辦公室主任特訓(xùn)第16章：秘書(shū)人員的配備

1、第十六章秘書(shū)人員的配備和使用標(biāo)準(zhǔn)第一節(jié)秘書(shū)人員的配備為了切實(shí)依循秘書(shū)工作的客觀規(guī)律做好秘書(shū)工作，除了要繼續(xù)研究行政管理體制，秘書(shū)機(jī)構(gòu)設(shè)置、內(nèi)外環(huán)境因素、秘書(shū)人員的素質(zhì)培養(yǎng)、技能提高等方面的問(wèn)題外，對(duì)秘書(shū)人員的配備問(wèn)題進(jìn)行一些具體而深入的探討，是非常必要的，也是極其有益的。根據(jù)秘書(shū)工作的歷史經(jīng)驗(yàn)，特別是秘書(shū)工作發(fā)展提出的更高要求，在配備秘書(shū)人員中，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持下述原則：一、適應(yīng)性原則所謂適應(yīng)性原則，就是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性特點(diǎn)，工作習(xí)慣來(lái)配備秘書(shū)。歷史和現(xiàn)實(shí)都表明，領(lǐng)導(dǎo)因經(jīng)歷、學(xué)識(shí)、素養(yǎng)、氣質(zhì)的不同，其個(gè)性和工作習(xí)慣也會(huì)有所不同。這就要求，在為領(lǐng)導(dǎo)選配秘書(shū)時(shí)，必須充分注意到這一點(diǎn)。如果不加考慮地、隨便地給

2、領(lǐng)導(dǎo)配上一個(gè)不“適應(yīng)”其個(gè)性特點(diǎn)和工作習(xí)慣的秘書(shū)，就會(huì)程度不同地影響領(lǐng)導(dǎo)工作的開(kāi)展和領(lǐng)導(dǎo)能力的發(fā)揮。相對(duì)地，也會(huì)因此隱沒(méi)秘書(shū)的個(gè)性特點(diǎn)。這樣，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和秘書(shū)雙方都不利。那么，具體如何根據(jù)“適應(yīng)性”的原則來(lái)選配領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)呢？這里，需要把握好兩點(diǎn)：1.要了解領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性特點(diǎn)看其性格是耿直的，豪爽的，還是沉穩(wěn)的、持重的。2.要了解領(lǐng)導(dǎo)處理問(wèn)題的習(xí)慣有些領(lǐng)導(dǎo)處理問(wèn)題以“單刀直入”見(jiàn)長(zhǎng)，遇事當(dāng)機(jī)立斷；而有些領(lǐng)導(dǎo)處事則不緊不慢，凡事從長(zhǎng)計(jì)議，三思而行；還有些領(lǐng)導(dǎo)處理問(wèn)題擅長(zhǎng)隨時(shí)制宜，相機(jī)行事。對(duì)于這些各具特點(diǎn)的領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)及工作習(xí)慣，秘書(shū)機(jī)構(gòu)須了如指掌，以便在為領(lǐng)導(dǎo)選配秘書(shū)時(shí)做到因人制宜，配置得當(dāng)。二、職能性原則

3、所謂職能性原則，就是按照領(lǐng)導(dǎo)的管理職能要求配備秘書(shū)。在一個(gè)單位和地區(qū)，由于領(lǐng)導(dǎo)分工的不同，其管理職能也不一樣。這就是說(shuō)為領(lǐng)導(dǎo)配備秘書(shū)不能套用一個(gè)模式。按領(lǐng)導(dǎo)管理職能配備秘書(shū)可試用以下幾種方法：1.專業(yè)對(duì)應(yīng)法采用這一方法的要求，是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的管理職能及專業(yè)分工情況來(lái)選配能適應(yīng)那些特定條件的秘書(shū)。比如，處在行政管理崗位上的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)具有行政管理專業(yè)知識(shí)及其技能的秘書(shū)；處在經(jīng)濟(jì)管理崗位上的領(lǐng)導(dǎo)則應(yīng)配備具有經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)知識(shí)及其專門(mén)技能的秘書(shū)；而主管科技工作的領(lǐng)導(dǎo)即應(yīng)配備知曉科技專業(yè)知識(shí)并能熟練地辦理科技事務(wù)的秘書(shū)等等。這樣配備，既有利于領(lǐng)導(dǎo)獲得直接的“外腦”效應(yīng)，也有利于有關(guān)秘書(shū)履行其專業(yè)輔助職能。2.層級(jí)

