企業(yè)協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)方案(上報(bào)版)教程文件

1、企業(yè)協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)方案 隨著電子信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展和在辦公領(lǐng)域的深入應(yīng)用，自動(dòng)化、智能化辦公越來越多的出現(xiàn) 在了現(xiàn)代辦公管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，幫助企業(yè)提升管理水平和工作效率。同時(shí)，企業(yè)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)及信息系統(tǒng)的積極應(yīng) 用也從一個(gè)側(cè)面反應(yīng)了企業(yè)管理理念的不斷提升，電子化管理工具的全面應(yīng)用將是未來辦公管理的必然趨勢(shì)。 一、系統(tǒng)概述 協(xié)同辦公平臺(tái)，又稱“ 0A系統(tǒng)”,是采用現(xiàn)代電子技術(shù)，以“工作流”為引擎、以“知識(shí)文檔”為容 器、以“信息門戶”為窗口，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。它改 變了過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為公司的管

2、理和決策提供科 學(xué)的依據(jù)，其管理效果主要體現(xiàn)在： 1、保障制度執(zhí)行 制度執(zhí)行規(guī)范統(tǒng)一，管理規(guī)定理解一致；系 統(tǒng)固化制度流程，靈活應(yīng)用保證執(zhí)行。 2、監(jiān)管工作進(jìn)程 任務(wù)分配明確有據(jù)，工作進(jìn)展實(shí)時(shí)管控；工作計(jì)劃審核跟蹤，待辦事項(xiàng)提醒反饋；工作內(nèi)容集 中反映，績(jī)效考核有理有據(jù)。 3、共享知識(shí)信息 統(tǒng)一信息發(fā)布平臺(tái)，個(gè)性設(shè)置關(guān)注內(nèi)容；區(qū)分角色推送信息，閱讀與否及時(shí)反映；知識(shí)文檔統(tǒng) 一留存，設(shè)置權(quán)限共享學(xué)習(xí)。 4、提高工作效率 流轉(zhuǎn)程序系統(tǒng)執(zhí)行，進(jìn)展意見實(shí)時(shí)了解；待辦流程集中處理，工作期間避免打擾；提供統(tǒng)一協(xié) 調(diào)平臺(tái)，內(nèi)部溝通系統(tǒng)記錄；事務(wù)工作系統(tǒng)處理，避免人工重復(fù)勞動(dòng)。 5、培養(yǎng)辦公習(xí)慣 協(xié)助管理計(jì)劃

3、總結(jié)，主動(dòng)推送待辦事項(xiàng)；培養(yǎng)電子辦公習(xí)慣，奠定系統(tǒng)管理基礎(chǔ)；無紙辦公節(jié) 約成本，協(xié)同平臺(tái)減少內(nèi)耗。 、實(shí)施內(nèi)容： 鑒于協(xié)同辦公平臺(tái)是一套針對(duì)辦公流程和信息進(jìn)行管理的現(xiàn)代化電子工具，對(duì)它的引入實(shí)施將在推動(dòng)企 業(yè)完善、規(guī)范各項(xiàng)制度流程的同時(shí)對(duì)原有的工作習(xí)慣產(chǎn)生一定的沖擊。因此，信息部將采取系統(tǒng)信息量由少到 多逐步增加、工作流程完善一個(gè)上一個(gè)、組織多種形式的系統(tǒng)使用培訓(xùn)等循序漸進(jìn)的措施來保障該系統(tǒng)的成功 實(shí)施。本系統(tǒng)擬初始實(shí)施內(nèi)容建議如下: 1、信息門戶管理平臺(tái) 建立統(tǒng)一的集團(tuán)信息門戶，為企業(yè)信息發(fā)布、交流提供一個(gè)有效的場(chǎng)所，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的各種信息（公 告通知、文件、函件新聞資訊、內(nèi)部期刊、管理制度

