dat14-2012全宗指南編制規(guī)范

1、da t 14-2012 全宗指南編制規(guī)范DA/T 14-2012 全宗指南編制規(guī)范 1 范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了全宗指南的編制細(xì)則。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于全宗管理機(jī)構(gòu)，包括檔案館和有全宗管理職能的檔案室。編制介 紹非全宗形式檔案的指南，參照本編制規(guī)范。2 規(guī)范性引用文件 下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日 期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本 （ 包括所有的修改 單）適用于本文件。DA/T 1 2000 檔案工作基本術(shù)語(yǔ)DA/T 3 92 檔案館指南編制規(guī)范DA/T 14 94 檔號(hào)編制規(guī)則3 術(shù)語(yǔ)和定義3.1全宗 fonds 一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或

2、個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。 3.2 全宗號(hào) fonds number 管理全宗的代碼，由具備全宗管理權(quán)限的檔案館按全宗排架或收藏時(shí)間順序流 水編制。3.3全宗管理機(jī)構(gòu) fonds manager 具備全宗管理權(quán)限的檔案館或檔案室。3.4全宗構(gòu)成者 fonds constituting unit 形成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。也稱作立檔單位。 3.5 檢索工具 finding aid 用于存儲(chǔ)、查找和報(bào)道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南 等的統(tǒng)稱。4 全宗指南的結(jié)構(gòu) 為段落式條目信息，由全宗指南名稱、全宗來(lái)源簡(jiǎn)況、檔案內(nèi)容與成份介紹、 檢索查閱注意事項(xiàng)四部分組成

3、。5 全宗指南名稱全宗指南名稱由全宗號(hào)、全宗構(gòu)成者的名稱 （ 全稱或通用簡(jiǎn)稱 ） 、“全宗指 南”、起止時(shí)間構(gòu)成，并列成分之間用空格位分開。例:a）J211 北京市計(jì)劃委員會(huì)全宗指南 1949,1990 年b）R322 鐘南山全宗指南 1936,2000 年5.25.1 全宗號(hào) 照錄檔號(hào)四位全宗代碼。第一位用漢語(yǔ)拼音字母，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字。 全宗構(gòu)成者的名稱全宗構(gòu)成者的名稱按全稱書寫，通用簡(jiǎn)稱書寫在全稱后面的圓括號(hào)內(nèi)。例: 中共中央紀(jì)律檢查委員會(huì) （中紀(jì)委 ） 聯(lián)合全宗和匯集全宗的全宗構(gòu)成者名稱從其聯(lián)合或匯集的全宗構(gòu)成者實(shí)有名 稱。例:中國(guó)共產(chǎn)黨廣東省高等院校黨委 廣東省高等教育局5.2.1

4、中華人民共和國(guó)成立前形成的檔案全宗，全宗構(gòu)成者的名稱后應(yīng)加圓括號(hào)注明 的政權(quán)名稱限定詞。例:a）教育部 （ 民國(guó)）b）重慶市民政局 （民國(guó)）c）外交部（民國(guó)汪、偽）d）禮部（清）e）端方 （ 清）f）馮玉祥（民國(guó)）5.2.2 全宗構(gòu)成者所有曾用名稱按時(shí)間順序書寫在全宗來(lái)源簡(jiǎn)況中。 5.3 起止 時(shí)間涉及全宗構(gòu)成者和其檔案形成的時(shí)間跨度標(biāo)識(shí)。一般采用公元紀(jì)年表示，使用“, ”連接起止年份。必要時(shí)可使用朝年或其它特殊紀(jì)年方式表示，亦可以其一為 主，另一為輔，為輔者加圓括號(hào)書于為主者正下方。例:a）1928,1948b）光緒三十二年至宣統(tǒng)三年（1906,1911）6 全宗來(lái)源簡(jiǎn)況列表登記下列依時(shí)間變

