會務(wù)手冊新版

1、XXXXX 集團會務(wù)執(zhí)行手冊word 資料可編輯目錄一、手冊說明 4二 、會議制度及規(guī)范 5三、流程圖 9四、程序 12會前工作 （按順序 ） 12議題及參會人員范圍的確定 1 3會議場所的選定 ： 1. 2會議通知的起草1. 3申報會議預(yù)算 1. 4人員確認 1. 4word 資料可編輯設(shè)備準(zhǔn)備1. 4預(yù)定 1. 4車輛安排 1. 5會務(wù)通知起草1. 5議程 PPT 制作錯誤！未定義書簽食品的采買 1. 5指導(dǎo)服務(wù)員工作1. 5會議場地布置與熟悉 1. 6會中工作 （按順序 ） 16會議室保障 1. 6匯報人員的保障1. 7用餐的保障1. 7娛樂的保障錯 誤！未定義書簽住宿的保障 1. 7會

2、后工作 （按順序 ） 18離會車輛安排 1. 8退房 1. 8設(shè)備整理 1. 8結(jié)帳 1. 8word 資料可編輯設(shè)備歸還 1. 9費用報銷 1. 9會務(wù)總結(jié) 1. 9五、注意事項 19附件： 18會議通知草稿 19會務(wù)通知草稿 22會議預(yù)算草稿 27會務(wù)分工明細表 28主要會議場所明細表 29word 資料可編輯、 手冊說明為了便于客服部會務(wù)組掌握會議服務(wù)的各項流程 ， 更好地為總代贏 利系統(tǒng)做好服務(wù)保障工作 ，特編寫了 中研國際時尚管理咨詢公司會務(wù)手 冊供大家參考 ，會務(wù)手冊 內(nèi)容主要包含組織一次會議中所應(yīng)做好的各 項工作 （會前，會中，會后）及注意事項 。望隨時提出修改意見 ，謝謝 ！會

3、議制度及規(guī)范為保障總代項目課程順利召開和課程的效果 ，客服部特制定并頒發(fā)了會議制度 （試行版），對會議的全程工作做了要求 ，現(xiàn)將制度附下 ：會議制度 （試行 ）1. 目的 ：會務(wù)服務(wù)工作作為客戶服務(wù)部的一項重點工作 ，應(yīng)以 “以客戶為 中心 ”為基本服務(wù)理念 ，在做好會務(wù)工作的同時 ，客服人員更要明確服 務(wù)的過程是一次企業(yè)形象全面的展示 ，是加深客戶信任度的最佳機 會。為完善客服部會務(wù)管理流程 ，細化工作分工 ， 制作本會務(wù)管理手word 資料可編輯2. 適用范圍 ：本制度主要適用于總代會務(wù) ，商學(xué)院會務(wù)工作可做參考 。3. 會議通知起草與發(fā)送3.1 會議組織部門應(yīng)在會議前發(fā)出會議通知前應(yīng)該充

4、分準(zhǔn)備 ，一項會 議的召開必然涉及到其它部門人員的相應(yīng)工作安排和時間資源的 占用 ，因此在組織會議前應(yīng)有充分的客戶意識 ，使與會人員能夠 準(zhǔn)確了解本次會議的關(guān)鍵信息 ， 以便提前準(zhǔn)備 ，保證會議目標(biāo)的 實現(xiàn)；3.2 會議通知應(yīng)該包括以下幾項內(nèi)容3.2.1 會議目的 ：明確說明舉行此次會議要達到的效果 ，3.2.2 會議時間 ：應(yīng)包括會議的開始時間和結(jié)束時間3.2.2.1 由多個部門參加的會議 ：上午的會議定為 9:10 開始 ， 下午的會議定為 14:10 開始 。由于特殊情況無法按以上規(guī) 定時間開始的會議 ，需由會議組織者在會前通知中明確說 明。3.2.2.2 為保證會議效率和質(zhì)量 ，在議題

