對(duì)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》的思考

1、 對(duì)企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定的思考 鄒靜摘 要：國(guó)家檔案局10號(hào)令是適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的檔案管理工作要求，是企業(yè)結(jié)合實(shí)際貫徹執(zhí)行的文件。我公司通過(guò)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，完善檔案人員隊(duì)伍，充分發(fā)揮專兼檔案員職能，分步驟確定歸檔范圍，完善檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)歸檔文件的應(yīng)歸盡歸。關(guān)鍵詞：檔案局10號(hào)令；檔案資源；資產(chǎn)關(guān)系檔案管理2012年12月17日，國(guó)家檔案局頒布了企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定（國(guó)家檔案局令第10號(hào)，以下簡(jiǎn)稱10號(hào)令），自2013年2月1日施行。我所在單位公司對(duì)10號(hào)令開始加大力度組織學(xué)習(xí)和落實(shí)。在學(xué)習(xí)過(guò)程中深刻認(rèn)識(shí)到10號(hào)令不僅是對(duì)企業(yè)文件材料的歸檔范圍和保管期限的規(guī)定

2、，也是在企業(yè)作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)主體地位不斷凸顯的大背景下，結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展特點(diǎn)開展企業(yè)檔案資源建設(shè)的重要依據(jù)。1 10號(hào)令出臺(tái)的重要背景1、企業(yè)檔案管理隨著市場(chǎng)的發(fā)展而發(fā)展近年來(lái)，我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)管理再社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下伴隨著信息化的發(fā)展帶來(lái)了包含企業(yè)檔案管理的變化，其變化在兩個(gè)方面表現(xiàn)得尤為突出，一方面企業(yè)管理在規(guī)范企業(yè)內(nèi)控管理、科研生產(chǎn)一線輸入、研發(fā)實(shí)力積累、追蹤產(chǎn)品質(zhì)量、展現(xiàn)企業(yè)形象等方面所起的重要憑證依據(jù)和參考作用越來(lái)越明顯；另一方面，企業(yè)檔案管理的環(huán)境、對(duì)象等都發(fā)生全新的變化，特別是電子文件的大量產(chǎn)生，給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來(lái)挑戰(zhàn)和機(jī)遇。2、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下對(duì)檔案管理提出了更高的要求國(guó)際上

3、，安然事件出現(xiàn)后，美國(guó)版本了“薩班斯法案”，該法案明確了會(huì)計(jì)檔案的保管期限，而且要求必須充分保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性和長(zhǎng)期可用性。在國(guó)內(nèi)，財(cái)政部、審計(jì)署、證監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)五部門印發(fā)的企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范、企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用、評(píng)價(jià)和審計(jì)指引中，要求企業(yè)應(yīng)當(dāng)妥善保存相關(guān)記錄或資料，要求企業(yè)建立完善的檔案記錄管理。3、10號(hào)令引入了資產(chǎn)關(guān)系的內(nèi)容10號(hào)令第三條指出：“各級(jí)檔案管理部門依照資產(chǎn)關(guān)系分別負(fù)責(zé)對(duì)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督?！边@其中將“資產(chǎn)關(guān)系”概念引入到檔案工作中，是十分必要和及時(shí)的。也就是說(shuō)，企業(yè)的資產(chǎn)管理范圍就是企業(yè)檔案的管理范圍，而且從10號(hào)令的歸檔范圍來(lái)看，

4、也是囊括了企業(yè)所有的各類活動(dòng)中產(chǎn)生的重要文件。2 10號(hào)令的法律地位10號(hào)令“以令”的形式發(fā)布，屬國(guó)務(wù)院部門規(guī)章，是除檔案法和檔案法實(shí)施方法等法律法規(guī)外最有效的文件，居于一般的辦法、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范上。10號(hào)令對(duì)企業(yè)文件材料收集、歸檔的范圍和相應(yīng)的保管期限的規(guī)定實(shí)用性和操作性很強(qiáng)，是對(duì)現(xiàn)有企業(yè)檔案管理依據(jù)的有益補(bǔ)充。3 在落實(shí)10號(hào)令過(guò)程中的思考1、組織學(xué)習(xí)、完善隊(duì)伍公司對(duì)專職檔案員和兼職檔案員進(jìn)行10號(hào)令內(nèi)容的宣貫和組織學(xué)習(xí)。按照“企業(yè)的資產(chǎn)管理范圍就是企業(yè)檔案的管理范圍”思路的指引，我們意識(shí)到兼職檔案員掌握的第一手材料很關(guān)鍵，只有充分發(fā)揮兼職檔案員的作用，讓其掌握10號(hào)令對(duì)本部門文件材料的要求，

5、才有可能實(shí)現(xiàn)文件材料的“應(yīng)歸盡歸”。2、分步梳理公司檔案歸檔范圍和保管期限集中學(xué)習(xí)后，考試分步梳理公司實(shí)際的檔案歸檔范圍和保管期限。第一步是部門層級(jí)的梳理。部門兼職檔案員對(duì)照10號(hào)令的范圍要求，梳理各部門應(yīng)當(dāng)歸檔的范圍和保管期限。第二步是公司級(jí)的梳理。專職檔案在匯總部門的情況后，進(jìn)行集中討論，確定公司文件材料的歸檔范圍和保管期限，并納入公司檔案頂層文件。3、與現(xiàn)有檔案類目劃分的銜接公司按照10號(hào)令的總歸檔范圍，設(shè)計(jì)了規(guī)檔方案，最大限度地發(fā)掘現(xiàn)有檔案類目的包容性，將新的歸檔范圍盡可能合理地納入其中。并要求完成歸檔范圍與檔案類目劃分的對(duì)應(yīng)關(guān)系的梳理。同時(shí)，完善公司現(xiàn)有各門類的檔案管理方法，將新的歸檔范圍和保管期限要求納入到具體的管理方法中。兼職檔案員只需要熟知自己部門的歸檔范圍和保管期限，做到應(yīng)歸盡歸。歸檔材料與檔案類目的銜接由專職檔案員完成。4、加強(qiáng)預(yù)立卷指導(dǎo)，積極為公司各類檢查提供檔案材料公司檔案部門樹立了檔案前端控制思想，要求對(duì)檔案產(chǎn)生部門的預(yù)立卷指導(dǎo)工作，監(jiān)督歸檔前的文件管理活動(dòng)，與業(yè)務(wù)部門配合。通過(guò)上述幾個(gè)方面的措施，公司的檔案資源體系建設(shè)進(jìn)一步完善。然而，檔案資源建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的基礎(chǔ)性工作，以后我們將持續(xù)深入貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案局10號(hào)令，大力推進(jìn)檔案資源建設(shè)，促進(jìn)企