如何組織和開展會議

1、如何組織有效會議如何組織有效會議v 開了幾個會？開了幾個會？v 為會議花掉多少時間？為會議花掉多少時間？v 因為開會達成幾項共識？因為開會達成幾項共識？v 因為開會完成幾個結論？因為開會完成幾個結論？v 因為開會加了多久的班？因為開會加了多久的班？v 因為開會失去多少關鍵時刻？因為開會失去多少關鍵時刻？v 因為開會耽誤多少工作？因為開會耽誤多少工作？算算看，你一算算看，你一周內(nèi)總共：周內(nèi)總共：v以講話傳達講話，以講話傳達講話，v以會議貫徹會議，以會議貫徹會議，v以文件落實文件以文件落實文件 v你如何看待你如何看待“文山會海文山會?！爆F(xiàn)象？現(xiàn)象？會議的重要性大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向大多數(shù)

2、企業(yè)在會議中決定其基本走向90%90%以上的重大決策是通過會議制定的以上的重大決策是通過會議制定的企業(yè)花在開會上的時間越來越多企業(yè)花在開會上的時間越來越多開會的頻率越來越高開會的頻率越來越高調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在浪費時間的事情列表上，會議總是調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在浪費時間的事情列表上，會議總是居于首位。因為會議通常都沒有很好的組織和召開。居于首位。因為會議通常都沒有很好的組織和召開。 雖然在許多組織中，會議是必須的，而且運用廣泛，雖然在許多組織中，會議是必須的，而且運用廣泛，但不等于會議都能達到預期的目的，會議受挫乃是常有的事。但不等于會議都能達到預期的目的，會議受挫乃是常有的事。我們常常聽到這樣或那樣的對會議的

3、抱怨，這是因為或者主我們常常聽到這樣或那樣的對會議的抱怨，這是因為或者主待人沒有很好地控制會議的進程，或者與會者沒有明確會議待人沒有很好地控制會議的進程，或者與會者沒有明確會議的目的。影響會議成效的因素自然是多方面的，但歸納起來的目的。影響會議成效的因素自然是多方面的，但歸納起來主要有以下幾點：主要有以下幾點：會議低效的原因會議低效的原因項項 次次原因原因具體表現(xiàn)具體表現(xiàn)（1 1）時間時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。轆，無心開會。（2 2）地點地點會議地點設在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打會議地點設在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷

4、，無法正常進行。斷，無法正常進行。（3 3）開會對象的選擇開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。無的參加者。（4 4）主持人的技能主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。鼻子跑，無法達到會議意圖。（5 5）參會者的技能參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。引退，致使會議失敗。（6 6）會議的準備工作會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關事宜，致使會議拖沓開會前沒有通

5、知與會者相關事宜，致使會議拖沓而無成效。而無成效。（7 7）開會的原因、目開會的原因、目的和結果的和結果開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。1 1會議是一個集思廣益的渠道會議是一個集思廣益的渠道 圖圖1-11-1集思廣益圖集思廣益圖 會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點子金點子”。許多高水準的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)許多高水準的創(chuàng)意

6、就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。物。 會議的意義會議的意義2 2會議顯示一個組織或一個部門的存在會議顯示一個組織或一個部門的存在會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門兩個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質疑。因此，會議能夠充分顯示一不召開會議，它的存在價值就會受到質疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。個組織或部門的存在價值。v 3 3會議是一種群體溝通的方式會議是一種群體溝通

7、的方式v 開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過人們可以通過-mail-mail、多媒體等種種形式進行溝通，但是，、多媒體等種種形式進行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習慣。原本的溝通習慣。開會的目的開會的目的開會讓您開

8、會讓您v 小組面對面溝通小組面對面溝通v 眾多訊息一次交流眾多訊息一次交流v 融合意見凝聚共識融合意見凝聚共識v 分派工作，公平合理分派工作，公平合理但開會也讓您但開會也讓您v 工作時間被分割工作時間被分割v 人多口雜，討論耗時人多口雜，討論耗時v 晚上加班晚上加班v 特殊問題還是個別溝通特殊問題還是個別溝通v 沒有產(chǎn)能沒有產(chǎn)能v 別人發(fā)言比自己開口多別人發(fā)言比自己開口多v DelayDelay重要工作或客重要工作或客戶戶無需開會的無需開會的“五個如果五個如果” 必須開會的必須開會的“五個如果五個如果” 一家合資工廠著火了，經(jīng)過調(diào)查，原因在于一名員工一家合資工廠著火了，經(jīng)過調(diào)查，原因在于一名員

