辦公自動化試題

1、一、打印機(jī)使用的誤區(qū)有：（每點3.5分，共7分）1.打印機(jī)處于多塵的環(huán)境中，灰塵要定期打掃。2.打印機(jī)在烈日下曝曬，會縮短打印機(jī)壽命。打印機(jī)使用與維護(hù)要注意如下事項：（15分）1.打印機(jī)在不工作時，應(yīng)關(guān)閉電源，以延長打印壽命。2.不要使打印機(jī)處于高溫、高熱、高濕度和低溫多塵的環(huán)境中。3.不要在打印機(jī)上放置重物。4. 定期清潔外殼油墨，油污，灰塵，保持外觀整潔。5.打印紙應(yīng)完整，質(zhì)地均勻，光滑有一定強度，表面完整無皺折。如學(xué)生答到以下不同類型打印機(jī)的使用與維護(hù)，酌情加分。1.針式打印機(jī)打印工作過程中，不要對字車、手動送紙旋鈕作調(diào)整。2.針式打印機(jī)要正確使用操作面板上的進(jìn)紙、退紙、跳行、跳頁等按鈕

2、，盡量不要用手旋轉(zhuǎn)手柄，以免損壞電路及機(jī)械部分。3.噴墨打印機(jī)避免墨水干涸、噴頭堵塞。4.激光打印機(jī)打印時不能用眼睛向打印機(jī)內(nèi)部窺探。 二、掃描儀硬件的安裝步驟如下： 1硬件安裝： 從掃描儀底部拔出塑料鑰匙，打開掃描頭的固定鎖。（3分） 連接 usb 電纜。（2分） 連接電源線。 （2分）2軟件安裝：隨機(jī)光盤插入光驅(qū)后，一般會自動打開安裝程序。（3分）3.原稿的放置：原稿在放置時，要正面朝下，居中放正，貼緊玻璃板。（3分）4. 雙擊桌面掃描儀快捷圖標(biāo)，進(jìn)入掃描界面。（3分）5.對掃描的類型、分辨率和輸出圖像尺寸等內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置。在右邊的窗口中，有“預(yù)覽”和“掃描”兩個文字按鈕，掃描前可先單擊“預(yù)

3、覽”按鈕進(jìn)行預(yù)覽，在預(yù)覽畫面上選擇掃描范圍、去掉黑邊后再進(jìn)行掃描。（3分）6.掃描件另存文檔三、發(fā)送傳真的基本步驟是： 檢查機(jī)器是否處于“準(zhǔn)備”（ready）狀態(tài)。 （3分）放置好發(fā)送原稿，去除原稿大頭針、回形針或其他硬物；較小、較薄的原稿，特別是重要的票據(jù)原件，應(yīng)該在復(fù)印機(jī)上復(fù)印后再傳真。（3分） 摘取話機(jī)手柄，撥通對方電話號碼并等待對方回答。（4分） 雙方進(jìn)行通話，通話結(jié)束后，收方按啟動鍵。（4分） 當(dāng)發(fā)送方聽到收方的應(yīng)答信號時（細(xì)小、尖銳的長鳴音），發(fā)方按啟動鍵，文稿會自動進(jìn)入傳真機(jī)，開始發(fā)送文件。（4分） 掛上話機(jī)，等待發(fā)送結(jié)束。若發(fā)送出現(xiàn)差錯，則會有出錯信息顯示，此時應(yīng)重發(fā)；若傳輸成

4、功，此時將會顯示“成功發(fā)送”信息。（4分）四、訂貨單五、復(fù)印機(jī) 開機(jī)。打開機(jī)器后到預(yù)熱完畢，應(yīng)注意查看操作面板上的各項顯示是否正常。（4分） 檢查原稿（原稿尺寸、紙張質(zhì)地、顏色、原稿上字跡的色調(diào)、原稿上有無圖片等）。（4分） 根據(jù)復(fù)印文稿方向放置原稿。（4分） 選擇復(fù)印倍率。（2分） 選擇復(fù)印紙尺寸（選擇復(fù)印紙紙盒。規(guī)格為a3、a4、b4、b5等）。 （2分） 調(diào)節(jié)復(fù)印濃度。（2分） 設(shè)置復(fù)印份數(shù)（是否分頁復(fù)印）。（2分） 開始復(fù)印。（2分）六、打印機(jī)的連接 連接打印機(jī)的并行電纜和電源線到打印機(jī)端和計算機(jī)端。（2分） 將紙張裝入打印機(jī)。（2分） 執(zhí)行打印機(jī)自檢。（4分） 驅(qū)動程序安裝。（4分）

