GMP文件編制指南2014.11.30

1、1文件編制北京秦脈醫(yī)藥咨詢有限責(zé)任公司2一、建立文件系統(tǒng)的目的、意義3文件的基本概念 文件是指一切涉及藥品生產(chǎn)和質(zhì)量管理全過(guò)程的書面標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施的記錄。 文件是制藥企業(yè)質(zhì)量保證體系的基本要素，涉及到GMP管理的一切方面。 包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)處方和工藝規(guī)程、操作規(guī)程以及記錄、報(bào)告等。 4目的和意義 健全的文件體系能避免任何由口頭交流或臨時(shí)書面?zhèn)鬟f所可能引起的差錯(cuò)、錯(cuò)誤理解或解釋，并保證批生產(chǎn)和質(zhì)量控制全過(guò)程的記錄具有可追溯性。因此文件是制藥企業(yè)一切活動(dòng)的基礎(chǔ)、依據(jù)和準(zhǔn)繩。文件管理要做到有法可循、照章辦事、有據(jù)可查5目的和意義 文件體系建立、完善，實(shí)施的整個(gè)過(guò)程體現(xiàn)了制藥行業(yè)從口耳相傳的作坊式生產(chǎn)，

2、轉(zhuǎn)向現(xiàn)代生產(chǎn)的變革，體現(xiàn)了從“ 人治”到“ 法制”的變革，依法制藥，依治管藥文 件 就 是 企 業(yè) 的“法”。是從管理者到每位員工的行為準(zhǔn)則,工作(操作)依據(jù)，監(jiān)督管理標(biāo)準(zhǔn)。6目的和意義 通過(guò)有效的文件管理，達(dá)到：一切行為有標(biāo)準(zhǔn)；一切行為有記錄；一切行為有監(jiān)控；一切行為可追溯。 品質(zhì)管理觀念的變革：檢驗(yàn)出來(lái)的生產(chǎn)出來(lái)的管理出來(lái)的習(xí)慣出來(lái)的。靠文件來(lái)管理,靠文件的培訓(xùn)、實(shí)施來(lái)養(yǎng)成良好的決策習(xí)慣、工作（操作）習(xí)慣、學(xué)習(xí)培訓(xùn)習(xí)慣和衛(wèi)生習(xí)慣。7目的和意義 真正使GMP成為每個(gè)員工“生產(chǎn)的生活方式”，而不僅只是條規(guī)、戒律。 零缺陷：完善的文件系統(tǒng)管理將使可能發(fā)生的污染、差錯(cuò)、混淆降到最低限度，從而使藥品

3、品質(zhì)達(dá)到預(yù)定用途和注冊(cè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)“零缺陷”的目標(biāo)。8目的和意義 充分認(rèn)識(shí)建立文件系統(tǒng)和使之嚴(yán)格實(shí)施的長(zhǎng)期性、艱定性硬件基本上是一次性投入，階段性的；而軟件的建立、完善、更新、提高是持續(xù)不斷的，長(zhǎng)期的。硬件投入相對(duì)而言是以資金投入為主（當(dāng)然也包含設(shè)計(jì)、施工的付出），而軟件的投入則是心血和智慧的投入，是觀念、習(xí)慣的改變，絕非一朝一夕之事。9作用 指導(dǎo)藥品生命周期全過(guò)程的依據(jù)； 記錄是證明藥品生產(chǎn)、質(zhì)量控制活動(dòng)的依據(jù)； 考核和培訓(xùn)員工的依據(jù)； 評(píng)價(jià)管理效能的依據(jù)； 進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的依據(jù)；10二、文件編制的原則要求11合法性 文件體系的建立應(yīng)符合本規(guī)范的要求。 文件的內(nèi)容應(yīng)與藥品生產(chǎn)許可、藥品注冊(cè)等相關(guān)

