信息化在企業(yè)物資采購管理的作用

1、信息化在企業(yè)物資采購管理的作用 摘要：企業(yè)經(jīng)營規(guī)模不斷擴(kuò)大，對各類物資的需求量也在持續(xù)提升，物資采購管理面臨的工作壓力也相應(yīng)增加。除了要注意控制物資采購的質(zhì)量、成本外，還要實(shí)現(xiàn)物資的最優(yōu)化利用，減少因?yàn)閹齑娣e壓帶來的損耗。將信息技術(shù)應(yīng)用到物資采購管理中，搭建物資采購管理平臺，實(shí)現(xiàn)對采購方案、采購合同的科學(xué)管理，以及對采購過程的全面監(jiān)督，推動物資采購管理向規(guī)范化、精益化方向發(fā)展。文章首先概述了物資采購管理信息化的重要價(jià)值和應(yīng)用現(xiàn)狀，隨后介紹了信息技術(shù)在采購方案管理、財(cái)務(wù)結(jié)算管理方面的創(chuàng)新應(yīng)用，最后就如何保障物資采購管理信息系統(tǒng)的推廣使用提出了幾點(diǎn)建議。 關(guān)鍵詞：信息化；物資采購；財(cái)務(wù)結(jié)算；采購合

2、同 物資采購是企業(yè)生產(chǎn)與運(yùn)營的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)之一，以往企業(yè)采購管理中，由于對物資供需信息變化的掌握不及時(shí)，經(jīng)常會出現(xiàn)采購費(fèi)用超支，物資供不應(yīng)求或供大于求的情況，不利于物資的最優(yōu)化配置。物資采購管理工作中要引進(jìn)信息技術(shù)，搭建信息平臺，在減輕采購人員壓力、提高采購工作效率的基礎(chǔ)上，支持企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營效率和競爭實(shí)力的全面提升。 1企業(yè)物資采購管理信息化的重要性 1.1有利于實(shí)現(xiàn)物質(zhì)采購管理的全面監(jiān)督。物質(zhì)采購管理需要重點(diǎn)關(guān)注兩個(gè)要點(diǎn)，其一是確保物資的質(zhì)量、品類、規(guī)格等符合要求；其二是控制采購成本，杜絕資金浪費(fèi)或挪用等不合理的情況。信息技術(shù)的運(yùn)用，讓整個(gè)采購過程變得更加透明，企業(yè)的

3、管理人員能夠做到全面監(jiān)督。在采購管理中將質(zhì)量管理應(yīng)用到物資采購的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，嚴(yán)格管理市場準(zhǔn)入，對供應(yīng)商的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量保證體系加以審查考評。對采購計(jì)劃質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與要求進(jìn)行審查，對入庫管理、合同管理、驗(yàn)收管理及出庫管理等方面，均應(yīng)制定相應(yīng)的管理要求，使采購過程實(shí)現(xiàn)全方位和全過程的管理，從源頭上杜絕了各類不規(guī)范行為。1.2有利于提升物資采購管理的工作效率。以往企業(yè)的物資采購，從前期編制采購方案、采購各類物資，再到財(cái)務(wù)結(jié)算，整個(gè)過程需要花費(fèi)較長的時(shí)間，物資采購周期越長，管理工作的壓力越大，企業(yè)方面需要投入的人力成本、時(shí)間成本就越多，損害了企業(yè)的利益。而信息化的應(yīng)用，則精簡了物資采購的流程，讓時(shí)間成本

4、大幅度縮減。例如，以往的企業(yè)采購，需要采購人員提前調(diào)查多家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，然后進(jìn)行綜合對比，確定合作對象。在運(yùn)用信息技術(shù)之后，可以靈活掌握市場上各類物資的價(jià)格情況，消除了供應(yīng)商和企業(yè)之間的信息不對稱問題，有助于企業(yè)采購人員合理選擇供應(yīng)商，提高物資采購效率。 2信息化在企業(yè)物質(zhì)采購管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀 2.1企業(yè)采購管理部門的信息基礎(chǔ)較為薄弱?，F(xiàn)代企業(yè)對信息技術(shù)的重視程度越來越高，但是在采購業(yè)務(wù)上，傳統(tǒng)的思維仍然根深蒂固，信息化建設(shè)比較滯后。雖然企業(yè)采購部門也順應(yīng)信息化發(fā)展形勢，引進(jìn)了管理信息系統(tǒng)，但是后續(xù)的支持工作沒有跟進(jìn)，信息系統(tǒng)的價(jià)值受到了很大限制。以ERP系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)涵蓋了物資管理、人力管