5、在控制面板中打開“打印機(jī)”文件夾，打印機(jī)圖標(biāo)在該文件夾中，說明驅(qū)動程序已經(jīng)安裝好。如果該文件夾中沒有該打印機(jī)的圖標(biāo)，這就需要先安裝該打印機(jī)的驅(qū)動程序。用鼠標(biāo)左鍵雙擊“添加打印機(jī)”圖標(biāo)，啟動新打印機(jī)設(shè)備的安裝向?qū)?，按步驟安裝打印機(jī)驅(qū)動。 選擇紙張或其他介質(zhì)輸出通道。（4分） 選擇雙面打印：點擊文件、打印、屬性、雙面打印或者手動雙面打印，份數(shù)選擇30份，點擊確定，打印輸出。（4分） 關(guān)閉電源。（2分）七、數(shù)碼相機(jī)操作的步驟是：1確定拍攝目的，根據(jù)拍攝目的配置相機(jī) 根據(jù)拍照的目的和拍攝的條件選擇適合的設(shè)備，例如鏡頭、濾光鏡、三腳架等，并備好充足的電池。 2調(diào)整相機(jī)的設(shè)置并拍攝： 如測光模式、對焦模式

6、、是否用閃光燈、存儲模式等。 3將相機(jī)連接到計算機(jī)上 ：拍攝完畢，在進(jìn)行處理之前，必須將相機(jī)通過串行線路連接到計算機(jī)上。在計算機(jī)中添加數(shù)碼相機(jī)硬件設(shè)備，并安裝數(shù)碼相機(jī)驅(qū)動程序及照片處理軟件。 4下載圖片并保存 使用數(shù)碼相機(jī)隨機(jī)附送的管理軟件，將數(shù)字圖象保存到計算機(jī)中。一般這種管理軟件會把所有照片的縮略圖和拍攝信息顯示在屏幕上，可根據(jù)需要選擇，然后存儲或編輯加工照片。 5編輯圖片：通過圖片編輯軟件，如 adobe photoshop 等軟件，對照片進(jìn)行加工和保存。利用軟件，可以改變?nèi)绻麍D片的色澤、亮度、清晰度等，使照片達(dá)到最好效果八、攝像機(jī)使用操作步驟如下:開機(jī)。插上電源或使用充電電池，接通電源

7、。（3分）打開錄像帶盒，裝上錄像帶盒或者內(nèi)存卡，關(guān)閉盒子。（3分）取下防塵蓋，打開監(jiān)視屏。（3分）將右手四指伸入保護(hù)皮帶握住機(jī)身，左手托住底部，防止機(jī)身抖動。（3分）按下攝像按鈕，對準(zhǔn)物體開始攝錄。（3分）如需暫停可再次按下攝像按鈕，需繼續(xù)拍攝可重復(fù)第5步驟。（3分）拍攝一段錄像可以回放檢查拍攝效果。（2分）拍攝完畢彈出錄像帶或內(nèi)存卡（視機(jī)型而定），按下電源開關(guān)，合上監(jiān)視屏，蓋上防塵蓋。（2分）九、刻錄機(jī)操作步驟： 連接光盤刻錄機(jī)與計算機(jī)。連接數(shù)據(jù)線與電源。選擇高性能的計算機(jī)安裝刻錄機(jī)，如果電腦的配置太低，刻錄過程中大量的數(shù)據(jù)會使機(jī)器的可用資源不斷下降。因此，盡量在配置高的計算機(jī)上進(jìn)行刻錄；大

8、容量的硬盤可以提供較大空間的硬盤緩沖區(qū)，從而確保數(shù)據(jù)流的連續(xù)。（6分） 光盤刻錄機(jī)驅(qū)動程序安裝、刻錄軟件nero等的安裝。安裝時先安裝刻錄機(jī)驅(qū)動程序，再安裝刻錄軟件。只要將安裝程序放入電腦cd-rom中，啟動setup程序，根據(jù)提示進(jìn)行安裝即可。（6分） 制作數(shù)據(jù)光盤。刻錄盤中放入刻錄光盤，啟動刻錄軟件按程序操作添加數(shù)據(jù)、設(shè)定寫入速度和是否進(jìn)行數(shù)據(jù)檢驗等，再進(jìn)行刻錄。（6分） 刻錄完畢取出盤片，檢查刻錄效果。（4分）十、投影儀使用步驟如下：1安放投影儀。（3分）桌面使用的投影儀，安裝時應(yīng)注意桌面與地面的連線，以免不小心中斷電源造成非正常關(guān)機(jī)；吊裝使用的投影儀在吊裝工程中，應(yīng)注意計算投影儀與屏幕