9、工違反了操作條例，在車間內(nèi)吸煙，所以導致火災發(fā)生。違反了操作條例，在車間內(nèi)吸煙，所以導致火災發(fā)生。(1)(1)如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取下列哪種如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取下列哪種方式處理此事：方式處理此事：v A.A.一對一批評一對一批評v B.B.開會當眾批評開會當眾批評v C.C.寫檢查處罰寫檢查處罰(2)(2)你為什么這么做？你為什么這么做？ 怎樣才能讓會議更怎樣才能讓會議更有效率？有效率？高效會議的八大特征高效會議的八大特征 會議的籌劃與管理會議的籌劃與管理 v會前的準備工作會前的準備工作v會中的組織服務會中的組織服務v會后的善后處理會后的善后處理 會而議會

10、而議 議而決議而決 決而行決而行行而徹行而徹1、會議的頻率、會議的頻率1.1.固定的部門會議固定的部門會議2.2.全體會議全體會議3.3.處理突發(fā)事件的會議處理突發(fā)事件的會議4.4.一對一會議一對一會議2、明確舉行會議的目的、明確舉行會議的目的v 會前是否經(jīng)過多次討論和意見征詢會前是否經(jīng)過多次討論和意見征詢v 是否希望在會議上通過某項決議是否希望在會議上通過某項決議v 會議目標必須用書面形式列明會議目標必須用書面形式列明v 會議目標必須具體且可以衡量會議目標必須具體且可以衡量v 會議目標數(shù)量要適當會議目標數(shù)量要適當3 3、做好會前籌劃、做好會前籌劃1 1、時間安排：絕大多數(shù)與會人員方便的時間、

11、時間安排：絕大多數(shù)與會人員方便的時間 必須確定會議起始時間必須確定會議起始時間 大家易集中精力的時間大家易集中精力的時間 2 2、參會人員的選擇、參會人員的選擇參與決策的人能否到場？參與決策的人能否到場？ 會議決策的執(zhí)行者（參與者）能否到場？會議決策的執(zhí)行者（參與者）能否到場？ 開會時能提供特定咨詢的人能否到場？開會時能提供特定咨詢的人能否到場？ 3 3、預約參會人員、預約參會人員 所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。找出最適宜所有參會人的開會時間。 確定了會議時間后要提前一周告知參加會議的人員，這確定

12、了會議時間后要提前一周告知參加會議的人員，這樣可以讓他們提前安排好自己的工作日程，以免出現(xiàn)打擾別樣可以讓他們提前安排好自己的工作日程，以免出現(xiàn)打擾別人計劃或參會人員無法到場的情況。人計劃或參會人員無法到場的情況。 在預約人員的同時需要把會議的主要目的告訴他們，如在預約人員的同時需要把會議的主要目的告訴他們，如果有相關的資料可以提前發(fā)放，讓他們有充分考慮的時間。果有相關的資料可以提前發(fā)放，讓他們有充分考慮的時間。 4 4、會議資料準備、會議資料準備 有用的信息應該在會議召開前就貼在公司內(nèi)部網(wǎng)站上，這樣每個人都可以看到它，而實際的會議時間就可以用來討論怎樣解決新問題，并形成建議。 會議使用的文字資

13、料也需要提前一天發(fā)放給與會人員，讓他們有思想準備。內(nèi)部會議通知的樣式內(nèi)部會議通知的樣式v 按照議案的輕重緩急編排處理按照議案的輕重緩急編排處理v 如遇幾個議題，應按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。如遇幾個議題，應按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會。一般來說，全體會議安排在上午，分盡量保證在最佳時間開會。一般來說，全體會議安排在上午，分組討論安排在下午，晚上可安排一些文娛活動。組討論安排在下午，晚上可安排一些文娛活動。v 每一個議案應預估所需的處理時間并清楚的標示每一個議案應預估所需的處理時間并清楚的標示5 5、會議議題的設計、會議議題的設計4 4、會議召開、會

14、議召開 遵守時間遵守時間1 1、不要遲到、不要遲到 浪費時間等于浪費生命，浪費別人的時間等于謀財害命！2 2、不要隨意推遲和變更開會時間、不要隨意推遲和變更開會時間打亂原定計劃會影響與會人員的其他工作安排，有些人可能因此不能出席會議；管理召集部門（人）的威信下降。3 3、嚴格按照議程進行，不要超時、嚴格按照議程進行，不要超時工作量化表推行會議議程工作量化表推行會議議程會議議題：如何使用和推行工作量化表會議時間：3月21日（下周一）15：00-16：00 會議地點：五樓新世紀會議室 與會人員：BD部、技術部、音樂事業(yè)部（含互聯(lián)網(wǎng)）部門第一負責人和負有管理責任的人員，人力資源部全體同事。 主持人：

