會務(wù)籌備方案樣板

1、xxxxxx工程xxx會會務(wù)籌備方20 xx年xx月xx日*1副組長:XXX、 XXX為了高效、優(yōu)質(zhì)做好本次會議的各項籌備工作，確保XXXX工程XXX會取得預(yù)期的效果，特編制此會務(wù)籌備方案一、會務(wù)籌備組組 長：XXX成 員：XXX、XXX、XXX、會議籌備為了確保會議能夠順利召開，在接到會議通知到會議服務(wù)工作開始之前, 成立會議籌備組，會務(wù)組全體人員參加，集中落實會議前期的各項準備工作。項目1具體工作事項及內(nèi)容責(zé)任人確定會議方案（規(guī)模、人數(shù)）根據(jù)會議各項活動信息編制費用預(yù)算，并提報批流程根據(jù)會議議題確定參加會議的單位擬會議通知會議確認制作邀請函發(fā)會議邀請函、會議回執(zhí)收集參會單位、人員信息，形成

2、與會人員名單落實參會人員行程，確定需要接、送人員的航班、車次信息預(yù)訂機票、火車票信息收集確定接、送人員信息表預(yù)訂酒店，了解各項服務(wù)內(nèi)容及報價，住宿、用餐、會議服 務(wù)內(nèi)容考察酒店住宿、用餐（自助、宴會廳）、會議室場地情況簽訂酒店合同酒店預(yù)訂形成住宿安排表、用餐安排表會議討論材料會議指南，書面印刷，參會人員XX份/人會議議程領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿答謝詞會議材料會議材料目錄，參會人員 1份/人*2項目具體工作事項及內(nèi)容責(zé)任人參會人員簽到簿專家簽字表會議通訊錄主會場會標酒店大廳歡迎牌、主會場指引牌會場席卡宴會席卡分會場指示牌簽到臺鮮花報告臺鮮花場地布置印制參會人員代表證、會務(wù)服務(wù)人員工作證簽字筆打印機臺投影儀臺照

3、相機臺碎紙機臺錄音筆支、激光筆支A4紙包、淺紅色A4紙包訂書機只、訂書針盒、起釘器只U盤只5米電源拖線板只剪刀、美工刀、尺子礦泉水箱香煙條酒（白酒箱、紅酒箱）茶葉盒信封只手提紙袋只撲克牌副車輛輛物資準備急救箱只、常規(guī)藥品適量3三、會議期間工作組分工在會議期間，為確保各項工作穩(wěn)中有序，忙而不亂，會務(wù)籌備組劃分為綜 合保障組、交通保障組、接待服務(wù)組 3個工作小組開展具體工作，各行其職 同時根據(jù)各個環(huán)節(jié)會務(wù)服務(wù)工作的重點不同，各個小組在做好本職工作的同時 應(yīng)積極協(xié)助其他各小組工作。（一）綜合保障組組長：XXX成員：XXX、XXX、XXX主要工作關(guān)鍵環(huán)節(jié)負責(zé)會議資料準備（發(fā)言稿、會議議程、領(lǐng)投影、音響

4、、麥克須提前1天調(diào)導(dǎo)致辭等） XXX、XXX試，會前30分鐘須再次確認正 常；報告、支撐性文件等審查資料準備及專家臨 時提出的支撐文件的取得XXX、XXX席卡座次須在會議召開前 1天擺放妥當(dāng)；負責(zé)會議期間物資發(fā)放管理（所有財、物領(lǐng)用需登記）XXX、XXX會議室門應(yīng)提前1小時打開；負責(zé)會議室布置（會標、會桌擺放、席卡座 次擺放、麥克、講臺、燈光、音響、拖線板 等）XXX、XXX、XXX會務(wù)中心復(fù)印地點提前熟悉。負責(zé)會場服務(wù)工作（簽到、茶水、筆墨紙張、 參會人員需要提供的零星服務(wù)）一一XXX會議書面材料的打印、復(fù)印、分發(fā)、保存等 服務(wù)XXX、 XXX會議錄音、攝影XXX分組討論各小組記錄人員的確認

