公司文件與資料控制程序

1、xxxxxx有限公司文件編號rgl-qp-4.2-001版本號/修訂號 a/00文件類型程序類文件頁碼page 9 of 9- 9 -文件標題文件與資料控制程序生效日期2010-9-1xxxxxxx有限公司文件與資料控制程序編 制文件編號rgl-qp-4.2-001受 控：審 核文件版號a/00批 準生效日期2010年9月1日非受控：修訂狀態(tài)版 本修訂記錄編 制審 核批 準生效日期a 首次發(fā)行2010年9月1日發(fā)放部門份 數(shù)簽收記錄發(fā)放部門份 數(shù)簽收記錄受控狀態(tài)1.目的：對與質(zhì)量體系有關的文件和資料進行控制，確保各相關場所使用的文件和資料是現(xiàn)行的有效版本。2.適用范圍：本程序文件適用于與質(zhì)量體

2、系有關的文件和資料，包括外來的有關資料和圖樣。3.職責：3.1品管部文控中心負責全廠各相關文件的發(fā)放、更改控制及管理工作。3.2生產(chǎn)工程技術部負責技術文件的編制以及通知文控中心予以發(fā)放及舊版的回收。3.3各相關部門負責本部門所使用工作文件和資料的管理。3.4質(zhì)量手冊由管理者代表審核，總經(jīng)理批準；程序文件由相應部門主管審核，管理者代表批準；計量檢測方面的文件由品管部主管審批；工作文件由使用部門負責人審核，交副總經(jīng)理或管理者代表批準。4.工作程序：4.1文件格式、類別、編號、狀態(tài)之規(guī)定4.1.1本公司文件的基本格式包括頁眉、頁腳。頁眉的內(nèi)容主要包括公司名稱、文件編號及版號、修改狀態(tài)；頁腳的內(nèi)容主要

3、包括編制人、審核人、批準人。文件名位于文件正文的前面。各部門文件編寫時應盡量采用上述格式。 4.1.2公司質(zhì)量體系文件主要類別及其代號有：質(zhì)量手冊qm、程序文件qp、規(guī)定類文件ru、（含技術性文件、管理性文件、標準類文件）、質(zhì)量計劃qap、記錄表格r、作業(yè)指導書wi等。a)本公司文件及編號格式如下：rgl 文件序號版本號a、by、z（僅限于質(zhì)量記錄版本之表示文件類別部門代號 瑞高利代號b)程序文件及質(zhì)量手冊編號格式如下：rgl 程序文件為文件序號、質(zhì)量手冊為版本號 程序文件對應要素，質(zhì)量手冊為編制、修改年份文件類別瑞高利代號c)本公司各部門代碼如下：部門總經(jīng)理室（總經(jīng)辦）管理者代表采購部市場部

4、生產(chǎn)計劃/生產(chǎn)部生產(chǎn)工程技術部(亦稱工程部)產(chǎn)品開發(fā)設計部物料計劃控制部財務部代號mogdcgcdpc/scpepfmcfd部門品管部行政人事部沙發(fā)車間紙箱車間珍珠棉車間寶麗龍車間文控中心貨倉部代號qcpsprpnpjasdcwhd)文件序號用“001、002、003”或“01、02”等表示。e)文件版本用a、b、c等大寫字母表示。f)修改號用“00、01、02”表示。質(zhì)量手冊編號中無部門代號，文件序號采用本公司最新質(zhì)量手冊編著或更新的年份號表示，如本廠現(xiàn)采用的iso標準為2000版，2010年統(tǒng)一編著則本廠的第一版質(zhì)量手冊的編號為：rgl-qm-201

5、0-a。4.1.3 工程資料、體系文件（質(zhì)量手冊、程序文件、規(guī)定類文件、作業(yè)指導書）、生產(chǎn)合同均為受控文件，受控文件之正文均蓋紅色“受控文件”章，其中體系文件還須加蓋“文件生效章”并在“文件生效章”空白處注明“領用部門代號-受控編號”，其它生產(chǎn)排期、一般通知類勿須受控，但須有領用人簽名，以便更改時能即時通知到領用人員，另質(zhì)量記錄原稿應受控(具體按4.2.3要求進行)。4.2文件的編寫4.2.1質(zhì)量手冊由管理者代表、qc部文控中心負責招集相關人員對質(zhì)量體系進行診斷、策劃后進行編制，由文控中心編寫，再交管理者代表審核、總經(jīng)理批準 后頒布實施。原件交文控中心保存并由文控中心分發(fā)至各個職能部門。程序文

6、件由相關的職能部門負責人在管理者代表及文控中心負責人的指導下根據(jù)國家標準及公司運作的實際需要進行編寫，由部門主管或經(jīng)理審核后交管理者代表批準生效。原件交文控中心保存并由文控中心分發(fā)至各個職能部門。4.2.2工作文件的編寫由各部門指定熟悉相關工作的人員進行編寫，部門主管審核，由部門經(jīng)理或管理者代表批準后，原件交文控中心按需要進行分發(fā)，文控中心必須隨時查核現(xiàn)場工作文件使用之有效版本。4.2.3記錄表格作為一種特殊的工作文件，由需要部門或主管部門進行編制，其格式和內(nèi)容應經(jīng)本部門主管或經(jīng)理審核（并在原件背面簽名）后即可生效。原件統(tǒng)一保存于文控中心，各部門需用時到文控中心領取原件之復印件。必要時，應制定