4、要求一致。（第152條） 企業(yè)應(yīng)建立文件管理的操作規(guī)程，系統(tǒng)地設(shè)計(jì)、制定、審核、批準(zhǔn)和發(fā)放文件。 （第151條）12系統(tǒng)性/唯一性 文件是質(zhì)量管理體系的體現(xiàn)，因此要從整體出發(fā)，涵蓋影響藥品質(zhì)量的所有要素及活動(dòng)要求。形式要標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化。 如用電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、照相技術(shù)或其他可靠方式記錄數(shù)據(jù)資料，應(yīng)有系統(tǒng)的操作規(guī)程，記錄的準(zhǔn)確性應(yīng)經(jīng)過(guò)核對(duì)；只有經(jīng)授權(quán)的人員方可輸入或更改數(shù)據(jù)，更改和刪除情況應(yīng)有記錄（第163條） 廠房、設(shè)備、物料、文件和記錄應(yīng)當(dāng)有編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性。（第182條）13動(dòng)態(tài)性 持續(xù)改進(jìn)的動(dòng)態(tài)過(guò)程，依據(jù)驗(yàn)證、日常監(jiān)控結(jié)果、上級(jí)部門的檢驗(yàn)、驗(yàn)收以及國(guó)家政策、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的變化而不斷修

5、訂完善。變更的文件需寫明變更歷史 進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行必要的文件修訂 文件應(yīng)定期審核、修訂；文件修訂后應(yīng)按照規(guī)定管理，防止舊版文件的誤用。（第158條）14適用性/可操作性 應(yīng)根據(jù)本企業(yè)實(shí)際情況，按有效管理的要求，制定出切實(shí)可行的文件。 記錄應(yīng)留有填寫數(shù)據(jù)的足夠空格。（第159條） 文件應(yīng)分類存放、條理分明，便于查閱（第156條） 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工藝規(guī)程、批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄以及操作規(guī)程和記錄在規(guī)范中均有其各自的要求。（第164-183條)15嚴(yán)密性/規(guī)范性 文字應(yīng)確切、清晰、易懂，不能模棱兩可。（第155條） 標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)量化， 術(shù)語(yǔ)和法定計(jì)量單位準(zhǔn)確。 原版文件復(fù)制時(shí)，不得產(chǎn)生任何差錯(cuò)；復(fù)制的文

6、件應(yīng)當(dāng)清晰可辨。（第157條） 分發(fā)、使用的文件應(yīng)當(dāng)為批準(zhǔn)的現(xiàn)行文本，已撤銷的或舊版文件除留檔備查外，不得在工作現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)。（第158條）16可追溯性 與本規(guī)范有關(guān)的每項(xiàng)活動(dòng)均應(yīng)有記錄，以保證產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量控制和質(zhì)量保證等活動(dòng)可以追溯。（第159條） 每批藥品應(yīng)有批記錄，包括批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄、批檢驗(yàn)記錄和藥品放行審核記錄等與本批產(chǎn)品有關(guān)的記錄，至少保存至藥品有效期后一年。 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工藝規(guī)程、操作規(guī)程、穩(wěn)定性考察、確認(rèn)、驗(yàn)證、變更等其它重要文件應(yīng)長(zhǎng)期保存（第162條）17真實(shí)性 記錄應(yīng)及時(shí)填寫，內(nèi)容真實(shí)，字跡清晰，易讀，不易擦除。（第159條） 應(yīng)盡可能采用生產(chǎn)和檢驗(yàn)設(shè)備自動(dòng)打印的記錄、圖

7、譜和曲線圖（第160條） 記錄不得撕毀和任意涂改。記錄填寫的任何更改都應(yīng)簽注姓名和日期，并使原有信息仍清晰可辨，必要時(shí)，應(yīng)當(dāng)說(shuō)明更改的理由。記錄如需重新撰寫，則原有記錄不得銷毀，應(yīng)當(dāng)作為重新撰寫記錄的附件保存（第161條）18三、文件的基本內(nèi)容和要求19表頭或扉頁(yè)的內(nèi)容及要求 題目：簡(jiǎn)潔明確，表明文件內(nèi)容、性質(zhì) 編號(hào)：文件編碼應(yīng)有唯一性，便于歸類、查找； 版本號(hào)：體現(xiàn)系統(tǒng)性、連續(xù)性，可與編號(hào)編在一起； 制定人、審核人、批準(zhǔn)人要親筆簽名，并簽署日期； 要明確頒發(fā)部門、分發(fā)部門，生效日期 生效與批準(zhǔn)時(shí)間之間應(yīng)留出培訓(xùn)時(shí)間 變更歷史；20正文的內(nèi)容及要求 編制目的、適用范圍。 依據(jù)（尤其技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件

