TurboCIS.合同信息管理系統(tǒng)用戶操作手冊(cè)

1、 TurboCIS合同信息管理系統(tǒng)用戶操作手冊(cè)適用于標(biāo)準(zhǔn)版與工程版版本 3.0.0萍鄉(xiāng)取道網(wǎng)絡(luò)科技有限公司Pingxiang Qudao network science and technology Co., Ltd版權(quán)說(shuō)明 本手冊(cè)由萍鄉(xiāng)取道網(wǎng)絡(luò)科技有限公司(取道公司)出版，版權(quán)屬取道公司所有。未經(jīng)出版者正式書面許可，不得以任何方式復(fù)制本文檔的部分或全部?jī)?nèi)容。目 錄1、產(chǎn)品綜述62、功能介紹72.1、用戶登錄72.2、系統(tǒng)設(shè)置92.2.1 用戶權(quán)限92.2.2 參數(shù)設(shè)置102.2.3 部門分類112.2.4 合同分類122.2.5 客商分類132.2.6 項(xiàng)目分類142.2.7 貨品分類152

2、.3 客商管理162.3.1、新增客商172.3.2、刪除、修改、復(fù)制與打印客商信息182.3.3、導(dǎo)出導(dǎo)入客商信息182.3.4、客商關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)182.3.4、客商聯(lián)系信息192.3.5、客商文檔192.3.6、客商分組顯示202.4 項(xiàng)目管理212.4.1、新增項(xiàng)目212.4.2、刪除、修改、復(fù)制與打印客商信息222.4.3、導(dǎo)出導(dǎo)入項(xiàng)目信息232.4.4、項(xiàng)目關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)232.4.5、項(xiàng)目文檔232.4.6、項(xiàng)目分組顯示242.5 貨品管理242.5.1、新增貨品242.4.2、刪除、修改、復(fù)制與打印貨品信息252.4.3、導(dǎo)出導(dǎo)入貨品信息252.5.4、貨品關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)262.5.5、貨品文檔

3、262.5.6、貨品分組顯示262.6 合同管理262.6.1、新增合同272.6.2、刪除、修改、復(fù)制與打印合同信息282.6.3、導(dǎo)出導(dǎo)入合同信息302.6.4、合同的審批與歸檔312.6.5、合同收付款項(xiàng)312.6.6、合同執(zhí)行情況322.6.7、合同提醒322.6.8、合同變更322.6.9、合同文檔332.6.11、合同貨品332.6.12、發(fā)貨記錄332.6.13、合同的分組查看332.6.14、合同定制字段信息名稱設(shè)置342.7 文檔管理352.7.1、關(guān)聯(lián)文檔查看352.7.2、模板文檔管理352.7.3、重要文檔管理362.7.4、文檔分類管理362.8 統(tǒng)計(jì)分析383、我的

4、桌面、萬(wàn)年歷394、公司信息設(shè)置、數(shù)據(jù)壓縮備份與還原405、系統(tǒng)注冊(cè)401、產(chǎn)品綜述 在大、中、小企業(yè)業(yè)務(wù)管理是合同管理的核心需求，合同管理軟件必須解決實(shí)際業(yè)務(wù)管理中的問(wèn)題，專注于大、中、小企業(yè)合同管理的動(dòng)態(tài)化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化，為大、中、小企業(yè)提供一條龍合理的流程和業(yè)務(wù)約束以及全方位的合同管理功能，包括合同起草、合同審批、文本管理、履約監(jiān)督、結(jié)算安排、智能提醒合同收付款、項(xiàng)目管理、貨品管理、合同結(jié)款情況統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表輸出和決策支持等。具體功能:合同起草：提供合同示范模板庫(kù)，起草人選擇對(duì)應(yīng)的合同模板，填寫相應(yīng)的合同要素。 合同審批：根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程設(shè)定允許審批的用戶，合同審批后相關(guān)要素將不允許

