 物業(yè)管理區(qū)域檔案由物業(yè)管理單位依照本規(guī)范收集、管理。 市檔案行政管理部門和市物業(yè)管理主管部門負責(zé)對全市物業(yè)管理區(qū)域檔案工作進行業(yè)務(wù)指 導(dǎo)，且依法實行監(jiān)督檢查。第四條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)明確專人負責(zé)物業(yè)管理區(qū)域檔案的收集、整理、保管和提供利用。 檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)知識。第五條 物業(yè)管理單位應(yīng)于每年 3 月底前將上壹年度形成的反映本管理區(qū)域物業(yè)管理活動的各 類文件材料，按要求收集齊全

3、、完整，及時歸檔，具體歸檔范圍見附件。第六條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)建立健全檔案文件材料的歸檔及檔案的保管、保密、借閱、鑒定、 銷毀、統(tǒng)計等各項規(guī)章制度，且認真組織實施。 第七條物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)把檔案工作作為質(zhì)量管理或目標(biāo)管理的重要內(nèi)容，將文件材料的形 成、積累、整理歸檔列入各有關(guān)管理制度、有關(guān)人員的崗位職責(zé)和有關(guān)工作程序。物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)加強檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，使檔案管理現(xiàn)代化 和物業(yè)管理現(xiàn)代化同步發(fā)展。第八條歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)為原件或者具有憑證作用的復(fù)制件或其他載體材料，且保持其歷 史面貌。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍或紅色墨水等不 符合要求

4、的書寫材料。第九條歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)做到分類合理，整理規(guī)范，排列有序，鑒定準(zhǔn)確，且編制各類檔案 目錄等必要的檢索工具，以方便利用。第十條對保管期滿經(jīng)鑒定無保存利用價值的檔案，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)物業(yè)管理單位法人批準(zhǔn)后， 能夠按壹定程序進行銷毀，銷毀清冊必須歸檔保存。會計檔案的鑒定銷毀工作按中華人民共和國會計法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十壹條物業(yè)管理區(qū)域的檔案管理應(yīng)當(dāng)符合檔案安全保管要求。暫不具備檔案安全保管條件 的，能夠委托國家檔案館和依法設(shè)立的檔案寄存中心寄存。第十二條物業(yè)管理單位能夠委托依法設(shè)立的檔案中介機構(gòu)開展檔案整理、鑒定評估、業(yè)務(wù)咨 詢、軟件開發(fā)、數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)。檔案中介機構(gòu)應(yīng)當(dāng)對委托人檔案內(nèi)容保密

5、，未經(jīng)委托人同意，不得擅自將檔案向社會公開或 提供他人使用。第十三條在物業(yè)管理區(qū)域檔案中，業(yè)主住戶資料及基建、設(shè)備等檔案資料屬于業(yè)主所有。開 發(fā)建設(shè)單位在移交住宅區(qū)等物業(yè)時，應(yīng)當(dāng)向業(yè)主或物業(yè)管理單位移交有關(guān)工程建設(shè)、設(shè)施設(shè) 備等物業(yè)管理所必需的檔案，且辦理移交手續(xù)。第十四條 業(yè)主委員會在和物業(yè)管理單位訂立書面的物業(yè)管理服務(wù)合同時，應(yīng)當(dāng)將檔案管理作 為合同內(nèi)容，且在合同生效后向物業(yè)管理單位提供該物業(yè)的工程建設(shè)、設(shè)施設(shè)備、住戶（用 戶）等檔案供其使用。第十五條 物業(yè)管理單位負責(zé)檔案工作的人員在崗位變動時，應(yīng)當(dāng)辦理檔案交接手續(xù)。第十六條 物業(yè)管理區(qū)域檔案中涉及業(yè)主、住戶（用戶）管理的檔案應(yīng)當(dāng)做好保密

6、工作，不得 擅自提供他人利用。法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。第十七條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損 失的，或?qū)n案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直 接責(zé)任者，依照規(guī)定進行處理。第十八條 市、區(qū)物業(yè)管理主管部門應(yīng)當(dāng)將檔案管理列入住宅區(qū)、工業(yè)區(qū)、商住樓、寫字樓等 物業(yè)管理評優(yōu)活動的內(nèi)容。第十九條 本規(guī)范自發(fā)布之日起實施。 附件：深圳市物業(yè)管理區(qū)域文件材料歸檔范圍 附件深圳市物業(yè)管理區(qū)域文件材料歸檔范圍 壹、行政后勤管理材料（壹）行政綜合1 物業(yè)管理處組織沿革、大事記及工作計劃、總結(jié)2 管理處會議紀(jì)要、會議記錄3 規(guī)章制度4 文