8、）要一一列清。（簡(jiǎn)單時(shí)也可放在表頭/扉頁(yè)中） 責(zé)任部門或責(zé)任人應(yīng)明確。 內(nèi)容應(yīng)詳略得當(dāng)、文字簡(jiǎn)練、條理清楚、用詞確切，對(duì)操作有指導(dǎo)性可操作性強(qiáng)。 5W 3H （為何、何事、何處、何時(shí)、何人、如何、何價(jià)、何果）。21四、文件系統(tǒng)的內(nèi)容22文件系統(tǒng)分類 質(zhì)量手冊(cè)（以“質(zhì)量”為對(duì)象） 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（以“ 物”為對(duì)象） 管理標(biāo)準(zhǔn)（以“ 事”為對(duì)象） 工作標(biāo)準(zhǔn)（以“ 人”為對(duì)象） 記錄、憑證、檔案等23文件系統(tǒng)分類 質(zhì)量手冊(cè) 是企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本企業(yè)概況、目標(biāo)、組織、管理要素和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)方法的原則性論述。 不是一般性的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，也不是具有可操作性的執(zhí)行文件。 包括企業(yè)概況、企業(yè)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)、企業(yè)組織機(jī)構(gòu)質(zhì)

9、量管理體系24文件系統(tǒng)分類 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 是指藥品生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中，由國(guó)家、地方、行政及企業(yè)頒發(fā)和制定的技術(shù)性規(guī)范、準(zhǔn)則、規(guī)定、辦法、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程和程序等等書面要求。 包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和產(chǎn)品工藝規(guī)程 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的形式應(yīng)參考中國(guó)藥典，不能是匯總表格的簡(jiǎn)單參數(shù)25文件系統(tǒng)分類 管理標(biāo)準(zhǔn) 是指由國(guó)家、地方或行政所頒發(fā)的有關(guān)法規(guī)、制度或規(guī)定等文件以及企業(yè)為了行使生產(chǎn)計(jì)劃、指揮、控制等管理職能，使之標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化而制定的規(guī)章制度、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)或辦法等書面要求。 應(yīng)用范圍涉及GMP的第二到第十三章，企業(yè)最好按規(guī)范中的章節(jié)對(duì)文件進(jìn)行分類，便于認(rèn)證檢驗(yàn)各位檢驗(yàn)老師審閱。26文件系統(tǒng)分類 工作標(biāo)準(zhǔn)/操作標(biāo)準(zhǔn) 經(jīng)批準(zhǔn)用來(lái)指導(dǎo)

10、設(shè)備操作、維護(hù)與清潔、驗(yàn)證、環(huán)境控制、取樣和檢驗(yàn)等藥品生產(chǎn)活動(dòng)的通用性文件。 針對(duì)某一特定崗位或個(gè)人，對(duì)其工作范圍、職責(zé)權(quán)限以及工作內(nèi)容及要求所規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)、操作程序等書面要求。 跟在管理標(biāo)準(zhǔn)之后便于核對(duì)是否有遺漏重復(fù)27文件系統(tǒng)分類 記錄、憑證、檔案 與上述的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)應(yīng)，是上述要求執(zhí)行過(guò)程的體現(xiàn)，是證明文件。從中體現(xiàn)可追溯性。 上述文件的關(guān)鍵參數(shù)是記錄、憑證、檔案的關(guān)鍵點(diǎn)、是核心/主要記錄內(nèi)容。 異常、偏差等偏離/背離文件規(guī)定的情況、現(xiàn)象是另一類記錄的關(guān)鍵點(diǎn)28接下頁(yè)質(zhì)量手冊(cè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)管理標(biāo)準(zhǔn)工作標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備衛(wèi)生生產(chǎn)質(zhì)量其它工藝規(guī)程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)規(guī)程其它機(jī)構(gòu)人員廠房設(shè)施設(shè)備物料

