《文件資料管理程序》

1、文件資料管理程序1.0 目 的 規(guī)定公司的文件在受控狀態(tài)下運行，確保質量管理體系文件在使用及流轉過程中的有效性。保證各使用場所獲得適當且為最新版本文件，避免誤用失效和作廢的文件。2.0 范 圍 適用于本公司質量管理體系文件，包括適用外來技術和質量文件、電子文件的管理。3.0 職 責部門（個人）職 責總經(jīng)理1、負責質量手冊的批準管理者代表1、 負責質量手冊的審核2、 負責程序文件和管理類文件的批準品質部1、 負責編制、會審、修訂管理手冊和程序文件2、 負責管理手冊、程序文件和管理類受控文件資料的發(fā)放、管理和協(xié)調作業(yè)3、 編制和及時更新質量體系受控文件清單技術部1、 負責技術類受控文件的編制、審核

2、、批準2、 負責技術類文件的發(fā)放、管制與協(xié)調作業(yè)3、 負責外來技術文件的登記、發(fā)放。各部門1、 負責本部門質量體系三、四級文件及記錄表格的編制、審核2、 所有已生效的文件在本部門得以貫徹執(zhí)行，并管理本部門的文件3、 編制并及時更新本部門受控文件清單4.0 程 序4.1公司受控文件結構規(guī)定4.1.1第一級：質量手冊（包含質量目標、過程績效指標、質量方針）。將公司質量管理目標與質量保證體系整合，說明做哪些工作來確保質量運行符合TS16949 要求，用字母“A”表示類別。4.1.2第二級：詳述如何進行及完成質量手冊內所表達的各類程序文件，用字母“B”表示類別。4.1.3第三級：各類管理制度，規(guī)范等，

3、用字母加數(shù)字“C1”表示類別，加工圖、工程圖紙、作業(yè)指導書、質量檢驗標準、包裝作業(yè)指導書、QC工程表、工程變更通知書等各類作業(yè)文件、標準，用字母“C2”表示類別。4.1.4第四級：表單、記錄。為驗證質量體系有效運作，而對各個事項持續(xù)不斷加以記錄，用字母“QR”表示。4.1.5受控文件：分發(fā)、修訂或更換均須按書面規(guī)定程序進行控制的文件，以保證文件始終反映現(xiàn)行要求。4.1.6非受控文件：分發(fā)須按文件控制程序進行，但不保證其完全反映現(xiàn)行要求的文件。4.1.7廢棄文件：已作廢的任何文件。4.1.8文本內容應有文件名稱、文件編號、制定日期、修改版本、頁碼。4.1.9程序文本格式內容如下：1.0 目的、

4、2.0范圍、 3.0職責、 4.0程序、5.0流程圖(可選)、6.0記錄/登記表、7.0 參考文件4.2 文件編碼規(guī)則4.2.1一般文件編碼規(guī)則：HLLGXXXX-XX流水號 文件類別部門縮寫代碼企業(yè)縮寫代碼 企業(yè)縮寫代碼 企業(yè)縮寫代碼為：HLLG。 部門縮寫代碼部門代碼部門代碼部門代碼公司GS總經(jīng)理ZJL財務部CW銷售部XS綜管辦ZH技術部JS生產(chǎn)部SC品質部PB采購部CG裝備部ZB 文件類別編號詳見4.1中4.11-4.14所示。 流水號 各級文件流水號為0199。 例： 注：記錄編碼詳見質量記錄管理程序。4.2.2圖紙編碼規(guī)則（1）產(chǎn)品圖紙編碼規(guī)則針對XX產(chǎn)品HLX-XXX-AB-K-X

5、XX 產(chǎn)品圖序號產(chǎn)品規(guī)格產(chǎn)品規(guī)格序號產(chǎn)品系列號企業(yè)縮寫代碼 企業(yè)縮寫代碼有限公司企業(yè)縮寫代碼：HL。 產(chǎn)品系列號各類產(chǎn)品系列號： 1微通道扁管，2大扁管， 3鋁型材。 產(chǎn)品規(guī)格序號產(chǎn)品規(guī)格序號，為流水號，從1開始。 產(chǎn)品規(guī)格產(chǎn)品規(guī)格：寬度（A）厚度（B）-孔數(shù)（K）。 產(chǎn)品圖序號產(chǎn)品圖序號，為流水號，從1開始例：HL1-2-161.3-16-1 表示XX產(chǎn)品：規(guī)格為寬16、厚1.3、16孔，斷面圖序號為2的第一張成品圖。（2）擠壓圖紙編碼規(guī)則 擠壓圖紙編碼規(guī)則僅針對于微通道扁管產(chǎn)品，編碼規(guī)則如下：HL1-XXX-AB-KHL1-XXX-AB-K與產(chǎn)品圖紙圖號對應。例：HL1-2-161.3-1