5、修改。 合同文件：管理所有與合同有關(guān)的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，將任意格式的電子版文檔可以直接導(dǎo)入系統(tǒng)中，有效避免由于用戶電腦中毒、誤刪等操作造成文件丟失的現(xiàn)象。 結(jié)算管理：解決企業(yè)的資金管理，為合同細(xì)化了何時(shí)應(yīng)該結(jié)算賬款，無(wú)論是對(duì)收款還是付款均有重要意義，可以及時(shí)安排資金調(diào)度及收回款項(xiàng)，既保證按時(shí)守信，又合理充分利用資金，降低執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。 執(zhí)行進(jìn)度：明確記錄合同進(jìn)度，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)了解合同動(dòng)態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整進(jìn)度，安排下一步的工作。 貨品管理：采用合同貨品清單管理對(duì)應(yīng)標(biāo)的物型號(hào)、規(guī)格等明細(xì)，為公司市場(chǎng)策略、財(cái)務(wù)規(guī)劃、招投標(biāo)管理等提供依據(jù)。 合同變更：記

6、錄合同變更前與變更后的值，從而兼顧了變更過(guò)程管理的嚴(yán)謹(jǐn)和自動(dòng)性，關(guān)聯(lián)結(jié)果，有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明晰。 預(yù)警系統(tǒng)：系統(tǒng)自動(dòng)掃描并對(duì)所有快到期的結(jié)款、收貨、付款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)或事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)警，幫助用戶提前做好財(cái)務(wù)規(guī)劃和分析決策。 報(bào)表：從不同角度對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，輔助經(jīng)營(yíng)決策，多樣化的統(tǒng)計(jì)方式，自定義統(tǒng)計(jì)條件。特點(diǎn)：具有高度的靈活性，符合人的習(xí)慣處理方式，具備易用、適用、好用的特點(diǎn). 2、功能介紹2.1、用戶登錄啟動(dòng)TurboCIS合同信息管理系統(tǒng)，如圖：首次啟動(dòng)后請(qǐng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)設(shè)置（僅網(wǎng)絡(luò)版），彈出如下窗口：在文本框內(nèi)輸入TurboCIS的服務(wù)器地址、登陸名、連接密碼以及數(shù)據(jù)庫(kù)名，單擊“測(cè)試連接”按鈕，連

7、接成功后單擊“保存配置”按鈕。重新啟動(dòng)軟件，輸入用戶名與密碼，默認(rèn)用戶名為“admin”,密碼為“admin888”，單擊”確定“即可登錄。登錄成功后彈出如下窗體：首次登錄會(huì)彈出”設(shè)置公司信息”窗口，正確設(shè)置公司信息，以后登錄即不會(huì)再顯示。2.2、系統(tǒng)設(shè)置單擊導(dǎo)航欄“系統(tǒng)設(shè)置”，彈出系統(tǒng)設(shè)置項(xiàng)目，包括用戶權(quán)限、參數(shù)設(shè)置、部門分類、合同分類、客商分類、項(xiàng)目分類、貨品分類和權(quán)限管理。2.2.1 用戶權(quán)限單擊“用戶權(quán)限”彈出以下窗體：?jiǎn)螕簟?”按鈕，即可新增用戶，輸入帳號(hào)、密碼和密碼確認(rèn)，勾選需要配置的權(quán)限功能；指定用戶可以管理的合同、客商和項(xiàng)目的范圍，單擊保存即可。2.2.2 參數(shù)設(shè)置單擊“參數(shù)設(shè)

8、置”，彈出如下窗口：點(diǎn)擊要修改的參數(shù)，在右邊即可修改，修改好后單擊保存按鈕。單擊“新增”按鈕，在右邊填寫好參數(shù)名稱、上級(jí)參數(shù)、描述，單擊“保存”即可完成參數(shù)的新增。2.2.3 部門分類單擊“部門分類”，彈出如下窗口：（部門分類是指合同、項(xiàng)目、客商所隸屬的部門分類。）點(diǎn)擊要修改的部門分類，在右邊即可修改，修改好后單擊保存按鈕。單擊“新增”按鈕，在右邊填寫好部門名稱、上級(jí)部門、描述，單擊“保存”即可完成部門的新增。2.2.4 合同分類單擊“合同分類”，彈出如下窗口：點(diǎn)擊要修改的合同分類，在右邊即可修改，修改好后單擊保存按鈕。單擊“新增”按鈕，在右邊填寫好分類名稱、上級(jí)分類、描述，單擊“保存”即可完

