2021年公司辦公自動化管理規(guī)定

1、精編word文檔 下載可編輯1 目的為強化公司辦公自動化系統(tǒng)的管理，確保系統(tǒng)各功能有效運行，信息及時處理和反饋。對電子公文準確、規(guī)范、安全、及時地進行處理，提高工作效率。2 適用范圍本規(guī)定適用公司內(nèi)部各單位、解放經(jīng)銷商、服務站辦公自動化系統(tǒng)的管理。3 術(shù)語和定義電子公文電子公文是指在企業(yè)管理過程中所形成的具有行政效力和規(guī)范體式，能被計算機處理、拷貝、存儲和現(xiàn)代數(shù)據(jù)通信技術(shù)傳遞的公務文書如（決定、決議、指示、請示、批復、通知、通告、通報、報告、會議紀要、專題會議紀要、公函等）。文秘資源網(wǎng)4 職責1公司辦公室是公司辦公自動化系統(tǒng)的管理部門，對公司辦公自動化系統(tǒng)的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核

2、公司辦公自動化系統(tǒng)的使用、運轉(zhuǎn)、保密情況。2公司電算室是保證公司辦公自動化系統(tǒng)正常運行的系統(tǒng)維護部門，對公司辦公自動化系統(tǒng)能否正常運行負責，并負責對永久保留的信息備份工作。3人力資源開發(fā)室負責人員流動、用戶變更信息的及時提供。4網(wǎng)絡室是解放經(jīng)銷商辦公自動化系統(tǒng)的管理部門，對解放經(jīng)銷商辦公自動化系統(tǒng)的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核解放經(jīng)銷商辦公自動化系統(tǒng)的使用、運轉(zhuǎn)、保密情況。5服務管理部是解放服務站辦公自動化系統(tǒng)的管理部門，對解放服務站辦公自動化系統(tǒng)的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核解放服務站辦公自動化系統(tǒng)的使用、運轉(zhuǎn)、保密情況。5 管理要求1 電子公文管理規(guī)定。1 電子公文與紙質(zhì)公

3、文關(guān)系。1各部門須指定專人負責辦公系統(tǒng)管理，按紙質(zhì)公文辦理程序處理電子公文。2電子公文行文關(guān)系，與紙質(zhì)公文的行文關(guān)系相同。3除特殊注明外，電子公文與紙質(zhì)公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。4電子公文的公文要素與紙質(zhì)公文基本一致，包括公文版頭、秘密等級、發(fā)文字號、簽發(fā)人、公文標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、主題詞、抄報抄送機關(guān)、附件等。4電子公文的辦理分為收文和發(fā)文辦理，其工作流程與紙質(zhì)公文工作流程基本相同。2上機操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令，并保守秘密，在系統(tǒng)中不得從事與工作無關(guān)的活動，系統(tǒng)用畢應及時退出該系統(tǒng)。上機人員調(diào)離工作崗位應及時通知辦公室和電算調(diào)整業(yè)務流程、更

4、改用戶設置。非辦公系統(tǒng)中注冊的人員不得上機操作或瀏覽。3 對機密級以上（含機密級）的文件和篇幅較長的轉(zhuǎn)發(fā)附件，仍以紙質(zhì)方式發(fā)送，但要形成簡要說明，進入業(yè)務流程，批復工作仍在辦公系統(tǒng)中進行。4 使用人員要在每個工作日8:-8:3和16:-16:3期間察看待辦事宜，并簽署意見。5國家秘密級以上（含秘密級）和集團公司機密級秘密公文不得以電子公文形式在網(wǎng)上傳遞。6各部門在收到電子公文后，有必要復制成一份（經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準可復制成多份）紙質(zhì)公文，應需在所復制成的紙質(zhì)公文右上角加蓋復制專用章（電子公文復制專用章圖樣附后）注明復制單位、日期、份數(shù)，然后繼續(xù)辦理的其他程序。所收到的相同紙質(zhì)公文應作為備份存檔。7

5、 電子公文處理和存儲，必須采用專用的計算機和存儲設備，由收到電子公文的人員負責管理，確保有關(guān)設備的安全。8 電子公文介質(zhì)硬（軟）磁盤、磁帶、光盤等應按下列要求管理1 電子公文介質(zhì)的使用和保存，等同紙質(zhì)公文的使用和保存。2 電子公文介質(zhì)的維護和維修，由公司電算室負責。3 電子公文介質(zhì)的銷毀，等同紙質(zhì)公文的銷毀，須進行登記并由兩人監(jiān)銷，確保不漏銷、不丟失。9用戶認證管理。1用戶密碼方式用戶首次登陸時系統(tǒng)強制更改密碼，日常要求每隔1個月修改用戶密碼。2建議系統(tǒng)采用電子身份認證卡確保系統(tǒng)的安全。1用戶管理。1.1用戶重新審核將現(xiàn)有的oa用戶按部門列表由用戶所在部門領(lǐng)導簽字確認。1.2新用戶申請程序新增