5、。（二）交通保障組組長：XXX成員：XXX、XXX、XXX主要工作關(guān)鍵環(huán)節(jié)4負責(zé)車輛調(diào)度一一XXX來賓接、送時刻表及最遲在會議報到前一天，將所有需要接站（航班、火車） 來賓的姓名、抵達時間、站點、通訊聯(lián)系方式等信息收5接送人員名單確定一XXX負責(zé)接、送參會來賓XXX、XXX集完成，并形成書面信息表；最遲在會議結(jié)束前4小時，將所有需要送站（航班、火 車）來賓的姓名、送站時間、站點、通訊聯(lián)系方式等信 息收集完成，并形成書面信息表；根據(jù)須接（送）人員信息表，確定接（送）站的車輛、 駕駛員，并落實到人；根據(jù)須接（送）人員信息，若存在車輛或駕駛員不足的 緊急情況，應(yīng)采取租用酒店車輛或用出租車接送的方案；

6、車輛安排妥當(dāng)后，還應(yīng)做好上一班次接送延誤影響后續(xù) 班次接送的緊急情況；須提前探明接送線路是否有城市高峰堵塞、道路修繕異 常情況，確定接送最佳線路；冋事要求駕駛員提前做好 線路熟悉工作，重點是高鐵站、地鐵口、機場。信息溝通機制、駕駛員保證精神狀態(tài)良好、車況檢查加 油、手機充電；排車使用派車單、登記表。（三）接待服務(wù)組組長：XXX成員：XXX、XXX、XXX主要工作關(guān)鍵環(huán)節(jié)負責(zé)與會人員報到接待、 弓1導(dǎo)（簽到臺簽字、發(fā) 放會議資料、辦理入住 登記手續(xù)、行李搬用、 會議結(jié)束回收房卡等）XXX、XXX制定住宿房間清單一一XXX、XXX住宿房間的調(diào)配一一XXX、XXX負責(zé)會議期間用餐協(xié)調(diào) 服務(wù)工作XXX

7、、XXX接待工作必須做到熱情、周到；最遲報到當(dāng)日10: 00應(yīng)拿到與會人員入住房間鑰匙， 便于快捷辦理完入住手續(xù)；隨時掌握入住情況，當(dāng)有新增與會人員時，及時匯報并采取應(yīng)急調(diào)配措施；來賓入住后還應(yīng)及時了解掌握其提出的臨時性要求。每天須提前做好用餐人數(shù)統(tǒng)計工作（重點中餐、晚餐）；及時確認用餐時間，尤其會議時間發(fā)生變化或調(diào)整時應(yīng)及時與酒店方溝通，做好上菜時機控制；了解掌握參會人員有無用特殊餐禁忌；用餐期間現(xiàn)場服務(wù)（香煙、酒水等）。四、溝通機制1、xx月xx日xx:OO在酒店召開全體會務(wù)服務(wù)人員工作會，各保障小組匯 報會務(wù)準備工作落實情況，需要協(xié)調(diào)解決的問題。2、xx月xx日一xx日，每天晚上由xxx

8、召開碰頭會，時間視晚餐結(jié)束時間 定，總結(jié)當(dāng)天會務(wù)工作中經(jīng)驗與不足，商討布置第二天工作。3、會務(wù)期間，所有服務(wù)人員的手機必須確保 24小時開機，并在夜間休息 時間做好手機充電工作。五、專業(yè)組分工安排序號組長聯(lián)絡(luò)人專業(yè)分組1xxxxxx綜合（環(huán)保、勞動安全和職業(yè)衛(wèi)生、招標、節(jié)能等）六、會議日程日期時間會議內(nèi)容地點上午12:00 13:3014:00 14:3014:30 15:3015:30 18:0027日下 午18:00 20:0007:00 08:30上 午8:30 12:0012:00 13:3014:00 18:0028日下 午18:00 20:0007:00 08:308:30 10:3010:30 12:00上 午12:00 13:3029日下 午13:306六、會務(wù)預(yù)算一、會場費用：元序號費用名稱單價數(shù)量小計（元）備注1大會場租金元/場間*場2中會場租金元/場間*場3小會場租金元/場間*場2會場雜費二、住宿費用：195350元序號費用名稱單價數(shù)量小計（元）備注1高級大床房元/間間*天2高級雙床房元/間間*天三、餐費：元序號費用名稱明細單價數(shù)量小計（元）備注日午