管理與日程安排精編版

1、 時間管理與日程安排 本節(jié)要點本節(jié)要點 三、本節(jié)小結(jié)三、本節(jié)小結(jié) 二、二、日程安排日程安排 一、時間管理一、時間管理 四、技能訓練四、技能訓練 時間管理的好壞直接時間管理的好壞直接 決定著秘書的工作效決定著秘書的工作效 率和工作前景，秘書率和工作前景，秘書 應學習先進的時間管應學習先進的時間管 理理論，從而為自己理理論，從而為自己 的個人發(fā)展奠定好良的個人發(fā)展奠定好良 好的基礎。好的基礎。 周一上班，秘書小周需要完成以下工作。她迅速地開始逐一工作，周一上班，秘書小周需要完成以下工作。她迅速地開始逐一工作， 搞的手忙腳亂，臨近下班時間，仍有部分工作沒有完成。搞的手忙腳亂，臨近下班時間，仍有部分工

2、作沒有完成。 1 1、給某客戶打電話，與對方聯(lián)系你的上司下周四將與他約會的、給某客戶打電話，與對方聯(lián)系你的上司下周四將與他約會的 事宜；事宜； 2 2、為下午部門經(jīng)理會議所要討論的報告復印每人一份（、為下午部門經(jīng)理會議所要討論的報告復印每人一份（8 8人，每人，每 份份1010頁）及會議日程表；頁）及會議日程表； 3 3、向人力資源部門寫報告，申請今年的休假日；、向人力資源部門寫報告，申請今年的休假日； 4 4、復印一份將給某客戶的答復信以備存，原件郵寄給對方；、復印一份將給某客戶的答復信以備存，原件郵寄給對方； 5 5、拆封、分類和傳遞今天收到的郵件；、拆封、分類和傳遞今天收到的郵件； 6

3、6、布置下午要使用的會議室，準備茶水和咖啡；、布置下午要使用的會議室，準備茶水和咖啡； 7 7、為上司預訂周末去天津的火車票（北京出發(fā)）；、為上司預訂周末去天津的火車票（北京出發(fā)）； 8 8、將財務部新發(fā)的辦公經(jīng)費報銷規(guī)定復印一份備存，原件放置、將財務部新發(fā)的辦公經(jīng)費報銷規(guī)定復印一份備存，原件放置 文件傳閱夾中個部門同事傳閱；文件傳閱夾中個部門同事傳閱； 9 9、在做這些事情的同時，她還接待了、在做這些事情的同時，她還接待了3 3位訪客、接應電話等事宜。位訪客、接應電話等事宜。 案例分析 一、時間管理時間管理 （一）時間管理的陷阱（一）時間管理的陷阱 （二）跨越時間陷阱（二）跨越時間陷阱 （三

4、）（三）ABCDABCD時間管理法時間管理法 （一）時間管理的陷阱（一）時間管理的陷阱 1 1、豬八戒踩西瓜皮、豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里 2 2、不好意思拒絕別人、不好意思拒絕別人 3 3、“反正時間還早反正時間還早”拖延拖延 4 4、文件滿桌病、文件滿桌病 5 5、喋喋不休的、喋喋不休的“電話粥電話粥” 6 6、源源不斷的信息、源源不斷的信息 1.豬八戒踩西瓜皮豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是滑到哪里是 哪里哪里 v沒時間做計劃沒時間做計劃 v工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計劃工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計劃 v計劃常常被打斷計劃常常被打斷 v不喜歡被計劃束縛不喜歡被計劃

5、束縛 v“船到橋頭自然直船到橋頭自然直” ” 建立明確的目標并排列好先后順序，制定出十建立明確的目標并排列好先后順序，制定出十 年以上的長期目標、五年時十年的中期目標年以上的長期目標、五年時十年的中期目標 和一至五年需實現(xiàn)的短期目標。特別是每天和一至五年需實現(xiàn)的短期目標。特別是每天 抽出一定時間列出一天計劃。抽出一定時間列出一天計劃。 2. 不好意思拒絕別人 接受請托比拒絕更容易接受請托比拒絕更容易 拒絕請托會觸怒請托者從而導致請托者報拒絕請托會觸怒請托者從而導致請托者報 復復 我想做一個廣受愛戴的人我想做一個廣受愛戴的人 我不懂得如何拒絕我不懂得如何拒絕 3“反正時間還早”拖延 v工作會自動