7、使用說明，指導表格填寫人員正確使用表格。4.2.4當有必要編制質(zhì)量計劃時，由管理者代表組織各相關部門進行編寫。具體工作可由管理者代表委托文控中心進行：會議召開、資料收集整理、項目質(zhì)量目標制定、文件起草、組織討論、交由各部門相關人員審核后最終由管理者代表批準。原件交文控中心保存，并按需要進行分發(fā)。4.2.5品管部負責編寫有關檢驗和試驗規(guī)范、規(guī)程，統(tǒng)一試驗、檢測方法和檢驗規(guī)則。4.3文件的審批4.3.1質(zhì)量手冊由文控中心編制，報管理者代表審核、總經(jīng)理批準;程序文件由各職能部門主管審核，管理者代表批準;4.3.2檢驗方法標準由品管部qe編寫，由品管部主管負責審批; 4.3.3各生產(chǎn)車間或組的工作類文

8、件由其負責人審核，其它部門工作類文件由其部門負責人審核、副總經(jīng)理或管理者代表批準；4.3.4工程資料類除產(chǎn)品流程圖須由總經(jīng)理批準外，其余如裝配流程圖等相關工程資料由生產(chǎn)工程技術部主管批準即可。4.4文件的發(fā)放4.4.1體系文件的發(fā)放由文件管理員視需要而定;4.4.2文件領用人在“文件發(fā)放記錄”上簽名領取注有分發(fā)號和加蓋“受控文件” 印章的文件，每份受控文件只有唯一的分發(fā)號，便于識別和追溯。“受控文件”章加蓋文件的某一空白位。4.4.3凡加蓋“受控文件”印章的文件禁止復印，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，應立即由文件管理人員收回并銷毀，并視情節(jié)追究相關人員的責任;4.4.4當文件破損嚴重，影響使用時，文件的持有人應到

9、文件管理員處交回破 損文件，更換新文件(分發(fā)號與原文件一致)，文件管理員及時銷毀破損文件;4.4.5當文件持有人丟失文件后，應辦理重新申請領用手續(xù)，并在“文件領用申請表”上相應填寫丟失原因(必要時附以書面檢討)，經(jīng)相關部門領導簽字審批后方可領取。文件管理員對補發(fā)的文件給予新的分發(fā)號，并注明丟失文件的分發(fā)號作廢。4.4.6因工作需要非預期領用文件者，也可填寫“文件領用申請表”經(jīng)品管部主管批準后由文件管理員按要求發(fā)放。4.4.7對予相關工程資料及體系文件之外的技術資料的發(fā)放，可在資料的原件背后簽名確認并注明份數(shù)，以便在資料更改時追溯至領用部門及份數(shù)進行回收及更新。4.4.8對于打板部之內(nèi)部使用的參

10、數(shù)指導資料可不需文控中心發(fā)放，但必須由打板部做好發(fā)放記錄及修改版本控制，文控中心須隨時予以監(jiān)督，以保證現(xiàn)場使用之資料為有效版本。4.5文件的更改4.5.1當文件需要更改時，應由文件更改提出人填寫“文件更改申請單”，申請單內(nèi)應說明更改原因，對重要技術參數(shù)的更改應有充分的論證，“文件更改申請單”經(jīng)本部門負責人簽字批準后，交原文件的批準部門。4.5.2文件更改的審核、批準應由原審批人進行，當原審批人不在職時可由接替其職責的人員審批;4.5.3文件更改批準后，應由原文件的擬制部門進行更改，文件更改時應注明更改標識和更改生效時間，文件管理員按原“文件發(fā)放記錄”的名單發(fā)放修改后的文件，同時收回作廢的舊文件

11、并報廢，對重要更改還應發(fā)放“文件更改通知單”告知文件使用人，發(fā)放之編號不變，只須更改生效日期。4.6文件換版與作廢4.6.1當文件經(jīng)多次更改(修改號從0到9時)或需進行大幅度修改時，應進行換版，原版次文件作廢，換發(fā)新版本（表格格式的修改直接更改版本號）;4.6.2作廢的文件副本應由文件管理員按“文件發(fā)放記錄”收回并銷毀;4. 4.6.4對“保留資料”的使用范圍應加以限制，僅用于解決遺留問題時參考對照，不能作為解決現(xiàn)實問題的依據(jù);4.6.3對所有作廢的原版文件的適當位置加蓋“報廢”章及“保留”字樣后，進行留用存檔;4.7文件的管理4.7.1文件經(jīng)編制、審核、批準后，原版文件交文件管理員連同文件發(fā)

12、放記錄等相關記錄一并存檔(發(fā)放記錄附文件后)， 為防止體系文件的丟失，所有體系文件須以電子文檔的形式保存，并由文件管理員進行歸檔和標識且所有文件均應有備份。4.7.2需臨時借閱文件的人員，應填寫“借閱申請單”，經(jīng)文件管理部門負責批準后可借閱文件，借閱者應在指定日期內(nèi)歸還文件，到期不歸還者由文件管理員收回。為防止文件丟失或損壞，原版文件一律不外借。4.7.3任何人不得在受控文件上亂涂亂改，更不得私自外借。4.7.4文件管理員應經(jīng)常檢查各類在用文件的有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.8外來文件的控制4.8.1直接引用的各類外部文件、資料，由文件對口管理部門的負責人批準后方可使用，發(fā)放和管理辦法參照內(nèi)部文件的發(fā)放和管理辦法執(zhí)行。4.8.2文件的編制部門應注意查詢相關國家標準、行業(yè)標準、國際標準和國外行業(yè)標準發(fā)布信息，及時修訂過期的文件，保證公司所使用的標準文本為有效版本。4.8.3文件管理部門對發(fā)放到企業(yè)外部的受控文件(如外協(xié)加工單位的