4、選配法在領(lǐng)導(dǎo)層中，不僅有管理職能、專業(yè)分工的區(qū)分，而且有管理權(quán)限的區(qū)分，這是層級(jí)選配法的客觀依據(jù)。對(duì)于處在正職位置上、級(jí)別相對(duì)高出一格的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)考慮選配專業(yè)職務(wù)、工作經(jīng)歷稍高一點(diǎn)的秘書(shū)；對(duì)于處在副職位置上、級(jí)別相對(duì)低一格的領(lǐng)導(dǎo)，可考慮選配專業(yè)職務(wù)、工作資歷稍低一點(diǎn)的秘書(shū)。這樣選配秘書(shū)，一方面是顧及到領(lǐng)導(dǎo)工作的客觀需要，另一方面是要切實(shí)解決因人施才的問(wèn)題。另外，在秘書(shū)人員的配置上，秘書(shū)部門(mén)的層次越高，分工越細(xì)，人員編制也相對(duì)較多，內(nèi)部分設(shè)負(fù)責(zé)不同業(yè)務(wù)的處(科)。層次低一些的秘書(shū)部門(mén)，內(nèi)部不設(shè)處(科)，只有人員的分工或工作的側(cè)重。層次越高的秘書(shū)部門(mén)，專業(yè)人才越多，不僅要有在行政工作、政治工作、后勤

5、工作組織協(xié)調(diào)方面具有一定經(jīng)驗(yàn)的人員，還要有不少能掌握一定現(xiàn)代化技術(shù)和業(yè)務(wù)技能的人才。在工作的側(cè)重點(diǎn)上，層次較高的秘書(shū)部門(mén)重點(diǎn)是搞好綜合協(xié)調(diào)和對(duì)有關(guān)工作的指導(dǎo)；層次較低的秘書(shū)部門(mén)則側(cè)重搞好日常性的實(shí)際工作。這些客觀情況，也是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和秘書(shū)部門(mén)在采用層次選配法配置秘書(shū)人員時(shí)應(yīng)當(dāng)考慮的問(wèn)題?？傊?，配備秘書(shū)人員的職能性原則和方法如果把握得好，將有助于解決各取所需，人盡其才的問(wèn)題。 三、類型性原則所謂類型性原則，就是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的性質(zhì)和秘書(shū)人員的特長(zhǎng)，按照類型來(lái)配備秘書(shū)。關(guān)于這個(gè)問(wèn)題。具體來(lái)說(shuō)就是：重點(diǎn)要配備好智囊型秘書(shū)；一般要配備好綜合型秘書(shū)；適當(dāng)配備好專才型秘書(shū)。1.重點(diǎn)配備好智囊型秘書(shū)要善于根據(jù)領(lǐng)

6、導(dǎo)工作的性質(zhì)及其特殊需要，專門(mén)為主要擔(dān)負(fù)決策職責(zé)和研究性任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)選配好參謀和助手。2.一般配備好綜合型秘書(shū)在為所有領(lǐng)導(dǎo)配備秘書(shū)時(shí)，都要確保所配秘書(shū)具有素質(zhì)上、專業(yè)技能上的綜合性。3.適當(dāng)配備好專才型秘書(shū)要能根據(jù)秘書(shū)工作中的某些專業(yè)性很強(qiáng)的崗位選配好具有專門(mén)技能的秘書(shū)。這樣，既有利于提高專門(mén)工作的效率，也有利于提高秘書(shū)工作的攻關(guān)能力。第二節(jié)秘書(shū)人員的使用秘書(shū)工作是秘書(shū)如何為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)與領(lǐng)導(dǎo)如何使用秘書(shū)這兩個(gè)方面的對(duì)立統(tǒng)一。這里，專門(mén)講一下領(lǐng)導(dǎo)如何正確使用秘書(shū)的問(wèn)題。考察領(lǐng)導(dǎo)使用秘書(shū)的正反經(jīng)驗(yàn)，領(lǐng)導(dǎo)正確使用秘書(shū)，領(lǐng)導(dǎo)者必須具備“三個(gè)素養(yǎng)”，掌握“三個(gè)原則。”一、三個(gè)素養(yǎng)1.科學(xué)素養(yǎng)即善于運(yùn)用馬克思