15、CFO Mak記錄員：人力部Charlin會議議程：1、15：00-15：45 時間管理工具工作量化表介紹，主講人Mak2、15：45-16：00 操作過程中可能遇見的問題解答，Mak和Liza例子： 委員會會議議程委員會會議議程 7月月6日上午日上午11點點格林格林德雷戈飯店德雷戈飯店 1、（、（11：00）任命一位會議主席）任命一位會議主席 2、（、（11：10）為缺席致歉）為缺席致歉 3、（、（11：15）批準上次會議備忘錄）批準上次會議備忘錄 4、（、（11：30）上次會議提出的事項）上次會議提出的事項 5、（、（11：45）討論聯(lián)絡事宜）討論聯(lián)絡事宜 （12：00）會間休息）會間休息

16、 6、（、（12：15）財務事項）財務事項 7、（、（12：45）特別事宜）特別事宜 8、（、（13：00）其他動議）其他動議 9、（、（13：15）其他事宜）其他事宜 10、（、（13：35）下次會議細節(jié)）下次會議細節(jié) 議 程 的 開議 程 的 開頭 為 會 議頭 為 會 議的 日 期 、的 日 期 、時 間 和 地時 間 和 地點點每 項 均 有每 項 均 有一 個 起 始一 個 起 始時間時間下 次 會 議 細下 次 會 議 細節(jié) 寫 在 議 程節(jié) 寫 在 議 程的末尾的末尾按部就班按部就班 主持會議主持會議為了珍惜自己及團隊的時間，也為了提高決策品質，為了珍惜自己及團隊的時間，也為了提

17、高決策品質，減少資源內(nèi)耗，管理者應以身作則，率先以專業(yè)的減少資源內(nèi)耗，管理者應以身作則，率先以專業(yè)的會議運作技巧來提高會議的價值。會議運作技巧來提高會議的價值。我應如何控我應如何控制才能創(chuàng)造制才能創(chuàng)造均衡發(fā)言？均衡發(fā)言？身為主持人如何應付身為主持人如何應付干擾，引導會議按議程干擾，引導會議按議程進行？進行？面對爭辯時，我應面對爭辯時，我應主動做出哪些回應主動做出哪些回應以化解僵局？以化解僵局？當會議產(chǎn)生無序討論時，當會議產(chǎn)生無序討論時，如何處理？如何處理？壓制對方發(fā)言壓制對方發(fā)言轉移至其他參與者轉移至其他參與者主動探詢，使他人完整表達主動探詢，使他人完整表達控制均衡發(fā)言控制均衡發(fā)言以強勢制止大

18、家發(fā)言以強勢制止大家發(fā)言重定議事規(guī)則重定議事規(guī)則整合意見，逐條再議整合意見，逐條再議處理無序討論處理無序討論先主動停止發(fā)言，請對方總結先主動停止發(fā)言，請對方總結以條列式提出論點以條列式提出論點針對差異點逐條討論針對差異點逐條討論先尊重，再轉延至會后或會尾先尊重，再轉延至會后或會尾拉回主題，指定其他人發(fā)言拉回主題，指定其他人發(fā)言引導回歸議程引導回歸議程面對爭辯的回應面對爭辯的回應1234與不同的與會者打交道與不同的與會者打交道v 始終保持沉默的與會者v 喋喋不休的與會者v 專拍上司馬屁的與會者v 吹毛求疵的與會者v 竊竊私語的與會者v 脫離主題的與會者問題類型問題類型問題特點問題特點棱鏡型問題棱

19、鏡型問題把別人向你提出的問題反問給所有與會者。例如，與會者：把別人向你提出的問題反問給所有與會者。例如，與會者：“我們我們應該怎么做呢？應該怎么做呢？”你可以說：你可以說：“好吧，大家都來談談我們應該怎么好吧，大家都來談談我們應該怎么做。做?！杯h(huán)形問題環(huán)形問題向全體與會者提出問題，然后每人輪流回答。例如：向全體與會者提出問題，然后每人輪流回答。例如：“讓我們聽每讓我們聽每個人的工作計劃，小王，由你開始。個人的工作計劃，小王，由你開始?！睆V播型問題廣播型問題向全體與會者提出一個問題，然后等待一個人回答。如：向全體與會者提出一個問題，然后等待一個人回答。如：“這份財這份財務報表中有三個錯誤，誰能夠糾正一下？務報表中有三個錯誤，誰能夠糾正一下？”這是一種具有鼓勵性而這是一種具有鼓勵性而沒有壓力的提問方式，因為你沒有指定人回答，所以大家不會有壓沒有壓力的提問方式，因為你沒有指定人回答，所以大家不會有壓力。力。定向型問