《秘書文檔管理》思考題和案例分析參考答案

1、秘書文檔管理思考題和案例分析參考答案秘書文檔管理思考題和案例分析參考答案 編輯整理：尊敬的讀者朋友們：這里是精品文檔編輯中心，本文檔內(nèi)容是由我和我的同事精心編輯整理后發(fā)布的，發(fā)布之前我們對文中內(nèi)容進行仔細校對，但是難免會有疏漏的地方，但是任然希望（秘書文檔管理思考題和案例分析參考答案）的內(nèi)容能夠給您的工作和學(xué)習帶來便利。同時也真誠的希望收到您的建議和反饋，這將是我們進步的源泉，前進的動力。本文可編輯可修改，如果覺得對您有幫助請收藏以便隨時查閱，最后祝您生活愉快 業(yè)績進步，以下為秘書文檔管理思考題和案例分析參考答案的全部內(nèi)容。48(完整word版)秘書文檔管理思考題和案例分析參考答案（編輯定稿)

2、親愛的讀者：本文內(nèi)容由我和我的同事精心收集整理后編輯發(fā)布到文庫,發(fā)布之前我們對文中內(nèi)容進行詳細的校對，但難免會有錯誤的地方,如果有錯誤的地方請您評論區(qū)留言，我們予以糾正，如果本文檔對您有幫助，請您下載收藏以便隨時調(diào)用。下面是本文詳細內(nèi)容。最后最您生活愉快 o(_）o 第一章 文書和檔案1.試從歷史和現(xiàn)實兩個角度談?wù)勎臅蜋n案之間的關(guān)系.答：文書和檔案之間有著密切的關(guān)系，概括地說，文書是檔案的重要來源，檔案是文書的主要歸宿。具體而言，包括以下兩層意思：第一,文書和檔案是同一文件在生命周期中不同階段的不同稱謂，具有相同的來源。第二，文書有條件地轉(zhuǎn)化為檔案。從歷史上看，文書工作和檔案工作長期處于“一

3、體化”狀態(tài)。我國從商周時期就出現(xiàn)了文書，相應(yīng)地，出現(xiàn)了文書工作和檔案工作，那時的文書和檔案之間、文書工作和檔案工作之間沒有明確界限，文書部門和文書工作者同時也是檔案部門和檔案工作者。這種狀況一直持續(xù)了3000年,其間雖有唐宋時期并不十分明顯的分工，但文書、檔案工作一直在總體上處于合一狀態(tài)。民國時期，為了提高行政效率，出現(xiàn)了文書檔案連鎖法，也就是文書和檔案統(tǒng)一分類，統(tǒng)一登記、統(tǒng)一編號。新中國成立以后的1956年,國務(wù)院發(fā)布的關(guān)于加強國家檔案工作的決定指出，要在1956年內(nèi)全面推行文書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度。至此，新中國的文書工作和檔案工作各自成為獨立的系統(tǒng).進入20世紀80年代，“檔

4、案與文件管理一體化的趨勢日趨明顯，隨著辦公自動化的不斷普及，政府機構(gòu)、大型企業(yè)和事業(yè)單位利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和“文檔一體化軟件，將文書的制作、辦理等文書程序和歸檔、檢索、提供利用等檔案工作程序整合起來，同步完成或連續(xù)完成,大大推進了文書工作和檔案工作一體化的進程。通過上面的回顧，可知在歷史上,文書工作和檔案工作合多分少,將文書工作和檔案工作統(tǒng)一管理是當前和今后文件管理的基本趨勢之一。文書和檔案之間有密切的關(guān)系，也有明顯的差別：第一，二者在文件生命周期中所處的階段不同,其作用和價值重點不同.第二,不是所有文書都可以成為檔案，只有一部分文書可以變成檔案.檔案只是文書的主要歸宿,而不是唯一的歸宿。第三，檔案

5、中除由文書變來的部分之外，還有其他部分.2.文書和檔案各有哪些種類？它們有什么作用?答:文書的種類：文書按其使用者的身份，可以分為私人文書和公務(wù)文書.私人文書有書信、日記、自傳、遺囑、家譜、著作手稿、房契、地契等.公務(wù)文書即公文的種類很多，可以從不同的角度進行分類。第一，按作用可以將公文分為通用公文和專用公文兩類。第二，按行文方向可以將公文分為下行文、平行文和上行文三類.第三,按來源和使用范圍可以將公文分為外發(fā)文件（發(fā)文)、收來文件（收文)和內(nèi)部文件三類。第四，按功能性質(zhì)可以將公文分為法規(guī)性公文、指揮性公文、部署性公文、知照性公文、報請性公文、批答性公文和獎懲性公文。第五，按時限要求可以將公文

6、分為緊急公文和普通公文。第六,按機密程度可以將公文分為機密公文和普通公文。檔案的種類:檔案也有很多種類，可以依據(jù)不同的標準從不同角度進行分類：第一，根據(jù)檔案形成的歷史時期,可以將檔案分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案三類。第二，根據(jù)檔案內(nèi)容，可以劃分為文書檔案、科技檔案、專門檔案和人物檔案四大類。第三，按檔案的載體形式分,有甲骨、金文、石刻、貝葉檔案，竹簡木牘、縑帛、紙質(zhì)、膠片、磁帶檔案等，國外還有紙草、羊皮檔案等。第四，按檔案的所有者分，有國有檔案、集體檔案和個人檔案。第五，按檔案的內(nèi)容體式分,有公文、圖紙、賬簿、家譜、日記、電稿、照片、磁帶、膠片、光盤檔案等.文書和檔案的作用有以下幾方面：一

7、是規(guī)范作用,二是指導(dǎo)作用，三是聯(lián)絡(luò)作用，四是憑證作用，五是參考作用，六是教育作用.案例分析：運用本章所學(xué)知識分析以下案例。據(jù)揚子晚報2010年9月17日報道:傳為李白后人的李均泰，一百多年前從安徽來到南京，于清同治三年在今下關(guān)區(qū)熱河路103巷置下一片房產(chǎn)。因面臨拆遷,圍繞拆遷補償款分配問題，李均泰的后人走上法庭。下關(guān)法院經(jīng)過幾個月的艱苦工作，梳理出了繼承人范圍內(nèi)總計130人的李家5支6代族譜，其中在世的70人。后下關(guān)法院召開了兩次聽證會，召集家族中各支代表核對族譜,并根據(jù)部分當事人提供的新線索，奔赴湖南、湖北、河南等地，查實了另外5名繼承人。經(jīng)依法追加，最終繼承人范圍由訴訟時的37人擴大到75

