時間管理與工作統(tǒng)籌技巧技巧

1、 1 2 盛年不重來，一日難再晨，盛年不重來，一日難再晨， 及時當(dāng)勉勵，歲月不待人。及時當(dāng)勉勵，歲月不待人。 陶淵明陶淵明 凡是在事業(yè)上有所成就的人，無凡是在事業(yè)上有所成就的人，無 一不是利用時間的能手。一不是利用時間的能手。 華羅庚華羅庚 放棄時間的人，時間也會放棄他。放棄時間的人，時間也會放棄他。 莎士比亞莎士比亞 3 你熱愛生命嗎？那么別浪費(fèi)時你熱愛生命嗎？那么別浪費(fèi)時 間，因?yàn)闀r間是構(gòu)成生命的材料。間，因?yàn)闀r間是構(gòu)成生命的材料。 富蘭克林富蘭克林 時間是最為寶貴的資源，如果時間是最為寶貴的資源，如果 我們不能管理時間，便什么都不能我們不能管理時間，便什么都不能 管理。管理。 彼得彼得

2、杜拉克杜拉克 4 現(xiàn)場回答：現(xiàn)場回答：你的感想是什么？你的感想是什么？ 5 6 小實(shí)驗(yàn)小實(shí)驗(yàn) 道具：道具： 鐵桶一只，大石頭一塊，碎石若干，鐵桶一只，大石頭一塊，碎石若干， 細(xì)沙一堆，水一罐。細(xì)沙一堆，水一罐。 方法：方法：把以上物品裝進(jìn)鐵桶。把以上物品裝進(jìn)鐵桶。 提問：提問：如果請你做這個實(shí)驗(yàn)，你將會按怎如果請你做這個實(shí)驗(yàn)，你將會按怎 樣的順序把以上物品裝進(jìn)鐵桶？樣的順序把以上物品裝進(jìn)鐵桶？ 7 1 1、什么是時間、什么是時間 牛頓力學(xué)中的時間牛頓力學(xué)中的時間 是作為度量物質(zhì)運(yùn)動變化過程流程的一種參照，是作為度量物質(zhì)運(yùn)動變化過程流程的一種參照， 通過我們所定義的標(biāo)準(zhǔn)的時間單位，去衡量物質(zhì)通過

3、我們所定義的標(biāo)準(zhǔn)的時間單位，去衡量物質(zhì) 運(yùn)動變化本身的變化規(guī)律。運(yùn)動變化本身的變化規(guī)律。 時間的目的時間的目的 就是描述物質(zhì)運(yùn)動變化的參照，并提供一種事件就是描述物質(zhì)運(yùn)動變化的參照，并提供一種事件 運(yùn)動變化的標(biāo)準(zhǔn)流程的計(jì)量模式，同時它又是事運(yùn)動變化的標(biāo)準(zhǔn)流程的計(jì)量模式，同時它又是事 件進(jìn)程描述的一個基本的物理量。件進(jìn)程描述的一個基本的物理量。 8 1 1、什么是時間、什么是時間 科學(xué)上的時間概念科學(xué)上的時間概念 19561956年國際計(jì)量委員會將秒規(guī)定為年國際計(jì)量委員會將秒規(guī)定為19001900年年1 1月月0 0日日 1212時正回歸年長度的時正回歸年長度的1/31556925.97471/

4、31556925.9747。這種以地。這種以地 球公轉(zhuǎn)為基礎(chǔ)的時間標(biāo)準(zhǔn)稱為球公轉(zhuǎn)為基礎(chǔ)的時間標(biāo)準(zhǔn)稱為* *歷書秒。歷書秒。 19671967年第十三屆國際計(jì)量大會又采用以原子內(nèi)部年第十三屆國際計(jì)量大會又采用以原子內(nèi)部 輻射頻率為基準(zhǔn)的時間計(jì)量系統(tǒng)，成為輻射頻率為基準(zhǔn)的時間計(jì)量系統(tǒng)，成為* *原子時。原子時。 按新規(guī)定，按新規(guī)定，“秒是銫秒是銫-133-133原子基態(tài)的兩個超精細(xì)原子基態(tài)的兩個超精細(xì) 能能 級之間的躍遷所對應(yīng)輻射的級之間的躍遷所對應(yīng)輻射的9 9，192192，631631，770770個個 周期的持續(xù)時間周期的持續(xù)時間”。 9 2 2、時間是怎樣產(chǎn)生的、時間是怎樣產(chǎn)生的 日常的時

5、間概念日常的時間概念 年、月、日、時、分、秒年、月、日、時、分、秒 地球自轉(zhuǎn)、公轉(zhuǎn)與月球公轉(zhuǎn)地球自轉(zhuǎn)、公轉(zhuǎn)與月球公轉(zhuǎn) 太陽太陽 地球地球 地球公轉(zhuǎn)軌道地球公轉(zhuǎn)軌道 月球月球 10 3 3、時間的基本特性、時間的基本特性 時間時間 恒久性恒久性 時時 間間 特特 性性 客觀客觀 公正性公正性 時間時間 的剛性的剛性 不可不可 逆轉(zhuǎn)性逆轉(zhuǎn)性 時間時間 一維性一維性 5 43 2 1 11 4 4、什么是時間管理、什么是時間管理 概念概念 由于時間所具備的基本特性，所以時間管由于時間所具備的基本特性，所以時間管 理的對象并不是時間本身，而是指面對時間而理的對象并不是時間本身，而是指面對時間而 進(jìn)行的