7、秘、檔案、印章管理記錄5 文件、檔案接收及移交、銷毀清冊6 物業(yè)管理發(fā)展規(guī)劃、計劃、總結(jié)7 物業(yè)管理的請示、批復(fù)、報告、通知等8 專題調(diào)查、調(diào)研、考察、普查工作材料9 物業(yè)管理區(qū)域驗收、接管記錄（二）接待宣傳工作1 國家級、部省級、市級及壹般性參觀團接待材料2 專題新聞報道、采訪、新聞發(fā)布會材料3 來訪領(lǐng)導(dǎo)題詞簽名冊4 來訪者贈送禮品登記（三）勞資管理1 機構(gòu)設(shè)置和人事管理規(guī)定2 員工花名冊3 員工工資表、勞動工資表、員工考評記錄4 用工合同臺帳、社會保險記錄5 員工培訓(xùn)計劃、措施、教材、試題、考試成績6 人員增補申請表（四）后勤管理1 固定資產(chǎn)登記冊2 辦公樓設(shè)施、辦公用房及辦公用品管理記錄

8、3 行政辦公設(shè)備領(lǐng)用、維修、報廢記錄表4 物料采購計劃表、供方評價記錄5 物料管理、盤點資料、調(diào)離人員移交清單6 水電管理、員工宿舍、車輛使用材料7 職工食堂管理材料8 區(qū)域通訊工具管理材料9 員工福利管理材料二、業(yè)主、住戶資料（壹）業(yè)主住戶入住通知、購房合同復(fù)印件（二）業(yè)主住戶身份證、工作證復(fù)印件、家庭成員登記（三）業(yè)主公約（四）租住戶登記表（五）租賃物業(yè)清單、合同三、物業(yè)裝修材料（壹）裝修申請審批表（二）商鋪樓宇裝修審批表（三）裝修違章處理通知單（四）裝修稅單四、業(yè)主大會、業(yè)主委員會材料（壹）業(yè)主委員會籌備、選舉等材料（二）業(yè)主委員會的請示、報告、批復(fù)（三）業(yè)主委員會制度（四）業(yè)主大會材料

9、（五）樓長評選、增補、改選記錄（六）有關(guān)收支情況公告 五、日常運行材料壹）日常運行綜合1 業(yè)主、住戶問卷調(diào)查表2 員工住戶合理化建議、表揚和投訴處理記錄、物業(yè)管理事務(wù)處理跟蹤記錄3 日常工作檢查記錄4 事務(wù)助理工作總結(jié)5 分包計劃、合同、合格供方名錄、供方評價記錄、分包服務(wù)記錄、不合格報告、糾正措施報告6 家訪表、聯(lián)絡(luò)單7 服務(wù)要求評審記錄、車輛繳費換證記錄8 突發(fā)事件處理記錄、預(yù)防措施報告9 公共、辦公設(shè)施、工程及住戶日常維修和回訪記錄（二）園林綠化植物檔案及補種、病蟲害檢查、防治材料（三）保潔工作1 保潔隊工具領(lǐng)用、維修、報廢記錄表2 保潔綜合、保潔區(qū)域及人員分布記錄、檢查表3 環(huán)境衛(wèi)生消

10、殺記錄（四）治安工作1 治安隊工具領(lǐng)用、維修、報廢記錄表2 治安事件處理記錄3 帶班員查崗記錄、交接班記錄、巡邏記錄、簽到表、4 來訪人員登記表、搬運放行記錄登記表5 車輛進出登記表、異常車輛進出登記表 （五）設(shè)備運行記錄1 供水、供電設(shè)備匯總表、月統(tǒng)計表2 供水、供電設(shè)備值班、操作運行及保養(yǎng)、檢查記錄3 電梯運行情況統(tǒng)計表、記錄、值班巡視檢查記錄表4 電梯故障（事故）處理單六、消防工作材料（壹）消防中心值班情況記錄（二）消防設(shè)備月、季度檢查記錄表、維修記錄表（三）消防設(shè)備運行記錄表（四）消防安全檢查記錄表（五）火險隱患整改通知書七、創(chuàng)優(yōu)資料（壹）國家級創(chuàng)優(yōu)評比資料（二）省、市級創(chuàng)優(yōu)評比資料（

11、三）行業(yè)評比資料（四）企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)優(yōu)評比資料（五）企業(yè) ISO9000 認證及其它認證材料八、社區(qū)文化（壹）社區(qū)大型慶典、文化活動材料（二）社區(qū)文藝體育活動材料（三）團組織及青年文明號活動材料（四）社區(qū)科普教育、社會公益性活動材料（五）各類專題座談會、學(xué)習(xí)參觀考察活動材料（六）和街道、社區(qū)居委會、派出所等協(xié)作單位共同活動材料（七）人文事件方面材料（八）員工文化生活材料九、會計檔案（壹）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證（二）總帳、明細賬（三）銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬（四）停車場機動車輛管理及收費記錄、住戶維修費記錄、收費統(tǒng)計等會計月、季度報告（五）年度會計報告（決算）（六）會計移交清冊（七）會計檔案銷毀清冊（八）會計檔案保管清冊（九）其它十、基建檔案（壹）工程竣工圖（二）土建綜合材料、水電綜合材料（三）樓宇住房驗收交接材料（四）業(yè)主工程維修項目價格表（五）公共設(shè)施新建、維修請示、批復(fù)、施工、驗收材料