5、理、財(cái)務(wù)管理、信息管理等各個(gè)方面，是現(xiàn)代企業(yè)必備的管理信息工具。企業(yè)雖然引進(jìn)了ERP系統(tǒng)，但是沒有與時(shí)俱進(jìn)的進(jìn)行系統(tǒng)升級，日常的運(yùn)營維護(hù)工作也不到位，低版本的ERP系統(tǒng)軟件與其他辦公軟件不兼容，在物資采購管理中的實(shí)際作用沒有完全發(fā)揮出來。2.2物資采購管理人員的信息技術(shù)操作能力差。隨著企業(yè)物資采購管理系統(tǒng)研發(fā)的深入和應(yīng)用范圍的擴(kuò)展，對采購管理人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。根據(jù)調(diào)查結(jié)果來看，企業(yè)在職的采購管理人員中，有相當(dāng)多的人員對管理信息系統(tǒng)比較陌生，只能完成基本的操作，而對于數(shù)據(jù)資源的調(diào)取與分析，采購與供應(yīng)的協(xié)調(diào)等更加重要的功能，沒有做到熟練掌握。在這種情況下，采購管理信息化的應(yīng)用優(yōu)勢沒

6、有體現(xiàn)出來，不能給企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值和利潤，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)在這一方面的重視程度降低，從長遠(yuǎn)來看不利于采購管理部門信息化建設(shè)的發(fā)展。2.3現(xiàn)有物資采購管理信息系統(tǒng)的功能單一不同企業(yè)在物質(zhì)采購管理信息化建設(shè)方面投入的財(cái)力、人力支持不一，這也就意味著物資管理信息系統(tǒng)的整體水平、實(shí)用功能各有差異。從整體上來看，物資采購管理新系統(tǒng)的功能偏少，還不能很好地滿足采購業(yè)務(wù)開展的需要?，F(xiàn)有的采購管理信息系統(tǒng)中，雖然增加了價(jià)格對比、價(jià)格預(yù)測的功能，但是系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫中的價(jià)格信息更新緩慢，這也導(dǎo)致系統(tǒng)提供的物料參考價(jià)格不具備實(shí)用性。 3企業(yè)物資采購管理信息系統(tǒng)的創(chuàng)新應(yīng)用 3.1采購方案管理。企業(yè)生產(chǎn)與運(yùn)營中，對于各類物資的

7、需求量存在很大差異，如果物資采購數(shù)量偏少，會因?yàn)槲镔Y短缺而影響企業(yè)工作開展的持續(xù)性；相反，如果一次性采購過多的物資，還會造成庫存積壓，增加了庫存成本?；谛畔⒓夹g(shù)的物資采購管理系統(tǒng)，則可以動態(tài)的掌握物資庫存、需求、供應(yīng)之間的變動關(guān)系。管理信息系統(tǒng)首先按照企業(yè)制定的生產(chǎn)計(jì)劃，核實(shí)某個(gè)時(shí)間段內(nèi)所需物料的種類與數(shù)量。然后每隔一段時(shí)間對比庫存物資的剩余量，根據(jù)對比結(jié)果確定采購方案，明確各類物資采購的數(shù)量。這樣一來，就可以避免物資短缺或過剩的問題。3.2采購合同管理。采購合同的管理主要包含采購訂單的審核、變更、注銷以及訂單的初始化和回退等系統(tǒng)功能。采購人員在采購訂單、詢價(jià)方案及采購方案的基礎(chǔ)上編制采購合

8、同，通過信息化的采購管理，采購合同內(nèi)容應(yīng)包含企業(yè)與供應(yīng)商名稱、交貨的時(shí)間和地點(diǎn)、采購總價(jià)與標(biāo)準(zhǔn)等。采購員能夠修改和刪除采購合同，并在采購合同執(zhí)行完后核銷合同。企業(yè)要嚴(yán)格審核采購過程中的合同性和審批手續(xù)，建立與之相應(yīng)的合同管理臺賬，使合同的執(zhí)行過程能夠隨時(shí)被監(jiān)督，還能有效了解合同到貨與付款等情況。3.3企業(yè)計(jì)劃管理。物資采購還會受到企業(yè)各部門生產(chǎn)效率、銷售能力的影響。例如引進(jìn)新的生產(chǎn)線后，生產(chǎn)效率大幅度提升，對物資的需求量也會增加，這種情況下就需要調(diào)整物資采購計(jì)劃。利用信息技術(shù)，在網(wǎng)上對物資采購計(jì)劃進(jìn)行接收，還可以直接將書面物資需求計(jì)劃進(jìn)行錄入，實(shí)現(xiàn)企業(yè)庫存物資狀況、代用物資狀況和期貨資源等信息