5、和內(nèi)容有限的情況 下，會議時間一般應(yīng)控制在 2 小時以內(nèi) 。3.2.3 會議地點 ： 會議地點應(yīng)該明確標(biāo)出 ,如果會議地點在公司外 部,與會人員并不熟悉 ,會議通知中應(yīng)附上會議地點示意圖 ;word 資料可編輯3.2.4 會議議程 ：3.2.4.1 會議議程的第一項是主持人講解會議要求3.2.4.2 根據(jù)會議內(nèi)容的不同 ，會議可分為匯報 、通報 、研討 等內(nèi)容（參見名詞解釋 ）3.2.4.3 會議議程應(yīng)以 30 分鐘為單元 ，列出本單元的會議內(nèi) 容，如果某項內(nèi)容多于 30 分鐘 ，也應(yīng)該分為多個單元 ， 其目的保證與會人員參加會議前能對會議內(nèi)容有清晰的了 解。3.2.4.4 每項會議議程應(yīng)該列

6、出本項議程的匯報人、 參會人員、列席人員和主持人的名單 ；組織會議人員在確定與會 人員時 ， 應(yīng)該在明確會議目的基礎(chǔ)上確定哪些人必須參 會，哪些人可參加可不參加 ；努力做到既不因某些人的缺 席而影響會議效果 ， 也不因使與本次會議關(guān)系不大的人員 原因參加此次會議而影響他們的正常工作 ，同時又給相關(guān) 人員以學(xué)習(xí) 、觀摩的機會 ；3.2.5 會議注意事項3.2.5.1 著裝要求 :在總代會務(wù)期間需著統(tǒng)一教練服 ， 由公司統(tǒng) 一發(fā)放 ，每次會議前從客服部領(lǐng)取 。3.2.5.2 會議內(nèi)容保密要求 ： 會議組織者根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)word 資料可編輯 容確定會議內(nèi)容是否要保密 ；如果需要保密 ， 需要采

7、取必要的保密措施 。例如 ：涉及公司商業(yè)秘密的會議 ，參會人 員如果委托他人代替參加會議 ，必須事先報會議主辦部門 批準(zhǔn)。除主辦會議部門外 ，一律不得錄音 、攝像 。會議中 使用的文件一律由會議主辦部門統(tǒng)一收發(fā) ，若需要會后帶 走的必須履行相應(yīng)的登記手續(xù) 。等等 。3.3 會議通知的發(fā)送3.3.1 跨部門的會議 ，會議組織部門應(yīng)該提前 3 個工作日發(fā)出會議 通知 ；如果會議涉及公司總經(jīng)理室一半以上人員參加 ，應(yīng)該提 前 5 個工作日發(fā)出通知 ，涉及總經(jīng)理使全體成員參加的會議 ， 應(yīng)該提前 10 個工作日發(fā)出通知 ；以便與會人員能夠事先調(diào)整 好時間安排并為參會做好準(zhǔn)備 ；3.3.2 如果因特殊情

8、況需要臨時召開會議 （會議通知發(fā)出距離會議 召開 24 小時以內(nèi) ）， 跨部門的會議應(yīng)該由本系統(tǒng)的總經(jīng)理室 成員批準(zhǔn) ，總經(jīng)理室一半以上人員參加的會議應(yīng)該獲得公司總 經(jīng)理的批準(zhǔn) ；會議紀(jì)律3.4 會務(wù)人員在會議期間 ，每日應(yīng)于 8： 30 前到達會場 ，做前期的各項準(zhǔn)備工作 ；word 資料可編輯3.5 會議期間在場內(nèi)避免隨意走動 ，對手機做消音處理 ；會務(wù)組織：3.6 會議預(yù)算 ：會議應(yīng)本著高效 ，節(jié)約的原則進行會議預(yù)算 ， 并報營 銷總監(jiān)審批 ；3.7 交通、食宿 ：如果會議在公司外部舉行 ，會議組織部門應(yīng)該視會 議時間安排組織與會人員的交通和食宿 。 如果下午有會議議程 ， 午餐應(yīng)安排為

9、工作快餐 ；三、流程圖word 資料可編輯整體流程word 資料可編輯會前開始確認開課時 間，參會人數(shù)選址及確定會議預(yù)算起草會務(wù)通知Y人員確認 （住宿，交通）N設(shè)備準(zhǔn)備預(yù)定會議室，房 間，用餐車輛安排物料歸總食品采買產(chǎn)品出庫到達會場場所布置與熟悉word 資料可編輯四、組織架構(gòu)會務(wù)總監(jiān)五、工作職責(zé)詳見附表六工作程序會前工作 （按順序 ）會議場所的選定 ：在會前至少 30 個工作日 確定好會議地點 ，并詳細了解場地的具體費用標(biāo)準(zhǔn)word 資料可編輯要求 ：詳見附件一說明：對符合上述條件的場所最終提請營銷總監(jiān)參課人員數(shù)量的確定 會議通知的起草在會前一周 確定本次會議的 議程，其中包括匯報的具體時間

