關(guān)于水運(yùn)工程檔案管理的分析

1、關(guān)于水運(yùn)工程檔案管理的分析 摘要：本文作者闡述了水運(yùn)工程檔案管理特點(diǎn)，分析了水運(yùn)工程檔案管理中存在的問(wèn)題，介紹了加強(qiáng)工程檔案管理的措施。 關(guān)鍵詞：水運(yùn)工程；檔案管理；分析 中圖分類號(hào)：g271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：a 文章編號(hào)： 水運(yùn)工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量狀況的綜合反映, 是進(jìn)行工程后續(xù)建設(shè)的重要參考資料, 是工程質(zhì)量管理的重要環(huán)節(jié), 是提高工程質(zhì)量的有效手段。水運(yùn)工程建設(shè)期間的檔案管理質(zhì)量直接關(guān)系到工程檔案鑒定、保管、檢索、開發(fā)利用以及檔案信息化和管理現(xiàn)代化, 做好建設(shè)期間工程檔案管理對(duì)水運(yùn)工程管理具有十分重要的意義。 水運(yùn)是交通運(yùn)輸事業(yè)（鐵路、公路、水運(yùn)、民航、管道等5大塊）的重要組成部分，水運(yùn)工

2、程檔案是在水運(yùn)工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用的依據(jù)和憑證，是全面反映工程建設(shè)竣工情況的真實(shí)記錄，是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，對(duì)工程質(zhì)量起著監(jiān)督和驗(yàn)證作用，其質(zhì)量對(duì)工程質(zhì)量和工程使用有著直接和深遠(yuǎn)的影響。 1 水運(yùn)工程檔案管理特點(diǎn) 1.1 工程檔案來(lái)源分散，涉及領(lǐng)域廣泛。形成周期長(zhǎng)，同時(shí)內(nèi)容繁雜、數(shù)量龐大。工程項(xiàng)目的完成要經(jīng)過(guò)項(xiàng)目建議、可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、建設(shè)準(zhǔn)備、施工、竣工驗(yàn)收等多個(gè)階段，不僅涉及研究、決策、設(shè)計(jì)、建設(shè)、監(jiān)理、施工、監(jiān)督環(huán)保等多個(gè)部門和企業(yè)，還涉及多

3、個(gè)專業(yè)、多種技術(shù)領(lǐng)域是多種技術(shù)、工藝的綜合運(yùn)用。 1.2 工程檔案記錄形式的多樣性。工程內(nèi)容繁多、形式多樣，也造成了記錄形式的多樣性。各種批文、說(shuō)明、報(bào)告、往來(lái)公函等資料以鉛字印刷為主;工程內(nèi)容、型式、施工工藝、施工進(jìn)度、竣工結(jié)算等資料以圖紙、表格為主；為保證原始記錄的隱蔽記錄、材料檢測(cè)記錄等資料以手寫為主。隨著科技發(fā)展，為了形象表達(dá)工程效果，音像視頻材料也成為工程檔案記錄的一種。 1.3 檔案成果的系統(tǒng)性。水運(yùn)工程本身是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程, 一個(gè)水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目會(huì)包括不同功能的單項(xiàng)工程, 其設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等資料不僅復(fù)雜而且內(nèi)容繁多, 各單項(xiàng)工程之間既相對(duì)獨(dú)立又相互聯(lián)系, 所以, 水運(yùn)工程檔案也

4、必然是由若干單項(xiàng)工程檔案有機(jī)地組合在一起的, 形成一個(gè)配套齊全的完整的檔案體系, 哪一個(gè)單項(xiàng)工程的檔案都不可淡化和缺少。 1.4 工程檔案的實(shí)用性。水運(yùn)工程檔案是從工程建設(shè)前期開始到工程竣工驗(yàn)收交付使用全過(guò)程的真實(shí)、完整記錄。所以, 水運(yùn)工程檔案在建設(shè)時(shí)期, 是施工單位施工的工作依據(jù), 也是監(jiān)理單位對(duì)工程建設(shè)質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、投資控制的依據(jù); 在竣工驗(yàn)收時(shí), 是行政主管部門和工程質(zhì)量監(jiān)督部門驗(yàn)收的依據(jù); 在工程竣工投入使用后, 是運(yùn)行管理部門調(diào)度運(yùn)用和維修養(yǎng)護(hù)工程的依據(jù); 在發(fā)生爭(zhēng)議時(shí), 是雙方責(zé)任認(rèn)定或舉證的重要憑據(jù)。因此, 工程檔案是水運(yùn)建設(shè)和管理工作中最實(shí)用, 最具保存價(jià)值的歷史性資料

5、之一。 2 當(dāng)前水運(yùn)工程檔案管理存在的問(wèn)題 2.1 檔案管理意識(shí)淡薄，管理制度不夠完善。水運(yùn)工程檔案形成貫穿于日常的文件收集和數(shù)據(jù)記錄、新建工程的前期準(zhǔn)備、工程運(yùn)行管理質(zhì)量評(píng)定、工程竣工后的管理和維護(hù)等，是日常業(yè)務(wù)和工程項(xiàng)目的重要依據(jù)，也是水運(yùn)工程完工后運(yùn)行管理體系中的一個(gè)很重要的方面。但是，作為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工程管理人員，在思想上普遍對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視程度不夠。在管理工作人員少、工作繁雜的情況下，工程檔案的收集、整理工作往往被忽視，缺乏相應(yīng)的制度來(lái)規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。 2.2 工作人員缺乏驗(yàn)收資料的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，致使驗(yàn)收資料整理不夠全面水運(yùn)工程是系統(tǒng)工程，這一因素決定了建設(shè)工程檔案的