5、化，記錄和反映全宗來(lái)源背景的內(nèi)容。其順序?yàn)?:a）全宗構(gòu)成者形成和職能 ;b）全宗構(gòu)成者所有曾用名稱 ;c）全宗管理機(jī)構(gòu)和全宗檔案數(shù)量 ;d) 全宗檔案收集、征集、接收、移交、寄存數(shù)量。個(gè)人全宗來(lái)源簡(jiǎn)況，登記其個(gè)人姓名、別名、生卒年月日、籍貫、職務(wù)、職稱 和個(gè)人主要經(jīng)歷、業(yè)績(jī)、榮譽(yù)稱號(hào)、家族簡(jiǎn)況以及全宗檔案收集、征集、接收、移 交、寄存數(shù)量。7 檔案內(nèi)容與成份介紹7.1 檔案內(nèi)容與成分介紹一般應(yīng)使用綜合概括的方法介紹。介紹內(nèi)容包括a(反映全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)方面的檔案。b( 反映全宗構(gòu)成者每個(gè)階段中心工作或特殊工作所形成的檔案。c( 具有重要?dú)v史價(jià)值和地方特色的檔案。d. 涉及具有全國(guó)

6、和國(guó)際意義知名人物的檔案。e( 館藏年代久遠(yuǎn)和特殊載體的檔案。7.2 檔案內(nèi)容與成分介紹一般應(yīng)按全宗內(nèi)檔案的實(shí)際分類體系，文字?jǐn)⑹鋈?構(gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱。7.2.1 以組織機(jī)構(gòu)分類的檔案全宗，分別簡(jiǎn)介機(jī)構(gòu)基本職能和主要活動(dòng)的內(nèi) 容，并列舉文種名稱。7.2.2 以問題分類的檔案全宗，分別簡(jiǎn)介問題涉及的全宗構(gòu)成者基本職能和主 要活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱。7.2.3 以其它體系分類的檔案全宗，應(yīng)根據(jù)該全宗分類的特點(diǎn)結(jié)合問題簡(jiǎn)介全 宗構(gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱。7.3 需要專門說(shuō)明的檔案按下列方法介紹 :a( 指明該檔案文件的名稱、責(zé)任者和文件形成的

7、時(shí)間。b( 列出該檔案文件的檢索要素。c( 對(duì)其檔案文件內(nèi)容單獨(dú)介紹。7.4 一般性文件介紹不使用引用原文的方式，特殊性文件介紹如需使用引用原 文應(yīng)符合下列條件和原則 :a（引用原文有助于闡述文件的內(nèi)容實(shí)質(zhì)。b（ 引用原文時(shí)不詳細(xì)轉(zhuǎn)述文件中敘述的事實(shí)和事件。7.5 與全宗構(gòu)成者基本職能和活動(dòng)沒有直接關(guān)系的上級(jí)文件不做介紹，必要時(shí) 只做簡(jiǎn)要交代。7.6 人物全宗應(yīng)按全宗構(gòu)成者的活動(dòng)特點(diǎn)，結(jié)合全宗內(nèi)檔案材料的實(shí)際情況介 紹，內(nèi)容包括 :a（個(gè)人手稿、著作、作品、題詞、日記、回憶錄的名稱和特點(diǎn)。b（履歷、自傳、證書、來(lái)往信件以及公務(wù)活動(dòng)與社會(huì)活動(dòng)中形成的文件名稱和 特點(diǎn)。c（ 財(cái)產(chǎn)狀況與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)材料

8、的名稱和特點(diǎn)。d（家庭親屬與主要社會(huì)關(guān)系材料的名稱和特點(diǎn)。e（圖片、照片、錄音、錄像材料的名稱和特點(diǎn)。7.7 未開放的檔案，注明檔案數(shù)量和使用范圍。7.8 涉密檔案，注明檔案數(shù)量，不做任何內(nèi)容和成分介紹。 7.9 非紙質(zhì)檔案 應(yīng)簡(jiǎn)介其種類、特色和數(shù)量。8 檢索查閱注意事項(xiàng)8.1 檢索注意事項(xiàng)包括以下內(nèi)容 :a）可使用的檢索工具和已編制的參考資料的名稱 ;b）機(jī)讀目錄、手工檢索工具條目的數(shù)量 ;c）紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本的畫幅數(shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的情況 ;d）紙質(zhì)檔案縮微副本的數(shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的情況 ;8.2 查閱注e) 非紙質(zhì)檔案副本的形式、數(shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的情況意事項(xiàng)包括以下內(nèi)容 :a) 檔案的完整和完好程度以及遺失、銷毀的情況