淺談審計數(shù)據(jù)采集

1、淺談審計數(shù)據(jù)采集 【摘要】審計信息化技術(shù)，特別是計算機輔助審計是一門專業(yè)性很強的新興學科，不僅要有較強的會計審計業(yè)務(wù)能力，還要有熟練地計算機操作技術(shù)，尤其是數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)方面的知識。審計人員要想搞好計算機輔助審計，首先要通過數(shù)據(jù)采集這一難關(guān)，否則，隱藏在被審計單位財務(wù)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的后臺數(shù)據(jù)庫，就如擺在審計人員面前的一個個迷團，看不見，摸不著，造成審計人員進不了門的尷尬局面。 【關(guān)鍵詞】審計；數(shù)據(jù)采集；信息系統(tǒng)；電子數(shù)據(jù) Abstract：The audit information technology, especially the computer assisted audit is a pr

2、ofessional strong new subject, not only to have strong accounting audit business ability, but also a skilled in computer operation technology, especially the database, network knowledge. Auditors want to do well in the computer assisted audit, must first through the data acquisition this difficult p

3、eriod, otherwise, hidden in the auditees finance or business system of backend database, as in front of audit a mystery, see, or feel it, cause auditors cant get into the door, awkward situation. Key words: Audit; Data acquisition; Information system; Electronic data隨著信息技術(shù)的發(fā)展，審計對象的信息化使得計算機輔助審計成為必然。計

4、算機技術(shù)在審計工作中的運用，是傳統(tǒng)審計與現(xiàn)代計算機技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，是現(xiàn)代審計發(fā)展的必然趨勢。正如李金華審計長所說：“審計人員不掌握計算機技術(shù)，將失去審計資格；審計機關(guān)的領(lǐng)導干部不了解信息技術(shù)，也將失去指揮資格”。如何把被審計單位的電子數(shù)據(jù)采集過來，是開展面向數(shù)據(jù)的計算機輔助審計的關(guān)鍵步驟。簡單的講，審計數(shù)據(jù)采集就是審計人員為了完成審計任務(wù)，在進行計算機輔助審計時，按照審計需求從被審計單位的信息系統(tǒng)或其他來源中獲得相關(guān)數(shù)據(jù)的過程。數(shù)據(jù)采集的對象一般是被審計單位信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，或數(shù)據(jù)庫中的備份數(shù)據(jù)，審計人員也可以從其他來源獲得被審計單位的審計數(shù)據(jù)，例如從會計核算中心、稅務(wù)等部門獲得審計數(shù)據(jù)。一

5、、數(shù)據(jù)采集的特點1、選擇性請預(yù)覽后下載！選擇性是指審計人員在進行數(shù)據(jù)采集時只采集與審計需求相關(guān)的數(shù)據(jù)。審計人員在進行數(shù)據(jù)采集工作之前，必須認真分析和研究本次審計工作方案中明確的審計范圍、審計內(nèi)容以及重點，結(jié)合審前調(diào)查所提出的數(shù)據(jù)需求，來確認本次審計數(shù)據(jù)采集的范圍、內(nèi)容以及重點，特別是在不能完全采集電子數(shù)據(jù)的情況下，比如，當審計人員面對海關(guān)、銀行、稅務(wù)等被審計單位“海量”的電子數(shù)據(jù)時，審計數(shù)據(jù)采集必須要做到有的放矢，減少盲目性，提高審計效率，降低審計風險。2、目的性目的性是指數(shù)據(jù)采集是為進行數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)審計線索，獲取審計證據(jù)做基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準備的。如為了完成冕下個電子數(shù)據(jù)的計算機輔助審計，首先需要采

