公司公文處理管理辦法

1、制度名稱長(zhǎng)嶺煉化公文處理管理辦法制度編號(hào)GCLSH-B010207-42-109-2013-1-04制度文號(hào)長(zhǎng)嶺分公司辦20135號(hào)制度版本/主辦部門總經(jīng)理辦公室、辦公室、黨委辦公室、所屬業(yè)務(wù)類別決策與綜合協(xié)調(diào)管理/辦公業(yè)務(wù)管理/文件管理會(huì)簽部門法律事務(wù)部、企業(yè)管理處、科技開發(fā)處下位制度制定者/審核部門法律事務(wù)處、企業(yè)管理處解釋權(quán)歸屬總經(jīng)理辦公室、辦公室、黨委辦公室、簽發(fā)日期2013年5月24日廢止說(shuō)明原關(guān)于印發(fā)的通知（長(zhǎng)嶺分公司辦200612號(hào)）同步廢止生效日期2013年5月25日制定目的規(guī)范公司公文處理工作制定依據(jù)黨政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例（中辦發(fā)201214號(hào)）、中國(guó)石化公文處理辦法（中國(guó)石化

2、辦2012394號(hào)）適用范圍中國(guó)石油化工股份有限公司長(zhǎng)嶺分公司、中國(guó)石化集團(tuán)資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理有限公司長(zhǎng)嶺分公司約束對(duì)象公文處理涉及的相關(guān)制度中國(guó)石化公文處理管理辦法業(yè)務(wù)類別決策與綜合協(xié)調(diào)管理/辦公業(yè)務(wù)管理/文件管理所屬層級(jí)通用業(yè)務(wù)制度實(shí)施類11公司公文處理管理辦法1 基本要求 1.1 規(guī)范內(nèi)容的界定 1.1.1 長(zhǎng)嶺煉化公司公文是在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)建設(shè)和管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，貫徹集團(tuán)公司以及地方黨委、政府各項(xiàng)工作要求，發(fā)布規(guī)章制度，施行管理措施，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)部署和商洽工作，反映和報(bào)告情況，總結(jié)和交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。 1.1.2 公文處理是指公文

3、的擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。 1.1.3 公文管理系統(tǒng)是總部推廣的，用于公文處理的信息平臺(tái)，具有較好的保密性、時(shí)效性和安全性，能夠?yàn)闊o(wú)紙化辦公及加快公文處理的流轉(zhuǎn)速度提供便利。1.1.4 移動(dòng)辦公系統(tǒng)是長(zhǎng)嶺煉化公司自行研發(fā)推廣應(yīng)用的移動(dòng)集成辦公平臺(tái)，該平臺(tái)搭載公文管理系統(tǒng)，可以為公文管理系統(tǒng)提供手機(jī)或移動(dòng)終端的實(shí)時(shí)辦公，具有較好的時(shí)效性、安全性和可操作性，能夠?yàn)闊o(wú)紙化辦公及加快公文處理的流轉(zhuǎn)速度提供便利。1.1.5 該辦法中的公文處理范圍是指在公文管理系統(tǒng)（含移動(dòng)辦公平臺(tái)）上流轉(zhuǎn)的紅頭文件、簽報(bào)、制度類文件、會(huì)議紀(jì)要等具有一定行政效力的電子文書。1.2 公文處理的原則

4、1.2.1 公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效的原則。 1.2.2 公文處理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密、工作秘密的安全。 2 管理職責(zé) 2.1 總經(jīng)理辦公室、辦公室、黨委辦公室是公司公文處理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)公司公文處理流轉(zhuǎn)的指導(dǎo)、審核、監(jiān)管、檢查、考核及系統(tǒng)完善提升等工作。2.2 公司機(jī)關(guān)各部門負(fù)責(zé)人是本單位文書處理的第一負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本單位起草公文的審核把關(guān)，負(fù)責(zé)公司交辦本部門公文的催辦、辦結(jié)，負(fù)責(zé)做好公司下發(fā)公文的分發(fā)、傳閱工作。2.3 公司基層單位設(shè)立兼職文書，負(fù)責(zé)做好公司交辦本單位公文的催辦、辦結(jié)，負(fù)責(zé)做好公司下發(fā)公文的