8、人。為確定繼承標的的具體面積，下關(guān)法院通過查考民國時期、1956年土地改革時期的老檔案，結(jié)合落實政策發(fā)還通知,最終確定了面積。(注：引用時略有改動.） 答:(1)該例說明了檔案的憑證作用；(2)證明了檔案工作的重要性；（3）檔案工作者增強歷史責任感的重要性。第二章 文書工作和檔案工作1請分別闡述文書工作和檔案工作的含義。答:文書工作是社會組織的文書工作機構(gòu)和人員遵守相關(guān)法規(guī)制度的規(guī)定，通過一系列相互銜接的環(huán)節(jié),完成文書的制作、辦理和管理，為組織工作服務(wù)的工作。廣義的檔案工作是指檔案事業(yè)工作,包括社會組織檔案工作、檔案館工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育工作、檔案科研工作和檔案宣傳出版工作等。狹義

9、的檔案工作是指檔案業(yè)務(wù)工作，就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項工作服務(wù)的工作。2文書工作和檔案工作的原則分別是什么？答：文書工作的原則可以概括為“及時”、“準確”、“安全”、“精簡八個字。檔案工作的基本原則如下。（1）集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案。國家全部檔案由檔案機構(gòu)分別集中管理.全國檔案工作由黨和國家設(shè)立的各級檔案事業(yè)管理機關(guān)統(tǒng)一地分級、分專業(yè)負責地進行指導(dǎo)和監(jiān)督。實行黨政檔案和黨政檔案工作統(tǒng)一管理。（2）維護檔案的完整與安全。維護檔案完整有兩方面的含義。一方面，從數(shù)量上要保證檔案的齊全,應(yīng)該集中和已經(jīng)保存的檔案不能殘缺不全;另一方面，從質(zhì)量上要維護檔案的有機聯(lián)系和歷史真跡，不能

10、人為地割裂分散，或者零亂堆砌,更不能涂改勾劃，使檔案失真.這兩方面是互相聯(lián)系、相輔相成的。檔案材料數(shù)量齊全，才能保證檔案系統(tǒng)完整；只有保持檔案的有機聯(lián)系,才能使檔案數(shù)量齊全有科學(xué)依據(jù)，促使人們自覺地維護它.維護檔案的安全也有兩方面的含義。一方面，從物質(zhì)上力求檔案不遭受損害，盡量延長檔案的壽命.隨著時間的推移，檔案受自然和人為因素的影響，一直處在不斷損壞和毀滅的漸進性過程中,檔案永遠不受損壞是很難辦到的，但使之“益壽延年”卻是可能的。另一方面，要保證檔案的政治安全,檔案機密不被盜竊、不丟失、不泄密.（3）便于社會各方面的利用。3試述文書工作和檔案工作的關(guān)系。答:（1)文書工作與檔案工作的聯(lián)系如下

11、：第一，文書工作和檔案工作的對象有交叉.第二，文書工作和檔案工作前后相繼。第三,文書工作和檔案工作互相影響。第四，文書工作和檔案工作長期處于“一體化”狀態(tài)。（2)文書工作與檔案工作的區(qū)別如下：第一，工作對象不同。一是文書，一是檔案。第二，工作任務(wù)不同。文書工作的任務(wù)是制作、辦理和管理公文,檔案工作的任務(wù)是對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等。第三,服務(wù)對象和工作目的不同。第四,工作機構(gòu)不同。文書工作是社會組織工作的一部分，檔案工作部門除社會組織檔案部門依附于社會組織工作外，檔案館和檔案事業(yè)管理機關(guān)都是獨立的機構(gòu)。案例分析：試用本章所學(xué)知識分析下述案例。（1）某年，教育部分配給某醫(yī)

12、科大學(xué)成人大專班招生名額30人，但上線的考生達170人之多。校方起草了一個追加名額的請示交校辦公室處理。本來由主管成人教育的校領(lǐng)導(dǎo)審簽，即可上報教委，但這份請示則在校辦公室被放了一個星期后才上報.等請示批復(fù)下來時，招生工作已基本結(jié)束。（2）某地信訪局編印的信訪情況(內(nèi)部刊物），摘要刊載了一封人民來信，該信反映:某單位“在舉辦廠慶活動中,鋪張浪費，共花費5萬元,建議上級派人查處”。核稿時，改為“花費了5萬元。打印時被打成“花費35萬元”。加上校對馬虎，錯誤未被發(fā)現(xiàn)并更正。因而引起有關(guān)單位的不滿。事后調(diào)查，該單位花5萬元搞廠慶活動屬實。但簡報卻報道成35萬元。引起了該廠對寫信人和主編單位的不滿。為

13、了澄清事實，編刊單位不得不在另一期簡報上作了更正。 答：()文書工作的原則為“及時、“準確”、“安全”、“精簡”八個字。（)本案例事例一違背了“及時”原則。（）事例二違背了“準確”原則.（）堅持文書工作原則的必要性。第三章 文書制作1試以文件生命周期理論說明文書制作的意義.答：文檔管理過程，包括制作文書、處理文書、保管文書等一系列文書工作程序以及對文書檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管和利用等檔案工作,在這一過程中,文書制作處于始端.從文件生命周期的角度說，文書制作處于文件生命周期的最前端，是文件生命誕生的最重要時期，文件生命存在的意義和價值，首先通過文件制作得以體現(xiàn)；同時，一份文件的誕生，既

14、衍生出文件的后續(xù)生命周期，也使文書工作和檔案管理活動有了共同的物質(zhì)基礎(chǔ)和管理對象.可見，文書制作是文書與檔案管理的前提與基礎(chǔ)，是文檔管理工作的基本內(nèi)容之一。2文書制作有哪些基本環(huán)節(jié)?每個環(huán)節(jié)有哪些要求？答：文書制作包括文書寫作與文書印制兩個方面,在文書處理程序中也分別稱作“制文階段”和“制發(fā)階段”。 制文階段主要包括交擬、擬稿、核稿、簽發(fā)、復(fù)核五個環(huán)節(jié)。交擬是組織的領(lǐng)導(dǎo)人將擬稿任務(wù)交給起草人員的辦文環(huán)節(jié)，是文件制作的起點。擬稿人起草的文件必須完整、準確地表達組織負責人的立場、觀點、態(tài)度，符合制發(fā)文件的意圖。擬稿是擬稿人根據(jù)組織負責人意圖,在發(fā)文稿紙上起草文件,是文書處理工作的基礎(chǔ).擬稿要符合黨