6、地膨脹占滿所有可用的時間。工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。 v時間管理陷阱隱含著你可以為一項工作安排時間管理陷阱隱含著你可以為一項工作安排 過多的時間，如果你給自己安排了充裕的時過多的時間，如果你給自己安排了充裕的時 間從事一項活動，你會放慢你的節(jié)奏以使用間從事一項活動，你會放慢你的節(jié)奏以使用 掉所有分配的時間。掉所有分配的時間。 4文件滿桌病文件滿桌病 v安全感安全感 v猶豫的個性猶豫的個性 v半途而廢的工作習慣半途而廢的工作習慣 v個人的喜好個人的喜好 5喋喋不休的喋喋不休的“電話粥電話粥” v不分優(yōu)先順序打電話不分優(yōu)先順序打電話 v沒有充分準備就打重要電話沒有充分準備就打重要電話 v

7、電話的談話離題電話的談話離題 v與喜歡的人打電話，容易失去對時間的控制與喜歡的人打電話，容易失去對時間的控制 6源源不斷的信息源源不斷的信息 v紙張的形式：郵件、傳真、備忘錄、報紙、紙張的形式：郵件、傳真、備忘錄、報紙、 雜志、期刊、報告雜志、期刊、報告 v電子的形式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)電子的形式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng) v聲音的形式：面談、電視、廣播、電話聲音的形式：面談、電視、廣播、電話 （二）跨越時間陷阱（二）跨越時間陷阱（返回返回） v要事第一要事第一 （ABCD法則 ，大石頭理論） v以最終的結(jié)果來開始行動（以終為始）以最終的結(jié)果來開始行動（以終為始） v學會說學會說“NONO！” v辦公桌

8、上的清理運動辦公桌上的清理運動 v恰當、有效地使用電話恰當、有效地使用電話 v篩選信息篩選信息 把辦公室變成一個省時工作站。對于自己的辦把辦公室變成一個省時工作站。對于自己的辦 公場所，要精心安排，尋找最佳布局和途徑。公場所，要精心安排，尋找最佳布局和途徑。 （三）ABCD時間管理分類法 （重點分類法） 1 1、分類法的基本原理、分類法的基本原理 事務事務80%80%的價值集中在的價值集中在20%20%的組成部分中，即表的組成部分中，即表 現(xiàn)為現(xiàn)為“關鍵的少數(shù)、次要的多數(shù)關鍵的少數(shù)、次要的多數(shù)” 把把80%80%的時間用于的時間用于20%20%的工作中的工作中 2 2、列表分析、列表分析ABC

9、ABC時間管理分類時間管理分類 見表見表2-12-1 3 3、確定、確定ABCDABCD工作的先后順序工作的先后順序 4 4、判斷工作的有效性、重要性、關鍵性、創(chuàng)、判斷工作的有效性、重要性、關鍵性、創(chuàng) 造性和迫切性造性和迫切性 分分 類類 比例比例特征特征管理管理 要點要點 A A 重要又緊重要又緊 迫迫 （1 1）最重要，具有本質(zhì)上的重）最重要，具有本質(zhì)上的重 要性要性 （2 2）最迫切具有時間上的迫切）最迫切具有時間上的迫切 性性 （3 3）有后果）有后果 B B重要不緊重要不緊 迫迫 （1 1）重要）重要 （2 2）一般迫切）一般迫切 （3 3）無大的后果）無大的后果 C C 不重要而不

10、重要而 緊迫緊迫 （1 1）不重要）不重要 （2 2）緊迫）緊迫 （3 3）影響小或無后果）影響小或無后果 D D 不重要也不重要也 不緊迫不緊迫 （1 1）無關緊要）無關緊要 （2 2）不迫切）不迫切 （3 3）影響小或無后果）影響小或無后果 不管不管 理理 可以可以 忘掉忘掉 5 5、實行、實行ABCDABCD時間管理方法的步驟時間管理方法的步驟 A A 獨處。把應做的工作列出清單獨處。把應做的工作列出清單 B B 歸類歸類 把清單上的工作分為特殊工作和日常把清單上的工作分為特殊工作和日常 工作工作 C C 分析分析 四類四類 D D 填寫分類表填寫分類表 E E 實施實施 全力以赴投入全

11、力以赴投入A A類，直到完成或預計類，直到完成或預計 完成再轉(zhuǎn)入完成再轉(zhuǎn)入B B類類 F F 每天堅持如上步驟每天堅持如上步驟 分分 類類 比例比例特征特征管理管理 要點要點 A A 重要又緊重要又緊 迫迫 （1 1）最重要，具有本質(zhì)上的重）最重要，具有本質(zhì)上的重 要性要性 （2 2）最迫切具有時間上的迫切）最迫切具有時間上的迫切 性性 （3 3）有后果）有后果 B B重要不緊重要不緊 迫迫 （1 1）重要）重要 （2 2）一般迫切）一般迫切 （3 3）無大的后果）無大的后果 C C 不重要而不重要而 緊迫緊迫 （1 1）不重要）不重要 （2 2）緊迫）緊迫 （3 3）影響小或無后果）影響小或