6、6表示：規(guī)格為寬16、厚1.3、16孔，斷面圖序號為2的擠壓圖。4.2.3版本號最初的文件版本號為“A/0”；第一次修訂后的文件版本號為“A/1”，依次類推。文件修訂5次或發(fā)生較大改動則需要換版，版本號為“B/0”,依次類推。4.2.4文件發(fā)放代碼：收文部門代碼收文部門01總經(jīng)理02管理者代表03銷售部04技術部05生產(chǎn)部06綜管辦07品質部08裝備部09財務部 注：圖紙發(fā)放采用PDF電子版和紙質版兩種形式，PDF電子版圖紙發(fā)放給辦公室人員，紙質版圖紙發(fā)放給模具、生產(chǎn)、檢驗等相關人員，PDF電子版圖紙無分發(fā)號，紙質圖紙分發(fā)號如下表所示：分發(fā)號收文崗位01模具工段長02生產(chǎn)工段長03切割班長04

7、質檢員4.3外來文件編號規(guī)則4.3.1外來文件的編號規(guī)則應利于識別、管控，可直接采用其編碼（如國際、國家標準、客戶的環(huán)保要求等）。4.3.2工程圖紙編號：客戶代號圖紙?zhí)栃蛱枴?.4文件編制、審核、批準4.4.1公司運行受控文件必須經(jīng)過審查及核準。（表格除外） 各文件的編制、審核、批準如下表：文件編制審核批準管理手冊品質部品質部負責人總經(jīng)理程序文件品質部品質部負責人管代技術類文件技術部技術部門負責人技術部主管領導管理制度各部門部門負責人管代4.5文件發(fā)放4.5.1受控文件完成編制、審核、批準的簽署，由品質部在正本上蓋上“受控”章，受控發(fā)行。發(fā)文部門，填寫文件發(fā)放、回收記錄表。 4.5.2外來文件

8、（含國際/國家、標準和客戶標準等）經(jīng)相關部門接受后，需到技術部進行登記，填寫外來圖紙及文件登記記錄表作為受控文件保存。需發(fā)行時，再由技術部受控發(fā)行。各受理部門及技術部須確保在十個工作日之內完成審查、分發(fā)及執(zhí)行，并保存記載每次生產(chǎn)變更的生效日期的記錄，維護工作現(xiàn)場為最新版本。4.5.3受控文件如需用作其它用途，如供應商報價用、顧客要求。則需在該受控文件副本上蓋“非受控”章，不具備受控文件的效力，且必須經(jīng)管理者代表批準，才能發(fā)放至第二方。4.5.4臨時文件：公司在特定的情況下，由于生產(chǎn)應急所需，可在審核過的圖面或文件復印件上加蓋“試生產(chǎn)”章，予以發(fā)行，但必須在上面標識清楚，于生效日期內收回，并發(fā)放

9、正式的受控圖面及作業(yè)指引類文件。4.5.5電子文件發(fā)放前，需轉換成PDF文檔，保留紙質的審核、批準原件，發(fā)文部門通過OA平臺發(fā)布至各相關部門及人員，并上傳至文檔管理平臺，便于相關人員查閱。發(fā)文部門需填寫文件發(fā)放、回收記錄表。注：電子文檔通過OA發(fā)布后，發(fā)放部門必須查看文件接收人的查閱情況，及時以短信、電話、口頭等多種形式通知。4.6 文件的評審 文件需定期評審，每年至少一次，由發(fā)文部門組織文件的使用、管理部門對文件的適用性進行評審，評審結果為“適用”時，文件繼續(xù)使用，評審結果為“不適用”時，按4.7對文件進行修訂或作廢處理。4.7 文件修訂、作廢4.7.1公司任何人都有權對受控文件提出修訂申請

10、，申請人需填寫文件修改廢止申請單交部門負責人確認，可進行相應的修改、審核、批準。更改后的新文件應及時報品質部受控。4.7.2質量手冊、作業(yè)指導書經(jīng)運行后發(fā)現(xiàn)不再適用，或由于客戶的要求，文件及資料需要變更時，新版文件發(fā)行，舊版文件應予以及時回收，簽字確認，并蓋上“作廢”章以確?，F(xiàn)場使用的文件為有效版本。填寫文件發(fā)放、回收記錄表。4.8 文件保管及使用4.8.1受控文件不可私自復印、涂改。4.8.2受控文件須存在適當?shù)牡攸c，避免遺失，損壞。4.8.3受控電子文件須上傳至文檔管理平臺，便于使用與保存。4.8.4受控文件應展示在有需要的工作場所。4.8.5受控文件具有規(guī)范作業(yè)的效力。4.9文件保存期限4.9.1所有的受控文件須存檔保存并記錄。4.9.2質量手冊、作業(yè)指導書、變更后，記錄作廢，副本統(tǒng)一銷毀，正本保存，由技術品質部保存兩年。4.9.3文件作