6、進(jìn)行的“自管理者的管理自管理者的管理”。所探索的是如何減。所探索的是如何減 少時間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。少時間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。 結(jié)論結(jié)論 通過計(jì)劃統(tǒng)籌而相對合理利用和節(jié)約時間。通過計(jì)劃統(tǒng)籌而相對合理利用和節(jié)約時間。 12 1 1、效率競爭、效率競爭: :深層次的內(nèi)涵深層次的內(nèi)涵 企業(yè)競爭的三個層次企業(yè)競爭的三個層次 物質(zhì)資源層物質(zhì)資源層 人力資源層人力資源層 制度文化層制度文化層 經(jīng)營管理綜合效率的系統(tǒng)集成經(jīng)營管理綜合效率的系統(tǒng)集成 各個環(huán)節(jié)都體現(xiàn)出效率各個環(huán)節(jié)都體現(xiàn)出效率 各個層面都體現(xiàn)出效率各個層面都體現(xiàn)出效率 有形有形/ /靜態(tài)靜態(tài) 有形有形/ /動態(tài)動態(tài) 無形無形

7、/ /動態(tài)動態(tài) 時間管理時間管理 13 2 2、個體生命的有限性、個體生命的有限性 每一個生命只有一次機(jī)會每一個生命只有一次機(jī)會 時間與生命年輪時間與生命年輪 成就大事業(yè)的黃金時代成就大事業(yè)的黃金時代 童年、少年、童年、少年、青年、中年、壯年青年、中年、壯年、老年、老年 為什么許多人一生平淡，毫無見樹為什么許多人一生平淡，毫無見樹 魯迅先生說：魯迅先生說：時間是組成生命的材料，時間是組成生命的材料， 浪費(fèi)別人的時間是無異于謀財(cái)害命的。浪費(fèi)別人的時間是無異于謀財(cái)害命的。 14 3 3、速度競爭、速度競爭: :團(tuán)隊(duì)綜合效率團(tuán)隊(duì)綜合效率 快魚吃慢魚的時代快魚吃慢魚的時代 過去是大魚吃小魚過去是大魚吃

8、小魚 速度競爭成為主導(dǎo)速度競爭成為主導(dǎo) 信息大爆炸信息大爆炸 團(tuán)隊(duì)綜合競爭力的集中體現(xiàn)團(tuán)隊(duì)綜合競爭力的集中體現(xiàn) 快速反應(yīng)部隊(duì)的戰(zhàn)斗力快速反應(yīng)部隊(duì)的戰(zhàn)斗力 某公司參加招投標(biāo)工程的案例某公司參加招投標(biāo)工程的案例 體現(xiàn)各職能部門的速度能力體現(xiàn)各職能部門的速度能力 15 4 4、個人和組織的機(jī)會成本、個人和組織的機(jī)會成本 成本的類別成本的類別 容易重視的有形成本容易重視的有形成本 容易忽視的無形成本容易忽視的無形成本 無形成本中的時間成本無形成本中的時間成本 大小企業(yè)的區(qū)別大小企業(yè)的區(qū)別 成本外延的擴(kuò)大化成本外延的擴(kuò)大化 由時間特性而導(dǎo)致的機(jī)會成本由時間特性而導(dǎo)致的機(jī)會成本 “過了這個村過了這個村”與

9、與“機(jī)不可失機(jī)不可失” 16 1 1、員工職業(yè)生涯與時間管理、員工職業(yè)生涯與時間管理 生命的有限性生命的有限性 人最寶貴和稀缺的是什么人最寶貴和稀缺的是什么 生命的價值觀生命的價值觀 生命的價值和人生的意義生命的價值和人生的意義 追求成功人生是每個人的夢想追求成功人生是每個人的夢想 成功的原動力來自心靈成功的原動力來自心靈 實(shí)現(xiàn)理想取決于行動力實(shí)現(xiàn)理想取決于行動力 個人職業(yè)設(shè)計(jì)與操作中的時間管理個人職業(yè)設(shè)計(jì)與操作中的時間管理 17 2 2、人生的四個職業(yè)發(fā)展階段、人生的四個職業(yè)發(fā)展階段 6666歲以上，當(dāng)退休臨近的時候歲以上，當(dāng)退休臨近的時候 下降下降 階段階段 4545歲歲-65-65歲歲

10、維持維持 階段階段 3030多歲和多歲和4040多歲之間的多歲之間的 某個時段上某個時段上 職業(yè)中期危機(jī)階段職業(yè)中期危機(jī)階段 30-4030-40歲之間歲之間 穩(wěn)定子階段穩(wěn)定子階段 25-3025-30歲之間歲之間 嘗試子階段嘗試子階段 24-4424-44歲歲 之之 間間 確立確立 階段階段 1515歲歲-24-24歲之間歲之間 探索探索 階段階段 具體說明具體說明 不同不同 階段階段 18 3 3、人生定位與選擇最佳職業(yè)、人生定位與選擇最佳職業(yè) 性格性格/ /愛好愛好/ /能力能力/ /市場市場 準(zhǔn)確定位提高人生價值是另一種時間節(jié)約準(zhǔn)確定位提高人生價值是另一種時間節(jié)約 性格線性格線 愛好線

11、愛好線 能力線能力線 市場線市場線 個人職個人職 業(yè)選擇業(yè)選擇 的范圍的范圍 19 4 4、企業(yè)為員工設(shè)計(jì)發(fā)展規(guī)劃、企業(yè)為員工設(shè)計(jì)發(fā)展規(guī)劃 栽下梧桐樹，引來金鳳凰栽下梧桐樹，引來金鳳凰 提供了廣闊的舞臺提供了廣闊的舞臺 指明了發(fā)展方向指明了發(fā)展方向 確立了奮斗的目標(biāo)確立了奮斗的目標(biāo) 提供了向上發(fā)展的空間提供了向上發(fā)展的空間 員工與企業(yè)的三個共同體員工與企業(yè)的三個共同體 共同體共同體 利利 益益 事事 業(yè)業(yè) 情情 感感 企企 業(yè)業(yè) 為為 員員 工工 20 4 4、企業(yè)為員工設(shè)計(jì)發(fā)展規(guī)劃、企業(yè)為員工設(shè)計(jì)發(fā)展規(guī)劃 尋求三方面的平衡尋求三方面的平衡 事業(yè)發(fā)展事業(yè)發(fā)展 社會交往社會交往家庭生活家庭生活