6、用戶由本人填寫新增(變更)用戶表（附后），本部門領(lǐng)導簽字后，到人力資源開發(fā)室蓋章確認，由電算室創(chuàng)建用戶。1.3用戶權(quán)限變更當對用戶權(quán)限有特殊需要時，請?zhí)顚懹脩魴?quán)限變更表（附后）。1.4用戶變更人員流動時，由人力資源開發(fā)室填寫用戶新增（變更）表（附后）提供給電算室，由電算室對這些用戶變更所屬部門。1.5用戶注銷人員調(diào)離，退休、退養(yǎng)、離職時，由人力資源開發(fā)室填寫用戶注銷表（附后）提供給電算室，由電算室注銷用戶。11用戶組管理。11用戶群組重新審核將群組名稱及群組成員列出后，由各主管部門重新審核。12新用戶組申請程序由使用部門填寫用戶新增（變更）表（附后），與電算室協(xié)商創(chuàng)建。13用戶組的日常管理用戶

7、組由電算室進行日常維護。14用戶組信息的發(fā)布為方便查詢各用戶組包含的成員，電算室將每隔一個月在通知公告中發(fā)布用戶組信息。12功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專人對模塊中的文檔進行維護。13系統(tǒng)操作要求。11要求每天早8打開oa辦公系統(tǒng)，下班時觸發(fā)按鈕，形成的信息由各部門專人管理并與考勤掛勾。12上班期間每隔一個小時查看一次最新信息。13各模塊的主管理單位負責及時更新信息。14信息管理要求。11電子郵件系統(tǒng)要求經(jīng)常清理，保證郵件占用空間小于1m。12通知公告、留言板文檔保留一個月時間，超期后由電算室對文檔進行刪除。13公文管理、黨委工作、食堂管理由辦公室對文檔進行維護。14政策法規(guī)、經(jīng)濟責任

8、制由企管辦對文檔進行定期維護。15信息發(fā)布、信息收集由指定部門的專人負責維護。16對于永久保留的信息由電算室負責備份。17重要信息主管理部門要自已備份2經(jīng)銷商電子公文管理規(guī)定。1每家經(jīng)銷商一個用戶名，由專人管理與使用，用戶名和密碼要有兩人知曉，避免人員調(diào)動，其他人不能登錄。2上機人員調(diào)離工作崗位，新的操作人員應及時更改用戶設置。3上機操作人員必須熟記用戶名和密碼，并保守秘密。4上機操作人員在系統(tǒng)中不得從事與工作無關(guān)的活動，系統(tǒng)用畢應及時退出該系統(tǒng)。5不許將ie瀏覽器設置成“表單自動提示密碼”。6上機人員不得在郵件系統(tǒng)中向所有用戶群發(fā)郵件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，作為劣跡記入經(jīng)銷商綜合考評。7使用人員要每日登

9、錄系統(tǒng)，至少保證早、晚各一次，并及時將一汽貿(mào)易總公司的有關(guān)信息通知到相關(guān)人員。3服務商電子公文管理規(guī)定。1外來公文進行登記、處理，在收文流程中處理，例如一汽網(wǎng)上公文、服務通報、月報審核通知及其它形式的文件等。由服務站資料員負責管理流程。2服務站內(nèi)部制定的公文，需按流程辦理且歸檔，在發(fā)文流程中辦理。由服務站資料員負責管理流程。3信息采編用來從各種媒體采集各種相關(guān)信息，經(jīng)篩選整理編輯后形成各種主題刊物，進行發(fā)布。例如質(zhì)量信息反饋、重大質(zhì)量問題匯報、用戶信息、索賠申請、市場信息等。主要由持有一汽貿(mào)易公司頒發(fā)的培訓上崗證的服務經(jīng)理、鑒定員、資料員負責。4公共服務為各服務站提供資料和服務，資料內(nèi)容由服務管理部整理更新后供查詢、使用。1服務系統(tǒng)通訊錄，供服務站使用，主要由貿(mào)易公司電算室負責。2服務信息通報、月報審核信息每月由服務管理部進行編寫，以供服務站查看。3資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料，例如新車型信息、產(chǎn)品改進信息、零部件信息、故障編碼、保用標準等。主要由服務管理部負責。4電子公告板用于發(fā)布各類公共信息和通知等，各服務站均可發(fā)布。5直接發(fā)送電子郵件主要是用于小范圍內(nèi)的信息溝通。6關(guān)于磁盤上機使用的規(guī)定。1凡從外單位帶回、拷回或購回的磁盤，必須由有關(guān)服務站站長同意并經(jīng)服務站計算機管理人員作病毒檢查后，方可上機使用。2外