6、復(fù)雜性、科學(xué)性和系統(tǒng)性，它必須具備真實(shí)性、完整性和原始性這三個(gè)條件。檔案人員對(duì)工程檔案缺少管理經(jīng)驗(yàn)，不知所收集上來(lái)的資料是否齊全，只是被動(dòng)地從工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員那接收移交過(guò)來(lái)，往往是有多少接多少，往往存在著內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不齊、隱蔽工程驗(yàn)收記錄不準(zhǔn)、整理不規(guī)范等現(xiàn)象。沒(méi)有把工程項(xiàng)目同工程技術(shù)資料的歸檔有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，直接影響了檔案的齊全完整。 2.3 檔案管理體制和制度不健全。目前，部分重點(diǎn)工程建設(shè)單位在檔案管理體制上存在一定問(wèn)題，沒(méi)有制訂應(yīng)有的檔案管理規(guī)章制度，有些參建單位雖然有制度規(guī)章，但也不健全。 3 加強(qiáng)工程檔案管理的措施 3.1 加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理的投入。水運(yùn)工程檔案管理是直接

7、關(guān)系到工程的安全運(yùn)行及發(fā)揮效益,是水運(yùn)工程運(yùn)行中不可忽視的重要環(huán)節(jié)。是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人、財(cái)、物的投入，加強(qiáng)對(duì)檔案工作尤其是檔案基礎(chǔ)建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化單位主要負(fù)責(zé)人的檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，樹立責(zé)任感，把檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)放在應(yīng)有的位置。 3.2 建立和完善檔案管理制度，落實(shí)崗位責(zé)任制。企業(yè)應(yīng)建立完善工程檔案管理制度，強(qiáng)化工程管理部門及施工單位、質(zhì)檢及監(jiān)督、審計(jì)等部門的實(shí)施力度，并制定相應(yīng)的措施，使檔案部門可以進(jìn)行有效地監(jiān)督和制約。同時(shí)，建立內(nèi)部管理激勵(lì)機(jī)制，把檔案管理工作目標(biāo)分解細(xì)化，層層加以落實(shí)，列入年度崗位目標(biāo)責(zé)任制中，年終要有總結(jié)，嚴(yán)格考核獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，真正地把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項(xiàng)目立

8、項(xiàng)到工程建設(shè)結(jié)束，檔案資料管理通過(guò)驗(yàn)收全過(guò)程。 3.3 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。針對(duì)工程檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高的實(shí)際，必須以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。工程檔案管理人員要定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)，技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精，并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗；對(duì)外定期舉辦工程檔案工作的集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)做好各種文件、標(biāo)準(zhǔn)的講解、培訓(xùn)工作。 3.4 重視收集歸檔，不斷提高工程檔案管理效率。工程檔案整理的時(shí)間長(zhǎng)，為便于管理，減少不必要的重復(fù)工作，已經(jīng)收集整理完成的組卷應(yīng)妥善保管、及時(shí)歸檔。充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高檔案管理效率。計(jì)算機(jī)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大

9、的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺(tái)，能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理從而節(jié)省大量的人力物力。 3.5 大力開發(fā)、利用計(jì)算機(jī)在水運(yùn)工程檔案管理中的作用。隨著對(duì)計(jì)算機(jī)的廣泛認(rèn)知 使計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用打下了基礎(chǔ), 也提出了迫切要求。目前, 計(jì)算機(jī)在設(shè)計(jì)檔案管理中, 主要進(jìn)行電子存檔和查閱。電子存檔要求,每項(xiàng)工程完成后,其原始數(shù)據(jù)、計(jì)算結(jié)果, 這些內(nèi)容經(jīng)設(shè)計(jì)人員整理后,傳到網(wǎng)上, 由檔案管理人員統(tǒng)一歸檔, 并刻光盤上保存。查閱功能主要指設(shè)計(jì)人員可能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱設(shè)計(jì)圖紙、圖書資料目錄, 個(gè)人借閱情況等。隨著社會(huì)的發(fā)展, 計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用也將進(jìn)一步深入、廣泛。 4 結(jié)束語(yǔ) 近年來(lái)，隨著水運(yùn)工程質(zhì)量管理和實(shí)施工作的不斷規(guī)范，管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。但是，一些水運(yùn)工程檔案仍存在著整理速度慢、內(nèi)容不全、不規(guī)范、質(zhì)量不高等問(wèn)題。為此科學(xué)地進(jìn)行檔案管理，大力開發(fā)水運(yùn)工程檔案信息資源，多層次、多方位、多形式向各部門和社會(huì)提供利用，是實(shí)現(xiàn)水運(yùn)工程檔案自身價(jià)值和檔案工作的根本目的。 參考文獻(xiàn)： 1 于亮.談工程檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策j. 經(jīng)營(yíng)管理者. 2011，(04). 2 孫美玲.試論水利工程檔案的管理j. 黑龍江科技信息, 2