9、成部門的新增。2.2.5 客商分類單擊“客商分類”，彈出如下窗口：點(diǎn)擊要修改的客商分類，在右邊即可修改，修改好后單擊保存按鈕。單擊“新增”按鈕，在右邊填寫好分類名稱、上級(jí)分類、描述，單擊“保存”即可完成客商分類的新增。2.2.6 項(xiàng)目分類單擊“項(xiàng)目分類”，彈出如下窗口：點(diǎn)擊要修改的項(xiàng)目分類，在右邊即可修改，修改好后單擊保存按鈕。單擊“新增”按鈕，在右邊填寫好分類名稱、上級(jí)分類、描述，單擊“保存”即可完成項(xiàng)目分類的新增。2.2.7 貨品分類單擊“貨品分類”，彈出如下窗口：點(diǎn)擊要修改的貨品分類，在右邊即可修改，修改好后單擊保存按鈕。單擊“新增”按鈕，在右邊填寫好分類名稱、上級(jí)分類、描述，單擊“保存

10、”即可完成貨品分類的新增。2.3 客商管理單擊“”即可列出客商分類，點(diǎn)擊相應(yīng)的分類，就會(huì)列出分類下面的客商信息，如圖:2.3.1、新增客商點(diǎn)擊“”按鈕，彈出如下窗體：填寫好相應(yīng)的信息，單擊確定按鈕，即可保存，如果對(duì)某一客商不想在默認(rèn)列表中顯示，可以修改客商信息，勾選停止使用復(fù)選框，即可。2.3.2、刪除、修改、復(fù)制與打印客商信息l 選中需要操作的客商信息，單擊刪除即可，如何該客商信息被合同信息引用的話，則不能被刪除。l 選中需要操作的客商信息，單擊修改即可。l 選中需要復(fù)制的客商信息，單擊復(fù)制即可。l 單擊打印按鈕，即可打印客商的列表信息。2.3.3、導(dǎo)出導(dǎo)入客商信息l 單擊導(dǎo)出按鈕，即可將客

11、商信息導(dǎo)出至EXCEL軟件中。l 單擊導(dǎo)入按鈕，彈出如下窗口：用戶可以單擊窗體的打開(kāi)按鈕，通過(guò)打開(kāi)的模板樣例格式制作EXCEL客商導(dǎo)入源文件，實(shí)現(xiàn)客商數(shù)據(jù)的批量導(dǎo)入。2.3.4、客商關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)單擊客商信息，可以查看與該客商所簽訂的合同信息、所涉入的項(xiàng)目信息、銷售或采購(gòu)的相關(guān)貨品信息。2.3.4、客商聯(lián)系信息l 記錄與該客商的聯(lián)系信息，并對(duì)一些比較重要，或需要設(shè)置成備忘的信息進(jìn)行設(shè)置，以進(jìn)行到期提醒，如圖：l 支持對(duì)客商聯(lián)系信息的修改、刪除、導(dǎo)出和打印。2.3.5、客商文檔l 支持將客商的名片、產(chǎn)品資料、公司介紹等信息直接保存至系統(tǒng)，支持直接從掃描儀或攝像頭直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)。如圖：2.3.6、客商分組

12、顯示將列標(biāo)題托動(dòng)至黑色區(qū)域，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)信息列表的分組顯示。2.4 項(xiàng)目管理單擊“”即可列出項(xiàng)目分類，點(diǎn)擊相應(yīng)的分類，就會(huì)列出分類下面的項(xiàng)目信息，如圖:2.4.1、新增項(xiàng)目點(diǎn)擊“”按鈕，彈出如下窗體：填寫好相應(yīng)的信息，單擊確定按鈕，即可保存，如果對(duì)某一項(xiàng)目信息不想在默認(rèn)列表中顯示，可以修改項(xiàng)目信息，勾選項(xiàng)目停用復(fù)選框，即可。2.4.2、刪除、修改、復(fù)制與打印客商信息l 選中需要操作的項(xiàng)目信息，單擊刪除即可，如何該項(xiàng)目信息被合同信息引用的話，則不能被刪除。l 選中需要操作的項(xiàng)目信息，單擊修改即可。l 選中需要復(fù)制的項(xiàng)目信息，單擊復(fù)制即可。l 單擊打印按鈕，即可打印項(xiàng)目的列表信息。2.4.3、導(dǎo)出導(dǎo)