9、之間的距離適當(dāng)；墻面懸掛的屏幕上邊沿應(yīng)與吊裝影機(jī)鏡頭在同一水平線，投影儀鏡頭中心點與投影屏幕中心點在同一垂直線上；便攜式投影儀由于便于移動，也就不需要安裝。2. 連接投影儀與電腦。（3分）連接計算機(jī)主機(jī)和投影儀，并連接計算機(jī)顯示器和投影儀，或只連接投影儀和筆記本電腦的視頻電纜即可。3. 接通電源，設(shè)置好輸出方式。（2分）4.打開投影儀之前應(yīng)取下投影儀的鏡頭蓋。（2分）5.投影儀處在待機(jī)狀態(tài)，橙色的指示燈亮。按遙控器或投影儀操作面板上的電源按鈕，此時投影儀進(jìn)入預(yù)熱狀態(tài)，電源指示燈的綠燈閃爍。預(yù)熱完成，綠燈停止閃爍，保持燈亮。(3分)6.使用投影儀操作面板或遙控器調(diào)整投影儀的焦距、圖像位置、圖像大

10、小、亮度、對比度和色彩等。(3分)7.投影儀使用完畢，按下投影儀操作面板或遙控器上的電源按鈕，關(guān)閉投影儀的主燈，投影儀開始散熱，綠色指示燈不亮，橙色指示燈閃爍。（4分）8. 23分鐘后，投影儀散熱完成，切斷電源。（2分）十一、 第一張幻燈片切換效果設(shè)計為“階梯狀向左下展開”，速度為“慢速”，切換方式為“單擊鼠標(biāo)時”（工具欄幻燈片放映幻燈片切換右選階梯狀向左下展開，速度為慢速，切換方式為單擊鼠標(biāo)時）。(6分) 第二張幻燈動畫效果為“從下部緩慢移入”，（右鍵自定義動畫添加效果進(jìn)入）。（6分） 制度篇內(nèi)容插入組織結(jié)構(gòu)圖設(shè)計，行政助理工作職責(zé) 、綜合部經(jīng)理（辦公室主任）工作職責(zé)超鏈接到考試答卷文檔，（

11、工具欄插入圖片組織結(jié)構(gòu)圖插入形狀選下屬； 第四張右鍵超鏈接選擇文檔確定）。（8分）整體設(shè)計規(guī)范，美觀大方，文字安排合適。（4分）十二、碎紙機(jī)使用維護(hù)注意事項有（答對任意4個要點記滿分，每點5.5分）：1.切勿隨意打開主機(jī)，機(jī)器運行時千萬不要將手指放進(jìn)入紙口或試圖用其它物件清理入紙口，以防止發(fā)生危險。2除紙張外，嚴(yán)防把金屬物品、布料、塑料、膠紙等其他物料放入機(jī)內(nèi)，以免損壞機(jī)器。3.不要將潮濕紙張和比入紙口大的紙張塞入碎紙機(jī)，也不要斜放紙放。4.不能遮擋通風(fēng)口，以免影響電動機(jī)散熱，導(dǎo)致故障產(chǎn)生。5.除了清除卡在入紙口的紙張之外，一般不要作反向旋轉(zhuǎn)機(jī)器操作。6.文件粉碎前應(yīng)去除別針、訂書針等金屬，不

12、能夾帶光盤等。7.所放位置四周應(yīng)有足夠空間余地，確保機(jī)器通風(fēng)與維護(hù)保養(yǎng)。8.安裝場所應(yīng)無嚴(yán)重影響穩(wěn)壓器絕緣強度的氣體、蒸汽、化學(xué)沉積、灰塵、污垢及其它爆炸和侵蝕性介質(zhì)。十三、傳真機(jī)原稿出現(xiàn)了傳送歪斜和卡紙現(xiàn)象，可能的原因有：（答出任意兩個原因記4分。）1.原稿大于技術(shù)規(guī)定的最大幅面。2.原稿小于最小幅面或文件檢測傳感器所能檢測到的最小距離。3.原稿有嚴(yán)重皺折、卷曲、破損或殘缺。4.使用過厚或過薄的原稿。5.原稿上有大頭針、回形針或其他硬物。6.較小、較薄的原稿，沒有在復(fù)印機(jī)上復(fù)印后再傳真。7.沒有按規(guī)定方向正確放置原稿手動發(fā)送傳真的基本步驟是：（共18分）1.檢查機(jī)器是否處于“準(zhǔn)備”（read