12、21 1 1、我們企業(yè)的問題在哪里、我們企業(yè)的問題在哪里 透過現(xiàn)象看本質(zhì)透過現(xiàn)象看本質(zhì) 部分老總們的三個字特征部分老總們的三個字特征 人治特征下的權(quán)力情結(jié)人治特征下的權(quán)力情結(jié) 時間管理失序時間管理失序 做事缺乏計(jì)劃性做事缺乏計(jì)劃性 做事分不清主次做事分不清主次 不善于說不善于說“不不” 無法恰當(dāng)處理外部的打擾無法恰當(dāng)處理外部的打擾 “茫茫 ” “忙忙” “盲盲” 22 1 1、我們企業(yè)的問題在哪里、我們企業(yè)的問題在哪里 時間的浪費(fèi)時間的浪費(fèi) 電話干擾，陪同煲粥電話干擾，陪同煲粥 會而不議，議而不決會而不議，議而不決 不速之客，禮節(jié)陪聊不速之客，禮節(jié)陪聊 回復(fù)信件，斟字酌句回復(fù)信件，斟字酌句 外

13、部客觀的低效率，如：外部客觀的低效率，如： A A、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點(diǎn)等）、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點(diǎn)等） B B、餐飲服務(wù)、餐飲服務(wù) C C、社會化程度、社會化程度 23 1 1、我們企業(yè)的問題在哪里、我們企業(yè)的問題在哪里 時間的浪費(fèi)時間的浪費(fèi) 某項(xiàng)調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果某項(xiàng)調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果（天）（天） 睡睡 眠眠 8.058.05小時小時 用用 餐餐 1.311.31小時小時 瑣瑣 事事 0.550.55小時小時 工工 作作 7.347.34小時小時 交交 際際 0.390.39小時小時 休休 息息 0.450.45小時小時 娛娛 樂樂 0.310.31小時小時 上下班交通上下班交通

14、 0.730.73小時小時 讀書報(bào)雜志讀書報(bào)雜志 0.420.42小時小時 處理家務(wù)事處理家務(wù)事 0.260.26小時小時 興趣的工作興趣的工作 0.370.37小時小時 音樂或電視音樂或電視 2.512.51小時小時 與朋友聊天與朋友聊天 1.111.11小時小時 24 1 1、我們企業(yè)的問題在哪里、我們企業(yè)的問題在哪里 時間陷井時間陷井 情不自禁情不自禁 事必躬親事必躬親 過分客套過分客套 例行公事例行公事 猶豫不決猶豫不決 漫不經(jīng)心漫不經(jīng)心 碌碌無為碌碌無為 國外學(xué)者對某跨國公司總部人員國外學(xué)者對某跨國公司總部人員 的的跟蹤調(diào)查顯示：跟蹤調(diào)查顯示： 管理人員平均每管理人員平均每8分鐘被打

15、擾一次；分鐘被打擾一次； 業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在 會議上的時間不少于會議上的時間不少于10小時；小時； 行政管理人員每周會議行政管理人員每周會議20小時。小時。 心理學(xué)家指出：心理學(xué)家指出： 恢復(fù)思路平均時間為分鐘恢復(fù)思路平均時間為分鐘 25 日本學(xué)者關(guān)于時間浪費(fèi)的調(diào)查日本學(xué)者關(guān)于時間浪費(fèi)的調(diào)查 “人們一般每人們一般每8 8 分鐘會收到分鐘會收到1 1 次打擾，每小時大約次打擾，每小時大約7 7次，次， 即每天即每天50506060次。平均每次打擾大約是次。平均每次打擾大約是5 5分鐘，總共每天分鐘，總共每天 大約大約4 4小時，也就是小時，也就是50%5

16、0%。其中約。其中約3 3小時的打擾是沒有意義小時的打擾是沒有意義 或者極少有價值的。同時或者極少有價值的。同時 人被打擾后重拾原來的思路至人被打擾后重拾原來的思路至 少需要少需要3 3分鐘，每天就是分鐘，每天就是2.52.5小時。小時?！?根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的 時間損失約為時間損失約為5.55.5小時，按小時，按8 8小時工作制算，這占了工作時小時工作制算，這占了工作時 間的間的68.7%68.7%。 26 2 2、團(tuán)隊(duì)時間管理的原則、團(tuán)隊(duì)時間管理的原則 時間進(jìn)度表制定原則時間進(jìn)度表制定原則 實(shí)際花費(fèi)的時間總比預(yù)計(jì)的

17、長實(shí)際花費(fèi)的時間總比預(yù)計(jì)的長 突發(fā)性事件應(yīng)付原則突發(fā)性事件應(yīng)付原則 為突發(fā)事件預(yù)留處理時間為突發(fā)事件預(yù)留處理時間 日常性事務(wù)維護(hù)原則日常性事務(wù)維護(hù)原則 做好數(shù)據(jù)庫清理與更新等基礎(chǔ)工作做好數(shù)據(jù)庫清理與更新等基礎(chǔ)工作 時間被占用說不原則時間被占用說不原則 過度熱心腸者的良藥過度熱心腸者的良藥 27 3 3、走出觀念上的誤區(qū)、走出觀念上的誤區(qū) “缺我不可缺我不可”的潛理念的潛理念 事必躬親的諸葛亮事必躬親的諸葛亮 導(dǎo)致操勞過度的高管人員導(dǎo)致操勞過度的高管人員 推遲決策會提高決策質(zhì)量推遲決策會提高決策質(zhì)量 借口借口“需要更多的事實(shí)需要更多的事實(shí)” 只要授權(quán)就可節(jié)約時間只要授權(quán)就可節(jié)約時間 相關(guān)人員能力