9、的有效匯總。在以上基礎(chǔ)上構(gòu)建相應(yīng)的采購計(jì)劃，并隨時(shí)跟蹤和了解物資的需求計(jì)劃和采購計(jì)劃的實(shí)施狀況，從而開展物資儲備定額的制定工作。3.4財(cái)務(wù)結(jié)算管理。通過將信息化應(yīng)用到企業(yè)采購管理中，財(cái)務(wù)結(jié)算管理主要包括出入庫匯總、稽查單據(jù)、統(tǒng)計(jì)收發(fā)單據(jù)以及申請付款等內(nèi)容。對財(cái)務(wù)結(jié)算進(jìn)行管理，要將采購過程中的出入庫單、合同、移庫單、貨款發(fā)票、報(bào)廢單等數(shù)據(jù)加以審核和統(tǒng)計(jì)，辦理相應(yīng)的付款憑證。統(tǒng)一管理物資采購中的資金，定期對采購儲備資金的使用情況、周轉(zhuǎn)情況加以分析，并對在途資金及時(shí)清理，確保能夠?qū)ξ镔Y采購和供應(yīng)環(huán)節(jié)資金預(yù)算與支付狀況進(jìn)行有效監(jiān)督。 4完善企業(yè)物資采購管理信息系統(tǒng)的建議 4.1建立長效投入機(jī)制，完善信

10、息基礎(chǔ)設(shè)施。企業(yè)采購部門信息管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，需要一定的資金投入。為了支持采購管理工作的高質(zhì)量開展，企業(yè)方面除了要給予足夠的重視外，也必須從物質(zhì)層面上提供充分的保障。要建立長效投入機(jī)制，除了在前期用于信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的費(fèi)用外，后期物資采購管理系統(tǒng)的運(yùn)營維護(hù)、更新升級等，也要提供專項(xiàng)的經(jīng)費(fèi)支持。以目前主流的ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）系統(tǒng)為例，短則數(shù)月，長則一兩年，就會進(jìn)行一次系統(tǒng)升級，例如增加數(shù)據(jù)庫平臺的數(shù)量、優(yōu)化用戶界面等。4.2重視人力資源培訓(xùn)，提高采購人員復(fù)合能力。在企業(yè)積極構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+采購管理”模式的背景下，新時(shí)期的采購管理人員，必須要具備復(fù)合能力。除了要掌握供應(yīng)鏈管理、采購合同編制等

11、專業(yè)技能外，熟練掌握行業(yè)相關(guān)的信息技術(shù)，也是必備的技能之一。特別是隨著企業(yè)物資采購管理信息系統(tǒng)的逐步推廣使用，如果不懂信息技術(shù)、不會操作信息系統(tǒng)，注定要被時(shí)代所拋棄。因此，企業(yè)的人力資源部門，也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)采購管理信息化的發(fā)展趨勢，針對采購管理人員，重點(diǎn)開展信息技能方面的培訓(xùn)。例如熟悉ERP系統(tǒng)的功能，掌握操作技巧等，為物資采購管理提供人才支持。4.3重視系統(tǒng)功能開發(fā)，充分發(fā)揮采購管理優(yōu)勢?，F(xiàn)階段企業(yè)雖然在物資采購管理信息化建設(shè)方面提供了人力、財(cái)力的支持，采購管理信息系統(tǒng)初步建成并投入使用，但是也存在一些問題，例如功能方面還比較單一，多數(shù)情況下還只能完成一些簡單的物資材料編輯、采購價(jià)格對比等工作，

12、顯然無法滿足企業(yè)物資采購管理工作的開展需要。為此，要重點(diǎn)加強(qiáng)系統(tǒng)功能開發(fā)，立足于企業(yè)采購業(yè)務(wù)的辦理需要，盡快拓展系統(tǒng)功能。例如，各類物資的市場價(jià)格波動變化明顯，可以在系統(tǒng)中增加歷史價(jià)格統(tǒng)計(jì)與未來價(jià)格走向預(yù)測等功能。根據(jù)預(yù)測結(jié)果，選擇在低價(jià)格時(shí)購進(jìn)物資，從而幫助企業(yè)節(jié)約一大批采購成本。 5結(jié)束語 當(dāng)前企業(yè)的采購部門，還存在信息系統(tǒng)功能單一，采購人員對管理信息系統(tǒng)操作不夠熟練等問題。下一步要重點(diǎn)做好資金投入保障，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，開發(fā)系統(tǒng)新功能，讓物資采購管理信息系統(tǒng)在物質(zhì)信息獲取、價(jià)格對比、庫存管理等方面，發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。 參考文獻(xiàn)： 1劉忠慶，楊萍，王飛.淺淡信息化倉儲物資條碼系統(tǒng)在煉化企業(yè)的安全重要性J.化工管理，2019（17）：102-103. 2王君.信息技術(shù)在建筑施工企業(yè)物資管理中的應(yīng)用研究C/決策論壇經(jīng)營管理決策的應(yīng)用與分析學(xué)術(shù)研討會，2016. 3王淑云，李洪霞，李朝敬.宣鋼運(yùn)用