13、y）狀態(tài)。（3分）2.放置好發(fā)送原稿。（3分）3.摘取話機(jī)手柄，撥通對方電話號碼并等待對方回答。（3分）4.雙方進(jìn)行通話，通話結(jié)束后，收方按啟動鍵。（3分）5.當(dāng)發(fā)送方聽到收方的應(yīng)答信號時（細(xì)小、尖銳的長鳴音），發(fā)方按啟動鍵，文稿會自動進(jìn)入傳真機(jī)，開始發(fā)送文件。（3分）6.掛上話機(jī)，等待發(fā)送結(jié)束。若發(fā)送出現(xiàn)差錯，則會有出錯信息顯示，此時應(yīng)重發(fā)；若傳輸成功，此時將會顯示“成功發(fā)送”信息。十四、打印機(jī)卡紙1.使用時忘記關(guān)閉打印機(jī)后蓋。2在打印機(jī)打印過程中打開紙盒。3紙張在打印機(jī)紙盒中放置方式不正確。4所使用的打印紙不合格。5打印機(jī)進(jìn)紙過程中，由于內(nèi)部阻力增大，使打印機(jī)不能正常進(jìn)紙。避免卡紙的故障的

14、措施有：（答到任意3點得12分，每少一點扣4分）1. 使用合格的紙張，紙張不能受潮。2. 正確放置打印紙。3. 使用過程中關(guān)閉打印機(jī)后蓋，不打開紙盒。4. 不要使打印機(jī)處于高溫、高熱、高濕度和低溫、多塵的環(huán)境中。5.激光打印機(jī)應(yīng)放置在水平、穩(wěn)定的工作臺上，且工作臺無震動，避免在烈日下暴曬和進(jìn)水等現(xiàn)象。十五、xls1.使用時忘記關(guān)閉打印機(jī)后蓋。2在打印機(jī)打印過程中打開紙盒。3紙張在打印機(jī)紙盒中放置方式不正確。4所使用的打印紙不合格。5打印機(jī)進(jìn)紙過程中，由于內(nèi)部阻力增大，使打印機(jī)不能正常進(jìn)紙。避免卡紙的故障的措施有：（答到任意3點得12分，每少一點扣4分）5. 使用合格的紙張，紙張不能受潮。6.

15、正確放置打印紙。7. 使用過程中關(guān)閉打印機(jī)后蓋，不打開紙盒。8. 不要使打印機(jī)處于高溫、高熱、高濕度和低溫、多塵的環(huán)境中。5.激光打印機(jī)應(yīng)放置在水平、穩(wěn)定的工作臺上，且工作臺無震動，避免在烈日下暴曬和進(jìn)水等現(xiàn)象。十六、復(fù)印件邊沿很臟，可能的原因有：（答對以下任意兩點為滿分，6分。）1.原稿壓板很臟。2等比復(fù)印時，所選尺寸規(guī)格比原稿大。3等比復(fù)印時，原稿放置位置或方向不正確。4縮小復(fù)印時，所選倍率與復(fù)印尺寸不符。5原稿太薄或者透明。日常維護(hù)要注意以下幾個方面：（說明需涉及到4個方面，每一個要點4分，共16分。）1.日常保養(yǎng)：在復(fù)印機(jī)的復(fù)印份數(shù)達(dá)到一定數(shù)量時，應(yīng)對復(fù)印機(jī)中易污染的部件進(jìn)行清潔保養(yǎng)。

16、主要包括清除感光版、電極絲、屏蔽罩、鏡頭、反射鏡、搓紙輪、輸紙輥、稿臺玻璃等易污染部位的污垢和灰塵，對其進(jìn)行吹拂或擦拭。2.定期檢查和維護(hù)：復(fù)印機(jī)經(jīng)過長期使用后，應(yīng)對其機(jī)件進(jìn)行全面檢查和維護(hù)，主要是做好機(jī)件的全面清潔、潤滑、調(diào)整以及更換易損件和失效的零部件等工作。3.消耗材料和易損件的更換與補充：在復(fù)印機(jī)的日常使用中，需要對各種消耗材料和易損件進(jìn)行定期的更換和補充。主要包括：感光鼓的更換、墨粉的補充、復(fù)印紙的補充等。（論述到以下復(fù)印機(jī)的安裝使用環(huán)境，酌情給分，最多4分。）4.電源和接地要求：電源電壓波動應(yīng)在額定電壓的10%以下，與帶地線的插座配合使用。5.環(huán)境溫度：復(fù)印機(jī)的適宜使用環(huán)境溫度應(yīng)在