4、等）的統(tǒng)一管理和發(fā)布，同時(shí)為員工的個(gè)人辦公提供個(gè)性 化服務(wù)。 需求 描述 公告通知 集團(tuán)倍B門級(jí)公文及通知信息有效傳達(dá)，同時(shí)可以歸檔備查 制度文件 集團(tuán)倍0門級(jí)規(guī)章制度信息及修訂發(fā)布 新聞信息 集團(tuán)內(nèi)部或外部新聞通訊信息發(fā)布，豐富企業(yè)文化 民意調(diào)查 針對(duì)集團(tuán)組織的活動(dòng)或某項(xiàng)決定調(diào)查員工的想法 知識(shí)訂閱 根據(jù)權(quán)限獲取他人共享的知識(shí)文檔 考勤信息 員工出勤、請(qǐng)、休假等信息的審批發(fā)布 事務(wù)信息 日常事務(wù)的提醒、督促、跟蹤、反饋 日程信息 日常辦公行程計(jì)劃的管理及發(fā)布 2、工作流程管理平臺(tái) 利用軟件系統(tǒng)自由配置、固化成熟的工作流程及表單，以實(shí)現(xiàn)制度流程的電子化、規(guī)范 化、標(biāo)準(zhǔn)化，減 少人為理解原因造成

5、的制度運(yùn)作不流暢，從而提升集團(tuán)的整體執(zhí)行力。同時(shí)可以對(duì)工作的進(jìn)程予以實(shí)施監(jiān)控、 催辦和督辦，對(duì)流程數(shù)據(jù)及結(jié)果進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)，繼而進(jìn) 步完善、優(yōu)化工作流程。 需求 描述 通用流程 內(nèi)部溝通（自由流程）、工作聯(lián)系單、工作計(jì)劃和總結(jié) 法務(wù)辦公 公文管理、印章管理、合冋會(huì)簽、信息發(fā)布、檔案利用 行政事務(wù) 名片印制、發(fā)送快遞、物品采購(gòu)、車輛使用 人力資源 招聘管理、入職流程、離職流程、人員調(diào)動(dòng)、請(qǐng)假審批 財(cái)務(wù)管理 現(xiàn)金報(bào)銷、付款申請(qǐng)、借款申請(qǐng) 3、知識(shí)共享管理平臺(tái) 打破知識(shí)文檔分散儲(chǔ)存在不同員工及部門，依據(jù)權(quán)限統(tǒng)一管理集團(tuán)所有知識(shí)文檔，沉淀日常工作中產(chǎn)生 的成果并在合理范圍內(nèi)共享，提高內(nèi)部經(jīng)驗(yàn)的分享利用

6、率，改進(jìn)企業(yè)創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力，提高工作效率 及員工技能素質(zhì)，避免因員工流失帶來的企業(yè)知識(shí)流失，減少管理培訓(xùn)成本。 需求 描述 通知公告 集團(tuán)倍0門級(jí)公文及通知、公告信息審批后發(fā)布、歸檔供查閱 管理制度 集團(tuán)及部門規(guī)章管理制度信息展示 工作職能 員工崗位職責(zé)界定信息查閱 工作流程 集團(tuán)內(nèi)部工作流程信息查閱及梳理 計(jì)劃報(bào)告 集團(tuán)及部門計(jì)劃總結(jié)報(bào)告信息查閱備忘 員工關(guān)系 集團(tuán)內(nèi)部員工座談會(huì)紀(jì)要、員工關(guān)系、溝通與交流、建議與意見等 部門知識(shí) 部門通知公告、部門工作計(jì)劃、部門管理制度、部門技術(shù)文檔 合同管理 經(jīng)會(huì)簽、審批后各類合冋歸檔供有條件查閱管理 法律法規(guī) 集團(tuán)所需各類法律法規(guī)文件信息查閱管理

7、 會(huì)議信息 集團(tuán)會(huì)議紀(jì)要及處理結(jié)果等信息查閱等管理 管理知識(shí)庫(kù) 集團(tuán)所需管理類知識(shí)信息管理 管理培訓(xùn)教材 集團(tuán)管理類培訓(xùn)信息管理 4、個(gè)人辦公管理平臺(tái) 通過系統(tǒng)中的個(gè)人辦公事務(wù)小工具，幫助企業(yè)員工對(duì)自身工作內(nèi)容進(jìn)行計(jì)劃、記錄和總結(jié)，提高員工個(gè) 人的辦公效率；支持領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬工作任務(wù)的派發(fā)、監(jiān)管和協(xié)助，為準(zhǔn)確考核員工績(jī)效提供決策依據(jù)。 需求 描述 日程安排 員工行程的計(jì)劃、總結(jié)、存檔便于統(tǒng)籌工作安排 集團(tuán)論壇 實(shí)現(xiàn)員工多角度信息互動(dòng) 名片管理 工作業(yè)務(wù)往來信息收集管理及共享 工作日志 日常工作的記錄和備忘 通訊錄 集團(tuán)內(nèi)、外交流溝通信息參考 及時(shí)通訊 集成RTX等，實(shí)現(xiàn)通過RTX辦公流程在線提醒