15、和國家的方針政策，正確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖,準確反映客觀實際，合乎文件體式。核稿是指公文送負責人簽發(fā)前,由辦公廳（室）負責人進行審核的過程。核稿一看是否需要行文,二看文稿內(nèi)容，三看文稿的文字表達,四看公文體式.簽發(fā)是組織負責人對呈批的文稿進行審定后簽署意見的過程。簽發(fā)是制文階段的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，簽發(fā)人只能簽發(fā)自己職權(quán)范圍內(nèi)的文件，不得越權(quán)簽發(fā);聯(lián)合發(fā)文，須經(jīng)所有聯(lián)署組織的負責人會簽。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全的責任，要對擬簽的文件做全面審定，并在“發(fā)文稿紙”或“發(fā)文審批單”的“簽發(fā)”欄目內(nèi)進行簽發(fā)。 復(fù)核是秘書機構(gòu)在文件正式印制前，對已簽發(fā)的定稿進行全面檢查的過程。復(fù)核的重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備

16、，附件材料是否齊全,文種選擇是否準確，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范。制發(fā)階段主要包括了打字排版、校對、印制、用印四個環(huán)節(jié)。打字排版是打字員將領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文件定稿,按照文種選擇文件格式進行打字排版的過程。打字排版要注意打字排版以簽發(fā)的定稿為依據(jù)，忠實于原稿；版面設(shè)計要美觀大方,嚴格按照文件格式進行排版；打印排版要建立相應(yīng)的登記制度。 校對是以負責人簽發(fā)的定稿為基準，對打印出來的樣本進行核對的過程。校對是對文件制發(fā)質(zhì)量的最后把關(guān)，要做到認真負責，嚴格細致，杜絕差錯；以定稿為依據(jù),忠實于原稿；要使用國家統(tǒng)一規(guī)定的校對符號,并用鮮艷的色筆進行改動；可根據(jù)具體情況，選用不同的校對方法印制是指按照文件印刷要求和印制

17、份數(shù)對文件進行印制的過程.文件印制應(yīng)使用符合存檔要求的書寫材料,做到準確、及時、規(guī)范、安全、保密。用印是指在繕印好的文件落款處加蓋發(fā)文組織印章的過程.文件用印須以組織負責人簽發(fā)為準；與文件制發(fā)組織相一致；蓋印端正、清晰并做到上不壓正文，下騎年蓋月。3。 試述文件核稿環(huán)節(jié)的主要內(nèi)容.答：核稿是指公文送負責人簽發(fā)前，由辦公廳（室)負責人進行審核的過程.核稿的目的是為了加強對機關(guān)發(fā)文的管理與控制，保證公文質(zhì)量，節(jié)省負責人審核簽發(fā)的時間.核稿主要從以下幾方面著手：一看是否需要行文.核稿時首先應(yīng)該考慮該文件該不該發(fā)，該以誰的名義發(fā),是否需要提交一定的會議討論或經(jīng)過上級及有關(guān)機關(guān)批準,是否需要會簽，報批程

18、序是否符合規(guī)定等。二看文稿內(nèi)容。審核發(fā)文意圖是否準確，是否符合黨和國家的方針政策及有關(guān)法律法規(guī)，是否與上級機關(guān)及本機關(guān)的有關(guān)規(guī)定一致，所提出的意見、措施和辦法等是否符合實際，是否切實可行，其界限是否明確、交代是否清楚，涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得一致意見等。三看文稿的文字表達.審核文字表述是否概念準確、條理清楚、簡明通順，是否符合語法邏輯，人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述是否準確、恰當，漢字、標點符號、計量單位、數(shù)字的用法是否符合規(guī)定等.四看公文體式。審核公文使用的文種是否恰當,行文的語氣是否得體，是否符合標準公文格式要求，是否分清主送、抄送機關(guān)，密級、印發(fā)傳達范圍、主題詞等

19、的確定是否準確，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求等。經(jīng)過審核，對不符合條件的文稿要及時處理.不需要制發(fā)的文件，退回承辦部門；文稿如需作較大修改,應(yīng)當與原起草部門協(xié)商或請其修改,或組織專門人員修改；對于文字表達及格式上的錯漏，由核稿人直接進行修改。4文書體式與文書格式是何關(guān)系?文書格式對文書制作有何意義？答：文書體式，簡單地說就是文書的文體與格式。文書的文體是應(yīng)行政工作、公共事務(wù)的需要形成的語文體式，是一種兼有議論文、說明文、記敘文一般特點的應(yīng)用文體。文書格式是指文書的各個組成部分按一定要求、規(guī)格置排的整體結(jié)構(gòu)形式,包括文書的文體要求、內(nèi)容結(jié)構(gòu)、要素標記和格式安排等幾個方面

20、。公文體式包括公文文體與格式兩個方面，前者為對公文寫作的要求，后者為對公文印制的要求，但兩者并非各自獨立、毫不相干，而是緊密聯(lián)系、相互影響的兩個方面.公文是應(yīng)用文體,是為解決問題、交流信息、處理公務(wù)而發(fā)揮作用，是公務(wù)活動的工具，為實現(xiàn)其工具性功能，必須采用相對固定的規(guī)范程式，在文種選用、結(jié)構(gòu)安排、格式體例乃至辦文過程中體現(xiàn)一定的規(guī)則。比如，上行文種必須采用上行文格式，平行文種應(yīng)該采用信函式格式（按照國辦規(guī)定，下行文種有時也可以使用信函式格式)，這種格式要求體現(xiàn)了公文作為應(yīng)用文體的獨特性，也表明不同格式公文具有不同的應(yīng)用功能。公務(wù)文書有體式要求，不僅顯示出其與其他文字材料的不同，而且更好地保證了

21、公文的獨立性、完整性、準確性和有效性，既為公文處理工作提供方便，也為提高社會組織工作效率服務(wù)。公文格式是公文程式規(guī)范化的形式，是為維護公文權(quán)威性、發(fā)揮公文實際效用、提高公文處理效率而制定的統(tǒng)一標準。黨政機關(guān)在中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例）和國家行政機關(guān)公文處理辦法中都提出了公文格式的規(guī)范要求，行政機關(guān)的公文更以國家標準確定了統(tǒng)一的形式.公務(wù)文書制作必須符合規(guī)范的文體、格式要求，不可隨心所欲，更不能標新立異，否則必使公文管理出現(xiàn)混亂，達不到行文目的.5說明行政機關(guān)公文格式與其他公文格式的主要區(qū)別。答:行政機關(guān)公文格式是執(zhí)行國家標準國家行政機關(guān)公文格式。使用少數(shù)民族文字印制的公文,也可參照標準按有關(guān)