6、集被審計對象信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，即審計數(shù)據(jù)采集；然后，根據(jù)對這些數(shù)據(jù)的分析和理解，將其轉(zhuǎn)換為滿足審計數(shù)據(jù)分析需要的額數(shù)據(jù)形式，即審計數(shù)據(jù)預(yù)處理；最后，采用通用軟件或?qū)ｉT的審計軟件對采集到的電子數(shù)據(jù)進行分析處理。由此可見，數(shù)據(jù)采集是開展計算機輔助審計的首要步驟，是為進行數(shù)據(jù)分析、發(fā)現(xiàn)審計線索、獲取審計證據(jù)做基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準備的們具有一定的目的性。3、可操作性可操作性是指審計人員在進行數(shù)據(jù)采集時，需根據(jù)被審計單位的實際情況選擇最合適的數(shù)據(jù)采集方案。實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集的技術(shù)和方法多種多樣，在完成數(shù)據(jù)采集任務(wù)時，需要根據(jù)被審計單位的具體情況，采取最佳的采集方案，以降低審計成本和審計風險。4、復雜性在信息化環(huán)境下，被

7、審計單位的信息化程度差異較大，一些小的單位多采用一些自己開發(fā)的軟件，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)也一般采用單機的，如Access，F(xiàn)oxPro等，而一些重要的單位，如銀行等部門，信息化程度高，采用的軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)層次也較高，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)多數(shù)采用Oracle數(shù)據(jù)庫。甚至還有的單位使用盜版軟件，軟件部分功能不能使用，不能備份數(shù)據(jù)庫，從而不能容易地采集數(shù)據(jù)。被審計單位信息化程度的差異性造成了審計人員在數(shù)據(jù)采集過程中不能采用同一種數(shù)據(jù)采集方法，必須根據(jù)被審計單位的實際情況，選擇合適的書記采集方法，從而造成了數(shù)據(jù)采集的復雜性。二、 數(shù)據(jù)采集的主要步驟1、審前調(diào)查審計前，應(yīng)在對被審計單位的組織結(jié)構(gòu)進行調(diào)查的基礎(chǔ)上，掌握

8、計算機系統(tǒng)在組織內(nèi)的分布和應(yīng)用的總體情況。然后根據(jù)審計的目的和計算機信息系統(tǒng)的重要性確認深入調(diào)查的子系統(tǒng)，進行全面、詳細的了解。通過審前調(diào)查和被審計單位信息系統(tǒng)的相關(guān)情況進行了解。請預(yù)覽后下載！在傳統(tǒng)審計模式下，不論審計項目的大小，在審計之前都要對審計對象的基本情況進行了解，以便制定切實可行的審計方案，有條不紊的開展審計工作。計算機審計方式下同樣需要審計人員進行審前調(diào)查，而且審前調(diào)查的內(nèi)容不僅要了解常規(guī)審計方法下的所有內(nèi)容，還要追加與計算機有關(guān)的內(nèi)容，具體內(nèi)容有業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)操作準則、計算機系統(tǒng)、業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)等。根據(jù)所了解的情況，預(yù)先采集部分數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進行初步分析，以

9、確定適合的計算機審計軟件和審計方式。2、提出審計數(shù)據(jù)需求在身前調(diào)查的基礎(chǔ)上，應(yīng)該能順利提出書面的數(shù)據(jù)需求，指定采集的系統(tǒng)名稱（必要時還應(yīng)制定數(shù)據(jù)庫中具體的表名稱）、采集的具體方式、指定數(shù)據(jù)傳遞格式、所需數(shù)據(jù)的時間段、交接方式、數(shù)據(jù)上報期限和注意事項等內(nèi)容。關(guān)鍵步驟主要有：確定所需數(shù)據(jù)內(nèi)容；確定數(shù)據(jù)采集的具體方式；提出書面數(shù)據(jù)需求。 三、數(shù)據(jù)采集的方法在數(shù)據(jù)采集過程中，審計人員常用的數(shù)據(jù)采集方法主要有4種：直接復制法；通過中間文件采集法；通過ODBC接口采集法；通過專用模板采集法。但在日常審計工作開展過程中，主要方法表現(xiàn)為一下幾點：1、利用被審計單位應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出功能。利用此功能的前提是轉(zhuǎn)出