13、入項(xiàng)目信息l 單擊導(dǎo)出按鈕，即可將項(xiàng)目信息導(dǎo)出至EXCEL軟件中。l 單擊導(dǎo)入按鈕，彈出如下窗口：用戶可以單擊窗體的打開(kāi)按鈕，通過(guò)打開(kāi)的模板樣例格式制作EXCEL項(xiàng)目導(dǎo)入源文件，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目數(shù)據(jù)的批量導(dǎo)入。2.4.4、項(xiàng)目關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)單擊項(xiàng)目信息，可以查看與該項(xiàng)目相關(guān)聯(lián)的合同信息、相關(guān)聯(lián)的客商信息、銷售或采購(gòu)的相關(guān)貨品信息。2.4.5、項(xiàng)目文檔l 支持將項(xiàng)目的資料、圖片等信息直接保存至系統(tǒng)，支持直接從掃描儀或攝像頭直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)。2.4.6、項(xiàng)目分組顯示將列標(biāo)題托動(dòng)至黑色區(qū)域，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)信息列表的分組顯示。2.5 貨品管理單擊“”即可列出貨品分類，點(diǎn)擊相應(yīng)的分類，就會(huì)列出分類下面的貨品信息，如圖:2.5

14、.1、新增貨品點(diǎn)擊“”按鈕，彈出如下窗體：填寫好相應(yīng)的信息，單擊確定按鈕，即可保存，如果對(duì)某一貨品信息不想在默認(rèn)列表中顯示，可以修改項(xiàng)目信息，勾選停止使用復(fù)選框，即可。2.4.2、刪除、修改、復(fù)制與打印貨品信息l 選中需要操作的貨品信息，單擊刪除即可，如何該貨品信息被合同信息引用的話，則不能被刪除。l 選中需要操作的貨品信息，單擊修改即可。l 選中需要復(fù)制的貨品信息，單擊復(fù)制即可。l 單擊打印按鈕，即可打印貨品的列表信息。2.4.3、導(dǎo)出導(dǎo)入貨品信息l 單擊導(dǎo)出按鈕，即可將貨品信息導(dǎo)出至EXCEL軟件中。l 單擊導(dǎo)入按鈕，彈出如下窗口：用戶可以單擊窗體的打開(kāi)按鈕，通過(guò)打開(kāi)的模板樣例格式制作EX

15、CEL貨品導(dǎo)入源文件，實(shí)現(xiàn)貨品數(shù)據(jù)的批量導(dǎo)入。2.5.4、貨品關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)單擊貨品信息，可以查看與該貨品相關(guān)聯(lián)的合同信息、相關(guān)聯(lián)的客商信息和項(xiàng)目信息。2.5.5、貨品文檔l 支持將貨品的資料、圖片等信息直接保存至系統(tǒng)，支持直接從掃描儀或攝像頭直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)。2.5.6、貨品分組顯示將列標(biāo)題托動(dòng)至黑色區(qū)域，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)信息列表的分組顯示。2.6 合同管理單擊“”即可列出合同分類，點(diǎn)擊相應(yīng)的分類，就會(huì)列出分類下面的合同信息，如圖:2.6.1、新增合同點(diǎn)擊“”按鈕，彈出如下窗體：填寫好相應(yīng)的信息，單擊確定按鈕，即可保存。2.6.2、刪除、修改、復(fù)制與打印合同信息l 選中需要操作的合同信息，單擊刪除即可。l

16、選中需要操作的合同信息，單擊修改即可。l 選中需要復(fù)制的合同信息，單擊復(fù)制即可。l 單擊打印按鈕，即可打印合同的列表信息。l 合同模板套打選中希望合同套打的合同信息，單擊打印下拉菜單“合同模板套打”，彈出如下對(duì)話框：選中合同模板，單擊打印預(yù)覽或直接打印按鈕即可實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)效果部份截圖如下：l 設(shè)置合同模板標(biāo)簽，目前所支持的標(biāo)簽如下：標(biāo)簽設(shè)置只需要在合同模板中，指定標(biāo)簽，即可顯示對(duì)應(yīng)的值。設(shè)置規(guī)則為在標(biāo)簽左右加上“#”號(hào)即可，如#合同編號(hào)#，即要打印后會(huì)顯示合同的編號(hào)信息。合同信息標(biāo)簽：合同編號(hào)，合同類別，合同名稱，業(yè)務(wù)員，幣種，合同金額，簽定日期，開(kāi)始日期，結(jié)束日期，隸屬部門，甲方名稱，乙方名稱

