體系文件編寫方法

1、質(zhì)量管理部質(zhì)量管理部2021/6/172021/6/172 2體系文件框架體系文件框架2021/6/172021/6/173體系文件層次和類別體系文件層次和類別n 一級(jí)文件一級(jí)文件p質(zhì)量手冊(cè)p質(zhì)量手冊(cè)的補(bǔ)充性文件（分冊(cè)）n 二級(jí)文件二級(jí)文件p程序文件p管理規(guī)范n 三級(jí)文件三級(jí)文件p質(zhì)量記錄模板p文檔模板p規(guī)則慣例和約定p檢查單2021/6/172021/6/174體系文件編寫、審批和發(fā)布體系文件編寫、審批和發(fā)布n 一級(jí)文件一級(jí)文件p質(zhì)量管理部和體系覆蓋的主要業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)編寫p管理者代表審核p質(zhì)量管理委員會(huì)審議p總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布n 二級(jí)文件二級(jí)文件p質(zhì)量管理部組織各部門編寫p質(zhì)量管理委員會(huì)

2、審議p管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布n 三級(jí)文件三級(jí)文件p各部門編寫p各部門經(jīng)理審核p管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布2021/6/172021/6/175體系文件編號(hào)規(guī)則體系文件編號(hào)規(guī)則 一級(jí)文件一級(jí)文件n 編號(hào)規(guī)則編號(hào)規(guī)則 THUNISOFTQ1-QM(-NN)，簡(jiǎn)稱，簡(jiǎn)稱Q1-QMpTHUNISOFT：北京紫光華宇軟件股份有限公司pQ1：Q即Quality，Q1代表質(zhì)量體系文件的第一層文件pQM：Quality Manual質(zhì)量手冊(cè)pNN：代表質(zhì)量手冊(cè)分冊(cè)的序列號(hào)，目前暫定質(zhì)量手冊(cè)有2個(gè)分冊(cè)，分別為： Q1-QM-01軟件過程改進(jìn)、 Q1-QM-02IT服務(wù)管理n 物理命名規(guī)則：物理命名規(guī)則：Q1-QM-Manu

3、alName(-NN).doc舉例：Q1-QM質(zhì)量手冊(cè).doc Q1-QM-02IT服務(wù)管理.doc舉例：Q1-QM-質(zhì)量手冊(cè) Q1-QM-02-IT服務(wù)管理2021/6/172021/6/176體系文件編號(hào)規(guī)則體系文件編號(hào)規(guī)則 二級(jí)文件二級(jí)文件n 編號(hào)規(guī)則編號(hào)規(guī)則 THUNISOFTQ2-PPP-rr，簡(jiǎn)稱，簡(jiǎn)稱Q2-PPP-rr pTHUNISOFT：北京紫光華宇軟件股份有限公司pQ2：Q即Quality，Q2代表質(zhì)量體系文件的第二層文件pPPP：二級(jí)文件所在的類別的英文縮寫 prr：二級(jí)文件在其所在類別中的序號(hào) （二級(jí)文件結(jié)合業(yè)務(wù)流程和文件類型分為10大類）n 物理命名規(guī)則：物理命名規(guī)則

4、：Q2-PPP-rr-ProcedureName.doc舉例：Q2-RES-02-人力資源管理表示：二級(jí)文件“人力資源管理”是“資源管理”類別中的第二個(gè)二級(jí)文件 舉例： Q3-MNG-03-質(zhì)量體系文件控制.doc 2021/6/172021/6/177體系文件編號(hào)規(guī)則體系文件編號(hào)規(guī)則 二級(jí)文件二級(jí)文件二級(jí)文件分為以下10大類2021/6/172021/6/178體系文件編號(hào)規(guī)則體系文件編號(hào)規(guī)則 三級(jí)文件三級(jí)文件n 編號(hào)規(guī)則：編號(hào)規(guī)則： THUNISOFT-Q3-PPP-rr-nn,簡(jiǎn)稱簡(jiǎn)稱Q3-PPP-rr-nn pQ3：質(zhì)量體系文件的第三層文件；pPPP-rr：當(dāng)前文件掛靠的二級(jí)文件序號(hào)；