11、與產(chǎn)品質(zhì)量控制確認(rèn)與驗(yàn)證文件管理質(zhì)量保證生產(chǎn)管理廠房設(shè)施產(chǎn)品發(fā)運(yùn)與召回自檢機(jī)構(gòu)人員文件系統(tǒng)圖委托生產(chǎn)與委托檢查29接上頁(yè)記錄、報(bào)告檔案、資料設(shè)備不良反應(yīng)質(zhì)量回顧健康銷售廠房設(shè)施機(jī)構(gòu)人員廠房設(shè)施設(shè)備物料與產(chǎn)品質(zhì)量控制確認(rèn)與驗(yàn)證文件管理質(zhì)量保證生產(chǎn)管理產(chǎn)品發(fā)運(yùn)與召回自檢委托生產(chǎn)與委托檢查培訓(xùn)人事質(zhì)量供應(yīng)商穩(wěn)定性考察30五、文件編制中易發(fā)生的問(wèn)題31生搬硬套 不結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，甚至鬧出笑話，對(duì)樣本文件，缺少消化吸收。 部分確認(rèn)、驗(yàn)證使用統(tǒng)一的樣本文件，刪改的不徹底，文件中包含原有與本次無(wú)關(guān)的內(nèi)容。 按參考資料制定一些標(biāo)準(zhǔn)限度，不結(jié)合本企業(yè)的具體情況32相互矛盾 同一問(wèn)題在各相關(guān)文件中說(shuō)法不一，標(biāo)準(zhǔn)不

12、一，頻次不一，周期不一。 產(chǎn)生原因多為各部門分別起草，即便同一人寫，也會(huì)發(fā)生，必須系統(tǒng)協(xié)調(diào)、審核。（甚至同一文件中前后提法都不一致）33內(nèi)容不規(guī)范 不符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)： 藥典對(duì)注射劑規(guī)定最低裝量標(biāo)準(zhǔn)，灌裝過(guò)程控制仍低于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。 用詞不規(guī)范 如：純化水純水 ；微生物限度衛(wèi)生學(xué)；百萬(wàn)分之一ppm ；相對(duì)密度比重 。 生產(chǎn)各步收率與最終產(chǎn)率不相吻合等等34線條太粗 過(guò)于簡(jiǎn)單，詳略不適當(dāng)， 主次不分。缺少必要的過(guò)程要求描述，參數(shù)不足。 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)中沒(méi)有制定或體現(xiàn)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)。 文件與文件之間，文件與記錄之間對(duì)應(yīng)不上。 如文件中提到某文件或記錄，實(shí)際上卻沒(méi)有。 不具可操作性35編排、編碼混亂 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)格式不規(guī)范

13、：沒(méi)有按藥典或批準(zhǔn)的格式進(jìn)行編制，采用表格形式。 筆誤：打印錯(cuò)誤 擅自修改不嚴(yán)格執(zhí)行文件管理程序： 現(xiàn)場(chǎng)使用的記錄，與批準(zhǔn)的空白記錄內(nèi)容不一致； 編碼文件中沒(méi)有設(shè)計(jì)的編碼形式36六、建議37應(yīng)對(duì)方案 確定文件系統(tǒng)建立的領(lǐng)軍人物，能系統(tǒng)設(shè)計(jì)編排，全面審核、全面熟悉。 成立編制小組，由有一定資格，水平的人員來(lái)做，會(huì)事半功倍。 質(zhì)量手冊(cè)中的關(guān)鍵項(xiàng)目、指標(biāo)需要企業(yè)負(fù)責(zé)人參與、決定。 文件編制小組要加強(qiáng)培訓(xùn)、交流與溝通38應(yīng)對(duì)方案 設(shè)計(jì)思路要清晰，基礎(chǔ)信息要清楚準(zhǔn)確 企業(yè)組織機(jī)構(gòu)體系、管理職責(zé)劃分、工序崗位劃分 新建或改建廠房、設(shè)施、設(shè)備、儀器情況（包括庫(kù)房、化驗(yàn)室） 廠房潔凈等級(jí)要求 產(chǎn)品獲準(zhǔn)生產(chǎn)情況（批文、文號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)簽說(shuō)明書內(nèi)容、其他備案資料） 相關(guān)法律法規(guī)要求（藥品管理法、計(jì)量法、GMP、國(guó)家藥品標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)國(guó)標(biāo)等） 其他39應(yīng)對(duì)方案 相關(guān)文件最好由同一部門或同一人起草。 工藝規(guī)程、崗位SOP、批記錄等相關(guān)文件記錄