18、不足相關(guān)人員能力不足 無效授權(quán)或授權(quán)失控?zé)o效授權(quán)或授權(quán)失控 28 3 3、走出觀念上的誤區(qū)、走出觀念上的誤區(qū) 高效率就是高效益高效率就是高效益 快就一定好嗎？快就一定好嗎？ 方向錯誤和方法不當(dāng)方向錯誤和方法不當(dāng) 鑒別問題比進(jìn)一步解決問題容易鑒別問題比進(jìn)一步解決問題容易 想明白了再行動想明白了再行動 找到管理捷徑是節(jié)約時間的因素找到管理捷徑是節(jié)約時間的因素 管理上有捷徑可走嗎？管理上有捷徑可走嗎？ 29 4 4、時間管理的八大法寶、時間管理的八大法寶 樹立時間價值觀樹立時間價值觀理念變革理念變革 結(jié)構(gòu)流程優(yōu)化結(jié)構(gòu)流程優(yōu)化組織前提組織前提 工作環(huán)境工作環(huán)境“”準(zhǔn)備工準(zhǔn)備工 作作 工作的計(jì)劃性工作的

19、計(jì)劃性目標(biāo)管理目標(biāo)管理 分清工作輕重緩急分清工作輕重緩急優(yōu)先級優(yōu)先級 并行串行的兼顧性并行串行的兼顧性統(tǒng)籌學(xué)統(tǒng)籌學(xué) 工作任務(wù)轉(zhuǎn)移工作任務(wù)轉(zhuǎn)移授權(quán)與借力授權(quán)與借力 學(xué)會說學(xué)會說“不不” ” 拒絕的學(xué)拒絕的學(xué) 問問 30 案例案例：華為的時間管理：華為的時間管理 SMARTSMART原則原則 讓目標(biāo)達(dá)到讓目標(biāo)達(dá)到SMARTSMART標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn) 四象限原則四象限原則 關(guān)注重要且緊迫的第二象限關(guān)注重要且緊迫的第二象限 韻律原則韻律原則 保持自己的韻律并與他人協(xié)調(diào)保持自己的韻律并與他人協(xié)調(diào) 流程優(yōu)化精簡原則流程優(yōu)化精簡原則 分析流程，減少多余環(huán)節(jié)分析流程，減少多余環(huán)節(jié) 31 案例案例：華為的時間管理：華為

20、的時間管理 韻律原則韻律原則 “韻律原則韻律原則”包括兩個方面的內(nèi)容：包括兩個方面的內(nèi)容： 一是保持自己的韻律，具體方法如：對于無意一是保持自己的韻律，具體方法如：對于無意 義的打擾電話要學(xué)會禮貌地掛斷，要多用打擾義的打擾電話要學(xué)會禮貌地掛斷，要多用打擾 性不強(qiáng)的溝通方式（如性不強(qiáng)的溝通方式（如e-maile-mail），要適當(dāng)?shù)呐c），要適當(dāng)?shù)呐c 上司溝通減少來自上司地打擾等；上司溝通減少來自上司地打擾等； 二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法如：二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法如： 不要唐突拜訪對方，了解對方的行為習(xí)慣等。不要唐突拜訪對方，了解對方的行為習(xí)慣等。 32 1 1、提高你的時

21、間管理技能、提高你的時間管理技能 做個時間管理的高手做個時間管理的高手 學(xué)會從事務(wù)型工作中解脫出來學(xué)會從事務(wù)型工作中解脫出來 有效地計(jì)劃與安排自己的時間有效地計(jì)劃與安排自己的時間 找到節(jié)約時間的措施找到節(jié)約時間的措施 學(xué)會積零成整學(xué)會積零成整 實(shí)行交叉實(shí)行交叉“輪作輪作” 提高提高“復(fù)種復(fù)種”指數(shù)指數(shù) 整批使用時間整批使用時間 應(yīng)付意外事件應(yīng)付意外事件 分身有術(shù)分身有術(shù) 33 2 2、應(yīng)該記住的、應(yīng)該記住的2020條實(shí)用方法條實(shí)用方法 準(zhǔn)備之一：長期準(zhǔn)備（準(zhǔn)備之一：長期準(zhǔn)備（4 4） 購買工具書購買工具書/ /增加知識儲備增加知識儲備/ /提高能力提高能力 訓(xùn)練你的快速閱讀能力訓(xùn)練你的快速閱讀

22、能力 把常用的文件把常用的文件/ /文具放好文具放好 養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習(xí)慣養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習(xí)慣 凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。 34 2 2、應(yīng)該記住的、應(yīng)該記住的2020條實(shí)用方法條實(shí)用方法 準(zhǔn)備之二：臨時準(zhǔn)備（準(zhǔn)備之二：臨時準(zhǔn)備（5 5） 明天的工作前晚進(jìn)行優(yōu)先級排序明天的工作前晚進(jìn)行優(yōu)先級排序 將相關(guān)的工作列在一起將相關(guān)的工作列在一起 把工作計(jì)劃放到隨時可見的地方把工作計(jì)劃放到隨時可見的地方 每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘 做好正式工作前的準(zhǔn)備工作做好正式工作前的準(zhǔn)備工作 35 2 2、應(yīng)該記住的、應(yīng)該記住的2020條實(shí)用方法條

23、實(shí)用方法 要培養(yǎng)的好習(xí)慣（要培養(yǎng)的好習(xí)慣（7 7） 利用各種裝備如電話利用各種裝備如電話/ /信件等節(jié)省時間信件等節(jié)省時間 把最困難的事放在效率最高的時候把最困難的事放在效率最高的時候 利用零碎時間處理例行性事務(wù)利用零碎時間處理例行性事務(wù) 午餐或下班前開會效率最高午餐或下班前開會效率最高/ /避免上午開會避免上午開會 休息片刻休息片刻/ /伸個懶腰伸個懶腰/ /沖杯咖啡沖杯咖啡/ /茶茶/ /其他飲料其他飲料 報(bào)刊放在晚上看報(bào)刊放在晚上看 每晚沉思片刻每晚沉思片刻/ /回顧與總結(jié)回顧與總結(jié) 36 2 2、應(yīng)該記住的、應(yīng)該記住的2020條實(shí)用方法條實(shí)用方法 與外部產(chǎn)生聯(lián)系時的應(yīng)變能力（與外部產(chǎn)生