7、主義的基本原理對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行全面有效的戰(zhàn)略思考，思維品格優(yōu)秀，思想方法正確，洞察力強(qiáng)，知識(shí)面廣。2.作風(fēng)素養(yǎng)即能為人師表，胸懷寬廣，禮賢下士，謙遜嚴(yán)謹(jǐn)，勤勉踏實(shí)，敢于承擔(dān)責(zé)任，能以高尚的品德和情操贏得下屬的信賴。3.性格素養(yǎng)即具有一定的“帥”才或“將”才氣質(zhì)，開(kāi)朗、樂(lè)觀、爽快、幽默、堅(jiān)定、沉著，善于審時(shí)度勢(shì)，敢于拍板決斷，勇于開(kāi)拓創(chuàng)新。二、三個(gè)原則1.尊重的原則領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)是上下級(jí)關(guān)系，實(shí)質(zhì)是平等的同事關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)待秘書(shū)人員要尊重。尊重不僅是口頭上的，而應(yīng)該體現(xiàn)在行為上。(1)不要干預(yù)秘書(shū)部門(mén)的工作。屬于秘書(shū)部門(mén)職能權(quán)限范圍之內(nèi)的事，不能隨便干預(yù)和插手，更不能不顧秘書(shū)部門(mén)的意愿直接處理應(yīng)屬于秘書(shū)

8、部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的工作。否則就會(huì)傷害秘書(shū)的自尊心，久而久之，會(huì)使秘書(shū)產(chǎn)生逆反心理，使上下級(jí)的人際關(guān)系和工作受到影響。(2)對(duì)秘書(shū)請(qǐng)示匯報(bào)工作，要耐心，不要草率、武斷，不要不加思量地回答下級(jí)提出的問(wèn)題；不要擺官架子，充當(dāng)“家長(zhǎng)”或“審判官”的角色；更不要不顧實(shí)際瞎指揮，不珍惜秘書(shū)的勞動(dòng)，要明白確切地傳達(dá)組織的決議，對(duì)秘書(shū)的請(qǐng)示要有明朗的態(tài)度，不要使秘書(shū)不知所措，無(wú)所適從。(3)要虛心聽(tīng)取秘書(shū)的意見(jiàn)和建議，不要武斷“打官腔”，就是秘書(shū)有過(guò)錯(cuò)，也要以理服人，切不可以權(quán)壓人。2.信任的原則領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)要充分地信任。信任可以產(chǎn)生無(wú)窮的動(dòng)力。(1)要做到“用人不疑，疑人不用”。如果用而不信，就會(huì)使秘書(shū)事事掣肘

9、，勢(shì)必壓抑秘書(shū)的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，使他們的聰明才智無(wú)法發(fā)揮出來(lái)。如果疑而用之(指任用不宜承擔(dān)秘書(shū)工作的人員或不宜做某項(xiàng)工作的秘書(shū))，則不僅會(huì)降低領(lǐng)導(dǎo)的威信，而且會(huì)給事業(yè)帶來(lái)?yè)p失。(2)要做到適當(dāng)?shù)胤艡?quán)，為秘書(shū)創(chuàng)造良好的內(nèi)部條件和外部環(huán)境，使秘書(shū)有用武之地，不要畫(huà)框框、定調(diào)調(diào)，總是唯我獨(dú)尊，非我不可。3.激勵(lì)的原則領(lǐng)導(dǎo)要用秘書(shū)，首先就要理解秘書(shū)。人是有思維、有感情、有欲望的。領(lǐng)導(dǎo)者要視下屬為既有物質(zhì)欲望等生活需求的“經(jīng)濟(jì)人”，又有心理尊重和成就欲望等精神需求的“社會(huì)人”；既要了解下屬的需求，關(guān)心下屬的疾苦，又要?jiǎng)?chuàng)造發(fā)展下屬個(gè)性的條件，讓下屬獨(dú)立地有創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。只有這樣，下屬才會(huì)把自己的命運(yùn)與組織系統(tǒng)的目標(biāo)緊緊地連接在一起，從而自覺(jué)地努力工作。運(yùn)用好激勵(lì)的原則，通過(guò)科學(xué)的方法激發(fā)人的內(nèi)在潛力，充分調(diào)動(dòng)人的積極性和創(chuàng)造性，是領(lǐng)導(dǎo)者必須潛心研究和實(shí)踐的課題。既要使秘書(shū)親身體驗(yàn)到實(shí)現(xiàn)自我需求的滿足，又要激發(fā)其主