12、無后果 D D 不重要也不重要也 不緊迫不緊迫 （1 1）無關緊要）無關緊要 （2 2）不迫切）不迫切 （3 3）影響小或無后果）影響小或無后果 不管不管 理理 可以可以 忘掉忘掉 實訓：利用ABCD原則，對你本周內(nèi)要完成的任務，進行歸類 周一上班，秘書小周需要完成以下工作。她迅速地開始逐一工作，周一上班，秘書小周需要完成以下工作。她迅速地開始逐一工作， 搞的手忙腳亂，臨近下班時間，仍有部分工作沒有完成。搞的手忙腳亂，臨近下班時間，仍有部分工作沒有完成。 1 1、給某客戶打電話，與對方聯(lián)系你的上司下周四將與他約會的、給某客戶打電話，與對方聯(lián)系你的上司下周四將與他約會的 事宜；事宜； 2 2、為

13、下午部門經(jīng)理會議所要討論的報告復印每人一份（、為下午部門經(jīng)理會議所要討論的報告復印每人一份（8 8人，每人，每 份份1010頁）及會議日程表；頁）及會議日程表； 3 3、向人力資源部門寫報告，申請今年的休假日；、向人力資源部門寫報告，申請今年的休假日； 4 4、復印一份將給某客戶的答復信以備存，原件郵寄給對方；、復印一份將給某客戶的答復信以備存，原件郵寄給對方； 5 5、拆封、分類和傳遞今天收到的郵件；、拆封、分類和傳遞今天收到的郵件； 6 6、布置下午要使用的會議室，準備茶水和咖啡；、布置下午要使用的會議室，準備茶水和咖啡； 7 7、為上司預訂周末去天津的火車票（北京出發(fā)）；、為上司預訂周末

14、去天津的火車票（北京出發(fā)）； 8 8、將財務部新發(fā)的辦公經(jīng)費報銷規(guī)定復印一份備存，原件放置、將財務部新發(fā)的辦公經(jīng)費報銷規(guī)定復印一份備存，原件放置 文件傳閱夾中個部門同事傳閱；文件傳閱夾中個部門同事傳閱； 9 9、在做這些事情的同時，她還接待了、在做這些事情的同時，她還接待了3 3位訪客、接應電話等事宜。位訪客、接應電話等事宜。 案例分析 實訓：利用ABCD原則，進行歸類 v 案例導入：案例導入： v 小菲大學畢業(yè)后，應聘到一家公司做行政。一次，公小菲大學畢業(yè)后，應聘到一家公司做行政。一次，公 司李經(jīng)理要到外地出差，小菲為他預定了周六上午司李經(jīng)理要到外地出差，小菲為他預定了周六上午10:30 的

15、機票。星期五的下午，小菲拿到了機票，交給了李經(jīng)理。的機票。星期五的下午，小菲拿到了機票，交給了李經(jīng)理。 李經(jīng)理叮囑小菲說：李經(jīng)理叮囑小菲說：“我晚上有個朋友聚會，可能會休息我晚上有個朋友聚會，可能會休息 得很晚，明天早上不能晚起，否則就要誤事。我家里人這得很晚，明天早上不能晚起，否則就要誤事。我家里人這 幾天回家探親了，麻煩你明天幾天回家探親了，麻煩你明天8點以前給我打個電話叫醒點以前給我打個電話叫醒 我。我?！毙》拼饝?，可周六早上李經(jīng)理醒來已經(jīng)小菲答應了，可周六早上李經(jīng)理醒來已經(jīng)9:00了，了， 小菲沒有打電話給他。來不及職責小菲，經(jīng)理匆忙趕往機小菲沒有打電話給他。來不及職責小菲，經(jīng)理匆忙

16、趕往機 場。可飛機已經(jīng)起飛了，他只有改簽下午航班，出現(xiàn)這一場?？娠w機已經(jīng)起飛了，他只有改簽下午航班，出現(xiàn)這一 變故李經(jīng)理海德通知接待方，免得對方接機人員在機場空變故李經(jīng)理海德通知接待方，免得對方接機人員在機場空 等。，李經(jīng)理出差回來后，問小菲怎么回事，她說是周六，等。，李經(jīng)理出差回來后，問小菲怎么回事，她說是周六， 所以早上起晚了，來不及叫經(jīng)理起床。所以早上起晚了，來不及叫經(jīng)理起床。 v本案例，工作人員在那些方面失誤？本案例，工作人員在那些方面失誤？ 第二節(jié) 日程管理 v學習目標: v1、掌握日程管理的內(nèi)容和原則； v2、學會制作日程表的方法 v3、學會日程表的變更與管理 一、日程管理的內(nèi)容一