22、規(guī)定執(zhí)行,其他國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體可以結(jié)合自身實際，參照該國家標準實施。行政機關(guān)公文的基本格式有兩種:一種是下行文格式,一種是上行文格式。此外還有三種特殊格式,即信函式格式、命令格式和會議紀要格式。黨的機關(guān)公文格式與行政機關(guān)公文格式相比，區(qū)別主要表現(xiàn)在版頭上。按照中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例的規(guī)定，黨的各級機關(guān)公文版頭的形式主要有四種。各級行政職能機關(guān)和專業(yè)管理職能部門在管理工作中制發(fā)的各種專用公文由于行業(yè)與專業(yè)領(lǐng)域的不同，文本格式不同，形成了諸如外交文書、司法文書、財會文書、專利文書、稅務(wù)文書、醫(yī)藥文書等多種門類的專用文書格式。專用公文的文本格式有的由國家有關(guān)部門統(tǒng)一制定,如合同文書

23、、會計文書等；有的由專業(yè)部門提供，如司法文書、科技文書等；還有的是在長期的工作實踐中逐步形成的、有相對固定格式的文書，如簡報、會議記錄之類的管理性文書.6公文有哪些稿本？分別有何作用?答：稿本是文稿與文本的合稱。隨著文件草擬、審核、簽發(fā)、印制、分發(fā)以及傳閱、存檔等各項工作流程的展開，相應(yīng)地產(chǎn)生了不同的稿本。這些稿本因產(chǎn)生的背景不同，便有不同的名稱與涵義,也有著不同的形式與作用。文稿包括草稿和定稿,文本主要包括正本、副本、存本.草稿是按法定作者的意圖和要求起草撰寫的文稿,主要供討論、修改、審核、簽發(fā).在領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)以前,不具有法律和行政效力,不具備正式文件的效用，因此一般不需要存檔.定稿是經(jīng)簽發(fā)文

24、件的領(lǐng)導(dǎo)人審閱并簽署確認的文稿，或是經(jīng)會議討論正式通過的最終完成稿，它是印制正式文件的標準和依據(jù),具有法定效力，意味著該份文件由法定作者制作并頒發(fā)。正本一般指有規(guī)范格式和生效標識的正式文件,是根據(jù)定稿印制或繕寫、具有標準格式、有負責人簽署或蓋有社會組織印章的文本，是發(fā)文的社會組織向外發(fā)出的、收文者開展工作或辦事的依據(jù)，具有法定的實際效用。副本是再現(xiàn)正本內(nèi)容和形式特征的復(fù)制本，主要用于傳閱、參考或存檔備查.存本是發(fā)文機關(guān)對重要的、有保存價值的文件留檔備查的文本.發(fā)文機關(guān)從制成的正本中預(yù)留幾份，與定稿一起存檔而形成存本.把文件正本與定稿一起存放，目的是便于將正本與定稿作對照，以便核查內(nèi)容與發(fā)文各環(huán)

25、節(jié)相關(guān)人員的責任。7運用本章知識對下列文件格式作出正誤辨析。0000001 機密一年 特 急宏泉集團文件宏發(fā)（2009）第23號宏泉集團關(guān)于舉行“宏泉杯” 業(yè)務(wù)知識競賽活動的通知各分公司經(jīng)理：今年年初的集團黨政聯(lián)席會議指出，集團公司要在今年上一個臺階，全面提高工作質(zhì)量和管理水平，首要任務(wù)是提高每一個員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)與工作技能。會上，集團黨委提出了造就“知識型企業(yè),學(xué)習型員工”的工作目標，號召全體員工學(xué)知識、比技能，掀起比學(xué)趕幫的熱潮。為更好地貫徹集團黨委的精神，在全集團形成學(xué)習業(yè)務(wù)、鉆研技術(shù)、全面提高各項工作技能的良好氛圍，集團黨政辦公室、人力資源部決定聯(lián)合舉行“宏泉杯”業(yè)務(wù)知識競賽活動，現(xiàn)將活

26、動要求通知如下： 1 2 3附件一、“宏泉杯”業(yè)務(wù)知識競賽規(guī)則 附件二、“宏泉杯業(yè)務(wù)知識競賽安排 二九年六月二十二日 （)主題詞：業(yè)務(wù)，競賽，通知. 抄送：，。 宏泉集團黨政辦公室 二00九年六月二十二日 答：根據(jù)文件基本內(nèi)容,此此文應(yīng)該為下行公文，其主要錯誤如下：一、眉首部分1. 份號不需要用到全部7位數(shù)。2. 不需要用密級、保密期限和緊急程度標識。3. 發(fā)文字號結(jié)構(gòu)錯誤，應(yīng)該是“宏發(fā)2009 23號“。二、正文部分4。 主送機關(guān)不能為個人，應(yīng)該為：各分公司：5。 正文部分的層次結(jié)構(gòu)序號應(yīng)該為：一、二、三、.6. 附件的寫法應(yīng)該如下：附件：1。 “宏泉杯業(yè)務(wù)知識競賽規(guī)則 2。 “宏泉杯”業(yè)務(wù)

27、知識競賽安排7. 從內(nèi)容看，此文為兩個部門的聯(lián)合發(fā)文,故印章應(yīng)該為兩個，居中且以中套方式出現(xiàn)。8. 附注應(yīng)該不用。三、版記部分9. 主題詞詞目之間應(yīng)該空一個字，不用標點符號。10.印制日期的寫法應(yīng)該為：2009年6月22日。第四章 文書辦理1. 行文方式主要有哪些？答：（1)逐級行文。逐級行文是指直接向所屬的上一級組織或下一級組織行文，或者說是按層次一級級行文的方式。(2）多級行文。多級行文是指上級領(lǐng)導(dǎo)組織直接將文件發(fā)到基層組織，或同時直接和更基層的下級組織行文的方式。（3)直達行文。直達行文是指上級領(lǐng)導(dǎo)組織直接將文件發(fā)到基層組織，或直接向公眾傳達的行文方式.（4）越級行文。越級行文是指下級組

28、織在非常必要的時候,越過自己的直接上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)向更高層的上級組織直至中央行文的方式。（5）直接行文。平行行文是同級或沒有隸屬關(guān)系的組織之間的行文.(6）聯(lián)合行文。在實際行文時，多數(shù)文件為一個組織的獨立行文，但也有一些文件是兩個或兩個以上的組織聯(lián)合行文.2. 什么情況下可以越級行文?答:(1）由于情況緊急，逐級上報會延誤時機、造成損失的問題，如戰(zhàn)爭、嚴重的自然災(zāi)害、公共衛(wèi)生安全等.（2）經(jīng)過多次請示直接上級，長期未能得到解決的問題。(3）與直接上級組織有爭議,而無法解決的問題。(4）上級組織交辦的，并指定越級上報的問題。（5）對直接上級機關(guān)進行檢舉揭發(fā)的問題.（6）與直接上級組織無關(guān)，需要越級咨