5、分發(fā)、傳閱工作。2.4 總經(jīng)理辦公室、辦公室、黨委辦公室秘書負(fù)責(zé)做好公司公文發(fā)文的審核、把關(guān)，機(jī)要秘書負(fù)責(zé)公文收文的脫密、傳辦、催辦、歸檔和公文發(fā)文的上傳、加蓋電子印章，文印崗位負(fù)責(zé)公文發(fā)文單位的分發(fā)、正式公文的排版、清稿、繕印等工作。2.5 公司公文發(fā)文按照“誰(shuí)擬稿、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，由擬稿人做好公文的解釋說(shuō)明、修改完善、流程催辦、分發(fā)傳閱、校稿取件等工作。3 管理內(nèi)容與要求3.1 收文辦理3.1.1公司收文處理由辦公室機(jī)要秘書統(tǒng)一負(fù)責(zé)簽收、登記，送由黨委辦公室或辦公室主任簽署擬辦意見(jiàn)后，按照擬辦意見(jiàn)進(jìn)行分送、傳閱和催辦。3.1.2簽收。對(duì)收到的紙制公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后簽字或者蓋章，并

6、注明簽收時(shí)間。 對(duì)總部下傳的電子公文應(yīng)每天及時(shí)接收（原則上，每天不少于3次），并按規(guī)定分發(fā)。3.1.3 登記。應(yīng)建立專門檔案，分類對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載?？偛縼?lái)文登記在系統(tǒng)中的電子表格，要定期下載保存（原則上，每季度備份保存一次），每年度對(duì)全年公文接收、辦理情況進(jìn)行匯總、分析、存檔。3.1.4承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要，由辦公室主任確定范圍后分送。批辦性公文由辦公室主任提出擬辦意見(jiàn)送負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定

7、時(shí)限內(nèi)辦理完畢。3.1.5傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。除特殊情況外，公文不應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)同志之間自行橫傳。3.1.6催辦。及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人（原則上是機(jī)要秘書或秘書）負(fù)責(zé)催辦。3.1.7回復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來(lái)文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。交辦部門辦理的公文如沒(méi)有回復(fù)，應(yīng)當(dāng)視為公文處理流程沒(méi)有結(jié)束，不能歸檔，所產(chǎn)生的相關(guān)責(zé)任由公文辦理部門負(fù)責(zé)。3.1.8機(jī)要秘書可按照文件的緩急程度、辦理期限，適時(shí)使用短信平臺(tái)或電話提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)閱處文件。遇

8、有領(lǐng)導(dǎo)同志出差等特殊情況，機(jī)要秘書應(yīng)調(diào)整傳閱流程，避免因此積壓文件。對(duì)重要的文件，應(yīng)根據(jù)文件類別特別請(qǐng)示辦公室主任進(jìn)行處理。3.1.9傳閱件應(yīng)在15個(gè)工作日內(nèi)退回辦公室機(jī)要秘書，在此期間文件的復(fù)印、傳閱等工作由責(zé)任部門按照有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行。取閱文件的人員對(duì)該文件在責(zé)任部門運(yùn)轉(zhuǎn)的全過(guò)程負(fù)責(zé)，遇有部門負(fù)責(zé)人出差等特殊情況，須由指定的工作負(fù)責(zé)人進(jìn)行辦理，不得置壓文件。對(duì)特殊文件和急件，要按特事特辦、急事急辦的原則進(jìn)行辦理。3.1.10領(lǐng)導(dǎo)明確批示由牽頭部門負(fù)責(zé)處理的文件，由牽頭部門組織協(xié)調(diào)，直至文件辦理完畢。3.2發(fā)文辦理3.2.1發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印

9、、用印、登記、分發(fā)等程序。 3.2.2 復(fù)核。已經(jīng)過(guò)公司黨政主要負(fù)責(zé)人或者分管工作負(fù)責(zé)人簽批的公文，辦公室秘書應(yīng)在印發(fā)前對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。 3.2.3登記。辦公室文印崗位對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)。 應(yīng)建立發(fā)文登記本，原則上，每季度備份保存一次，每年度對(duì)全年公文發(fā)文、辦理情況進(jìn)行匯總、分析、存檔。3.2.4 印制。按照無(wú)紙化辦公的要求，原則上文件下發(fā)統(tǒng)一在公文管理系統(tǒng)上運(yùn)行，不再另外印制。對(duì)確須印制紙質(zhì)文件的，要在發(fā)文稿紙中明確份數(shù)，由辦公室文印崗位負(fù)責(zé)公文的印制，確保質(zhì)量和實(shí)效。3.2.5 核發(fā)。原則