17、、日程管理的內(nèi)容 v秘書日程安排的內(nèi)容是把領導或組織每 月、每周、每天的主要活動納入計劃， 并下發(fā)給組織相關單位或部門。 v領導或組織日常工作安排一般涉及以下 內(nèi)容： 1. 各種接待、約會。包括接待或會見本單位員工、外單 位來賓和國外的來賓。 2. 商務旅行活動。當前各組織領導特別是企業(yè)領導經(jīng)常 到各地、各國去聯(lián)系合作事宜，進行市場調(diào)研和參觀學 習。 3. 參加各類會議。各類組織都會經(jīng)常舉行不同類型的會 議，領導部署重要的任務，或聽取員工的建議，或組織 各類表彰會議等等。 4. 到車間進行實際檢查或指導。優(yōu)秀的企業(yè)家都注重及 時了解本組織的生產(chǎn)、營銷、資產(chǎn)運算等方面的情況， 這離不開親自去做市

18、場分析、產(chǎn)品分析、資產(chǎn)分析等過 程。 5. 組織的各類重大活動的安排。 6. 領導私人活動的安排。在西方國家，包括日本秘書一 般都要對領導的私人生活進行安排。比如何時去休假， 替領導安排好接待領導私人親朋的日程表等。 二、日程管理的基本要求：二、日程管理的基本要求： 1.統(tǒng)籌兼顧: 所謂統(tǒng)籌兼顧，就是安排日常活動要從組織 的全局出發(fā)統(tǒng)一籌劃，又要兼顧領導的實際情況。 2.安排規(guī)范: 就是根據(jù)組織領導的分工，明確規(guī)定哪一類 組織活動應由哪些領導參加，避免出現(xiàn)隨意性，注重實 效，克服形式主義。 3.效率原則: 日程表的安排要體現(xiàn)效率原則。 4.突出重點:采用ABCD法則,對完成中心工作有直接聯(lián) 系

19、或重要的活動，要優(yōu)先安排，加以保證，以便領 導集中精力辦大事，防止領導疲于奔命，力戒形式 主義。 5.留有余地: 安排領導的時間要留有余地，不要安排得過 于緊密，要給領導有空隙時間。 6.適當保密: 領導的日程安排，一般都是自制成一覽表的 形式。日程表給領導一份，給秘書科長和其他領導一份， 再就是有關科室和司機一份。不過，給科室和司機的日 程表，內(nèi)容不能太詳細以防泄密。 7.事先同意: 在安排領導的日程表時，無論是一般的工作 還是重要的工作，都要事先得到領導的同意。 其他：常提醒領導； 領導者未通過秘書而作的日程安排，秘書應盡早掌握并 納入日程表； 已進行完的日程要及時標出 案例：會談超時案例

20、：會談超時 按昨天下午下班之前定好的日程安排，老總今上午九點半到按昨天下午下班之前定好的日程安排，老總今上午九點半到 十點一刻與大地公司的劉總會談，確定聯(lián)合開發(fā)新產(chǎn)品的一些原十點一刻與大地公司的劉總會談，確定聯(lián)合開發(fā)新產(chǎn)品的一些原 則問題；從十點半到十一點半跟海洋公司的李總見面，解決產(chǎn)品則問題；從十點半到十一點半跟海洋公司的李總見面，解決產(chǎn)品 代銷過程中的一些問題。十點一刻，海洋公司的李總已經(jīng)到了，代銷過程中的一些問題。十點一刻，海洋公司的李總已經(jīng)到了， 總經(jīng)理秘書于雪請李總在會客室稍等，自已以給客人加水的名義總經(jīng)理秘書于雪請李總在會客室稍等，自已以給客人加水的名義 來到老總的辦公室，向老總暗

21、示另外的客人已到；可老總對于雪來到老總的辦公室，向老總暗示另外的客人已到；可老總對于雪 的暗示一點反映也沒有，還是從足球到汽車，前五百年后八百年的暗示一點反映也沒有，還是從足球到汽車，前五百年后八百年 地與劉總在窮侃，似乎完全忘了另有約會。到十點四十了，見李地與劉總在窮侃，似乎完全忘了另有約會。到十點四十了，見李 總等得有些不耐煩了，于雪只好又一次來到老總辦公室，她遞給總等得有些不耐煩了，于雪只好又一次來到老總辦公室，她遞給 了老總一張紙條。紙條有這么幾種寫法：了老總一張紙條。紙條有這么幾種寫法： a a、“老總，李總已到。你已經(jīng)超過老總，李總已到。你已經(jīng)超過3030分鐘了！分鐘了！” b b