29、詢和聯(lián)系的一般性問題。3。 請復(fù)述收文辦理與發(fā)文辦理的流程圖。答：見教材本章第三節(jié)、第四節(jié)文件收文和發(fā)文流程圖。4. 在擬辦環(huán)節(jié)，秘書應(yīng)注意哪些問題？答:做好擬辦工作，必須符合以下幾點要求：（1)熟悉與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的法律法規(guī)及黨和國家的政策規(guī)定，熟悉本單位的組織、人員及業(yè)務(wù)方面的基本情況，在“吃透兩頭的前提下，提出科學(xué)的擬辦意見。(2)認真閱讀文件，掌握文件的內(nèi)容、性質(zhì)和具體意圖，以便有針對性地提出擬辦意見。對一些需要批復(fù)、回復(fù)上報或批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件，擬辦人還可以將來文與回復(fù)、批辦的草稿一并送領(lǐng)導(dǎo)批閱.（3）由于擬辦意見是秘書機構(gòu)負責人給組織領(lǐng)導(dǎo)提出的初步參考意見,并非最后決定，因此擬辦意見

30、要簡明扼要、科學(xué)合理、切實可行.(4）擬辦內(nèi)容要清楚、端正地寫在文件處理單的“擬辦意見”欄目內(nèi),以便于組織負責人閱讀.案例分析:請結(jié)合文書辦理的相關(guān)理論與要求，分析下述案例。小王的困惑小王任職于某國企辦公室的秘書機構(gòu)，上崗前，他對文書制作與管理的知識掌握得十分熟練，因此入職半年以來沒有發(fā)生任何失誤。10月末的一天，小王收到來自于基層企業(yè)的一封請示，要求總公司就相關(guān)業(yè)務(wù)事項給予批示，可不巧的是，主管業(yè)務(wù)工作的經(jīng)理因公外出一周,短時間不能返回。因此小王做好文件前期的登記、擬辦之后，將文件放到主管經(jīng)理辦公區(qū)等待主管經(jīng)理批示。但由于耽擱時間過長，基層單位因無權(quán)處理相關(guān)業(yè)務(wù)，導(dǎo)致一份大合同談判失敗.經(jīng)理

31、知道此事后，非常生氣，批評小王為什么不找其他相關(guān)負責人代批，或與自己聯(lián)系。此后半個月,小王又收到一份同樣的請示，這次小王沒敢耽擱,第一時間呈送給主管經(jīng)理批辦，但主管經(jīng)理由于有事緊急外出，只在文件辦理單上潦潦草草寫了幾句話，小王看都沒看就傳送給承辦組織辦理.由于經(jīng)理的字跡潦草,很多重要詞匯承辦單位只能意會，因此在承辦過程中出現(xiàn)了多次失誤,給公司造成了很大的影響。主管經(jīng)理怪小王沒有核對一遍批示內(nèi)容就發(fā)給承辦組織，而承辦組織抱怨秘書的工作不認真,馬馬虎虎，這給小王的職業(yè)生涯造成了巨大的危機。小王覺得自己學(xué)了那么多文書辦理知識，怎么每次處理收文都會出錯，這使他陷入了困惑之中。答:本案例主要運用文件收文

32、程序中的文件擬辦、批辦、承辦的相關(guān)原理進行解釋。本案例中，第一次小王沒能及時將重要的文件交予相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示，導(dǎo)致了文件沒能及時得到處理,出現(xiàn)了失誤.在文件批辦過程中，遇到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不在單位或出差的情況，如文件不是特別緊急，應(yīng)該等領(lǐng)導(dǎo)回單位后給予批示；如文件特別緊急，秘書應(yīng)當及時與領(lǐng)導(dǎo)取得聯(lián)系，或者電話進行批示，或者由其他領(lǐng)導(dǎo)批示，切忌一味等待領(lǐng)導(dǎo)批示，延誤了文件的處理時間。第二次小王沒能細心對領(lǐng)導(dǎo)的批示進行檢查,導(dǎo)致承辦單位的誤讀。在批辦和承辦過程中，遇到字跡模糊或批示不明之處，秘書要及時請示領(lǐng)導(dǎo)，以求明示，切忌一知半解、胡亂猜測，影響文件的辦理與執(zhí)行，同時要及時監(jiān)督文件的承辦情況，如遇到與文件批

33、示不相符的情況，應(yīng)當及時糾正,避免出現(xiàn)文件批示與承辦相悖的情況發(fā)生.案例分析：請結(jié)合內(nèi)部文件管理的相關(guān)理論，分析下述案例。美國拾荒婦女拾獲官員內(nèi)部文件，揭開市長工資遠超總統(tǒng)的黑幕今年53歲的簡艾麗斯是美國洛杉磯轄內(nèi)貝爾市的一位貧民，她的丈夫在很早以前就去世了，多年來她一直靠拾荒度日。2010年7月初的一天，艾麗斯在拾荒時途經(jīng)貝爾市政府門口,里面一位清理工叫住了她,指著一大堆由辦公室整理出來的廢紙，要求其搬走。艾麗斯?jié)M載而歸,在整理那些廢棄文件的時候,她發(fā)現(xiàn)了一張貝爾市官員們的工資明細文件，只見上面清楚地寫著包括市長赫爾南德茲、警察局局長蘭迪亞當斯、助理執(zhí)政官安吉拉斯帕希等人的年薪記錄.艾麗斯看

34、到這份工資明細文件之后，感到無比憤怒和厭惡，她怎么想也不明白,當貝爾市有許多人都像她一樣苦苦掙扎求生之時，那些政府官員怎么能心安理得地拿著那么高的薪水！艾麗斯走上了街頭，以演講的方式宣傳這件事：“美國總統(tǒng)都比貝爾市的那些官員要掙得少,我認為這足以表明貝爾市官員的薪水高得太過分，我們的貝爾市議會已經(jīng)徹底背棄了對納稅人的責任！”艾麗斯的舉動引起了洛杉磯時報的關(guān)注,他們很快聯(lián)合洛杉磯地方檢察官對此進行調(diào)查,并確認了艾麗斯提供的信息準確，并隨之報道了這件事.結(jié)果，引發(fā)洛杉磯乃至全美的高度關(guān)注，群情憤慨。迫于民意,貝爾市政廳的官員和議員們在7月26日召開了“反省會議”.在這次會議上，政府審查組織的行政長