10、，主要內(nèi)容及安排 ，匯報人，列席人員 等事項舉例如下 ：議程時間匯報議題主要內(nèi)容及時間安排主要匯報人員列席人員19:00 10：匯報人：、00、10 ：00-10 ：休息15210：15匯報人：、11：45、word 資料可編輯結(jié)合會議議程起草會議通知 ，其中應(yīng)注明會議的時間 ，地點 ，主持人 ，議程，會議的注意事項 （必須包括著裝要求 ，內(nèi)容保密要求 ， 會議文 件的要求 ，請假的要求 ，會議的紀(jì)律等 ）及路線圖 ，并在 會前十天 發(fā) 出。申報會議預(yù)算依據(jù)會議參課人員數(shù)量及工作人員情況的確認 ，做如下費用明細 ， 包括：會議室費用 ，住宿費用 ，餐飲費用 ，茶歇費 ，廣告安裝費 ，交通 費，

11、辦公用品費等相關(guān)費用 。會議預(yù)算要求在 會前四天由會務(wù)總統(tǒng) 籌 完成，報營銷總監(jiān)和財務(wù)總監(jiān) 審批。人員確認結(jié)合派出工作人員情況及攜帶物料數(shù)量 ，確認住宿 ，安排交通 （往返 ）情 況。設(shè)備準(zhǔn)備 （詳見附件二 ）預(yù)定依據(jù)征詢結(jié)果 ，與酒店最后確定 ：會議室 ，房間，餐飲的具體安排word 資料可編輯車輛安排依據(jù)會議議程確定車輛往返的安排 ， 一般選用金杯車 。要求明確發(fā)車時 間，地點，路線。會務(wù)通知起草結(jié)合已確定的參會及預(yù)定情況 ，起草會議的會務(wù)通知 ，要求所有安排 確定并詳細 。應(yīng)包括時間 、地點 、參課流程 、住宿安排 、就餐安排 、車輛安排 、會 務(wù)組聯(lián)系方法 、會議注意事項及會址路線圖

12、。會務(wù)通知要求在 會前五天 完成 ，發(fā)營銷統(tǒng)籌后由其通知銷售人員分別 發(fā)放給參課人員 。會務(wù)通知要求在 會前三天 發(fā)給參會人員 。食品的采買依據(jù)會議的長短及人數(shù) ，采購相應(yīng)的水果 、干果及小點心 。指導(dǎo)服務(wù)員工作確定每次會議至少需有 3 名服務(wù)人員 。通知服務(wù)人員全程服務(wù)茶歇 。word 資料可編輯指導(dǎo)服務(wù)人員水果及點心的準(zhǔn)備和擺放情況 會議場地布置與熟悉事先與酒店人員聯(lián)系 ，保證服務(wù)人員的及時到位 。所有會議所需用品需在 會前一天 運到會場 ；會議室所需用品 （投影儀 ， 膠投，幕布，白板，激光筆）等需在會前 1 天擺放并調(diào)試完畢 。會議室的燈光 、音響 、 空調(diào)等設(shè)備要求在 會前一天 準(zhǔn)備

13、并調(diào)試完畢 。講師臺需放置礦泉水一瓶 ，并注意增補 。擺放指路牌 ，指明會議室及會務(wù)組的地點 。通知匯報人員于 會前 5 分鐘就座并準(zhǔn)備好匯報資料 。簽到確定簽到臺的擺放與人員擺放簽到處會中工作 （按順序 ）會議保障會議的全程要有一名會務(wù)人員留在會議室 ，保障會議的服務(wù)工作 。每次匯報開始時 ，要隨時關(guān)注設(shè)備 、燈光、室溫 、音響等情況 。word 資料可編輯 協(xié)助匯報人員做好匯報 PPT文件的調(diào)試及資料分發(fā)工作在會議休息期間 ，要協(xié)助下一個匯報人員進行調(diào)試及資料收發(fā) 。及時了解會議的進展情況并及時通知外部會務(wù)人員做好日程安排的調(diào)整 工作。匯報人員的保障落實匯報人員及時到會 。了解匯報部門資料