22、、“老總，李總已到。還讓李總等多久？老總，李總已到。還讓李總等多久？” c c、“老總，李總已到。李總已經(jīng)等得有些不耐煩了，我怎么答老總，李總已到。李總已經(jīng)等得有些不耐煩了，我怎么答 復人家？復人家？” d d、“老總，李總已到。你去接待李總吧，劉總我來接待。老總，李總已到。你去接待李總吧，劉總我來接待?！?e e、“老總，李總已到。我怎么向他解釋？老總，李總已到。我怎么向他解釋？” v在以下這些時候不要為上司安排約會： v（1）上司快要下班的時候。 v（2）上司出差剛回來。 v（3）節(jié)假日過后上司剛剛上班。 v（4）上司連續(xù)召開重要會議或活動。 v（5）上司的身體狀況不是太好的時候。 v（6

23、）如果安排了這次會談，上司進入下一項 預定的工作的時間己不足十分鐘了。 三、日程管理的形式三、日程管理的形式 v1 1、日程表的種類、日程表的種類 v（1 1）年計劃表）年計劃表 如一年一度的董事會、年會、早就接到邀請的學術報告、如一年一度的董事會、年會、早就接到邀請的學術報告、 出國訪問等（比較粗糙）。如有必要，也可按照半年出國訪問等（比較粗糙）。如有必要，也可按照半年 如：如：20132013年年6 6月月1010月學院主要活動安排表月學院主要活動安排表 v（2 2）月計劃表）月計劃表 如每月一兩次的工作例會、預先通知的上級檢查、兄弟省如每月一兩次的工作例會、預先通知的上級檢查、兄弟省 市

24、單位的經(jīng)驗交流、友好訪問等市單位的經(jīng)驗交流、友好訪問等 v（3 3）周計劃表）周計劃表 如經(jīng)常性的工作、業(yè)務等如經(jīng)常性的工作、業(yè)務等 v（4 4）日志）日志 如各種臨時性活動等如各種臨時性活動等 2 2、專項活動方案、專項活動方案 年預定表 （未完） 一月一月 5日日(星期一星期一) 開工典禮開工典禮 8日日(星期四星期四) 董事長視察董事長視察 二月二月 2日日(星期二星期二) 常務董事會常務董事會 9日日(星期一星期一) 公司紀念日公司紀念日 25日日(星期三星期三) 成本會議成本會議 三月三月 2日日(星期一星期一) 常務董事會常務董事會 3日日(星期二星期二) 分行經(jīng)理會議分行經(jīng)理會議

25、 25日日(星期三星期三) 成本會議成本會議 周預定表周預定表（未完）（未完） 22日日(一一) 28日日(日日) 日日 期期 星星 期期 上上 午午 下下 午午 備備 注注 22 22 一一 9 9：3030光大銀行光大銀行 吳處長來本公吳處長來本公 司司 參加金茂參加金茂 畫廊酒畫廊酒 會會 * *( (要與吳處長聯(lián)要與吳處長聯(lián) 系系)(1)(12020光大光大 銀行來信銀行來信) ) 2323二二 8 8：3030i0i0：3030 人事科高科長人事科高科長 面談，第一會面談，第一會 議室議室 華靈集團華靈集團 李部長李部長 洽談洽談 * *1(1(要準備好人要準備好人 事組織表事組織表

26、) ) * *2 2新產(chǎn)品介紹約新產(chǎn)品介紹約 4545分鐘分鐘 2424三三 8 8 ：0000早餐：與劉早餐：與劉 行長行長 1010：0000惠普公司惠普公司 林經(jīng)理訪問林經(jīng)理訪問 參觀參觀* *1313：3030從公司從公司 出發(fā)；林處長同出發(fā)；林處長同 行行 四、制作日程表的方法 v1、年度日程表 v 不必要太細，只要把年度一些固定的重大 活動，如董事會、全國經(jīng)銷商大會等重要 活動記錄在這個表內(nèi)就可以。 v2、月內(nèi)日程表 v 根據(jù)年度日程表進行安排的，上面注明 上司出差，開會等重大事項。每個月連續(xù) 制作。 v3、本周日程表 v 一周之內(nèi)的主要活動，如開會、外出拜訪 客戶、聽取匯報等記在

27、這個表內(nèi)，這是上 司一周之內(nèi)具體安排的基本依據(jù)。 v4、當天日程表 v 依據(jù)周日程表制定出來。 點評： 當天的活動中，重要的是接待外商B公司代表 團，參觀考察和宴請不可更改。高層會議安排 在周一。中午視察半小時，來回趕路，且聯(lián)營 廠可能午休。下午活動偏松 五、日志系統(tǒng)五、日志系統(tǒng) 1 1、日志概述、日志概述 日志是根據(jù)日志是根據(jù)周計劃表周計劃表寫出的一天時間內(nèi)寫出的一天時間內(nèi) 組織領導活動計劃。組織領導活動計劃。 一般分為兩種類型：一般分為兩種類型： 縱縱以以時間時間為線索為線索; ; 橫橫以以事務事務為線索為線索 。 2 2、日志的方法、日志的方法 （1 1）手工填寫的工作日志）手工填寫的工