24、聯(lián)系時的應(yīng)變能力（4 4） 站著接待一向健談的來訪者站著接待一向健談的來訪者 從不主動閑聊從不主動閑聊/ /盡量回避來閑聊者盡量回避來閑聊者 管理電話：主動撥號管理電話：主動撥號/ /與被動接聽與被動接聽 如遇瑣事纏身能快速擺脫如遇瑣事纏身能快速擺脫 3 3、經(jīng)理人員的時間管理、經(jīng)理人員的時間管理 抓大放小抓大放小/ /充分授權(quán)充分授權(quán) 4 4、秘書人員的時間管理、秘書人員的時間管理 認(rèn)清自己的角色和職責(zé)認(rèn)清自己的角色和職責(zé) 37 、樹立時間價值觀樹立時間價值觀 首先解決思想認(rèn)識問題首先解決思想認(rèn)識問題 人的行動是受思想支配的人的行動是受思想支配的 思想方法決定行為模式思想方法決定行為模式 牢

25、固樹立時間的價值觀牢固樹立時間的價值觀 時間就是效益時間就是效益 時間就是金錢時間就是金錢 時間就是生命時間就是生命 牢記魯迅先生的話：牢記魯迅先生的話： 時間是組成生命時間是組成生命 的材料，浪費(fèi)別人的的材料，浪費(fèi)別人的 時間，其實(shí)是無異于時間，其實(shí)是無異于 謀財(cái)害命的。謀財(cái)害命的。 38 、組織結(jié)構(gòu)流程優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)流程優(yōu)化 眾多國企浪費(fèi)時間的根源眾多國企浪費(fèi)時間的根源 為什么會有內(nèi)耗（窩里斗）？為什么會有內(nèi)耗（窩里斗）？ 組織的體制障礙組織的體制障礙 組織設(shè)計(jì)的原則組織設(shè)計(jì)的原則 精簡、高效、彈性精簡、高效、彈性 管理幅度與跨度管理幅度與跨度 部門崗位設(shè)置與職責(zé)明確化部門崗位設(shè)置與職責(zé)明確

26、化 價值鏈管理與流程優(yōu)化價值鏈管理與流程優(yōu)化 39 、工作環(huán)境工作環(huán)境“” 不同層次員工的準(zhǔn)備工作不同層次員工的準(zhǔn)備工作 金領(lǐng)高管的準(zhǔn)備工作金領(lǐng)高管的準(zhǔn)備工作 、整體工作目標(biāo)、階段性工作規(guī)劃、整體工作目標(biāo)、階段性工作規(guī)劃 、下級狀況備忘錄、用好秘書這個幫手、下級狀況備忘錄、用好秘書這個幫手 白領(lǐng)階層的辦公室白領(lǐng)階層的辦公室“” 、工作計(jì)劃表、常用文件及工具書、工作計(jì)劃表、常用文件及工具書 、柜子及辦公室桌清理、相關(guān)人員通訊錄、柜子及辦公室桌清理、相關(guān)人員通訊錄 藍(lán)領(lǐng)員工的作業(yè)現(xiàn)場管理藍(lán)領(lǐng)員工的作業(yè)現(xiàn)場管理 40 、日常價值法控制時間日常價值法控制時間 工作中的現(xiàn)象工作中的現(xiàn)象 我們每天都要面對

27、各式各樣的人和事，這些我們每天都要面對各式各樣的人和事，這些 人和事都需要你耗費(fèi)時間來處理。人和事都需要你耗費(fèi)時間來處理。 你將如何應(yīng)對？你將如何應(yīng)對？ 是堅(jiān)持一貫的做法，還是依據(jù)本能的反應(yīng)？是堅(jiān)持一貫的做法，還是依據(jù)本能的反應(yīng)？ 通常的表現(xiàn)通常的表現(xiàn) 有明確標(biāo)準(zhǔn)的，快速決斷有明確標(biāo)準(zhǔn)的，快速決斷 沒明確標(biāo)準(zhǔn)的，依據(jù)直覺感受沒明確標(biāo)準(zhǔn)的，依據(jù)直覺感受 41 、日常價值法控制時間、日常價值法控制時間 現(xiàn)象的實(shí)質(zhì)分析現(xiàn)象的實(shí)質(zhì)分析 直覺體現(xiàn)為：直覺體現(xiàn)為：“對勁對勁”與與“不對勁不對勁” 背后支撐：你的文化素質(zhì)、思想觀念以及個人背后支撐：你的文化素質(zhì)、思想觀念以及個人 經(jīng)歷等，在你的潛意識中構(gòu)建出

28、一個價值評價經(jīng)歷等，在你的潛意識中構(gòu)建出一個價值評價 體系，我們稱之為：體系，我們稱之為：潛意識模型潛意識模型 通過主動構(gòu)建人的價值評價體系，建立潛意識通過主動構(gòu)建人的價值評價體系，建立潛意識 模型，進(jìn)而影響面對的人和事物作出快速而準(zhǔn)模型，進(jìn)而影響面對的人和事物作出快速而準(zhǔn) 確反應(yīng)的能力，這便是控制時間的確反應(yīng)的能力，這便是控制時間的日常價值法日常價值法 42 、日常價值法控制時間、日常價值法控制時間 基本原理基本原理 人的價值體系決定處理問題的方式，讓你在行人的價值體系決定處理問題的方式，讓你在行 動中自然而然地有了對錯意識動中自然而然地有了對錯意識 人在預(yù)定價值體系下的主動行為是強(qiáng)有力的人