17、535之間。6.環(huán)境濕度：室內(nèi)相對濕度應(yīng)在20%85%之間。十七、投影儀使用維護(hù)注意事項有：（答對4個要點記滿分，每點5.5分）1保持投影機(jī)使用環(huán)境清潔，并定期對投影機(jī)進(jìn)行除塵維護(hù)，注意及時蓋好鏡頭蓋。2不要頻繁開關(guān)機(jī)，減少開關(guān)機(jī)次數(shù)有益燈泡壽命延長。3嚴(yán)禁帶電插撥電纜，信號源與投影機(jī)電源最好同處接地。4嚴(yán)防對投影機(jī)強烈沖撞、擠壓和震動。5投影機(jī)關(guān)閉后要等待一段時間再斷電，因為要留出散熱時間。（一般等風(fēng)扇不轉(zhuǎn)動即可）6投影過程不能用鏡頭蓋遮擋畫面。十八、打印機(jī)種類1. 票據(jù)打印適合使用針式打印機(jī)。（4分）2. 打印機(jī)按工作方式可以分為3類：針式打印機(jī)、噴墨打印機(jī)、激光打印機(jī)。 （6分）3. 它

18、們的特點分別是：（總分12分，答出主要優(yōu)點與缺點，記4分，另外涉及紙張、耗材、噪音、價格比較的加2分。） 針式打印機(jī)紙張適應(yīng)性好，單據(jù)、票證打印具有不可替代的地位，并有復(fù)制打印功能，具有蠟紙打印與大幅面積打印功能；耗材低；缺點是分辨率低，噪音大，速度較慢。 噴墨打印機(jī)的分辨率高，工作噪音低，速度快，容易實現(xiàn)高質(zhì)量的彩打，設(shè)備體積小，占用空間??；缺點是打印質(zhì)量與打印速度、墨質(zhì)、紙張有關(guān)系，耗材成本高。 激光打印機(jī)性能可靠，速度快，分辨率高，隨著耗材逐漸下降正逐步成為辦公自動化系統(tǒng)打印的首選設(shè)備；不足是不具備針式打印機(jī)的復(fù)制打印功能，彩色打印效果不如噴墨打印機(jī)。一 信息分類方法有：（10分，每個要

19、點2.5分） 字母分類法。指按照信息標(biāo)題、作者、主題、單位等的字母順序進(jìn)行分類。此種方法操作簡單、不需索引卡片。 主題分類法。指按照信息的主題和內(nèi)容進(jìn)行分類的方法。其優(yōu)點是信息按照邏輯順序排列便于檢索。 時間分類法。指將信息按照年月日的自然順序排列分類的方法，它可以與其他的方法結(jié)合運用。 地區(qū)分類法。指按照信息形成所涉及的行政區(qū)域?qū)⑿畔⒎诸惖姆椒?，此種方法便于查找有地區(qū)特性的信息。二、信息傳遞的方法 語言傳遞：將信息轉(zhuǎn)化為語言傳遞給信息接受者，語言傳遞簡潔、直接、快速、信息反饋及時，少受場合地點限制，但信息凌亂，信息接受者難以儲存。（3分） 文字傳遞：將信息轉(zhuǎn)換成文字、圖標(biāo)傳遞給接受者，可以實

20、現(xiàn)遠(yuǎn)距離多次傳遞，便于利用和儲存，避免信息失真。（3分） 電訊傳遞：傳遞速度快，信息量大，效果好，抗干擾能力強，能夠跨越空間限制，主要途徑有電話、傳真、電子郵件。（3分） 可視化輔助物傳遞：如ppt、投影、布告欄等，可以幫助接受者易于理解信息。（3分）三、信息開發(fā)方法有：（14分，答出任意4個要點得滿分） 匯集法。即圍繞一定的主題和時間段，把一定范圍的相關(guān)資料匯集在一起，以全面反映一個地區(qū)或者一個部門的基本情況，適用于信息資料多、反映面寬的情況。 歸納法。是將反映某一主題的信息資料集中在一起，加以系統(tǒng)的分析綜合，完整地反映某一方面的工作動態(tài)。歸納法要求邏輯性強、分類合理、綜合準(zhǔn)確、防止信息歸納