28、作日志 （一本為上司用，另一本為自己用）一本為上司用，另一本為自己用） 工作日志通常兩本：上司使用；自己使用 使用工作方法：使用工作方法： 1 1、提前了解，當日一早再次確定補充、提前了解，當日一早再次確定補充 2 2、在自己日志上標明當日應完成的任務、在自己日志上標明當日應完成的任務 3 3、輸入信息，先用鉛筆，確認后用水筆正式標明，、輸入信息，先用鉛筆，確認后用水筆正式標明， 還可使用不同色彩還可使用不同色彩 4 4、信息完整（時間、地點、姓名、聯(lián)絡）、信息完整（時間、地點、姓名、聯(lián)絡） 5 5、當日出現(xiàn)情況變化，立即更新日志，并告知上司、當日出現(xiàn)情況變化，立即更新日志，并告知上司 出現(xiàn)的

29、變化出現(xiàn)的變化 6 6、上司日志變化的同時，更改自己的日志，做好更、上司日志變化的同時，更改自己的日志，做好更 變的善后工作變的善后工作 7 7、自己的日志要標明上司活動的準備工作，逐項落、自己的日志要標明上司活動的準備工作，逐項落 實實 8 8、協(xié)助和提醒上司執(zhí)行日志計劃、協(xié)助和提醒上司執(zhí)行日志計劃 注意事項 v秘書日志比上司日志更為細、詳、準、繁秘書日志比上司日志更為細、詳、準、繁 v若有突發(fā)事件，立即更改，不得緩誤，并上傳下達若有突發(fā)事件，立即更改，不得緩誤，并上傳下達 v預有足夠的時間來安排會議預有足夠的時間來安排會議 3、上司工作日志的內(nèi)容 （1 1）上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動（

30、要記錄清）上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動（要記錄清 楚時間、地點、內(nèi)容）楚時間、地點、內(nèi)容） （2 2）內(nèi)部接待的來訪者（要記錄清楚姓名、單位詳）內(nèi)部接待的來訪者（要記錄清楚姓名、單位詳 情、約會時間）情、約會時間） （3 3）單位外部參加會議、活動、約會（要記錄清楚）單位外部參加會議、活動、約會（要記錄清楚 時間、地點、細節(jié)、聯(lián)絡方式）時間、地點、細節(jié)、聯(lián)絡方式） （4 4）個人的安排（看病）個人的安排（看?。?（5 5）私人的信息（親屬生日）私人的信息（親屬生日） 時間時間活動內(nèi)容活動內(nèi)容地點地點參與人員參與人員備備 注注 8 8 ：3030部門經(jīng)理例會部門經(jīng)理例會公司會議室公司會議室各部

31、門經(jīng)理（張紅、各部門經(jīng)理（張紅、 李曉、彭麗）李曉、彭麗） 9 9 ：0000 10 10 ：0000總經(jīng)理面試營銷總監(jiān)總經(jīng)理面試營銷總監(jiān)總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室面試人員（五位：面試人員（五位： ABCDEABCDE） 11 11 ：0000 12 12 ：0000總經(jīng)理聽取培訓經(jīng)理匯報總經(jīng)理聽取培訓經(jīng)理匯報 并共進午餐并共進午餐 公司餐廳公司餐廳培訓經(jīng)理培訓經(jīng)理 許峰許峰 13 13 ：0000 14 14 ：0000總經(jīng)理與法律顧問會面總經(jīng)理與法律顧問會面總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室法律顧問鄭直）法律顧問鄭直） 1515：0000 1616：0000JBJB項目團隊會議項目團隊會議 項目主要負

32、責人（項目主要負責人（F F、 G G、H H、J J、K K） 注意事項 v所有日程安排，均由上司的意向決定，高級秘書的所有日程安排，均由上司的意向決定，高級秘書的 任務是使其規(guī)范化、系統(tǒng)化表格化。任務是使其規(guī)范化、系統(tǒng)化表格化。 v每周每日的工作活動都不能排得太滿，要留出適當每周每日的工作活動都不能排得太滿，要留出適當 的空隙，以便安排臨時性工作，同時要考慮上司的的空隙，以便安排臨時性工作，同時要考慮上司的 習慣，留出其處理日常公務的時間。習慣，留出其處理日常公務的時間。 v兩項活動之間要留出適當?shù)拈g隔，尤其對外出的活兩項活動之間要留出適當?shù)拈g隔，尤其對外出的活 動，一定要給上司留出足夠的

