檔案管理系統(tǒng)需求

1、檔案管理系統(tǒng)需求一、硬件系統(tǒng)配置需求（根據(jù)實際需求更改）本次招標(biāo)的硬件系統(tǒng)包括以下內(nèi)容：硬件配置方案序號名 稱型 號數(shù)量備 注1檔案服務(wù)器IBM X3650 M21機(jī)架式2存儲設(shè)備UNISTOREN NAS 9200 4塊500G硬盤1清華紫光NAS存儲器、3高速文檔掃描儀虹光 Avision 1具備雙頁掃描以上硬件配置品牌僅供參考，不局限于此配置。二、軟件平臺 投標(biāo)人需要根據(jù)公司要求制定具體的解決方案。 特別聲明：項目實施完成后，此項目軟件平臺產(chǎn)權(quán)屬公司所有。三、項目工期簽訂合同2個月內(nèi)完工。四、系統(tǒng)總體功能要求1建設(shè)原則開放性原則電子檔案管理系統(tǒng)除了完成本系統(tǒng)內(nèi)的各種業(yè)務(wù)工作之外，還應(yīng)可以

2、與其他系統(tǒng)互聯(lián)。在系統(tǒng)設(shè)計中，采用數(shù)據(jù)接口技術(shù)并考慮軟件系統(tǒng)以后的擴(kuò)充問題，將該軟件系統(tǒng)設(shè)計成一個可擴(kuò)充的開放性的系統(tǒng)。擴(kuò)展性原則在該軟件系統(tǒng)的設(shè)計中，所有產(chǎn)品（包括軟硬件）的選型及配置都應(yīng)充分考慮到整個系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。系統(tǒng)將滿足隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展而隨時增加用戶及軟硬件產(chǎn)品的需求。安全性原則在系統(tǒng)設(shè)計中，采用良好的安全機(jī)制；在數(shù)據(jù)傳輸中，選用當(dāng)前成熟的數(shù)據(jù)加密技術(shù)確保數(shù)據(jù)安全；在網(wǎng)絡(luò)上，選用多層結(jié)構(gòu)技術(shù)。同時，利用大型數(shù)據(jù)庫的安全性能確保存儲數(shù)據(jù)的安全。先進(jìn)性原則采用先進(jìn)成熟的技術(shù)，確保系統(tǒng)的先進(jìn)性和實用性。規(guī)范性原則開發(fā)過程控制、開發(fā)技術(shù)、系統(tǒng)編碼、文檔應(yīng)規(guī)范化，并遵循相應(yīng)的國內(nèi)外標(biāo)準(zhǔn)。開發(fā)

3、結(jié)束，需要提供必要的文檔資料?？煽啃栽瓌t保證系統(tǒng)的可靠運行和在升級過程中的方便快捷。2.系統(tǒng)總體功能要求基本要求1、檔案管理軟件應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、整理編目、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、檢索查詢、統(tǒng)計報表、借閱管理、權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護(hù)、銷毀管理、光盤制作、WEB查詢系統(tǒng)、全文檢索模塊、在線識別（OCR）等基本功能，并能輔助實體管理及根據(jù)特殊需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。2、檔案管理軟件的功能設(shè)計必須符合國家有關(guān)檔案工作和計算機(jī)信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。3、檔案管理軟件的安裝和使用，必須具有嚴(yán)格的安全保密機(jī)制。4、檔案管理軟件應(yīng)具有良好的實用性、兼容性及可擴(kuò)展性，并做到界面友好，用語規(guī)范，操作簡單，使用

4、方便。5、檔案管理軟件應(yīng)具備較強的數(shù)據(jù)獨立性，確保在軟硬件環(huán)境發(fā)生變化時數(shù)據(jù)的完整、安全遷移及有效利用。6、檔案管理軟件應(yīng)配有完備的安裝與使用技術(shù)資料，主要包括：系統(tǒng)說明、使用手冊、安裝程序、培訓(xùn)手冊等。（一）數(shù)據(jù)錄入功能數(shù)據(jù)錄入模塊應(yīng)該具備以下功能，可在自定義的界面下錄入、編輯修改各種檔案數(shù)據(jù)以及完成檔案文本與各種電子檔案原件（掃描的光柵圖或矢量圖）的掛接。在此處可完成項目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作。1、數(shù)據(jù)錄入的功能和流程應(yīng)該如上圖所示，檔案人員在進(jìn)行項目、案卷和文件的錄入工作時，系統(tǒng)應(yīng)提供添加、編輯、刪除、檢索、排序和插入操作，并可任意指定某一記錄進(jìn)行復(fù)制。2、修改后重歸檔功能應(yīng)該可