10、上由擬稿部門確定公文分發(fā)范圍，辦公室秘書可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，增刪分發(fā)部門，修改傳閱范圍。3.2.6 接收。公司各部門負(fù)責(zé)人是本部門文件的默認(rèn)接收人，應(yīng)當(dāng)及時(shí)接收公文，并根據(jù)工作要求選擇合適的本部門傳閱范圍。原則上，不允許文件在部門間橫傳。3.3 公文歸檔 3.3.1 需要?dú)w檔的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和集團(tuán)公司以及公司有關(guān)規(guī)定，及時(shí)收集齊全、整理歸檔。公司行政發(fā)文由辦公室負(fù)責(zé)歸檔；公司黨委發(fā)文由黨委辦公室負(fù)責(zé)歸檔。3.3.2 個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。 3.3.3 兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)印件。 3.3.4 代表公司黨委或公司外出參加重要會(huì)議后，應(yīng)

11、當(dāng)將會(huì)議文件、資料交黨委辦公室或總經(jīng)理辦公室辦理傳閱、立卷、歸檔等手續(xù)。 3.3.5 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。3.3.6 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張材料必須符合存檔要求。3.4 簽報(bào)3.4.1 簽報(bào)是指報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示的有關(guān)請(qǐng)示、報(bào)告等文件，不是公司正式流轉(zhuǎn)的紅頭文件，但可以作為辦理具體工作依據(jù)的指令，具有一定的行政效力。3.4.2 起草。各部門、各單位可按實(shí)際情況需要以電子文檔的形式向公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相關(guān)事項(xiàng)專題匯報(bào)，各部門負(fù)責(zé)人要對(duì)匯報(bào)情況進(jìn)行審核把關(guān)。3.4.3 登記審核。公司辦公室秘書負(fù)責(zé)對(duì)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)的簽報(bào)進(jìn)行版式審核，來(lái)件登記，但不得

12、對(duì)主要內(nèi)容進(jìn)行擅自修改。3.4.4 承辦。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示要求，承辦部門應(yīng)及時(shí)做好相關(guān)事項(xiàng)的處理，并將處理結(jié)果告知申報(bào)部門。對(duì)確實(shí)不能立刻處理的，要給出相應(yīng)辦理期限，回復(fù)辦理意見(jiàn)，告知申報(bào)部門。辦公室秘書可根據(jù)簽報(bào)內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示，將簽報(bào)升級(jí)為公司重點(diǎn)工作督查督辦事項(xiàng)，由總值班室負(fù)責(zé)做好督查督辦工作，確保辦理效率。3.4.5 歸檔。所有簽報(bào)應(yīng)建立專門檔案庫(kù)，統(tǒng)一簽報(bào)字號(hào)，及時(shí)進(jìn)行歸檔備查。3.5 專業(yè)會(huì)議紀(jì)要、信息報(bào)送3.4.1 專業(yè)會(huì)議紀(jì)要是指由專業(yè)部門牽頭，就專業(yè)管理內(nèi)容形成的相關(guān)會(huì)議紀(jì)要（不包括公司領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議紀(jì)要、黨政聯(lián)席會(huì)議紀(jì)要、總經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要）。3.4.2 信息報(bào)送是指各部門、各單位

13、向公司領(lǐng)導(dǎo)或部門報(bào)送的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、隊(duì)伍建設(shè)、企業(yè)管理等方面的信息、情報(bào)、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等電子文檔，一般主要以閱件為主，不做具體批示。3.4.3 起草。各部門、各單位可按實(shí)際情況需要以電子文檔的形式上傳，各部門負(fù)責(zé)人要對(duì)上傳的會(huì)議紀(jì)要、信息報(bào)送等進(jìn)行審核把關(guān)。3.4.4 制版分發(fā)。各部門、單位擬稿人負(fù)責(zé)做好會(huì)議紀(jì)要、信息報(bào)送的文稿清稿和制版。原則上，公文管理系統(tǒng)上的會(huì)議紀(jì)要、信息報(bào)送不繕印、不蓋公章。如確須，由擬稿部門自行負(fù)責(zé)處理。3.4.5 歸檔。所有會(huì)議紀(jì)要、信息報(bào)送應(yīng)建立專門檔案庫(kù)，統(tǒng)一發(fā)文字號(hào)，及時(shí)進(jìn)行歸檔備查。3.5 移動(dòng)辦公系統(tǒng)管理3.5.1 信息辦負(fù)責(zé)移動(dòng)辦公系統(tǒng)的研發(fā)、應(yīng)用和推廣，負(fù)責(zé)