35、官和助理行政長官、警察局局長等4名高薪官員宣布辭職。同時，迫于壓力的議員們?nèi)蓖ㄟ^決議:包括市長赫爾南德茲在內(nèi)的所有政府高薪官員和議員，都自減薪水90%！（摘自羊城晚報2010年8月17日,略有刪改）答：本案例應(yīng)當運用機構(gòu)內(nèi)部文件管理的相關(guān)理論進行解釋。案例中,被女保潔員發(fā)現(xiàn)的是一張貝爾市官員們的工資明細文件，這份文件涉及機構(gòu)內(nèi)部報酬分配這種十分敏感的問題，作為內(nèi)部文件，其應(yīng)當?shù)玫絿烂艿谋４?。首先，不論貝爾市政府的這種做法是否合法，其市政府對內(nèi)部文件保管的態(tài)度和方式是錯誤的。對于涉及機構(gòu)機密和相關(guān)責任人利益的文件,應(yīng)當與其他內(nèi)部文件分別保管，避免出現(xiàn)因為文件整理不利而造成文件的失密泄密情況發(fā)生

36、。其次，對于沒有保存價值的文件，秘書應(yīng)當及時銷毀,這種文件銷毀工作不能交由外人處理，或把其當作廢品變賣，而應(yīng)當利用碎紙機銷毀后，再運到指定地點處理，不能將內(nèi)部文件當作其他類型的廢紙一樣處理。最后,對于應(yīng)該對外公開的內(nèi)部文件，秘書應(yīng)當報請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準公開,以此保證機構(gòu)運轉(zhuǎn)的廉政和透明。第五章文書管理1.試述文書管理的含義和意義.答：文書管理是指通過嚴格規(guī)范的制度和科學(xué)有效的方法對文書的數(shù)量、質(zhì)量和運作過程進行的監(jiān)控和掌管。文書管理有廣義和狹義兩種理解。廣義的文書管理也稱全面管理,指對文書從生成到變成檔案或銷毀的整個生命周期的所有工作環(huán)節(jié)的全程管理，包括文件數(shù)量控制、文件擬寫制作管理、文書運轉(zhuǎn)辦理

37、管理、文書傳遞管理、文書整理歸檔管理、文書保密管理、文書清退和銷毀管理、文書工作規(guī)章制度制訂、印信管理等內(nèi)容,廣義的文書管理由組織內(nèi)一切與文書發(fā)生關(guān)系的個人和機構(gòu)共同分工負責.狹義的文書管理主要指對文書的保管、利用和清退等方面的管理,狹義的文書管理主要由組織內(nèi)專門從事文書工作的人員和部門承擔。文書管理有利于提高文書工作的質(zhì)量和效率，有利于保證文書的安全，為檔案工作奠定堅實基礎(chǔ).2。簡述文書管理的原則。答：第一,統(tǒng)一管理原則。第二,分類管理原則.第三，安全保密原則。第四，方便利用原則。3。文書管理包含哪些主要內(nèi)容？答：包括文書的保管,文書的借用和閱讀,文書的翻印、轉(zhuǎn)發(fā)和匯編，文書的保密,文書的清

38、退和清理。4。文書管理應(yīng)該建立和健全哪些制度？答：文書借閱制度、閱覽室閱文制度、文書翻印復(fù)印制度、文書保密制度、文書的清退清理制度等。案例分析：利用本章所學(xué)知識，對下面的大學(xué)黨委辦公室機要文件管理規(guī)定的得失做出評析。大學(xué)黨委辦公室機要文件管理規(guī)定一、文件的領(lǐng)取1.負責領(lǐng)取文件的工作人員應(yīng)嚴格執(zhí)行保密紀律,不該看的不看,不該問的不問，不該說的不說.2.工作人員應(yīng)及時到省委機要文件交換中心和校收發(fā)室領(lǐng)取文件，核對無誤后取回。一般情況每周最少領(lǐng)取一次,特殊情況隨叫隨到。3。為保證文件的安全，工作人員取文后應(yīng)直接回到辦公室,不得辦理與文件無關(guān)的事宜或攜文到其它公共場所。4.所取文件應(yīng)及時分發(fā)到有關(guān)人員

39、手中，并做好交接登記,不得延誤。二、文件的傳閱1.文件應(yīng)按嚴格規(guī)定的范圍傳閱,不得擅自擴大或縮小范圍。2。校領(lǐng)導(dǎo)閱文由機要人員直接呈送到校領(lǐng)導(dǎo)辦公室,閱后應(yīng)及時鎖入保密柜；其他人閱文必須到閱文室或機要室。3。傳閱文件必須使用專用文件夾，絕密件、地師級文件、密碼電報隨傳隨收,并做好簽收記錄。三、文件的翻印 絕密文件和發(fā)文機關(guān)規(guī)定不準翻印的文件，一律不得擅自翻印.上級機關(guān)制發(fā)的“機密”、“秘密”級文件，確需翻印的，必須經(jīng)黨辦主任批準，由機要人員親自復(fù)印，復(fù)印件上加蓋復(fù)印章，并做好登記, 限期歸還。翻印后的文件與原文件同等管理.四、文件的清退、歸檔和銷毀1。凡是上級要求清退的密件，必須由專人專車及時

40、清退。確因工作需要留存的密件，必須報本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準,并做好登記手續(xù)。2.文件的歸檔和銷毀，均應(yīng)先清理登記造冊，列出擬歸檔和銷毀的文件清單,報單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，分別送到校檔案館歸檔和上級指定的文件銷毀站銷毀。歸檔和銷毀都要做好交接手續(xù)。答:該學(xué)校的機要文件管理規(guī)定，符合國家有關(guān)法規(guī)精神，符合文書管理的相關(guān)規(guī)定,依照文書收進處理的程序，制定了一系列保密措施,程序簡明，操作性強,整體看是相當不錯的.該規(guī)定有兩個主要不足：一是只關(guān)注收進文件的保密，沒有注意外發(fā)文件在擬寫、制作、傳遞、歸檔等方面的保密管理，管理上有漏洞；二是只規(guī)定了正確的做法，沒有制定違反規(guī)定后的處罰條款，使得該文件的執(zhí)行力度大打

41、折扣。第六章 文書工作與檔案工作的銜接1.試述文檔終結(jié)處理與檔案收集、鑒定的關(guān)系。答:文書的終結(jié)處理包含確定歸檔范圍、劃分保管期限、按件或按卷整理文件、歸檔等內(nèi)容。按照國家相關(guān)規(guī)定,文書立卷歸檔、歸檔文件整理由組織的文書部門而非檔案部門承擔。從社會組織內(nèi)部的工作實際看，其中的確定歸檔范圍、歸檔與檔案的收集工作重疊，劃分保管期限與檔案價值鑒定工作重疊,整理和立卷又和檔案整理工作相重疊。可見，從社會組織的角度看，文書的終結(jié)處理和檔案的收集、鑒定基本上是一回事，只是人們從不同角度的不同指稱方法而已:從文書工作角度稱文書終結(jié)處理,從檔案工作角度稱收集和鑒定。需要指明的是，我們稱文書的終結(jié)處理與檔案工作