5、以使被修改后的電子檔案替換掉舊檔案，使電廠用戶能夠在檢索查詢時直接瀏覽到修改后的新電子文件。同時，記錄了修改信息和舊檔案，以備電廠用戶對檔案修改情況的跟蹤。3、電子文件的批量掛接功能可以將檔案人員已錄入的檔案記錄和電子檔案原件根據(jù)某種規(guī)則自動對應(yīng)，以使電廠查詢用戶能夠在檢索到檔案條目的同時瀏覽電子原件。（二）整理編目功能整理編目部分應(yīng)具備如下功能：對未歸檔的文件、資料、圖紙的管理、存儲和預(yù)歸檔（分類組卷），并可為電廠用戶提供上述未歸檔文件的檢索、查詢和利用。對于在公文流轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的文件和設(shè)計過程中產(chǎn)生的圖紙文件，可由辦公人員、設(shè)計人員或檔案人員先錄入到臨時整編庫中，到一定階段由檔案管理人員進(jìn)

6、行整理編目，編目后再由臨時庫轉(zhuǎn)入正式的檔案庫中，供檢索利用。整理編目部分針對已整理的卷內(nèi)文件和待編目的案卷應(yīng)提供添加、編輯、刪除、加入當(dāng)前卷、撤出當(dāng)前卷、拆卷和編目等功能。可以對電廠用戶提交的文件、資料、圖紙進(jìn)行存儲和預(yù)歸檔（分類組卷）。未歸檔文件的所有信息均應(yīng)放在系統(tǒng)的未歸檔庫中，并可以有電廠用戶通過檢索查詢子系統(tǒng)對未歸檔庫進(jìn)行檢索查詢。在整理編目部分中，檔案管理員可以對未歸檔庫中的文件信息進(jìn)行審查等工作，審查合格的文件和案卷可以通過編目等操作進(jìn)行歸檔，歸檔后的檔案應(yīng)存入已歸檔庫中。 （三）系統(tǒng)設(shè)置功能系統(tǒng)設(shè)置功能應(yīng)符合公司檔案管理的規(guī)范和需求，檔案管理員應(yīng)該可以對檔案類型，數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)，用

7、戶錄入的界面，分類方法等進(jìn)行自由的定義。系統(tǒng)設(shè)置應(yīng)具有以下功能：u 自定義檔案類型檔案管理員可根據(jù)本單位檔案管理的要求，建立所需的檔案類型u 自定義數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)檔案管理員可對系統(tǒng)默認(rèn)的項目庫、案卷庫和文件庫字段進(jìn)行任意的編輯，以滿足我單位檔案管理的需求。檔案管理員可分別對已建立好的項目庫、案卷庫和文件庫結(jié)構(gòu)定義其錄入和查詢界面，如自定義字段的排列位置和顯示大小，而且可以定義字段的輸入方式、下拉選擇框、初始值、字段組合、字體等功能。u 分類表管理檔案管理員可根據(jù)本行業(yè)的檔案分類規(guī)范建立相應(yīng)的樹型分類結(jié)構(gòu)（分類表）。任意添加、添加子項、刪除、刪除子項分類字及其內(nèi)容（含義），并可任意選擇分類字的連接符

8、，還可以從參數(shù)表中掛接分類項。u 日志庫維護(hù)系統(tǒng)提供的日志庫可滿足檔案管理人員對檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控并為檔案的各項統(tǒng)計提供依據(jù)。u 代碼表設(shè)置檔案管理員可對代碼表進(jìn)行新建、修改、錄入、刪除等操作。（四）數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換部分?jǐn)?shù)據(jù)轉(zhuǎn)換是指：用戶可以通過該模塊將用戶以前或正在應(yīng)用的其他管理軟件所錄入的檔案數(shù)據(jù),轉(zhuǎn)換到檔案庫中來。（五）權(quán)限設(shè)置部分檔案管理人員可通過權(quán)限設(shè)置部分對網(wǎng)上的每一個用戶及其權(quán)限、以及本單位各部門或?qū)I(yè)對檔案的權(quán)限等進(jìn)行一系列靈活的設(shè)置，并可細(xì)化到某一案卷和文件的權(quán)限（如：該文件是否可瀏覽、下載和借閱等），也可以為某一用戶臨時賦權(quán)。 （六）銷毀管理部分銷毀管理部分功能為：允許用戶對經(jīng)過鑒