14、移動(dòng)辦公系統(tǒng)的升級(jí)、完善。3.5.2 辦公室負(fù)責(zé)移動(dòng)辦公系統(tǒng)中公文管理和領(lǐng)導(dǎo)日程安排的應(yīng)用管理，負(fù)責(zé)公文管理流程的優(yōu)化和完善，負(fù)責(zé)日程安排的定期更新和補(bǔ)充修改。3.5.3 信息技術(shù)管理中心負(fù)責(zé)移動(dòng)辦公系統(tǒng)的后臺(tái)維護(hù)、軟件升級(jí)、完善及數(shù)據(jù)的定期維護(hù)（原則上每季度備份數(shù)據(jù)一次，每年至少線下備份保存一份）。3.5.4 移動(dòng)辦公系統(tǒng)終端使用者負(fù)責(zé)做好移動(dòng)終端設(shè)備的保管、使用、保密、更新等工作，如移動(dòng)終端設(shè)備丟失或離職須報(bào)信息辦登記，通知電信部門及時(shí)檫除原機(jī)痕跡，更換設(shè)備或停止終端使用權(quán)限。3.6 改進(jìn)與完善3.6.1 辦公室負(fù)責(zé)做好公文管理系統(tǒng)運(yùn)行、使用情況的跟蹤，負(fù)責(zé)收集整理各部門、各單位在使用過(guò)程

15、中的意見(jiàn)，形成系統(tǒng)改進(jìn)完善方案或軟件漏洞修復(fù)工作單。3.6.2 公司信息辦負(fù)責(zé)對(duì)公文管理系統(tǒng)改進(jìn)完善方案進(jìn)行審核、確認(rèn)，依據(jù)信息系統(tǒng)管理辦法，部署改進(jìn)完善措施。3.6.3 信息技術(shù)管理中心負(fù)責(zé)對(duì)辦公室提交的軟件漏洞修復(fù)請(qǐng)求及時(shí)做好流程調(diào)整、漏洞修復(fù)等工作。負(fù)責(zé)定期配合辦公室做好公文管理系統(tǒng)運(yùn)行情況的跟蹤、整理和分析（原則上每季度一次）。4 檢查與考核。4.1 檢查4.1.1 辦公室、黨委辦公室負(fù)責(zé)對(duì)本規(guī)定執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，根據(jù)檢查結(jié)果提出考核意見(jiàn)。4.1.2檢查范圍為每季度各部門、各單位公司發(fā)文辦理、收文辦理的相關(guān)情況。4.1.3 各部門、單位處理公文應(yīng)遵循安全、高效、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則。原則上，一般類公文處理時(shí)限全流程為7天；緩急類公文處理時(shí)限全流程為3天，緊急類公文處理時(shí)限全流程為24小時(shí)。在公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中，對(duì)占用全流程時(shí)間一半以上且導(dǎo)致公文超過(guò)辦理期限的責(zé)任人進(jìn)行考核。4.2 考核4.2.1 辦公室、黨委辦公室按照“只扣不加”的原則，依據(jù)公文處理管理辦法每季度統(tǒng)計(jì)各部門、各單位公文辦理情況，并對(duì)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行考核兌現(xiàn)（每季度一次）。4.2.2 辦公室、黨委辦是公司公文處理的主管部門，是對(duì)外公文的歸口管理部門。報(bào)總部、省市文件出現(xiàn)重大錯(cuò)誤的，辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)、秘書科長(zhǎng)、承辦人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，視情況扣發(fā)當(dāng)月績(jī)效100-500元。4.2.3 各部門、各單位主要領(lǐng)導(dǎo)是本部門、單位公文