42、中的收集、價值鑒定工作基本是一回事，是從社會組織的工作層面看的。如果超越了社會組織的范圍，就整個社會的檔案工作看，二者是不等同的.檔案工作中的收集除包含組織內(nèi)部的文書歸檔之外，還包括面向社會征集歷史檔案、檔案館之間互相交接檔案等內(nèi)容；檔案的價值鑒定除包含文書歸檔之前的存毀鑒定、保管期限鑒定外，還包含檔案的真?zhèn)握鐒e、期滿鑒定和開放鑒定等內(nèi)容。2.如何確定歸檔范圍?答：（1）要了解確定歸檔范圍的法規(guī)依據(jù)。確定文件材料的歸檔范圍，應(yīng)以中華人民共和國檔案法為依據(jù)，以國家檔案局頒布的機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定為指導(dǎo)，按照辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點和方法,從本機關(guān)形成文件材料的實際情

43、況出發(fā)，實事求是地對文件材料進行鑒定和取舍。根據(jù)這一指導(dǎo)思想,凡是反映本機關(guān)工作活動、辦理完畢、具有查考利用價值的文件材料均應(yīng)歸檔。（2）要掌握歸檔和不歸檔文件的種類應(yīng)歸檔的文件材料：反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料;機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料，下級機關(guān)報送的重要文件材料；其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料.不歸檔的文件材料：上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性的、不需本機關(guān)辦理的文件材料,任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的

44、抄件等;本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,本機關(guān)負責人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料,有關(guān)工作參考的文件材料；同級機關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。3。 如何正確地判斷檔案的保存價值？答：（1）堅持價值鑒定的原則我國現(xiàn)階段檔案鑒定的總體原則是：從國家和人民的利益出發(fā)，用全面的、歷史的、辯證的觀點來判定和預(yù)測檔案的價值。（2）使用正

45、確的鑒定方法檔案價值鑒定最基本的方法是直接鑒定法，即直接、具體地審查檔案，要求檔案鑒定人員逐件審查檔案材料，從它的內(nèi)容、作者、名稱、可靠程度等方面，全面考查分析確定其價值，不能只根據(jù)文件題名、名稱、文件目錄等確定檔案價值。（3)掌握正確的鑒定程序我國現(xiàn)行社會組織的檔案鑒定工作一般按以下三個階段進行:第一，各組織檔案室根據(jù)國家檔案局的原則精神和本單位的具體情況確定本單位的歸檔文件范圍和檔案保管期限表等文件,剔除沒有保存價值的文件，即“不歸檔文件”，由文書處理部門或業(yè)務(wù)部門保存一兩年后加以銷毀，或作為參考資料使用。第二,根據(jù)檔案保管期限表確定文件的保管期限。第三，檔案價值復(fù)審。4.請將下列文件立為

46、四卷，立檔單位為a市人民政府，并說明所使用的立卷特征。 （1）a市b區(qū)社會經(jīng)濟發(fā)展的調(diào)查報告（2）合作開發(fā)紅星灣問題的意向書（3）a市二年災(zāi)情通報 (4）a市二年五一勞動模范評定辦法 (5）a市b區(qū)經(jīng)濟總體運行態(tài)勢的預(yù)測報告 （6）a市關(guān)于表彰二年先進單位、先進個人的決定 （7）a市人民政府關(guān)于表彰抗洪搶險先進單位、先進個人的決定 （8）c市關(guān)于合作開發(fā)紅星灣問題給a市的復(fù)函 （9）a市二年先進單位、先進個人選送程序 （10）a市人民政府關(guān)于發(fā)放救災(zāi)物資的辦公會議紀要 （11）a市b區(qū)財政狀況分析報告(12）a市關(guān)于合作開發(fā)紅星灣問題給c市的函答：第一卷:(1）（5）（11），責任者特征；第二

47、卷：（2）（8）(12），問題特征；第三卷：(3）（10）,問題特征；第四卷:(4)（6）（7）（9），問題特征。5.試比較文書立卷方法與歸檔文件整理方法的異同。答：共同點:第一，兩種文件整理方法都是針對紙質(zhì)文件進行整理、裝訂，編制文件目錄、備考表并裝入卷盒。第二，在文書整理原則和質(zhì)量要求上，兩種方式也是一致的。第三，文書立卷所遵循的國家標準文書檔案案卷格式與歸檔文件整理所遵循的行業(yè)標準歸檔文件整理規(guī)則也有許多共通之處，如檔號章與歸檔章、卷內(nèi)文件目錄與歸檔文件目錄、卷內(nèi)備考表與備考表等的樣式、填制方法和要求均大同小異。較之傳統(tǒng)的立卷方法，歸檔文件整理方法的不同主要在于：第一，對文檔實行文件級管

48、理,不需要將文件立為案卷,免除了組卷不合理、案卷題名不規(guī)范、一人一個標準的繁瑣、復(fù)雜的文件組卷過程.第二，文件整理一般以一份文件為單位，界定“件的概念時，將文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本)為一件，來文與復(fù)文為一件。第三，分類方法固定為年度、保管期限、機構(gòu)(問題） 3種，允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次。第四,裝訂也同樣以“件”為單位，裝訂材料只要符合檔案保護要求，不做統(tǒng)一規(guī)定，裝訂方法也不限于傳統(tǒng)的“三孔一線要求。第五，文件排列方法強調(diào)按事由排列,結(jié)合時間、重要程度等參考因素，并可根據(jù)實際情況選用.第六，歸檔

49、章的位置不限于首頁右上角，只要在首頁上端空白處皆可；歸檔章項目只保留檢索必備內(nèi)容。第七,取消案卷和卷內(nèi)文件兩級目錄,只編以“件為單位的歸檔文件目錄.第八，不要求編頁號，只需在歸檔文件目錄中填寫“頁數(shù)”.第九，歸檔文件直接裝檔案盒內(nèi)保管。第十,不再填寫案卷題名和案卷封面，只需填寫檔案盒盒脊項目；檔案盒的項目設(shè)置有了較大變化，封面取消了原案卷封面的各個項目,只設(shè)“全宗名稱”項；盒脊取消原案卷卷脊的“目錄號、案卷號”項，保留“全宗號、年度”項，增設(shè)“保管期限、機構(gòu)(問題)、起止件號、盒號”項。6.歸檔文件整理過程包含哪些環(huán)節(jié)？答：歸檔文件的整理過程主要包括:收集、鑒定、裝訂、分類、排列、編號、編目、