5、pnn：當(dāng)前文件在所掛靠的二級(jí)文件中的排列序號(hào)（兩位）。n 物理命名規(guī)則：物理命名規(guī)則： Q3-PPP-rr-nn-RecordName. Dotemlxltmpt舉例：Q3-MNG-03-01-文件領(lǐng)用登記表.doc 舉例：Q3-ERS-02-02培訓(xùn)申請(qǐng)表表示：“培訓(xùn)申請(qǐng)表”是編號(hào)為“Q3-ERS-02”的二級(jí)文件中產(chǎn)生的第二個(gè)三級(jí)文件。2021/6/172021/6/179ISO20000文件清單文件清單n 一級(jí)文件一級(jí)文件Q1-QM-02-IT服務(wù)管理n 二級(jí)文件二級(jí)文件 Q2-CS-01-服務(wù)計(jì)劃 Q2-CS-02-服務(wù)級(jí)別管理 Q2-CS-03-服務(wù)報(bào)告管理 Q2-CS-04-服務(wù)

6、的連續(xù)性和可用性管理 Q2-CS-05-預(yù)算管理 Q2-CS-06-能力管理 Q2-CS-07-信息安全管理 Q2-CS-08-業(yè)務(wù)關(guān)系管理 Q2-CS-09-事件管理 Q2-CS-10-問題管理 Q2-CS-11-配置管理 Q2-CS-12-變更管理 Q2-CS-13-發(fā)布管理 Q2-CS- Q2-PS-01-供應(yīng)商管理n 三級(jí)文件三級(jí)文件 若干2021/6/172021/6/1710體系文件通用要求體系文件通用要求n語言語言p 職責(zé)分明，語氣肯定，避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也許”之類詞語。p 結(jié)構(gòu)清晰、文字簡(jiǎn)明、文風(fēng)一致。p 遵循“最簡(jiǎn)單、最易懂”原則。n內(nèi)容內(nèi)容p 該說的

7、要說到，說到的要做到。2021/6/172021/6/1711體系文件內(nèi)容及格式要求體系文件內(nèi)容及格式要求 一級(jí)文件一級(jí)文件n內(nèi)容內(nèi)容p參考標(biāo)準(zhǔn)和公司的實(shí)際情況 p內(nèi)容覆蓋公司認(rèn)證的范圍p不能照搬樣例或網(wǎng)上資料p作為綱領(lǐng)性文件，內(nèi)容不能繁瑣冗長(zhǎng)n格式格式 質(zhì)量手冊(cè)（分冊(cè)）模板質(zhì)量手冊(cè)（分冊(cè)）模板.doc2021/6/172021/6/1712體系文件內(nèi)容及格式要求體系文件內(nèi)容及格式要求 二級(jí)文件二級(jí)文件n內(nèi)容內(nèi)容 遵循遵循5W1H和和PDCA原則原則p5W1H（六何分析法）：When何時(shí)、Who何人、Where何地、What何事、Why為什么、HOW如何進(jìn)行。pPDCA（戴明環(huán)）：P（Plan

8、）計(jì)劃、D（Do）執(zhí)行、C（Check）檢查、A（Action）行動(dòng)改進(jìn)。n格式格式 程序文件模板(管理規(guī)范類).doc 程序文件模板(流程類).doc 流程圖模板.vsd2021/6/172021/6/1713體系文件內(nèi)容及格式要求體系文件內(nèi)容及格式要求 三級(jí)文件三級(jí)文件n內(nèi)容內(nèi)容p質(zhì)量記錄模板所表示的流程與二級(jí)文件描述的內(nèi)容一致p質(zhì)量記錄模板的設(shè)計(jì)遵循PDCA循環(huán)p文檔、規(guī)則慣例和約定、檢查單內(nèi)容滿足標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，符合公司實(shí)際n格式格式 質(zhì)量記錄模板-豎表.doc 文檔模板(表格形式).doc 文檔模板(表格形式).xls 文檔模板(文字描述形式).dot 規(guī)則慣例和約定模板.doc 檢查單模板.xls2021/6/172021/6/1714其他文件格式其他文件格式n培訓(xùn)模板培訓(xùn)模板 采用公司統(tǒng)一要求的風(fēng)格。 公司內(nèi)部網(wǎng)站：首頁 信息發(fā)布 模板工具 常用文檔/政府公文模板 演示文檔常用模板。 2021/6/172021/6/1715文件編寫過程怎么尋求幫助？文件編寫過程怎么尋求幫助？文件風(fēng)格？文件