14、的準(zhǔn)備情況 ，并協(xié)助做好準(zhǔn)備工作 （如筆記本電腦 ，資料準(zhǔn)備等 ）。落實匯報人員用餐情況 。落實匯報人員返回情況 。用餐的保障要結(jié)合會議的進程和人數(shù) ，通知餐廳飯菜的準(zhǔn)備情況 （人數(shù) ）及用餐時 間。要求涼菜在正餐開始前 15 分鐘擺放完畢 ，熱菜在用餐開始時上火 。如果下午有會議議程 ，午餐應(yīng)安排為工作快餐 。住宿的保障在所有需要住宿的人員抵達賓館時 ，要及時提供相應(yīng)房間的鑰匙 。.word 資料可編輯.在當(dāng)晚要與總臺設(shè)定好第二日的叫早時間 叫早并通知早飯時間 。在會議結(jié)束的當(dāng)天 13：00 之前 ，將所有房間的鑰匙收齊 會后工作 （按順序 ）離會車輛安排全部會議結(jié)束后 ，做好參會人數(shù)返回車

15、輛安排工作 。 導(dǎo)師離場與其他人員車輛安排退房在會議最后一天通知中午 13：00 之前 ，辦理退房手續(xù) 。 設(shè)備整理在送走所有參會人員后 ， 進行設(shè)備的收拾和整理工作 。 結(jié)帳在確認所有會議項目均以結(jié)束后 ，結(jié)帳并開具發(fā)票 。word 資料可編輯設(shè)備歸還返回公司后 ，歸還所借設(shè)備 。費用報銷在會后三天內(nèi) 進行費用報銷 ，并附此次會議的費用決算表 。會務(wù)總結(jié)會后第一次秘書處例會上 ，進行會務(wù)總結(jié)工作 。五、注意事項會務(wù)人員要做好總經(jīng)理業(yè)務(wù)工作的保障工作并攜帶公司通訊錄以做好聯(lián) 系。全程會議要至少保證有 2 輛會議用車 。會議所需儀器應(yīng)有備份 ； 對所借用品應(yīng)在出發(fā)前進行檢測與調(diào)試 。會務(wù)人員要攜

16、帶至少 5 份會務(wù)通知 ，以備查詢 。財務(wù)監(jiān)控部匯報材料為受控文件 ，要指定專人做資料的發(fā)放工作 。會務(wù)組房間應(yīng)選擇與會場距離較近的房間 ，而每次會議的房間應(yīng)較為固 定。會議期間如發(fā)生緊急情況 ，會務(wù)人員要沉著冷靜 ， 及時檢查可能導(dǎo)致的word 資料可編輯原因并盡快解決附件：會議通知草稿會務(wù)通知草稿會議預(yù)算草稿 會務(wù)分工明細表 主要會議場所明細表word 資料可編輯附件一第 1 頁，共 2 頁文件編號 ：發(fā)文日期 ：文件類別 ：會議通知擬文 ：審核 ：批準(zhǔn)：收文部門 ： 收文者 ：抄送：傳閱 閱后存檔 保 其他密 保密期限年月份總經(jīng)理室例會通知年月份例會定于月日下午 （星期）和日（星期 ）舉

17、行。會議的各項內(nèi) 容安排如下 ：一 、會議地點 ：、 參會人員 ：word 資料可編輯三 、 會議主持人 ：-四、 議程安排 ：議程時間匯報議題主要內(nèi)容及時間安排主要匯報人員列席人員1- 、 、16 ： :00 16：15休息216：15-18 ：00、18：1519：15晚餐19：3022：30自由活動、交 流， 22： 30 分以 前必須休息 ，word 資料可編輯35 月 29 日 （星期六） 8：009：3049： 30-10 ：、30、10：休息30-10 ：45510：45、12：30、12：30返回五 、 會議注意事項1 、 5 月 29 日早 8 ：00 舉行總經(jīng)理室周例會 ，