9、定的舊檔案進(jìn)行銷毀處理，即從檔案庫中刪除，同時在系統(tǒng)日志中記錄銷毀信息（如申請人、批準(zhǔn)人、銷毀原因、銷毀日期等），以便于對從前銷毀的操作進(jìn)行檢索。鑒定銷毀的流程應(yīng)該下圖所示：（七）借閱管理部分借閱管理部分功能應(yīng)包括：借閱、歸還和催還，并可以打印借閱單和催還單。還可以對電廠用戶的借閱情況，以及網(wǎng)上電廠用戶對檔案查詢和利用情況進(jìn)行方便地統(tǒng)計和打印。借閱管理部分應(yīng)分為紙介質(zhì)檔案的借閱管理和電子檔案的檢索統(tǒng)計兩部分。借閱流程應(yīng)如下圖所示：（八）檢索查詢部分檢索子系統(tǒng)主要是對本系統(tǒng)所管理的各類檔案進(jìn)行多種方式的檢索、瀏覽和下載。電廠用戶在查詢時可按：分類、工程項目、案卷、文件、進(jìn)行各種條件的組合檢索，也

10、應(yīng)提供卡片檢索等方式，另外，檢索查詢部分應(yīng)支持對用戶庫和日志庫也可進(jìn)行組合檢索，并可以打印檢索結(jié)果。電廠用戶在檔案系統(tǒng)中檢索，只要權(quán)限允許，應(yīng)可以直接瀏覽到所需信息的原文，甚至于下載到本地機(jī)供用戶利用。該模塊中的檢索查詢應(yīng)均受到權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng)中用戶和檔案權(quán)限的限制。（九）統(tǒng)計報表部分通過統(tǒng)計報表部分，檔案管理人員應(yīng)能夠完成檔案工作所需的任意報表的設(shè)計和打印工作。該部分應(yīng)該有較強大的報表設(shè)計功能，可以打印和統(tǒng)計各種檔案數(shù)據(jù)，并可以靈活的定義統(tǒng)計項和檢索條件等。該系統(tǒng)應(yīng)該可以打印所有檔案管理所需的信息，例如：卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等。（十）光盤制作部分光盤制作部分應(yīng)全面支持由國家科技部、國家檔

11、案局、國家技術(shù)質(zhì)量監(jiān)督局等幾家單位聯(lián)合制定的CAD 文件光盤存儲標(biāo)準(zhǔn)，可以對標(biāo)準(zhǔn)格式的光盤進(jìn)行數(shù)據(jù)讀入、數(shù)據(jù)輸出及檢索，并可將檔案數(shù)據(jù)按照上述標(biāo)準(zhǔn)的格式直接存儲在光盤中。形成的光盤檔案應(yīng)可以用于數(shù)據(jù)交換和電子檔案的脫機(jī)保管。（十一）WEB查詢系統(tǒng)WEB檢索子系統(tǒng)部分應(yīng)作為本單位檔案信息的發(fā)布、查詢和下載利用的平臺，既可獨立使用，也可嵌入我單位主頁，為電廠用戶的檢索查詢提供了極大方便。WEB查詢系統(tǒng)應(yīng)有如下功能：l B/S結(jié)構(gòu)，客戶端無須安裝任何軟件，便于維護(hù)和升級。l 可與電子檔案數(shù)據(jù)庫連接，進(jìn)行檔案信息的查詢和利用。l 對檔案檢索查詢的權(quán)限完全受檔案管理軟件中權(quán)限設(shè)置的控制，充分保證檔案的安

12、全性。l 模糊檢索功能。l 可支持我單位圖形圖像等電子文件的瀏覽和顯示l 可外掛瀏覽器和漢字庫。 （十二）數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換部分?jǐn)?shù)據(jù)轉(zhuǎn)換部分應(yīng)可以滿足如下需求：檔案管理人員在客戶機(jī)上進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)工作，而不用去操作服務(wù)器上的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，應(yīng)對檔案數(shù)據(jù)的安全性提供良好保障。數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換流程應(yīng)如下圖所示：備份檔案選擇檔案類型備份到硬盤用戶備份/恢復(fù)選項恢復(fù)到數(shù)據(jù)庫恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換部分還應(yīng)提供備份/恢復(fù)日志，以供檔案管理員查詢。（十三）全文檢索模塊系統(tǒng)應(yīng)具有專業(yè)的全文檢索模塊，可以為用戶實現(xiàn)屬性查詢、同義詞查詢、相關(guān)文件提示等傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫查詢方式無法實現(xiàn)的智能檢索功能。全文檢索系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)嵌快速OCR技術(shù)，可以無須人工干預(yù)，自