10、數(shù)據(jù)格式符合審計人員的需求，或者轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)經(jīng)過處理后能夠符合審計人員的需求。例如：被審計單位的財務(wù)系統(tǒng)使用的是浪潮國強財務(wù)軟件，利用其自身的憑證和余額的查詢功能將數(shù)據(jù)查詢出，然后利用其“文件”菜單下的“數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出”功能可將查詢出的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存為.xls、.dbf、.txt文件。2、利用被審計單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)所使用的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的轉(zhuǎn)出功能。例如：利用SQL數(shù)據(jù)庫自身的“導入和導出數(shù)據(jù)”功能可以將SQL數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)表全部或有選擇轉(zhuǎn)存為其他格式文件。3、使用審計軟件自帶的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出工具軟件。有的審計軟件本身帶有對特定軟件的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出工具軟件，其獲取數(shù)據(jù)簡單易行并完全符合審計軟件的要求。例如：“審易”審計軟件自身帶有

11、“Sqlserver備份數(shù)據(jù)取數(shù)”工具和“Sqlserver數(shù)據(jù)取數(shù)”工具軟件，可以方便的從SQL數(shù)據(jù)庫備份數(shù)據(jù)和SQL數(shù)據(jù)庫中將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存為。MDB格式文件。請預(yù)覽后下載！4、根據(jù)了解的系統(tǒng)的情況，直接將可利用的數(shù)據(jù)文件復制到審計人員的計算機中。例如：用友7.0至用友U8.12財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)庫為ACCESS，則可以找到其文件存放位置，直接將ufdata.mdb文件拷貝出即可。5、使用通用的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出工具odbc.一般情況下，只要本審計單位的計算機系統(tǒng)中安裝有數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件，都可以使用ODBC將數(shù)據(jù)庫中的表有選擇的或全部導出，并可以選擇導出多種常見的數(shù)據(jù)格式。例如：在對某證券公司審計時，其數(shù)據(jù)庫為

12、DB2，由于審計人員沒有接觸過此軟件，我們直接使用ODBC將數(shù)據(jù)導出為ACCESS文件。常用的方法是利用數(shù)據(jù)庫本身的導入導出功能和ODBC方式，其他數(shù)據(jù)獲取方式要根據(jù)本審計單位系統(tǒng)的功能和導出數(shù)據(jù)是否符合審計人員的要求確定。 四、數(shù)據(jù)采集的范圍一般情況下如果對被審計單位的業(yè)務(wù)了解得比較深入，則可以根據(jù)需要只采集審計人員關(guān)注的數(shù)據(jù)表即可。但是，如果審計人員是初次對此類業(yè)務(wù)進行審計或是對此業(yè)務(wù)不是很熟悉，建議審計人員采集被審計單位數(shù)據(jù)庫中的所有表。這是因為，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中有些表雖然很小，但卻是一些代碼型的文件，這些代碼表對整個業(yè)務(wù)系統(tǒng)是至關(guān)重要的，真正的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)表中的某些字段是需要通過查找這些代碼表

13、來確定其含義的。如在證券行業(yè)，營業(yè)部代碼表 、貨幣類型代碼表 、業(yè)務(wù)代碼表等都是此類型的表文件。如果沒有采集這些看似不重要的表，往往到用到的時候才發(fā)現(xiàn)工作難以進行，需要重新取數(shù)。五、數(shù)據(jù)采集階段的數(shù)據(jù)驗證在數(shù)據(jù)采集階段，數(shù)據(jù)驗證主要是檢查被審計單位提供數(shù)據(jù)的真實性，保證數(shù)據(jù)采集工作準確有效地進行，同時對采集到的數(shù)據(jù)進行確認，排除遺漏和失誤。數(shù)據(jù)采集階段的數(shù)據(jù)驗證可分為數(shù)據(jù)采集之前的驗證和數(shù)據(jù)采集之后的驗證兩個階段進行。1、數(shù)據(jù)采集之前的驗證的目的主要是確保審計所需數(shù)據(jù)的真實性、完整性，保證數(shù)據(jù)采集工作準確有效。2、數(shù)據(jù)采集之后的驗證主要是對采集到的數(shù)據(jù)進行確認，排除遺漏和失誤，一般而言，在進行了技術(shù)性驗證后，往往需要從數(shù)據(jù)的經(jīng)濟含義出發(fā)進行業(yè)務(wù)性驗證。 數(shù)據(jù)的采集與處理是計算機審計的先決條件，為了能使計算機審計工作得以順利開展，有效的