21、產(chǎn)生的變異。 縱深法。 即從縱的方面按原始信息資料提供的資源層層深入剖析，接近主題，或者按某一活動時間順序或事件發(fā)展的歷史進(jìn)程深入進(jìn)去弄清事情前因后果，揭示事物的發(fā)展特征。 濃縮法。即通過壓縮信息資料文字達(dá)到凝練主題、簡潔行文的目的。使用濃縮法首先要注意提煉主題，即一篇信息資料只闡明一個觀點；其次要精簡結(jié)構(gòu)，壓縮段落層次，去除多余的過渡照應(yīng)；最后要凝練語言，用簡明扼要的語言表達(dá)含義。 圖表法。將數(shù)據(jù)信息制成圖表的形式，這種形式使數(shù)據(jù)一目了然，便于閱讀和傳遞，也便于利用。 對比法。即將信息數(shù)據(jù)進(jìn)行橫的和縱的比較，突出反映事物發(fā)展變化的特征，橫的比較是將事物與同類事物某一階段發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行比較，縱的

22、比較就是對事物的歷史進(jìn)程進(jìn)行今昔對比。四、信息利用服務(wù)途徑有以下幾種：（14分，每個要點3.5分，答出4個要點得滿分） 信息檢索服務(wù)。其信息一般通過索引、目錄、計算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)提供或者信息復(fù)制品的方式提供。信息利用中可以使用跟蹤卡、文檔日志等記錄信息借閱情況，便于其他利用者知道信息去向。 信息加工服務(wù)。根據(jù)信息利用者的需求，對信息內(nèi)容進(jìn)行分析研究，整理篩選，編輯加工后提供給利用者。 專題、查詢利用服務(wù)。在日常工作中，秘書常常要為上司、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)查詢報刊文獻(xiàn)，核實具體數(shù)據(jù)，要解答這些問題，秘書必須有足夠的信息資料儲備和積累。 信息咨詢服務(wù)。是以新的信息形態(tài)提供的信息服務(wù)，其表現(xiàn)形式有：書目服務(wù)

23、、報刊雜志索引服務(wù)、統(tǒng)計資料咨詢服務(wù)等。 網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)。其表現(xiàn)形式有：遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫檢索，電子函件，用戶bbs論壇聯(lián)機(jī)目錄查詢服務(wù)等。五、信息排列方法：a來源排列法。按信息資料來源地區(qū)和部門（結(jié)合時間順利）依次排列。這種排列的優(yōu)點是便于查找信息源，但需較大的存放空間。（4分）b內(nèi)容排列法。任何一件信息資料都有它確定的主要內(nèi)容，將資料內(nèi)容進(jìn)行分類后依次排列，便于查找利用。（4分）c形式排列法。信息資料存在的形式多種多樣，如圖書、期刊、報紙、內(nèi)部資料、錄音帶等不同形式分類排列，便于做到存放整齊。（6分）六、檢索 搜索公司年會會址的相關(guān)信息方法，檢索法根據(jù)檢索工具的不同，可分為手工檢索和計算機(jī)檢索兩種類

24、型。（2分） 手工檢索可以查詢?nèi)珖F酒店賓館信息手冊、旅行指南、旅游信息匯編等相關(guān)書籍。計算機(jī)檢索可以通過新浪、百度、谷歌、雅虎等搜索引擎搜索關(guān)鍵詞，檢索出不同網(wǎng)站，再整理相關(guān)賓館信息。（6分） 公司獲取的信息進(jìn)行篩選。對收集到的大量信息進(jìn)行甄別，經(jīng)過初步分析和研究，淘汰內(nèi)容貧乏的信息，選出內(nèi)容新穎、有價值的信息。力求選出的每條信息都符合“實、新、精、準(zhǔn)”的要求。信息的篩選可以通過看來源、看標(biāo)題、看正文等來決定取舍。七、 信息存儲的步驟，主要由登記、編碼、存放排列、保管等環(huán)節(jié)組成。（2分） 登記。信息工作人員(或機(jī)構(gòu))在獲得各種形式和內(nèi)容的信息資料后，首先要進(jìn)行登記，以建立存入的信息資料的完整

25、記錄。信息資料的登記可分為總括登記和個別登記兩類。（3分） 編碼。信息資料的具體形成是多種多樣的，為了便于管理和利用，特別是為了適應(yīng)電子計算機(jī)處理信息的要求，需要對各類信息資料進(jìn)行統(tǒng)一編碼。信息資料的編碼結(jié)構(gòu)一般由字符（可以是字母，也可以是數(shù)字）組成基本數(shù)碼，再由基本數(shù)碼結(jié)合成為組合數(shù)據(jù)。它應(yīng)表現(xiàn)出信息資料的組成方式及其相互關(guān)系。（3分） 存放排列?？茖W(xué)地存放排列信息資料，是為了便于查找利用。信息資料的排列要按照各單位的具體情況來決定存放方法，無論選用哪一種排列方法，一經(jīng)確定，就應(yīng)保持相對穩(wěn)定，當(dāng)然也要根據(jù)資料情況的變化而改變排列存放的方式。（3分） 保管。保管關(guān)系到信息的安全與完整，信息保管

