我們平時主要組織哪些會議

1、問題： n 1、我們平時主要組織哪些會議？ n 2、我們組織會議的目的是什么？ 會議組織與策劃 會議中，誰最重要？ 主持人主持人發(fā)言人發(fā)言人參與人參與人 組織者組織者 目標(biāo) n 從會議組織者的角度了解會議的基本流程 n 明確會議組織中的注意事項和基本原則 n 分享以往會議組織中的得與失 “為更好的組織會議做好準(zhǔn)備！” Contents 會議的基本流程 1 會議組織的注意事項 2 會議組織的基本原則 3 突發(fā)事件預(yù)防與處理 4 一、會議的基本流程 會前會中會后 1、會前準(zhǔn)備 會前準(zhǔn)備工作是會議管理的第一步，對會議做出事先安 排與充分準(zhǔn)備，是實現(xiàn)會議目的的重要條件。 無論會議大小，如會前準(zhǔn)備充分，

2、就能事半功倍。 “有備無患！” 確認會議的基本信息 n What 會議主題 n When 會議時間 n Where 會議地點 n Who 參會人員 n Why 會議目標(biāo) n How-how to do 會議形式 how much 會議預(yù)算 “5W2H” 1、會前準(zhǔn)備 n確認會議的基本信息 n制定會議計劃 n會場布置 n提出預(yù)防措施 制定會議計劃 n 會議議程計劃： n 主題、主持人、地點、發(fā)言人、時間、嘉賓 n 會議準(zhǔn)備計劃： n 事項、要求、負責(zé)人、完成時間 提出預(yù)防措施 n 人 n 預(yù)防：遲到、缺席 n 財 n 預(yù)防：不足，丟失 n 物 n 預(yù)防：不足、丟失、損壞 2、會中執(zhí)行 n根據(jù)會議

3、計劃完成分配的職責(zé)； n了解會議需求及時提供方便； n觀察參會者情緒和反饋，彌補不足之處； n認真記錄會議內(nèi)容，以備執(zhí)行； n相互協(xié)助、配合解決突發(fā)事件。 會議中可能出現(xiàn)的問題 原因具體表現(xiàn)舉例 時間會議時間過長，沒有休息，會議疲勞。 地點場地空間小，隔音效果差，導(dǎo)致與會者分心 參與者選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的人 主持人 會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑 ，無法達到會議意圖。 參會者參與者遲到，不能準(zhǔn)時開始，并經(jīng)常被打斷 資料資料數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，內(nèi)容不詳細，資料不夠用 會議主題 開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明 確，致使會議毫無意義、宣告失敗

4、。 3、會后總結(jié)跟進 n安排參會者相互交流的場所和機會 n了解參會者的意見和建議（內(nèi)容/組織） n及時編輯會議資料整理后下發(fā)至相關(guān)人員手中 （如會議紀要、會議簡報） n根進會議決議的根進執(zhí)行結(jié)果 n反省會議組織中的收獲與不足 -優(yōu)點？問題？原因？改善？ 二、會議組織的注意事項 5 第三方溝通第三方溝通 1 場地選場地選 擇擇 2 會議通知會議通知 3 會場布置會場布置 4 進程控進程控 制制 注意事項注意事項 6 VIP安排安排 1、場地選擇 n 根據(jù)5W2H明確會議的場地要求 n 城市、區(qū)域、會場級別、場地大小、場型、設(shè)備、周邊環(huán)境 n 根據(jù)場地要求和預(yù)算列出備選方案 n 場地、聯(lián)系人、基本