50、裝盒這些基本環(huán)節(jié)。案例分析：請根據(jù)下述情況，運用本章的相關(guān)知識，分析這位秘書工作失敗的原因和問題所在。某機關(guān)辦公室一年工作結(jié)束之際形成了一批當年的文件，辦公室主任將這批文件的整理歸檔工作交由新來的秘書去做.秘書花了一周的時間將所有文件按文書整理立卷的基本方式整理成了一批案卷,并趕在年底前將案卷送到機關(guān)檔案室準備移交。但送去的所有案卷均被檔案部門退了回來，理由是不符合檔案整理與歸檔的要求。答：該秘書工作失敗原因是不了解歸檔制度的相關(guān)內(nèi)容,沒有按照歸檔制度的要求整理和歸檔文件.問題至少有以下兩個方面：一是程序不當。機關(guān)在平時工作中形成的文件材料，在辦理完畢后，應(yīng)該隨時放入事先編制好的類目內(nèi)，也即平

51、時歸卷，而不應(yīng)該年終集中立卷。二是歸檔時間不當。根據(jù)歸檔制度的要求，一般應(yīng)在次年上半年對上一年的文件整理歸檔,而不是當年年底。案例分析：請運用本章知識，分析下面案例中該單位的做法有何意義?請考察一家單位的文件整理工作，說說他們的經(jīng)驗和做法.某單位做歸檔文件整理工作時，總結(jié)以往的工作經(jīng)驗，改變了過去先編件號,后編制歸檔文件目錄的做法，采取了分類、裝訂、排列、蓋章、裝盒、編目、檢查、修改、編號、移交的工作步驟，其做法是“先打目錄，后編件號，把歸檔文件整理工作中大量的修改工作交由電腦完成，充分利用電腦的剪貼、自動編號功能，減輕了整理人手工修改件號的無效勞動,也減少了使用涂改液、透明膠條等工具改件號時

52、留下的痕跡，大大提高工作效率和檔案質(zhì)量。 -改編自李淑香按“件”編號有竅門答:首先，該單位能理論結(jié)合實際，沒有教條地理解歸檔文件整理規(guī)則的內(nèi)容和方法，把整理工作步驟加以調(diào)整和整合，使文檔整理工作與計算機的方便快捷的優(yōu)勢充分結(jié)合，大幅度地減輕了文檔人員的工作量,滿足了簡化手工勞動的要求，在保證歸檔文件整理工作質(zhì)量的同時，減少人力占用，節(jié)省財力物力,縮短工作時間，提高了工作效率。其次，該單位的做法表明，隨著各種先進技術(shù)手段廣泛應(yīng)用于文檔工作,特別是辦公自動化進程的加快,計算機技術(shù)越來越多地應(yīng)用于文檔管理，其高效、快捷、靈活的管理方式，對促進文檔管理一體化，推動檔案工作現(xiàn)代化也有著積極意義。歸檔文件

53、整理方法借助計算機進行輔助管理，可以調(diào)整歸檔文件整理工作流程，使歸檔工件更貼近工作實際，充分發(fā)揮計算機技術(shù)的優(yōu)勢,做到一次輸入，多次利用。歸檔文件整理方法簡單、高效,與電子文件的整理目的、原則有諸多共同之處,其整理的成果還可以進入網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)更大范圍的檔案信息資源共享.第七章 檔案的整理與保管1.如何判定立檔單位？答：構(gòu)成立檔單位的主要條件是：這個組織可以獨立行使職權(quán),并能主要以自己的名義對外行文;這個組織是一個會計單位或經(jīng)濟核算單位,自己可以編造預(yù)算或財務(wù)計劃;這個組織設(shè)有管理人事的機構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán).2.影響檔案壽命的因素有哪些？答:影響檔案壽命的因素包括內(nèi)部原因和外部原因兩個

54、方面。內(nèi)部原因來源于檔案本身，主要是指檔案制成材料的質(zhì)量，包括載體材料和記錄材料，如紙張、膠片、磁帶、墨水、油墨材料等,這些因素直接影響檔案的壽命。外部原因有很多種,可以概括為人為因素和自然因素兩種情況.人為因素主要表現(xiàn)在以下三方面：一是由于政治斗爭、戰(zhàn)爭及其他各種原因，某些檔案文件遭到有計劃有意識的破壞,導(dǎo)致該歷史時期或事件無法被完整或真實地記錄下來；二是由于檔案工作人員或利用檔案、接觸檔案的有關(guān)人員麻痹大意，或玩忽職守，或不遵守規(guī)章，或缺乏檔案管理知識等，導(dǎo)致管理或使用不當，造成檔案的丟失、損壞或檔案系統(tǒng)的混亂；三是在檔案日常管理和利用過程中，難以避免地發(fā)生檔案材料的老化和磨損現(xiàn)象。自然因

55、素主要包括兩個方面:一是檔案制成材料本身。如紙張、膠片、磁帶等載體材料,墨水、油墨等書寫、印刷材料,這些制成材料的運動變化耐久性因素等直接影響檔案的壽命。二是檔案所處的環(huán)境和保管檔案的庫房條件.這些因素主要包括：溫度、濕度、有害氣體、光線、自然災(zāi)害、霉菌、有害生物、灰塵、磁場。3.領(lǐng)導(dǎo)來視察，要調(diào)閱上一年給本單位的購買設(shè)備的批復(fù)，想看一下文件中具體批了多少。文書人員找了半天，只找到了當時的請示,批復(fù)怎么也找不到,據(jù)有關(guān)人員回憶，當時就沒有看到批復(fù)，可能是在哪個領(lǐng)導(dǎo)手上，沒有交給文書人員.請問：這件事主要問題出在哪里？答：主要因為立卷歸檔時,沒有及時收集,沒有把請示和批復(fù)收齊了歸檔。4。新星公司

56、在成立之初，意識到企業(yè)檔案工作具有保密性質(zhì)。于是，公司常務(wù)委員會一致決定把檔案庫房設(shè)在辦公樓最頂層最里面的幾個房間里。這幾個檔案庫房雖然地處偏僻，但是光線很好,每天有6個小時可以直接接觸到陽光，工作人員工作環(huán)境也很清靜.可是好景不長，由于檔案庫房陽光太充足，而且也沒有溫濕度控制設(shè)備,所藏企業(yè)紙質(zhì)檔案開始發(fā)黃變脆,嚴重影響了檔案的利用。新星公司的檔案為什么會受損？應(yīng)當采取怎樣的措施才能有效保護檔案?答:檔案庫房應(yīng)該盡量防光,把陽光充足的房間作為檔案庫房是不科學(xué)的,因為陽光會造成檔案的脆化.庫房應(yīng)盡量無窗，如果有窗，也應(yīng)盡可能少而小，采用遮陽板,并在窗內(nèi)側(cè)掛窗簾,安裝磨砂玻璃、帶花紋的或有色的玻璃，還可以在玻璃上涂刷紫外線吸收劑，照明燈具應(yīng)為白熾燈，因為日光燈中紫外線含量非常高,會損壞