乳業(yè)公司公司級合同管理制度

1、流程文件X X 乳業(yè)有限公司公司級 合同管 理制度文件號HK-C-003版次1編制審核批準共2頁第1頁日期日期日期生效日期更 改 記 錄標記處數(shù)更改單號更改人更改日期標記處數(shù)更改單號更改人更改日期更 改 記 錄1目的及適用范圍1.1為了規(guī)范XX孚L業(yè)有限公司公司級合同管理，降低公司級合同風險，特制定本程序；1.2本程序的適用范圍為XX乳業(yè)有限公司存貸款及結(jié)算合同、外部合作和合資 /購并等方 面的合同。1.3本程序由XX乳業(yè)有限公司總經(jīng)理辦公室擬定，其解釋權(quán)及修改權(quán)歸XX乳業(yè)有限公司總經(jīng)理辦公室；1.4本程序自2001年 月 日起執(zhí)行。2職責2.1公司級合同管理的總責任人是總經(jīng)理辦公室主任，負責

2、：制定和修改合同管理制度； 檢查公司級合同工作是否遵守合同管理制度；保管公司合同章；在合同上蓋合同章并 編定合同號碼；建立XX乳業(yè)有限公司的合同臺帳并記錄公司合同審批和執(zhí)行進程； 保存一份合同副本歸檔管理，并向集團文秘中心傳遞合同原件和匯報合同管理狀況。2.2財務部負責根據(jù)預算審核該合同并保存一份合同正本；在合同執(zhí)行中負責根據(jù)合同規(guī) 定核付/核收合同帳款；根據(jù)合同執(zhí)行情況更新合同管理臺帳并及時向文秘中心和總經(jīng) 辦發(fā)送；2.3法律顧問負責從法律角度審核合同是否保護公司利益；2.4公司部門經(jīng)理以上（含部門經(jīng)理）的人員負責在工作中按實際需要提出公司級合同申請，接洽合作者，談判和擬訂相關合同，合同簽定

3、后保障合同的順利履行；2.5總經(jīng)理和董事會負責全面審核合同并最后決定是否批準合同；2.6文秘中心負責接收并保存合同正本和合同管理臺帳。3流程概要3.1提出申請及擬訂合同合同相關經(jīng)理根據(jù)年度工作計劃向上級主管（總經(jīng)理或董事會）提出申請;總經(jīng)理或董事長責成合同相關經(jīng)理根據(jù)需要尋找并確定合作伙伴；相關人員組成項目談判小組與外部合作伙伴接觸、談判，最后共同擬訂合同草 樣。3.2合同審批項目團隊出具談判意見，交財務總監(jiān)審核。交財務總監(jiān)根據(jù)預算計劃審核該合同，出具審核意見。交法律顧問審核該合同的法律效力，出具審核意見。報總經(jīng)理，總經(jīng)理在其權(quán)限范圍內(nèi)審批合同，審批通過的合同可以直接正式簽定?？偨?jīng)理未通過的合

4、同應發(fā)還合同執(zhí)行部門，同時注明不予通過的原因。 總經(jīng)理權(quán)限外的合同上報董事會審批。3.3合同簽定總經(jīng)理或董事長正式簽定終審通過的合同；總經(jīng)辦主任加蓋公司合同章。3.4合同檔案管理合同執(zhí)行部門制作合同正本一式四份，公司保留兩份?？偨?jīng)辦主任為合同編號并加蓋合同章后，交公司法人代表或經(jīng)過正式授權(quán)的簽 約代表簽署。公司法人代表或簽約代表簽署合同?？偨?jīng)辦把生效的正式合同文本制作合同副本兩份，并復制3份合同審批表；總經(jīng)辦保管一份合同副本和一份合同審批表原件；一份合同副本和合同審批表副 本交合同執(zhí)行部門保管。正式合同文本和合同審批表副本各一份分別交公司文 秘中心保管和財務部保管。總經(jīng)辦、財務部和合同執(zhí)行部門分別建立各自的合同臺帳。財務部根據(jù)合同進展填寫臺帳，每月底發(fā)送至總經(jīng)辦一次?？偨?jīng)辦更新合同管理臺帳，每月底向集團文秘中心發(fā)送一次。合同臺帳以電子版形式建立和發(fā)送。3.5合同執(zhí)行公司級合同項目團隊定期向總經(jīng)理或董事會書面匯報合同進展；公司財務和法律顧問從專業(yè)角度實時關注合同進展，定期向項目團隊負責人提 供書面專業(yè)意見；付款和發(fā)貨程序進入部門級合同管理制度3.53.6關于合同簽署的授權(quán)委托361合同必須由公司法人代表或由法人代表正式授權(quán)的簽約代表簽署才具備法律效 力；來自中國最大的資料庫下載簽約代