26、工作包括信息的防損壞，信息的防泄密、盜竊，信息的定期不定期清理，信息的存儲更新。（3分）八、校核的方法(1)分析法，即對原始信息中所表述的事實和敘述方法進(jìn)行邏輯分析，發(fā)現(xiàn)其中的破綻和疑點，從而辨別其真?zhèn)?。?分）(2)核對法，即依據(jù)權(quán)威性的信息材料進(jìn)行對照分析，發(fā)現(xiàn)和糾正原始信息中的某些差錯。（4分）(3) 調(diào)查法，即對原始信息中所表達(dá)的事物的運動變化情況，通過現(xiàn)場的調(diào)查來驗證其真實性和準(zhǔn)確性。（4分）九、需要搜索辦公設(shè)備產(chǎn)品資料，獲取該信息的方法有： 檢索法。企業(yè)黃頁及網(wǎng)站，相關(guān)企業(yè)刊物，產(chǎn)品分類網(wǎng)站，新聞發(fā)布會。 （5分） 交換法。產(chǎn)品展銷會相關(guān)冊頁。（5分） 購買法。圖書館及信息情報機(jī)構(gòu)

27、等。（4分）獲取該信息的方法有：（6分，答出任意3個要點得滿分） 觀察法。其優(yōu)點是方法簡單靈活，能獲得較為客觀的第一手資料；缺點是獲得的信息量有限，而且不易獲得深層次的信息。 詢問法。按其所采用的方式與手段，可分為面談詢問、電話詢問、書面詢問等；詢問法還可以根據(jù)訪談的人數(shù)多寡分為個體詢問法和集體詢問法。 問卷法。問卷法優(yōu)點是：可節(jié)省時間、經(jīng)費和人力；具有較好的匿名性，有利于搜集真實的信息，所得的信息資料便于進(jìn)行定量分析；可以避免信息搜集者的主觀偏見，減少人為的誤差。其缺點是：回收率難以保證，獲得的信息資料的質(zhì)量往往難以保證。 量表法。量表是適用于較精確地調(diào)查人們主觀態(tài)度和潛在特征的工具，它由一

28、組精心設(shè)計的問題構(gòu)成，用以間接測量人們對某一事物的態(tài)度、觀念或某一方面所具有的潛在特征。 購買法。它是組織獲得外部信息的常用方法之一。按其購買的信息載體的類型不同，購買法可分為文獻(xiàn)信息載體購買和實物信息載體購買兩種類型。 檢索法。檢索法就是利用信息資料檢索工具，從現(xiàn)成的信息資料文檔中查檢有關(guān)信息資料的方法。十、查詢新的辦公設(shè)備的渠道有：(1) 大眾傳播媒介：報刊、廣播、影視、廣告、出版資料，企業(yè)黃頁及網(wǎng)站，相關(guān)企業(yè)刊物，產(chǎn)品分類網(wǎng)站。（5分）(2) 專業(yè)信息機(jī)構(gòu)：圖書館、情報機(jī)構(gòu)、信息中心、咨詢機(jī)構(gòu)等。(5分)(3) 各種會議：技術(shù)鑒定會、新聞發(fā)布會、展覽會、產(chǎn)品展銷會相關(guān)冊頁等。（4分）十一

29、、 信息存儲的磁性載體包括： 硬盤、u盤：優(yōu)點是信息存儲量大，查找迅速，易于編輯；缺點是設(shè)備昂貴，要注意磁盤的保護(hù)和病毒防護(hù)。（2分）磁帶: 可以脫機(jī)保存，但存取速度慢，易磨損。（1分）光盤（包括一次寫入式、可擦式等）：存儲容量大，可靠性高，保存信息時間長，數(shù)據(jù)傳輸速度快。（2分） 縮微膠片: 通過照相將信息資料保存到膠片上，縮微膠片需要專用閱讀機(jī)閱讀，其優(yōu)點是存儲空間小，存儲量大；缺點是膠片質(zhì)量具有變異性，閱讀設(shè)備昂貴，需要加標(biāo)簽、索引排序。 （1分） 磁性載體的信息存儲注意事項：（8分，答出4個要點記滿分） 存儲要選擇質(zhì)量好的存儲載體。 加強存儲載體的日常保管。 注意存儲場所的溫度與濕度。