17、，甲方負(fù)責(zé)人，乙方負(fù)責(zé)人，合同狀態(tài)，收付類型，合同主要內(nèi)容，合同異常描述，合同備注信息，字符一，字符二，字符三，字符四，字符五，數(shù)值一，數(shù)值二，數(shù)值三，日期一，日期二，日期三，添加時(shí)間，添加人項(xiàng)目信息標(biāo)簽：項(xiàng)目所屬部門，項(xiàng)目編號(hào)，項(xiàng)目名稱，負(fù)責(zé)人，工程名稱，工程位置，工程投資，聯(lián)系電話，項(xiàng)目起始日期，項(xiàng)目截止日期，項(xiàng)目備注合同貨品標(biāo)簽：合同貨品2.6.3、導(dǎo)出導(dǎo)入合同信息l 單擊導(dǎo)出按鈕，即可將合同信息導(dǎo)出至EXCEL軟件中。l 單擊導(dǎo)入按鈕，彈出如下窗口：用戶可以單擊窗體的打開(kāi)按鈕，通過(guò)打開(kāi)的模板樣例格式制作EXCEL合同導(dǎo)入源文件，實(shí)現(xiàn)合同數(shù)據(jù)的批量導(dǎo)入。2.6.4、合同的審批與歸檔擁有合

18、同審批權(quán)限的用戶可以審批合同，審批后字體以藍(lán)色區(qū)別；對(duì)一些已經(jīng)完成的合同可以采取歸檔方式，以不在默認(rèn)列表中展現(xiàn)，如果要顯示的話可以在高級(jí)查找中設(shè)置。2.6.5、合同收付款項(xiàng)合同收付款項(xiàng)，記錄對(duì)合同的結(jié)算計(jì)劃、實(shí)際結(jié)算與開(kāi)票金額的情況。單擊新增按鈕，彈出如下窗口：可以先對(duì)合同的應(yīng)付款或應(yīng)收款的日期及金額進(jìn)行設(shè)置，等日期到達(dá)時(shí)，在“我的桌面”中會(huì)有提醒，當(dāng)實(shí)際結(jié)算時(shí)，只需修改該合同收付款記錄，記錄實(shí)際的收付金額，以及開(kāi)票金額，如果實(shí)付或?qū)嵤战痤~小于應(yīng)付或應(yīng)收金額，可以另新增一收付記錄，將多余的部份生成新的結(jié)算計(jì)劃。2.6.6、合同執(zhí)行情況l 記錄合同各階段的執(zhí)行情況。2.6.7、合同提醒可以對(duì)合同

19、事務(wù)進(jìn)行提醒設(shè)置，。2.6.8、合同變更當(dāng)修改合同信息時(shí)，通過(guò)勾選后，合同的變更信息都將進(jìn)行記錄。2.6.9、合同文檔l 支持將合同的資料、圖片等信息直接保存至系統(tǒng)，支持直接從掃描儀或攝像頭直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)。2.6.11、合同貨品管理合同對(duì)應(yīng)的貨品信息2.6.12、發(fā)貨記錄管理合同對(duì)應(yīng)的發(fā)貨信息2.6.13、合同的分組查看支持合同的分組查看。2.6.14、合同定制字段信息名稱設(shè)置點(diǎn)擊系統(tǒng)設(shè)置參數(shù)設(shè)置，彈出如下窗口：即可對(duì)字段的名稱信息進(jìn)行設(shè)置。2.7 文檔管理2.7.1、關(guān)聯(lián)文檔查看單擊“”彈出如下文檔目錄樹(shù)，允許歸類瀏覽所有客商文檔、項(xiàng)目文檔、合同文檔和貨品文檔。2.7.2、模板文檔管理單擊“”彈出如下文檔目錄樹(shù)，點(diǎn)擊“合同模板分類”,彈出如下分類：點(diǎn)擊合同模板分類彈出如下窗口：選中文檔單擊下載即可查看文檔內(nèi)容，單擊導(dǎo)入按鈕，即可導(dǎo)入合同模板。2.7.3、重要文檔管理可以