18、5 月 31 日的總經(jīng)理室周例會取消；2、總經(jīng)理室會議的內(nèi)容屬于公司的商業(yè)秘密 ，與會人員請注意保密 ；word 資料可編輯3、各項會議的匯報人員和列席人員請按照議程安排的時間準(zhǔn)時參會 ；4、會議期間請不要隨意走動 ，請對手機 、BP 機做消音處理 ；5、請匯報人嚴(yán)格控制時間 ，保證會議議程順利 、按時進行 ；6、各匯報部門請事先準(zhǔn)備好 PPT文件 ，如需要準(zhǔn)備文字材料 ，請準(zhǔn)備22 份復(fù)印材料 ， 分發(fā)給總經(jīng)理室成員 ，并在會后統(tǒng)一收回 ；7、如因特殊原因無法參會 ，總經(jīng)理室成員需要楊元慶總經(jīng)理準(zhǔn)假 ，其 他人員需要本部門的主管總經(jīng)理室成員準(zhǔn)假并通知 秘書處 8 、 5 月 28 日前將給與

19、會人員發(fā)出詳細的會務(wù)通知 ，請注意查收 。附件二第 1 頁，共 4 頁文件編號 ：發(fā)文日期 ：/文件類別 ： 通知擬文 ：審核：/批準(zhǔn)：收文部門 ：收文者 ：與會人員抄送：word 資料可編輯傳閱 閱后存檔 其他保密 保密期限月份例會會務(wù)通知會議時間：月 28 日下午、29 日會議地點 ：三 、 會議主持人 ：議程時間匯報議題主要內(nèi)容及時間安排主要匯報人員列席人員1- 、 、16 ： :00 16：15休息216：15-18 ：00信息化建設(shè)情況通報、word 資料可編輯18：1519：15晚餐19：30自由活動、交22：30流， 22： 30 分以前必須休息 ，35 月 29 日總經(jīng)理室周例

20、會（星期六）8：009：3049： 30-10 ：經(jīng)營情況通報、30、10：休息30-10 ：45510：45聯(lián)想電腦服務(wù)模、12：30式研討、12：30返回word 資料可編輯四、 房間安排 ：住宿人員房號住宿人員房號52065209、52085210、52075211、52055202、5204、521252035201、六 、就餐安排 ：5月 28日晚餐 18： 15-19 ：155 月 29 日早 8 ：00 早餐會5 月 29 日午餐 12： 30-13 ：30七、會務(wù)組： 137 。： 139 。TEL： 64231199 轉(zhuǎn) 5201 房八 、車輛安排 ：日期時間路線安排word

21、 資料可編輯5 月 28 日13：0015：2016：0018：0019：305 月 29 日8：209：4510：4012：3012：40九 、活動安排 ：時間地點活動內(nèi)容注：5 月 28 日提供以上娛樂項目 ，如有需求請與會務(wù)組聯(lián)系十、會議注意事項word 資料可編輯1、各項會議的匯報人員和列席人員請按照議程安排的時間準(zhǔn)時參會；請匯報人嚴(yán)格控制時間 ，保證會議議程順利 、按時進行 ；2、各匯報部門請事先準(zhǔn)備好 PPT 文件，如需要準(zhǔn)備文字材料 ，請準(zhǔn)備 22 份復(fù)印材料 ， 分發(fā)給總經(jīng)理室成員 ，并在會后統(tǒng)一收回 ；1、 如因特殊原因無法參會 ，總經(jīng)理室成員必須向楊總親自請假 ；其它 人員

22、需向部門主管總經(jīng)理成員 請假，并及時通知會務(wù)組 。2、 會間請不要隨意走動 ，請對手機 、BP 機做消音處理 ；3、此次會議議程較多 ，會議的結(jié)束時間可能會有所延長 ；4、5月 31 日的周例會取消 ；5、如所匯報人員因參會所發(fā)生的交通費用可于 5 月 31 日下班前交 給 ，由會務(wù)組統(tǒng)一報銷 （ 同時請在票據(jù)后注明姓名及行車路 線）， 逾期請自行報銷 。6、每一房間只有一把 鑰匙，請注意保管，并在 29 日下午開會前 交給 會務(wù)組，若有損壞或丟失需自行補償 50 元。7、參會人員如有住宿或用車需要 ，請及時通知 或。附：路線圖word 資料可編輯附件三第 1 頁，共 1 頁文件編號 ： QB/LXPC發(fā)文日期 ：文件類別 ：擬文：審核 ：批準(zhǔn)：收文部門 ：收文者 ：抄送：傳閱 閱后存檔 其他保密 保密期限月份 費用預(yù)算申請5月份月例