30、 信息存儲的方式有紙質(zhì)載體和磁性載體，磁性載體包括硬盤、u盤、磁帶、光盤（包括一次寫入式、可擦式等）、縮微膠卷、縮微膠片等。（2 防塵、防磁、勿觸摸磁表面。 定期檢查和復(fù)制。計算機(jī)存儲必須制作備份，重要信息制作書面?zhèn)浞荩疟P放入磁盤盒，不使用外來磁盤防止感染病毒。十二、信息反饋方法有： 系列型反饋信息。將工作活動全過程按不同發(fā)展階段連續(xù)反映。（4分） 廣角型反饋信息。對工作活動某個過程從不同角度進(jìn)行反映。（4分） 連續(xù)型反饋信息。對工作活動中某個關(guān)鍵問題在短期內(nèi)連續(xù)不斷的進(jìn)行反映。（4分） 信息反饋要準(zhǔn)確真實，盡量縮短反饋時間，反饋要廣泛全面、多信源多通道反映。（2分）十三、信息的整理加工，是

31、整個信息工作的核心。信息整理成為信息資料，有如下程序： 分類。信息分類有如下方法。(4分) 字母分類法， 主題分類法， 時間分類法， 地區(qū)分類法等。 篩選。即對收集到的大量信息進(jìn)行甄別，經(jīng)過初步分析和研究，淘汰內(nèi)容貧乏的信息，選出內(nèi)容新穎、有價值的信息。力求選出的每條信息都符合“實、新、精、準(zhǔn)”的要求。信息的篩選可以通過看來源、看標(biāo)題、看正文等來決定取舍。(2分) 校核。即對經(jīng)過初步甄別的信息做進(jìn)一步的校驗核實。進(jìn)行校核的方法有多種，其中最常見的方法有以下三種。(3分) 分析法， 核對法， 調(diào)查法。 加工。加工是更具創(chuàng)造性的整理階段。加工的范圍非常廣泛，涉及信息的內(nèi)容和形式等各個方面。(2分)

32、 編制。編制是對信息進(jìn)行有序化處理，是信息整理的最后步驟。編制的質(zhì)量如何，直接影響到信息作用的發(fā)揮。信息的編制方法有如下幾種。(3分) 轉(zhuǎn)換法。 對比法。 圖表法。十四、信息刷選 對收集到的大量信息進(jìn)行甄別，經(jīng)過初步分析和研究，淘汰內(nèi)容貧乏的信息，選出內(nèi)容新穎、有價值的信息。力求選出的每條信息都符合“實、新、精、準(zhǔn)”的要求。信息的篩選可以通過看來源、看標(biāo)題、看正文等來決定取舍。（2分） 看來源：不同來源的信息重要性不盡相同，秘書要從多種信息中把握重點單位部門的信息。（3分） 看標(biāo)題：信息的標(biāo)題一般可以反映信息的內(nèi)容和價值。（3分） 看正文：先瀏覽正文了解主要內(nèi)容，進(jìn)行初選，再對擬用信息再認(rèn)真閱

33、讀取舍。（3分） 決定取舍：一要突出主題思想，二要注意典型性，三要富有新意，四要具有特點。（3分）十五、企業(yè)信息傳閱的形式有：（答出5點記10分，每缺一點扣2分） 信件： 可用于外向傳遞與內(nèi)向傳遞，信件有憑證作用，便于查考。 備忘錄：采用書面形式，便于查閱參考，但信息量少，溝通較慢。 報告：用來正式陳述事實性信息。 通知：使用范圍廣、頻率高。 指示： 書面指示應(yīng)說明目標(biāo)，指明工作方式。 新聞稿：公布決定或者政策。 企業(yè)內(nèi)部刊物：介紹公司動態(tài)和業(yè)務(wù)進(jìn)展。 傳閱單：需要傳閱內(nèi)容多時利用。新聞發(fā)布會。權(quán)威性的信息發(fā)布。 聲明：報刊上宣布新的任命或者地址變更。十六、信息開發(fā)的形式主要有剪報、索引、目錄編制、文摘、信息資料冊、簡訊、調(diào)研報告等。（每個要點2分，共14分）開發(fā)形式特 性優(yōu) 缺 點剪報是根據(jù)不同的時間周期和選題對有用的報刊信息進(jìn)行組合、編輯，將報刊資料專題化、集中化的信息產(chǎn)品優(yōu)點是信息成本低、信息量大；缺點是信