5、信息、價格、優(yōu)劣勢分析、推薦 n 了解周邊環(huán)境 n如：客戶距離，交通環(huán)境，娛樂條件如：客戶距離，交通環(huán)境，娛樂條件 2、會議通知 n 通知的基本內(nèi)容：5W2H n 表明后勤的關(guān)聯(lián)信息： n 食宿安排、交通、后勤聯(lián)系人 n 與會者需要做哪些準(zhǔn)備工作： n 會前再提醒 n 準(zhǔn)備工作、日程等 2、會議通知 n 通知的形式： n 郵件 n 電話 n 短信 n Outlook n 通知的常見附件 n 會議資料 n 日程表、交通圖、參與人名單通訊錄 n 分房信息、航班及接送機安排、周邊活動地點聯(lián)系方式 3、會場布置 n 場型的確認 n 資料的準(zhǔn)備和確認 n 打印文件、PPT等 n 設(shè)備的準(zhǔn)備和確認 n 投

6、影、相機、音頻線、麥克、白板、筆 n 其他物品的準(zhǔn)備和確認 n 橫幅、X展架等宣傳品、鮮花、茶歇 幾種常見的場型 A.魚骨型 B課桌式 CU字形 會議的準(zhǔn)備和確認 XX會議 工作準(zhǔn)備單 負責(zé)人： 酒店聯(lián)系人： 時間： 地點： 一、請確認準(zhǔn)備以下教學(xué)用品負責(zé)人 講師臺1個酒店 白板、白板筆（黑紅藍三色各2）酒店 翻紙板、白板紙40張酒店 無線麥克風(fēng)2支酒店 投影儀酒店 A4白紙 30 張酒店 資料30套人名 桌牌人名 茶歇酒店 簽到表人名 會場準(zhǔn)備 課桌課桌課桌課桌 4、第三方溝通 n 對象 n 酒店 n 印刷公司 n 培訓(xùn)公司 n 航空公司 n n 關(guān)鍵點 n 明確要求 n 準(zhǔn)確傳達信息 n

7、確認信息到達 n 確認做到 n 確認對口人 n 確認關(guān)鍵時點 充分合作 n 酒店能提供哪些免費服務(wù)？ n 到店的資料發(fā)放 n 叫醒服務(wù) n 資料店內(nèi)的搬運 n 桌牌制作？ n 場地布置 5、進程控制 n 紀律： n 設(shè)定違規(guī)的規(guī)則 n 時間提醒： n 發(fā)言時間、休息時間、返回時間 n 午餐確認： n 留位確認、時間確認 n 物品隨檢： n 麥克、紙筆、茶水 n 關(guān)于參會者反應(yīng) n 對內(nèi)容、對環(huán)境（如空調(diào)冷熱） 6、VIP安排 n 會議要求確認 n 鮮花 茶點 n 喜好確認 n 飲食要求、飲水偏好、是否抽煙、是否午休、航班要求 n 日程安排 n 車輛接送、晚餐陪同、出行陪同 n 房間確認 n 是

8、否安靜、視野如何、有無異味、設(shè)備是否正常 三、會議組織的基本原則 責(zé)任到人責(zé)任到人 爛筆頭爛筆頭 提前提前 復(fù)查復(fù)查 備份備份 1、責(zé)任到人 n 明確分工，專人專崗 n 人人負責(zé)就是人人都不負責(zé) 2、“爛筆頭”原則 “好記性不如爛筆頭！” 3、提前 n 確認時間、人數(shù)，留出提前量 n 寧可先預(yù)定再取消 n 提前做好預(yù)案 關(guān)鍵點： n 資料準(zhǔn)備、酒店預(yù)定、借款、設(shè)備調(diào)試、車輛安排 4、復(fù)查 n 自己重復(fù)確認 n 換人重復(fù)確認 n 關(guān)鍵點： n 物品準(zhǔn)備的重復(fù)確認 n 關(guān)鍵信息重復(fù)確認：時間、地點 5、備份 n 備不足、備意外 n 人 n 如：第二個緊急聯(lián)系人 n 財 n 留出足夠的備用金 n 物 n 留余量，以備人員增加，物品丟失及損壞 四、突發(fā)事件預(yù)防與處理 n 你曾經(jīng)遇到過哪些突發(fā)事件 突發(fā)事件舉例 n 主持人遲到 n 電腦損壞 n 資料缺失 n 突發(fā)疾病