33、路途上所需的時間。動，一定要給上司留出足夠的路途上所需的時間。 4、秘書日志內(nèi)容 v包含上司日志內(nèi)容包含上司日志內(nèi)容 v上司各項工作活動的準備事宜上司各項工作活動的準備事宜 v上司交辦的工作上司交辦的工作 v自己職責中應作的工作（撰寫總結(jié)、值班）自己職責中應作的工作（撰寫總結(jié)、值班） 工作日志總經(jīng)理秘書日志（表2-3） 9月月28日（星期五），日（星期五），2001 時間時間 地點地點 活動內(nèi)容活動內(nèi)容 備注備注 0909：00 00 辦公室辦公室 工作人員會議日程工作人員會議日程 0909：30 30 會議室會議室 會議開始進行會議開始進行 帶帶A A文件文件 1010：30 30 辦公室辦

34、公室 會議結(jié)束，整理信函會議結(jié)束，整理信函 1010：45 45 辦公室辦公室 信函分類處理，文件經(jīng)理簽字信函分類處理，文件經(jīng)理簽字 1111：00 00 辦公室辦公室 打字機維修工維修打字機打字機維修工維修打字機 1111：30 30 辦公室辦公室 約會提醒：王總會見貝爾先生約會提醒：王總會見貝爾先生 1212：00 00 銀行銀行 匯款：人民幣、美元匯款：人民幣、美元 1414：30 30 辦公室辦公室 工作人員會議記錄工作人員會議記錄 1515：00 00 區(qū)郵政局區(qū)郵政局 郵寄公司信函郵寄公司信函 1717：00 00 大森林酒店大森林酒店 1818：0000開始的招待會，提醒總經(jīng)理開

35、始的招待會，提醒總經(jīng)理 5、日志的變更 v原定結(jié)束時間延長超時原定結(jié)束時間延長超時 v追加緊急的或新添的項目追加緊急的或新添的項目 v項目的時間調(diào)整、變更項目的時間調(diào)整、變更 v項目的終止或取消項目的終止或取消 v注：應盡量想辦法將日程安排的變更限制在注：應盡量想辦法將日程安排的變更限制在 最小的范圍最小的范圍 針對變更，秘書應注意 v1 1、安排活動之間要留、安排活動之間要留10-1510-15分鐘左右的時間分鐘左右的時間 間隙間隙 v2 2、項目調(diào)整，應遵循先急重后輕緩的原則、項目調(diào)整，應遵循先急重后輕緩的原則 v3 3、變更后，做好通知、說明原由，防止誤解、變更后，做好通知、說明原由，防

36、止誤解 v4 4、檢查變更后的日志，不要漏記和不作修改、檢查變更后的日志，不要漏記和不作修改 v秘書和上司的時間管理非常重要，秘書要學 會判斷事情的重要程度并據(jù)此安排上司和自 己的時間。 本節(jié)小結(jié) 技能訓練 v技能訓練一 v技能訓練二 v技能訓練三 v20062006年年6 6月月5 5 日（下周三）公司總部副總裁王明一行日（下周三）公司總部副總裁王明一行 五人將來我公司視察。視察內(nèi)容包括：聽本公司領導五人將來我公司視察。視察內(nèi)容包括：聽本公司領導 敘職（上午敘職（上午9 9：00-1100-11：0000在公司主樓第二會議室）中在公司主樓第二會議室）中 午午1111：30-1230-12：3

37、030在公司賓館餐廳海王星廳就餐，我在公司賓館餐廳海王星廳就餐，我 公司陪同人員有我公司經(jīng)理、副總經(jīng)理（共二人）、公司陪同人員有我公司經(jīng)理、副總經(jīng)理（共二人）、 辦公室主任、公關部部長，經(jīng)理秘書紀穎，共辦公室主任、公關部部長，經(jīng)理秘書紀穎，共6 6人；人； 出席本公司科技人員獲國家科技獎表彰大會（出席本公司科技人員獲國家科技獎表彰大會（1515： 20162016：2020在本公司禮堂舉行，下午在本公司禮堂舉行，下午1313：30153015： 0000）；檢查實驗大樓的建設情況（）；檢查實驗大樓的建設情況（1515：20162016：2020在在 工地現(xiàn)場）；晚餐在工地現(xiàn)場）；晚餐在1717

38、：00190019：0000舉行（地點同中舉行（地點同中 午）。請列出工作日志。午）。請列出工作日志。 技能訓練技能訓練 一一 v天地公司銷售部經(jīng)理第三季度會議較多天地公司銷售部經(jīng)理第三季度會議較多, , v七月的前兩周要在上海開會七月的前兩周要在上海開會; ; v八月的第二周要去香港參加八月的第二周要去香港參加5 5天會議天會議; ; v每月的最后一個星期五上午是銷售部固定的每月的最后一個星期五上午是銷售部固定的 部門會議部門會議; ; v八月最后一個星期三要參加公司的辦公會議八月最后一個星期三要參加公司的辦公會議, , v七月的第三周星期二要在公司開銷售會議七月的第三周星期二要在公司開銷售