29、在預(yù)定價值體系下的主動行為是強(qiáng)有力的 原理分析原理分析 價值觀取決于你所希望的體驗(yàn)和情緒價值觀取決于你所希望的體驗(yàn)和情緒 信條是你決定行為是否產(chǎn)生內(nèi)在情緒的信條是你決定行為是否產(chǎn)生內(nèi)在情緒的 規(guī)則或標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則或標(biāo)準(zhǔn) 43 、日常價值法控制時間、日常價值法控制時間 潛意識模型潛意識模型 對勁與不對勁對勁與不對勁 直接影響行為直接影響行為間接影響時間間接影響時間 潛意識模型潛意識模型 價值評價尺度價值評價尺度 直覺直覺內(nèi)涵內(nèi)涵 快速反應(yīng)快速反應(yīng) 與決斷與決斷 44 、日常價值法控制時間、日常價值法控制時間 操作運(yùn)用方法操作運(yùn)用方法 腦力激蕩：列出你的價值標(biāo)準(zhǔn)和信條腦力激蕩：列出你的價值標(biāo)準(zhǔn)和信條 信

30、條模型：信條模型：“當(dāng)我當(dāng)我的時候，我感覺的時候，我感覺” 例：例： “當(dāng)團(tuán)隊(duì)面對挑戰(zhàn)，當(dāng)我激發(fā)出每個隊(duì)員的當(dāng)團(tuán)隊(duì)面對挑戰(zhàn)，當(dāng)我激發(fā)出每個隊(duì)員的 最大能量的時候，我覺得熱血沸騰。最大能量的時候，我覺得熱血沸騰?！?每天溫席信條，使字面價值融入行為習(xí)慣每天溫席信條，使字面價值融入行為習(xí)慣 每月重新評估、修訂信條（循環(huán)重復(fù)操作）每月重新評估、修訂信條（循環(huán)重復(fù)操作） 效果效果提高你自發(fā)判斷的準(zhǔn)確度和速度提高你自發(fā)判斷的準(zhǔn)確度和速度 45 、浪費(fèi)時間的大敵、浪費(fèi)時間的大敵 工作目標(biāo)不明確工作目標(biāo)不明確 你為什么工作你為什么工作 你要達(dá)到什么目的你要達(dá)到什么目的 工作沒有計(jì)劃性工作沒有計(jì)劃性 工作千頭

31、萬緒工作千頭萬緒 眉毛胡子一把抓眉毛胡子一把抓 被動工作和生活被動工作和生活 跟著感覺走跟著感覺走 46 2 2、時間管理第一法則、時間管理第一法則 目標(biāo)管理與工作的計(jì)劃性目標(biāo)管理與工作的計(jì)劃性 工作方法三段論工作方法三段論 目標(biāo)目標(biāo)方法方法行動行動 計(jì)劃計(jì)劃 計(jì)劃是計(jì)劃是 從目標(biāo)到從目標(biāo)到 方法的橋方法的橋 梁梁 47 3 3、明確工作目標(biāo)、明確工作目標(biāo) 建立目標(biāo)體系建立目標(biāo)體系 組織組織 群體群體 個人個人 戰(zhàn)略目標(biāo)戰(zhàn)略目標(biāo) 工作規(guī)劃工作規(guī)劃 個人計(jì)劃個人計(jì)劃 按一定時按一定時 間范圍把間范圍把 目標(biāo)分解目標(biāo)分解 48 3 3、明確工作目標(biāo)、明確工作目標(biāo) 怎樣制定工作計(jì)劃怎樣制定工作計(jì)劃

32、年度計(jì)劃年度計(jì)劃 季度計(jì)劃季度計(jì)劃 月度計(jì)劃月度計(jì)劃 周計(jì)劃周計(jì)劃 每天工作任務(wù)每天工作任務(wù) 工作計(jì)劃表要素：工作計(jì)劃表要素： 序號序號 任務(wù)內(nèi)容任務(wù)內(nèi)容 擬完成時間擬完成時間 相關(guān)責(zé)任人相關(guān)責(zé)任人 檢查監(jiān)督人檢查監(jiān)督人 備注備注 49 4 4、目標(biāo)體系的、目標(biāo)體系的SMARTSMART原則原則 S S-Specific -Specific 具體，不能籠統(tǒng)；具體，不能籠統(tǒng)； M M-Measurable -Measurable 可度量，可度量， A A-Attainable -Attainable 可實(shí)現(xiàn)，指付出努力的情況下可實(shí)現(xiàn)，指付出努力的情況下 可以實(shí)現(xiàn)，避免過高或過低的目標(biāo)?？梢詫?shí)現(xiàn)，

33、避免過高或過低的目標(biāo)。 R R-Realistic -Realistic 現(xiàn)實(shí)性，指目標(biāo)是實(shí)實(shí)在在的。現(xiàn)實(shí)性，指目標(biāo)是實(shí)實(shí)在在的。 T T-Time bound -Time bound 時限，完成目標(biāo)的期限。時限，完成目標(biāo)的期限。 50 1 1、“8080、20”20”法則法則運(yùn)用運(yùn)用 先做最重要的事情先做最重要的事情 你知道你知道 圓的面積占圓的面積占 正方形面積正方形面積 的多少嗎？的多少嗎？ 你知道去掉你知道去掉 圓的面積正方圓的面積正方 形面積還剩下形面積還剩下 多少嗎？多少嗎？ 結(jié)論：結(jié)論： 做重要的少數(shù)事情做重要的少數(shù)事情 51 請運(yùn)用請運(yùn)用“8080、20”20”法則，找出自己法