8、5、人力資源管理平臺(tái) 整合人事信息、考勤管理、薪資福利、培訓(xùn)管理、績(jī)效考核于一體，借助協(xié)同辦公系統(tǒng) 處理人力資源事務(wù)性工作，實(shí)現(xiàn)人員信息電子化、信息錄入流程化、事務(wù)工作自動(dòng)化，有效 提升企業(yè)內(nèi)部管理、增進(jìn)人事管理效率。 需求 描述 組織架構(gòu) 組織機(jī)構(gòu)編制、定崗定編、崗位設(shè)置、用人需求、人員調(diào)動(dòng)、辭職、辭退開除、工作 交接 招聘管理 計(jì)劃內(nèi)、外招聘、面試復(fù)試、錄用、入職、試用考核、轉(zhuǎn)正、本/跨部 門調(diào)動(dòng)、合冋續(xù)簽、薪資調(diào)整、離職申請(qǐng) 人員信息 信息歸檔、調(diào)整、調(diào)閱、注銷、審批 違紀(jì)管理 人員違紀(jì)報(bào)批、歸檔、調(diào)閱、注銷 培訓(xùn)管理 員工需求/計(jì)劃培訓(xùn)、課程審批、技能評(píng)估、內(nèi)/外部培訓(xùn)實(shí)施、培訓(xùn) 報(bào)告

9、提交審批 考勤管理 員工加班、出差、請(qǐng)假操作管理 薪資管理 員工薪資規(guī)劃、發(fā)放、調(diào)整等 6、移動(dòng)辦公管理平臺(tái)： 系統(tǒng)平臺(tái)支持遠(yuǎn)程登錄，方便員工在網(wǎng)絡(luò)允許的情況下隨時(shí)隨地處理辦公事務(wù)。 移動(dòng)設(shè)備平臺(tái)：基于集團(tuán)移動(dòng)辦公的需要，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)設(shè)備對(duì)系統(tǒng)的登錄、查閱、發(fā)起、操作、審批 等移動(dòng)辦公功能。 三、建設(shè)設(shè)想： 1、組織保證：由信息部牽頭，組織系統(tǒng)實(shí)施涉及到的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成項(xiàng)目實(shí)施小組，酉己 合軟件供應(yīng)商共同完成對(duì)流程的梳理、知識(shí)文檔的分類等系統(tǒng)實(shí)施工作。 2、建設(shè)原則：整體規(guī)劃、分步實(shí)施，充分考慮公司管理的個(gè)性化和現(xiàn)有的辦公習(xí)慣，力求在 短期內(nèi)快速見到效果再逐漸深入推進(jìn)。 3、環(huán)境配合：軟硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境部署充分考慮現(xiàn)有條件，適當(dāng)進(jìn)行改造和升級(jí)。 4、系統(tǒng)開發(fā)：協(xié)同辦公平臺(tái)軟件在技術(shù)有一定的先進(jìn)性，預(yù)留接口，滿足不同業(yè)務(wù)信息系統(tǒng) 數(shù)據(jù)對(duì)接以及今后業(yè)務(wù)、組織的變化和需求的擴(kuò)展。 5、合作伙伴：選擇有豐富經(jīng)驗(yàn)的知名協(xié)同辦公平臺(tái)供應(yīng)商合作，要求協(xié)同辦公軟件供應(yīng)商滿 足“流程配置靈活、方便，技術(shù)設(shè)計(jì)先進(jìn)、科學(xué)，應(yīng)用功能成熟、穩(wěn)定，售后服務(wù)及時(shí)、優(yōu) 質(zhì)”等基本要求。充分借鑒他們的成功案例經(jīng)驗(yàn)，最大化降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，最短期內(nèi)快速取得