39、會議, , 傳達上海會議精神傳達上海會議精神, , v八月第一周的星期一還要面試三個營銷員八月第一周的星期一還要面試三個營銷員; ; v九月的前兩周希望安排休假九月的前兩周希望安排休假 第二季度會議時間表第二季度會議時間表（2005.79） 月份月份 周次周次 七七八八九九 一一上海會議上海會議周一上午周一上午: :面試面試 3 3位營銷員位營銷員( (小小 會議室會議室) ) 休假休假 二二上海會議上海會議香港會議香港會議休假休假 三三 周二：銷售會議周二：銷售會議, ,傳傳 達上海會精神達上海會精神( (大會大會 議室議室 四四周五周五( (上午上午) )部門部門 會議會議 周三周三: :

40、辦公會議辦公會議 ( (大會議室大會議室) )周五周五 上午上午: :部門會議部門會議 周五上午周五上午: : 部門會議部門會議 領導日程安排領導日程安排 v 張俊是蘇州工業(yè)園區(qū)某跨國公司總經(jīng)理的行 政秘書。6月19日下午，總經(jīng)理對小張說：“明 天晚上7：00前必須趕到深圳參加一個預備會議， 在深圳住一個晚上，后天晚上還要趕回蘇州。我 和你一起去，可以搭乘上海到深圳的航班，現(xiàn)在 給你有12000元人民幣的銀行通用卡，密碼是 12121256，請你去安排一下。謝謝！” v 思考：如果你是行政秘書小張，你準備怎么 安排？試計劃一張總經(jīng)理的旅行日程表。（提示： 從蘇州到上海的時間大概需要4小時，從上

41、海到深 圳的航班需要3.5小時，其他時間自己安排） 【分析】 v 這是一個需要計算、有籌劃、必須合理安排經(jīng)費與時 間的比較復雜的問題。請看小張是如何處理的： v 首先，要考慮：從蘇州出發(fā)直到返回蘇州，要用錢的 地方有哪些？ v 經(jīng)過了解和大致的估算，得知：蘇州到上海走高速公 路的通路費180元+在上海機場自備汽車的停車費60元+上 海到深圳的一等機票費1850元2人+到達深圳后的晚餐 費60元2人+在深圳的一晚住宿費500元2人+會議當天 的三餐費150元2人+會務費800元+深圳回上海的一等機 票費1850元2人+回到上海后的點心或餐費40元2人+ 上海到蘇州走高速公路的通路費180元+備用

42、金2000元， 合計是12120元。因此，小張得出：必須按照預先測算省 著點用，只能在12000元以內(nèi)，絕對不能超出，否則總經(jīng) 理要怪小張不會有計劃地用錢。 v 其次，總經(jīng)理到深圳去出差，除了用錢的問題外，另 外還有些什么重要的問題必須考慮呢？經(jīng)過仔細思考分析， 他得出還有以下兩個問題也必須解決： v第一個問題：出差應帶的一些物件，如生 活必需品、開會所需的各類文件資料等。 v第二個問題：從蘇州到深圳的時間安排。 這是一個很重要的問題，必須給予精密的 考慮，做出科學合理的安排。用什么方法 來安排時間是切實可行、科學合理的呢？ 經(jīng)過深思，小張采用了目前常用的“倒推 法”。于是做出了這樣的安排：

43、v 由上表的倒推中可以看出，明天（6月20日）上午8：00從蘇 州發(fā)車去上海比較合理，擬訂的日程表如下表所示： v小張秘書于是先傳真相關證件到上海機場， 預定了上海到深圳的一等機票與返程機票 各2張，接著通知總經(jīng)理于明天（6月20日） 上午8：00乘車去上海，告訴總經(jīng)理上海去 深圳的開航時間是下午1：00等其他事項， 然后再準備齊全資料與一點生活用品，帶 上銀行通用卡。這樣，總經(jīng)理交代的事情 就初步搞定了，得到了總經(jīng)理的贊許。 v天地公司銷售部經(jīng)理第三季度會議較多天地公司銷售部經(jīng)理第三季度會議較多, , v七月的前兩周要在上海開會七月的前兩周要在上海開會; ; v八月的第二周要去香港參加八月的第二周要去香港參加5 5天會議天會議; ; v每月的最后一個星期五上午是銷售部固定的每月的最后一個星期五上午是銷售部固定的 部門會議部門會議; ; v八月最后一個星期三要參加公司的辦公會議八月最后一個星期三要參加公司的辦公會議, , v七月的