34、則，找出自己 日常工作任務(wù)中重要的日常工作任務(wù)中重要的20%20%。 個人模式：個人模式：自發(fā)回憶法自發(fā)回憶法 團(tuán)隊(duì)模式：團(tuán)隊(duì)模式：頭腦風(fēng)暴法頭腦風(fēng)暴法 現(xiàn)場思考：現(xiàn)場思考： 52 、工作任務(wù)重要程度分析、工作任務(wù)重要程度分析 宏觀宏觀 微觀微觀 從微觀從微觀 到宏觀到宏觀 較重要較重要 次重要次重要 從次重要從次重要 到較重要到較重要 注：注：重要度取決于任務(wù)本身對戰(zhàn)略的影響力重要度取決于任務(wù)本身對戰(zhàn)略的影響力 53 、工作時間緊迫性分析、工作時間緊迫性分析 時間性強(qiáng)時間性強(qiáng) 時間性弱時間性弱 時間性從時間性從 弱到強(qiáng)弱到強(qiáng) 優(yōu)先優(yōu)先 次優(yōu)先次優(yōu)先 優(yōu)先度從優(yōu)先度從 小到大小到大 注注：緊迫

35、性取決于任務(wù)本身時間性的強(qiáng)弱：緊迫性取決于任務(wù)本身時間性的強(qiáng)弱 54 、工作優(yōu)先級綜合分析、工作優(yōu)先級綜合分析 四象限坐標(biāo)圖四象限坐標(biāo)圖 重要度 緊迫性 A 重要而且緊迫 緊迫但不重要 D 不重要不緊迫 重要但不緊迫 55 請運(yùn)用四象限方法排列你的工作：請運(yùn)用四象限方法排列你的工作： 緊急緊急不緊急不緊急 重重 要要 A（碎石型的事務(wù)）（碎石型的事務(wù)） l危機(jī)危機(jī) l急迫的問題急迫的問題 l有期限壓力的計(jì)劃有期限壓力的計(jì)劃 B（石塊型的事務(wù)）（石塊型的事務(wù)） l發(fā)掘新機(jī)會發(fā)掘新機(jī)會 l規(guī)劃規(guī)劃 l改進(jìn)產(chǎn)能改進(jìn)產(chǎn)能 l建立伙伴關(guān)系建立伙伴關(guān)系 l防患于未然防患于未然 不不 重重 要要 C（細(xì)沙型

36、的事務(wù)）（細(xì)沙型的事務(wù)） l不速之客的接待不速之客的接待 l某些信件、文件、電話的處理某些信件、文件、電話的處理 l某些會議的出席某些會議的出席 l某些必要而不重要的會議、活動某些必要而不重要的會議、活動 D（水型的事務(wù)）（水型的事務(wù)） l一些可做可不做的雜事一些可做可不做的雜事 l一些不必要的應(yīng)酬一些不必要的應(yīng)酬 l有趣的活動有趣的活動 56 案例分析 一天下午，一天下午，G公司的生產(chǎn)部經(jīng)理李華正在參加公司召開公司的生產(chǎn)部經(jīng)理李華正在參加公司召開 的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會，由于晚上要給他女朋友過生日，的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會，由于晚上要給他女朋友過生日， 心理在盤算這件事。突然收到手機(jī)短信，兩個同學(xué)

37、從外地心理在盤算這件事。突然收到手機(jī)短信，兩個同學(xué)從外地 出差來此，約李華晚上參加校友聚會。這時主持人宣布，出差來此，約李華晚上參加校友聚會。這時主持人宣布， 由于這次會議時間緊，請全體與會人員晚上要參加分組討由于這次會議時間緊，請全體與會人員晚上要參加分組討 論。剛一散會，五金車間的一名班長滿頭大汗跑進(jìn)會場，論。剛一散會，五金車間的一名班長滿頭大汗跑進(jìn)會場， 拉著李華就往外走，原來幾名工人與運(yùn)輸部門的幾個搬運(yùn)拉著李華就往外走，原來幾名工人與運(yùn)輸部門的幾個搬運(yùn) 工發(fā)生糾紛，現(xiàn)在打起架來了，車間主任和在場的保安制工發(fā)生糾紛，現(xiàn)在打起架來了，車間主任和在場的保安制 止不了，因此派一個班長來找李經(jīng)理

38、。止不了，因此派一個班長來找李經(jīng)理。 假如你是李華，此時此刻你該怎么辦？假如你是李華，此時此刻你該怎么辦？ 57 案例分析 M公司是一家生產(chǎn)注塑機(jī)械設(shè)備的中型企業(yè)，由于市場競爭加公司是一家生產(chǎn)注塑機(jī)械設(shè)備的中型企業(yè)，由于市場競爭加 劇，近來業(yè)績嚴(yán)重下滑，員工士氣低落，今天上午竟有兩名業(yè)務(wù)骨劇，近來業(yè)績嚴(yán)重下滑，員工士氣低落，今天上午竟有兩名業(yè)務(wù)骨 干向市場部經(jīng)理張文斌提出辭職申請。為穩(wěn)定員工隊(duì)伍，張文斌已干向市場部經(jīng)理張文斌提出辭職申請。為穩(wěn)定員工隊(duì)伍，張文斌已 約定今晚同這兩人談話。但下午接到在北京出差的總經(jīng)理的緊急電約定今晚同這兩人談話。但下午接到在北京出差的總經(jīng)理的緊急電 話，一位西安的

39、客商今天來本市，晚上六點(diǎn)到機(jī)場，因?yàn)檫@是一個話，一位西安的客商今天來本市，晚上六點(diǎn)到機(jī)場，因?yàn)檫@是一個 跟進(jìn)了很長時間的大客戶，總經(jīng)理特別強(qiáng)調(diào)要張經(jīng)理代表他親自去跟進(jìn)了很長時間的大客戶，總經(jīng)理特別強(qiáng)調(diào)要張經(jīng)理代表他親自去 機(jī)場迎接并配合辦公室搞好接待。其實(shí)，張文斌的機(jī)場迎接并配合辦公室搞好接待。其實(shí)，張文斌的MBA論文尚未完論文尚未完 成，這兩天也到了最后的期限，他曾想讓在本市某大學(xué)工作的妻子成，這兩天也到了最后的期限，他曾想讓在本市某大學(xué)工作的妻子 幫忙，妻子未同意，這樣公事私事便攪得他十分著急。剛過五點(diǎn)鐘幫忙，妻子未同意，這樣公事私事便攪得他十分著急。剛過五點(diǎn)鐘 張文斌就急匆匆地找到司機(jī)，

40、開車前往機(jī)場。還沒走出市區(qū)，突然張文斌就急匆匆地找到司機(jī)，開車前往機(jī)場。還沒走出市區(qū)，突然 手機(jī)響了，里面?zhèn)鱽硪粋€女子焦急的聲音：手機(jī)響了，里面?zhèn)鱽硪粋€女子焦急的聲音：“你是張文斌嗎？你母你是張文斌嗎？你母 親在菜市場前面的馬路上被汽車撞傷，我是路邊商店的售貨員，你親在菜市場前面的馬路上被汽車撞傷，我是路邊商店的售貨員，你 母親現(xiàn)在被扶到了我店里，她讓我給你打電話，你趕快來！母親現(xiàn)在被扶到了我店里，她讓我給你打電話，你趕快來！” 假如你是張文斌，從接到總經(jīng)理指示到此時此刻，該怎么辦？假如你是張文斌，從接到總經(jīng)理指示到此時此刻，該怎么辦？ 58 1 1、并行工作模式、并行工作模式 什么情況下能并

41、行工作什么情況下能并行工作 舉例舉例 A B C D 走訪客戶去甲城市走訪客戶去甲城市 順便采購某機(jī)器配件順便采購某機(jī)器配件 把新聘兩大學(xué)生帶去辦事處把新聘兩大學(xué)生帶去辦事處 和在該城市工作的同學(xué)聚餐和在該城市工作的同學(xué)聚餐 公私兼顧公私兼顧 一次搞掂一次搞掂 59 2 2、串行工作模式、串行工作模式 什么情況下必須串行工作什么情況下必須串行工作 舉例舉例 ABCD 主要領(lǐng)主要領(lǐng) 導(dǎo)不到導(dǎo)不到 場會議場會議 不能開不能開 要充分考慮工作的連續(xù)性要充分考慮工作的連續(xù)性 會議沒會議沒 結(jié)束形結(jié)束形 不成工不成工 作決議作決議 決議沒決議沒 有下達(dá)有下達(dá) 工作無工作無 法開展法開展 工作尚工作尚 未

42、結(jié)束未結(jié)束 無法進(jìn)無法進(jìn) 行考核行考核 60 3 3、并行串行如何兼顧、并行串行如何兼顧 學(xué)一點(diǎn)統(tǒng)籌學(xué)學(xué)一點(diǎn)統(tǒng)籌學(xué) A B C D 走訪客戶去甲城市走訪客戶去甲城市 順便采購某機(jī)器配件順便采購某機(jī)器配件 把新聘兩大學(xué)生帶去辦事處把新聘兩大學(xué)生帶去辦事處 和在該城市工作的同學(xué)聚餐和在該城市工作的同學(xué)聚餐 公私兼顧公私兼顧 一次搞掂一次搞掂 請問請問：A A、B B、C C、DD如何排列？如何排列？ 61 4 4、工作任務(wù)轉(zhuǎn)移工作任務(wù)轉(zhuǎn)移 學(xué)會學(xué)會授權(quán)與授權(quán)與借力借力 依據(jù)企業(yè)管理的組織原則依據(jù)企業(yè)管理的組織原則 遵照公司崗位職責(zé)和權(quán)限遵照公司崗位職責(zé)和權(quán)限 合理分權(quán)為授權(quán)的前提合理分權(quán)為授權(quán)的前

43、提 非指揮權(quán)限關(guān)系的借力非指揮權(quán)限關(guān)系的借力 依靠個人非職務(wù)影響力依靠個人非職務(wù)影響力 注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) 授權(quán)有度，控權(quán)有方授權(quán)有度，控權(quán)有方 借力要適當(dāng)，注重實(shí)效借力要適當(dāng)，注重實(shí)效 62 陳明宇是一名大專生，在某公司擔(dān)任辦公室行政助理，雜務(wù)陳明宇是一名大專生，在某公司擔(dān)任辦公室行政助理，雜務(wù) 事特別多，有天上午剛上班辦公室主任就給他安排了六件事：事特別多，有天上午剛上班辦公室主任就給他安排了六件事： A A、去交通監(jiān)控中心處理公司小車闖紅燈罰款事宜；、去交通監(jiān)控中心處理公司小車闖紅燈罰款事宜； B B、到市工商局辦理營業(yè)執(zhí)照地址變更的相關(guān)手續(xù)；、到市工商局辦理營業(yè)執(zhí)照地址變更的相關(guān)手續(xù)； C C、擬寫一份國慶節(jié)放假以及安全注意事項(xiàng)的通知；、擬寫一份國慶節(jié)放假以及安全注意事項(xiàng)的通知； D D、協(xié)助業(yè)務(wù)部經(jīng)理找情緒不穩(wěn)定的業(yè)務(wù)員王笑天談話；、協(xié)助業(yè)務(wù)部經(jīng)理找情緒不穩(wěn)定的業(yè)務(wù)員王笑天談話； E E、復(fù)印機(jī)故障需聯(lián)系售后服務(wù)單位前來維修；、復(fù)印機(jī)故障需聯(lián)系售后服務(wù)單位前來維修； F F、后天主管市場的張副總?cè)ケ本?，安排訂機(jī)票。、后天主管市場的張副總?cè)ケ本?，安排訂機(jī)票。 主任交待完任務(wù)就外出辦事去了，這時公關(guān)部文員馬麗來到主任交待完任務(wù)就外出辦事去了，這時公關(guān)部文員馬麗來到 他辦公桌前坐下，隨意地同他聊了起來。其實(shí)這幾天他自己正面他辦公桌前坐下，隨意地同他聊了